Importul în hMARFA a facturilor trimise în SPV dintr-o altă bază de date hMARFA sau alte aplicații este util în situaţiile în care:

• firma de contabilitate importă din SPV facturile încărcate în SPV de către clientul contabilizat. Clientul poate folosi tot hMARFA sau alte aplicații.
• există mai multe baze de date hMARFA care se doresc unificate într-o singură bază.

Se importă capul facturilor şi rândurile facturilor. Dacă clientul nu există în Firme, se adaugă. Se alege automat Lotul de intrare din care se face descărcarea. La import rândurile se pot transforma automat pentru evidenţă tip global-valorică. Există numeroase posibilităţi de parametrizare.

Pentru import trebuie stabilite reguli de corespondenţă între:

• codificarea datelor care au fost încărcate în SPV şi
• codificarea lor în hMARFA.

În Dicţionar import se pot defini multe tipuri de corespondenţe, dar cel mai simplu caz este dacă codificările coincid.

Despre ce codificări este vorba:

• seriile şi numerotarea facturilor,
• codificarea clienţilor,
• codificarea articolelor facturate (mărfuri, produse, servicii)

Fiind la început de an 2026, recomandăm analiza codificărilor în baza de date din care se trimit facturile în SPV şi cât permite programul utilizat să se folosească codificări similtare cu hMARFA în care se va importa.

Traseul facturilor:

• baza de date în care se întocmesc facturile, numită sursă: poate fi hMARFA sau alt program
• se transmit XML-urile facturilor în SPV
• în baza de date destinaţie care este hMARFA se descarcă XML-urile din SPV
• se importă facturile în hMARFA

• în hMARFA numerele de facturi sunt de 6 caractere,
  asta implică că dacă în baza de date sursă numerele de facturi sunt mai lungi,
  atunci ultimele 6 caractere din număr factură să fie consecutive în fiecare serie. Numărul de factură poate conţină litere sau cifre, dar neapărat cifre la sfârşit.
• seriile se identifică cu 3 caractere.

Recomandăm să aibă serii distincte:

• facturile obişnuite emise către clienti persoane juridice sau persoane fizice din România, în lei sau valută,
• facturile adiţionale, adică facturi emise pe bază de bon fiscal,
• facturile către parteneri externi. Acestea deocamdată nu se încarcă în SPV, nu se importă, dar nu trebuie să se intercaleze în celelalte serii.

Exemple:

Numărul de regim special din cadrul seriei poate să fie identic cu numărul de factură, sau să fie un număr de 12 caractere reprezentând numărul facturii în baza de date sursă.

Este important să existe o corelaţie cât mai exactă între numerotarea din sursă şi destinaţie. Numerele din sursă vor fi utilizate în XML, iar numerele din destinaţie în D394 şi SAF-T.

• codul clienţilor din hMARFA poate fi de 7 caractere
• se practică:
  • codificarea numerică 0001, 0002, … 9999
    9999 fiind clientul la BONF
• literă şi număr
• prescurtarea numelui.

• la import, clienţii se identifică prin CIF
• dacă clientul nu există în Firme, se adaugă
• dacă codificarea este numerică, codul utilizat va fi următorul număr de dinainte de 999..9
• dacă codificarea nu este numerică, se adaugă ca EF0001, EFV002,…
• dacă din sursă se transmite codul intern, se poate folosi acesta din <cbc:ID>:

<cac:Party>
    <cac:PartyIdentification> 
        <cbc:ID>0015</cbc:ID>
    </cac:PartyIdentification>

• de regulă nu este necesară adăugarea de articole noi în Nomenclator, deoarece ele au fost adăugate în momentul recepţiei.
• problema este identificarea articolului din nomenclator,
• dacă în baza de date destinaţie (de regulă la contabil) evidenta este global-valorică, atunci se definesc în Dictionar import corespondenţele pentru fiecare cotă TVA, implicit
  • M-MARFA TVA AR
  • M-MARFA TVA AS
  • M-MARFA TVA C
  • ZZ-GARANTIE-SGR
• dacă evidenţa este cantitativ-valorică, se caută articolul după denumire sau se stabileşte corespondenţa în Dictionar import.
  Poziţiile de dicţionar poate că au fost definite deja la recepţie.
• ideal este utilizarea codificării din baza de date sursă, dacă se transmite

<cac:SellersItemIdentification>
    <cbc:ID>M-CAFEA-M      </cbc:ID>
</cac:SellersItemIdentification>

Importul e-Facturilor trimise execută preluarea automată a e-Facturilor emise în alte programe și încărcate în SPV, astfel încât acestea să poată fi gestionate din punct de vedere contabil în hMARFA.

Importul se poate realiza:

• Integral automat dacă corespondenţele dintre baza de date sursă şi destinaţie se pot defini integral
• Semiautomat dacă corespondenţele pot fi definite numai pentru anumite facturi
• Manual pentru restul facturilor

La importul capului facturii, sistemul preia din fișierul XML toate informațiile esențiale ale documentului: data emiterii, moneda, tipul facturii, datele partenerului, totalul facturii și total TVA conform configurării din Dicţionar import, meniurile CapF. Rândurile facturii se preiau conform meniurilor RandF.

În situația în care la import programul identifică o firmă care nu există încă în fișierul Firme din baza de date hMARFA, sistemul o adaugă automat.

La import, partenerul se identifică automat în următoarea ordine:

1. după Cod client;
2. dacă nu este găsit, după CIF;
3. dacă CIF=0, după denumirea partenerului.

Dacă partenerul nu există în Firme, sistemul îl adaugă automat codul fiind stabilit astfel:

• dacă codurile din Firme sunt numerice (00001, 00002…,00123 99999), continuă seria cu 00124,
• dacă nu sunt numerice, pornește o nouă serie automată de tip EF0001, EF0002,…

Pentru determinarea valorii număr factură, aplicația aplică următoarele reguli, în ordinea de mai jos:

1. Nr.Fac este completat în Dictionar import - valoarea introdusă este utilizată ca punct de pornire, iar la import se incrementează automat pentru fiecare document nou.
2. Nr.Fac nu este completat, dar există formulă de calcul - sistemul evaluează formula definită și utilizează rezultatul acestuia pentru completarea numărului facturii.
3. Nr.Fac și formula de calcul nu sunt completate - numărul facturii este preluat din fișierul XML (e-Factura).

Dacă lungimea numărului preluat depășește 6 caractere, factura nu este importată, fiind semnalată ca eroare în raportul de import.

Pentru Nr.Reg.Spec, sistemul aplică următoarele reguli:

Seria este obligatoriu completată pentru orice document importat.

1. Nr.Reg.Spec este completat în Dictiona import - valoarea existentă este utilizată și incrementează automat la fiecare import.
2. Nr.Reg.Spec nu este completat, dar există formulă de calcul - sistemul evaluează formula și stabilește automat numărul de regim special.
3. Nr.Reg.Spec și formula de calcul nu sunt completate - se utilizează automat valoarea calculată pentru NrFac.

Dacă factura este în valută trebuie stabilit cursul de schimb, care de regulă nu figurează explicit în XML. Se poate calcula doar din raportul Total TVA în lei şi în valută care nu este exact. De aceea în mod prioritar se foloseşte cursul oficial BNR descărcat în Cursuri de schimb valabil în data facturii.

Deci este obligatoriu ca înainte de importul facturilor şa se descarce cursul BNR. Cursul de schimb este calculat şi din XML din raportul Total TVA în lei şi în valută şi este rotunjit implicit la 4 zecimale. Dacă în e-Moneda din Dictionar cursul este marcat cu (Zec=6), cazul HUF şi JPY, se rotunjeşte la 6 zecimale.

Cu cele două cursuri se recalculeaă Total TVA în lei din TVA în valută şi cursul utilizat va fi cel la care diferenţa calculată este mai mică faţă de valoarea TVA lei din XML. Valoarea totală TVA în lei din XML apare în text liber. Dacă TVA est 0, se utilizează cursul BNR.

Dacă în XML apare un articol nou care nu există nici în Dicționar, nici în Nomenclator, acesta nu este creat automat — pentru a evita introducerea accidentală a codurilor eronate. Sistemul solicită intervenția operatorului, iar după stabilirea corespondentului, regula se salvează automat pentru utilizări viitoare.

La finalul procesului, sistemul generează automat un fișier log cu statusul fiecărei facturi (OK, A, M, ES, MSG), detalii despre tipul documentului, partener, articole și eventualele erori. Capul facturii și rândurile ei sunt importate complet doar dacă toate elementele au corespondent valid în hMARFA, garantând acuratețea și trasabilitatea datelor.

Este obligatorie configurarea inițială a parametrilor de automatizare și a corespondențelor. Se testează procesul cu câteva facturi reprezentative înainte de rularea automată în masă. Imprtul se poate repeta de ori câte ori.

Configurarea parametrilor pentru capul facturii se realizează în: Facturi/Ieșiri → Dicționar Import → Fereastra CapF – Parametri import/jurnal

Pe această fereastră se stabilesc corespondențele între tipurile de facturi din XML și documentele din hMARFA. Pentru fiecare combinație de parametri se poate defini un comportament distinct la import, în funcție de tipul facturii, sursa acesteia, moneda, codul clientului etc.

Câmpurile principale sunt:

Formule de calcul pentru Nr.Fac și Nr.Reg.Spec

Pentru completarea automată a câmpurilor Număr factură (Nr.Fac) și Număr regim special (Nr.Reg.Spec), aplicația permite definirea unor formule de calcul personalizate care utilizează câmpurile definite în structura E- Documente XML, disponibile în meniul: Tipuri → E-Documente XML → 06 Facturi FAC – cap.

Exemplu calcul număr factură:

h_DTOC(DataAppl,"aa") + RIGHT(man->NRFAC,4)

Parametrii pentru manipularea rândurilor facturii se definesc în fereastra de modificare: „Parametri automatizare”.

Aici se stabilește modul de comportare al sistemului la preluarea rândurilor din XML. Opțiuni principale:

• Import rânduri (D/N)
• Global-valoric (D/N)
• Cumulare (D/N)
• Validare (D/N)
• TipFac / Sursă / Monedă / Cod client - sunt cu pentru informare.

După import, validarea facturii se face automat dacă este setată opțiunea „Validare D/N”, utilizând regulile definite pentru tipul de document.

Meniul servește pentru stabilirea corespondenței dintre articolele din e-Factura trimisă și articolele din Nomenclatorul hMARFA.

Acces: Facturi/Ieșiri → Dicționar import → Fereastra RandF

Traducere

Permite traducerea automată a articolelor din XML în articolele din hMARFA.

La import, sistemul caută mai întâi o traducere specifică clientului în Dicționarul de import. În cazul în care codul client este gol, traducerea se aplică indiferent de client conform Dictionar import.

Dacă nu găsește o corespondență, verifică existența articolului în Nomenclator articole. În cazul în care articolul nu este găsit nici în Dicționar, nici în Nomenclator, acest lucru este semnalat în raportul de descărcare generat după lansarea importului.

În această situație, nu se importă niciun rând din e-Factura respectivă, urmând ca operatorul să intervină manual — prin funcția F10 – Import randuri factura — pentru a identifica și completa corespondențele.

Formule de calcul pentru Gestiune şi număr recepţie

Aceste formule pot utiliza un set de variabile predefinite.

Exemplu calcul gestiune:

LEFT(eff_nrfac,2)

Exemplu calcul număr recepţie:

IIF(eff_nrfac="M1",h_DTOC(DataAppl, "aaM100"),IIF(eff_nrfac="M2",h_DTOC(DataAppl, "aaM200"),"MR")

Se poate lansa din:

• hMARFA / Import / Impoert e-Facturi trimise / e-Parametri sau
• hMARFU / e-Facturi / e-Parametri / Modificare / Param.descarcare e-Fac.trimise

• Descărcare rapidă – dacă este activată, în momentul lansării descărcării importul se execută automat.
• Vizualizare? – permite setarea afișării sau neafișării ferestrei de log după finalizarea operațiilor.
• Stații meniu de operare – aici se pot stabili stațiile de lucru de pe care se poate lansa importul. Dacă staţia este *, se poate lansa de pe orice staţie. Staţiile se pot stabili numai lansând e-Parametri din hMARFU.

Importul facturilor trimise se efectuează în Facturi/Ieșiri → Import → Import e-Facturi trimise. În funcție de setările existente în e-Parametri, structura meniurilor poate diferi ușor, însă funcționalitatea rămâne aceeași.

Pași principali:

1. Descărcare facturi din SPV (selectare perioadă)
2. Despachetare ZIP-uri și analiză XML (în mod automat)
3. Import cap + rânduri conform parametriilor din Dicţionar import
4. Validare automată a facturilor la care s-a cerut
5. Completarea manuală a rândurilor dacă nu au fost importate
6. Revizuirea capului şi rândurilor de factură
7. Vizualizări catalog factură, factură în XML şi PDF
8. Ştergerea facturilor dintr-un pachet importat

La lansarea operaţiei de descărcare, sistemul preia facturile din SPV pentru perioada selectată de regulă în catalogul DECL_OBL\aaaa\DOC_T\IMPORT. Calea acestui catalog este definită prin aliasul efct.

În această fază facturile sunt descărcate sub formă de ZIP,nu se creează încă documente în hMARFA. După finalizarea descărcării, aplicația generează un fișier log în format Excel, care conține facturile identificate în SPV pentru perioada selectată şi pentru care ID încărcare încă nu figurează în Facturi/Ieşiri. Ulterior din acestea nu vor fi importate cele care nu sunt în luna curentă hMARFA.

Intervalul de descărcat se referă la datele de încărcare a facturilor din baza de date sursă şi nu la data facturilor. Pentru a descărca facturile aferente lunii curente se indică data început a lunii, iar pentru data de sfârşit se alege data la care au fost încărcate ultimele facturi din luna curentă hMARFA. Dacă numărul de facturi este mare, este indicat ca să se descarce pe perioade mai scurte, câteva zile sau o săptămână.

După finalizarea descărcării arhivelor ZIP din SPV, meniul este completat cu Import e-Facturi descărcate din SPV – de importat:nnn, unde nnn reprezintă numărul de facturi descărcate din SPV disponibile pentru import. În cazul descărcării rapide setată din e-Parametri, descărcarea şi importul se realizează în aceeaşi operaţie.

La import:

• fișierele XML sunt analizate;
• se creează documentele în hMARFA conform regulilor definite în Dicţionar import;
• se importă capul facturii și, după caz, rândurile.

Facturile importate se vizualizează pe fereastra 13. e-Facturi importate, pe care prima coloană reprezintă un identificator de pachet care conține informații despre data importului și stația de lucru utilizată. Exemplu: S1/2026-01-14 20:53

În timpul procesului de import automat al facturilor descărcate din SPV, sistemul verifică existența corespondențelor pentru toate rândurile din factură. Dacă pentru cel puțin un rând nu este identificat un corespondent valid, importul rândurilor este întrerupt, deci niciun rând al facturii nu este importat. Factura este marcată în raportul de import. În această situație, utilizatorul va interveni manual pentru rezolvarea problemei. Se introduc rândurile facturii într-un fişier temporar cu F10/Import rânduri factură.

Utilizatorul poate:

• asocia manual un articol din nomenclatorul hMARFA fiecărui rând fără corespondent;
• modifica datele rândului, dacă este necesar;
• corecta situațiile care au dus la blocarea importului.

În momentul în care un corespondent este stabilit și rândurile sunt salvate, regula de traducere este memorată automat în Dicționarul de import rânduri, regula urmând a fi utilizată la importurile viitoare.

În fereastra de manipulare a rândurilor (F10), utilizatorul are la dispoziție mai multe operații, accesibile prin meniul F10, printre care:

• modificarea unui singur rând;
• modificarea mai multor rânduri simultan;
• cumularea rândurilor, acolo unde este cazul;
• vizualizarea unui rând;
• ștergerea unui rând;
• exportul listei în Excel;
• schimbarea modului de afișare a ferestrei.

Aceste funcții permit corectarea completă a facturii, astfel încât importul să poată fi finalizat fără erori.

În procesul de import al rândurilor, aplicația analizează fiecare poziție din fișierul XML și aplică regulile definite în fereastra 01 RandF – Traduceri. Din XML sunt preluate cantitățile, prețurile, unitățile de măsură și cotele de TVA, aceste informații fiind transpuse automat în structura internă a aplicației hMARFA.

Pentru fiecare rând importat, sistemul caută mai întâi o corespondență în Dicționarul de import rânduri. Dacă nu este identificată o traducere, aplicația verifică existența articolului în Nomenclatorul de articole. În situația în care articolul nu este găsit nici în dicționar, nici în nomenclator, nu se importă niciun rând al facturii, iar documentul este marcat corespunzător în raportul Excel generat la finalul procesului.

În aceste situații, operatorul poate interveni manual prin funcția F10 – Import randuri factura, disponibilă după selectarea facturii. La apelarea acestei funcții apare o fereastră pentru manipulării manuale a rândurilor unde sunt afișate articolele din e-Factura, împreună cu informațiile aferente acestora.

În fereastra de manipulare, utilizatorul poate modifica manual fiecare rând sau poate stabili corespondentul corect în nomenclatorul hMARFA.

Apăsarea tastei F10 în această fereastră deschide meniul Operații, care oferă următoarele funcționalități:

• Modificare un rând / găsire corespondent (ALT+M)
  Permite asocierea articolului din e-Factura cu un articol din hMARFA. În cadrul acestei operații, câmpurile Gestiune și Număr recepție permit utilizarea tastei F10, facilitând identificarea lotului în care există articolul selectat.
• Modificare mai multe rânduri (ciclu)
  Funcționalitate similară cu modificarea unui singur rând, dar aplicată succesiv tuturor rândurilor facturii.
• Cumulare global-valorică (ALT+G)
  Această operație este disponibilă doar dacă, în Dicționarul de import, documentul este configurat ca fiind global-valoric. Operația cumulează articolele conform regulilor global-valorice definite.
• Cumulare rânduri identice (ALT+R)
  Permite cumularea rândurilor care au același cod de articol, reducând numărul de poziții din document.

În plus, sunt disponibile și operații auxiliare:

• Vizualizare rând (ALT+V), pentru consultarea detaliilor
• Ștergere rând (ALT+S), pentru eliminarea pozițiilor
• Listare în Excel (ALT+L), pentru exportul rândurilor în Excel
• Schimbare fereastră (ALT+F).

După stabilirea corespondențelor și salvarea modificărilor, regulile definite sunt memorate automat în Dicționarul de import rânduri, fiind utilizate la importurile viitoare pentru articole identice.

Această opțiune permite afișarea ultimului fișier log generat în urma operației de descărcare a facturilor din SPV. Raportul conține lista completă a facturilor identificate în SPV pentru perioada selectată.

După lansarea procesului de import al facturilor descărcate din SPV, meniul import se extinde automat și pune la dispoziția utilizatorului opțiuni suplimentare pentru analiză, verificare și administrare.

Meniul Vizualizări permite accesul rapid la documentele și fișierele asociate facturilor importate. Prin intermediul acestuia, utilizatorul poate consulta:

• catalogul facturii
• fișierul XML generat pentru factura respectivă
• PDF-ul generat din XML, pentru vizualizarea formei tipărite a facturii
• fișierul XML original, extras din arhiva ZIP descărcată din SPV.

Meniul Vizualizare ultimul raport de import permite afișarea celui mai recent fișier log generat în urma procesului de import al facturilor.

Raportul de import este furnizat în format Excel și conține informații detaliate privind rezultatul procesului, inclusiv:

• numărul total de documente descărcate;
• numărul de documente importate cu succes;
• documentele care nu au putut fi importate;
• mesajele informative, avertismentele și erorile apărute în timpul importului.

Pentru fiecare factură sunt afișate detalii precum tipul documentului, numărul facturii, partenerul, valorile facturate, articolele importate și eventualele probleme identificate. Acest raport permite verificarea exactă a modului în care fiecare factură a fost procesată și identificarea rapidă a situațiilor care necesită intervenție manuală.

După descărcare și import, sistemul generează un fișier log în format Excel care oferă informații detaliate despre fiecare factură procesată:

• Coloana E – Starea facturii importate: indică rezultatul importului pentru fiecare factură:
• (gol) – totul este în regulă; factura a fost importată cu succes și nu au apărut probleme.
• A (Avertisment) – există un aspect minor care trebuie verificat, dar importul facturii a fost efectuat.
• M (Mesaj) – informație suplimentară legată de factura importată, nu afectează procesul de import, dar poate fi utilă pentru documentare sau audit.
• ES (Eroare SPV) – importul facturii a eșuat din cauza unei erori în sistemul SPV. Această situație necesită verificare și corectare manuală înainte de reluarea importului.
• A doua coloană – Tipul facturii: specifică tipul documentului importat, conform codurilor standard ex. 380,381
• Alte detalii utile din log, ex:ID Încarcare, Nr. Factură, Cod Client, Denumire Client.

Prin meniul Ștergere facturi și cataloage, utilizatorul poate elimina facturile importate, împreună cu toate fișierele și cataloagele asociate acestora. Operația se realizează pe baza unui identificator de import, care poate fi vizualizat în prima coloană din fereastra 13. e-Facturi importate, care conține informații despre data importului și stația de lucru utilizată. Exemplu: S1/2026-01-14 20:53

La ștergere sunt eliminate automat:

• documentele create în hMARFA;
• fișierele XML și ZIP asociate;
• eventualele documente generate (PDF-uri, fişiere atașate).

Această funcționalitate este utilă în special în faza de testare sau în situațiile în care importul trebuie reluat din cauza unor erori de configurare. De regulă numai ultimul pachet importat poate fi şters. Dacă se şterg pachete intermediare atunci la reluare numerotarea facturilor nu va mai fi bună decât dacâ se pot prelua numerele de facturi din XML şi numerele nu se generează prin incrementare.

Funcția Verificare serii și numere de facturi este utilizată pentru analizarea numerotării facturilor. Această verificare are rolul de a identifica eventuale neconcordanțe legate de serii, numere de factură sau numere de regim special.

La lansarea acestei opțiuni, aplicația analizează facturile și compară valorile propuse pentru serie și număr cu regulile și documentele existente în baza de date hMARFA.

Modul de verificare diferă în funcție de contextul din care este apelată funcția:

• Dacă verificarea este apelată din cadrul unei facturi, analiza se realizează doar pentru importul din care face parte factura respectivă, fiind verificate seriile și numerele documentelor asociate acelui import.
• Dacă verificarea este lansată din meniul Numerotare documente, analiza se efectuează pentru întregul an, verificându-se numerotarea tuturor documentelor existente în baza de date, conform regulilor de numerotare definite.

În urma verificării, utilizatorul poate identifica situații precum suprapuneri de numere, serii inexistente sau neconforme ori diferențe între numerotarea propusă și regulile interne. În cazul în care sunt identificate probleme, acestea pot fi corectate prin funcția Modificare serie și număr factură, înainte de finalizarea importului.

Funcția Modificare serie și număr factură este utilizată în situațiile în care, pentru o factură descărcată din SPV, este necesară ajustarea manuală a numărului de registru special sau a numărului facturii pentru corectarea unor neconcordanțe.