Legislatie

1.) OUG 120/04.10.21 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România … (MO 960/07.10.21), modificată de:

• Legea 139/22 (MO 490/17.05.22)
• Legea 296/23 (MO 977/27.10.23)
• OUG 115/23 (MO 1139/15.12.23)

2.) Ordinul 1713/27.10.21 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea și înscrierea în cadrul Registrului RO e-Factura, precum și a modelului, conținutului și instrucțiunilor de completare ale formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura” (MO 1040/01.11.21)

3.) Ordin 1365/05.11.21 pentru aprobarea Procedurii de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura (MO 1065/08.11.21), modificat de:

• Ordinul 1677/22 (MO 715/15.07.22)

4.) Ordin 1366/05.11.21 pentru aprobarea Specificațiilor tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice - RO_CIUS - și a regulilor operaționale specifice aplicabile la nivel național (MO 1065/08.11.21), modificat de:

• Ordinul 4092/22 (MO 1148/29.11.22)

5.) OUG 131/17.12.21 privind modificarea și completarea unor acte normative, precum și pentru prorogarea unor termene (MO 1201/17.12.21), modificată de:

• Legea 130/23 (MO 446/23.05.23)

6.) OUG 130/17.12.21 privind unele măsuri fiscal-bugetare, prorogarea unor termene, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative(MO 1202/18.12.21)

7.) Ordinul 12/06.01.22 privind stabilirea produselor cu risc fiscal ridicat, comercializate în relația B2B (MO 27/10.01.22)

8.) Ordinul 1090/09.06.22 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanță între organul fiscal central și persoanele fizice, persoanele juridice și alte entități fără personalitate juridică (MO 585/16.06.22)

9.) Codul fiscal, actualizat pe site-ul ANAF

10.) Ghid RO e-Factura emis de ANAF, actualizat!

În atenţia utilizatorilor

Începând cu anul 2024 facturarea electronică a devenit obligatorie, deci aceasta nu mai reprezintă o opţiune distinctă pentru programul hMARFA, ci aceste funcţionalităţi devin parte componentă a programului hMARFA. Operaţiile fiind mai frecvente, atât în domeniul facturilor emise, cât şi al celor primite, s-au adus o serie de îmbunătăţiri în operare.

Totodată, se impune ca toată documentaţia pe acest subiect să fie rescrisă pentru a prezenta legislaţia în forma actuală şi pentru o mai uşoară înţelegere a operaţiilor de efectuat.

Reglementarea de bază a rămas OUG 120/21 (1.), dar aceasta a suferit mai multe modificări. Recomandăm şi parcurgerea Ghidului elaborat de ANAF, cu menţiunea, că unele aspecte nu au fost actualizate acolo.

Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura = ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice, stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar.

a) Definirea unor concepte

• factură electronică - factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată;

• emitent al facturii electronice - operatorul economic care emite factura electronică către destinatar și o transmite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura;

• destinatar al facturii electronice - operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă și orice altă entitate care primește factura electronică însoțită de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Facturarea electronică este definită de mai multe standarde, de nivel:

• international
• european
• intern - RO-CIUS - standardul european SR EN 16931-1, aplicabil la nivel național.

La factură pot fi adăugate atașamente (ex. format PDF propriu, certificat de conformitate etc.), care trebuie să fie încorporate în structura de date a facturii și nu pot fi trimise separat. Suma dimensiunilor tuturor fișierelor atașate nu trebuie să depășească 3Mb. Numărul maxim de documente încorporate care susțin factura este limitat la 50.

b) Structura facturii electronice

Structura trebuie să respecte, cf. art. 4 (1) din 1.):

• specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice așa cum sunt prevăzute în standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel național;
• specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice RO_CIUS și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național;
• conținutul semantic așa cum este descris în standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate în CEN/TS 16931-2, în conformitate cu art. 2 (1) j), și corelarea adecvată definită în subpartea aplicabilă a CEN/TS 16931-3.

c) Elementele principale ale facturii electronice:

• identificatorii de proces și de factură;
• data facturii;
• informații privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările;
• informații privind destinatarul facturii electronice;
• informații privind beneficiarul plății;
• informații privind reprezentantul fiscal al emitentului;
• identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate;
• referirea la contractul de achiziții publice/sectoriale, de concesiune de lucrări și servicii
• detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
• instrucțiuni de plată;
• informații privind creditări sau debitări;
• informații privind pozițiile de pe factură;
• defalcarea TVA;
• totalul facturii.

În situaţia în care factura electronică transmisă respectă structura de mai sus, se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor şi se comunică de îndată destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic atestă primirea acesteia în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.

d) Fazele transmiterii

Emitentul:

• transmite factura în Sistemul RO e-Factura (prin SPV)
  • dacă este OK, descarcă fişierul zip cu sigiliul electronic MF
  • dacă nu este OK, descarcă un mesaj de eroare
    • factura se corectează şi se retransmite
  • dacă destinatarul nu este înscris în registru, trimite factura în mod obişnuit

Destinatarul descarcă factura primită din SPV.

e) Exemplarul original

Exemplarul original al facturii este considerat XML-ul însoţit de sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor. Această prevedere se aplică începând cu sem.II 2024, când facturile primite în alte formate nu se mai pot înregistra în contabilitate.

f) Data comunicării către destinatar

Este data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare și eliberate la cerere.

g) Notificări

Pentru fișierele nedescărcate, precum și pentru mesaje transmise de către destinatar și nedescărcate de către emitent, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții emitentului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens.

Pentru fișierele corespunzătoare facturilor primite și nedescărcate de către destinatar, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții destinatarului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens.

Chiar dacă notificările sunt prevăzute de OOG 120/21, deocamdată ele nu funcţionează în practică, destinatarul trebuie să descarce facturile pe răspunderea sa.

h) Corectarea facturii

În situația unei facturi electronice asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj.

Corecția facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Codul fiscal. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem RO e-Factura.

i) Standarde aplicabile

Ordinul 1366/21 (4.) prevede Specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice - RO_CIUS - și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național, care sunt conforme cu standardul european de facturare electronică SR EN 16931-1, respectiv în documentul SR EN 16931-1, publicat pe site-ul www.asro.ro.

j) Spaţiul Privat Virtual

Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul privat virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit.

Ordinul 1090/22 (8.) reglementează modul de funcţionare a relaţiilor dintre ANAF şi contribuabili.

k) Registrul RO e-Factura

Înainte de anul 2024, dacă emitentul a optat pentru sistemul RO e-Factură, el trebuia să fie înregistrat în Registrul RO e-Factura. El a devenit înscris de la data de 1 a lunii următoare opţiunii.

Înscrierea în Registrul RO e-Factura se face prin transmiterea formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura”, având bifată secțiunea III. Înscrierea devine valabilă de la date de 1 a lunii următoare înscrierii.

Vezi formularul 084 şi modul de completare din Ordinul 1713/21 ...

Renunţarea la sistem: în formularul 084 trebuie bifată secţiunea IV. Contribuabilul poate renunţa numai înainte de înscrierea sa în Registru. Dacă s-a înscris, el poate fi radiat numai dacă este radiat din Registrul plătitorilor (de TVA?) Vezi precizările de la ANAF ....

Pt. nerezidenţi - se aplică Ordinul 1831/21 (MO 1096/21), se utilizează formularul 083.

Din 2024, transmiterea facturilor fiind obligatprie, nu mai este necesară în acest Registru. Dacă ambii parteneri sunt înscrişi în Registru, nu mai este obligatorie nici în sem.I.2024 transmiterea facturilor în formă clasică (hârtie, PDF).

l) Produse cu risc fiscal ridicat

Începând cu data de 1 iulie 2022, furnizorii de produse cu risc fiscal ridicat au fost obligaţi să transmită facturile emise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Ordinul 12/22 (7.) conţine lista produselor cu risc fiscal ridicat ...

Din anul 2024, toate operaţiunile interne se transmit prin sistem, nu numai acestea!

Autoritățile și entitățile contractante în calitate de destinatari ai facturii electronice emise în relația B2G, au obligația să primească și să descarce factura electronică. Pentru codificare produse se utilizează nomenclatorul Cod produs CPV!

Din 2024 şi instituţiile publice vor primi facturile prin sistemul RO e-Factura!

Lista entităţilor publice se poate descărca în XLS de la MFP. Ea se actualizează lunar.

Art.13/1 din OUG 120/21 prevede, că entităţile publice pot achita numai facturile primite prin RO e-Factura!

Ne vom referi mai jos numai la regulile valabile din 2024, care însă diferă în funcţie de perioadele anului:

a) Perioada 1 ianuarie-31 martie 2024

• Operatorii economici - persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România conform art. 275 și art. 278—279 din Legea nr. 227/2015 efectuate în relația B2B, au obligația să transmită facturile emise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura. (În baza art. LIX din Legea 296/23 - vezi la 1.)
• Persoanele impozabile nestabilite, dar înregistrate în scopuri de TVA în România au aceeaşi obligaţie.

Operaţiuni exceptate:

• LIC
• export
• facturile simplificate (ex. bonuri fiscale cu CIF, sub 100 euro).

În paralel, facturile se transmit şi pe cale clasică (hârtie, e-mail etc.). Excepţie - nu este obligatoriu, dacă şi partenerul este înscris în Registru.

Termen de transmitere: 5 zile lucrătoare, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art.319 alin.(16) din Codul fiscal, adică a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei.

Nu se aplică amenzi.

b) Perioada 1 aprilie-30 iunie 2024

Se vor aplica şi amenzi pentru nerespectarea termenului de transmitere, astfel:

• de la 5.000 la 10.000 lei, pentru contribuabili mari,
• de la 2.500 la 5.000 lei, pentru contribuabili mijlocii,
• de la 1.000 la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

c) Perioada 1 iulie-31 decembrie 2024

• Facturile pentru aceste operaţiuni se transmit numai prin RO e-Factură
• Termenul devine 5 zile calendaristice!
• Este interzisă primirea și înregistrarea de către destinatar a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără să fie încărcată în RO e-Factură
• Fapta de mai sus constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea facturii. Aceeaşi amendă se aplică şi pentru netransmiterea facturii electronice de către emitent (art. LXVIII pct.15. din OUG 115/23).

Se emit facturi electronice numai pentru cele încasate cu vouchere de vacanţă.

Utilizatorul poate să înscrie:

• în Nomenclator articole, pentru articole vândute:
  • cod produs NC - se utilizează în relaţia B2B, pentru produse/mărfuri cu risc fiscal ridicat
  • cod produs CPV - se utilizează numai în relaţia B2G, de regulă la achiziţii publice. În acest nomenclator se regăsesc şi servicii.
• în Unităţi de măsură: Cod UN/ECE - obligatoriu de completat pentru unităţile de măsură utilizate. Dacă se utilizează alte unităţi de măsură, e-factura nu va fi validată!

ANAF deocamdată nu verifică, dacă codurile NC sau CPV au fost completate în facturi. În cazul codurilor NC, produsele cu risc fiscal sunt enumerate în reglementare la nivel de 4 cifre şi numai la acestea este obligatorie completarea codului NC.

Parteneri entităţi publice:

• în hMARFU se pot căuta partenerii care apar în Lista entităţilor publice. Pe aceştia le putem marca automat cu „G“, astfel programul va şti să utilizeze codurile CPV pe facturile către aceste firme. În hMARFU, din meniul Ordine în firme se poate lansa lunar operaţia *Descarcare Lista EP de pe ANAF, care se salvează în DECL_OBL\ANAF\LISTA_EP.XLS. ANAF actualizează lunar această listă, merită s-o întreţinem dacă se emit facturi către entităţi publice.

Nomenclatoarele de mai sus se regăsesc în hMARFU meniul e-Factura, dar pot fi apelate cu F1 şi din Nomenclator articole, Cod produs NC, respectiv CPV.

Pentru persoana care face implementarea/upgradeul am descris câteva recomandări/setări ... pentru funcţionarea corespunzătoare a lucrului cu e-factura.

Începând cu luna martie 2024 upgradeul hMARFA V8.GA3 s-a dezvoltat cu câteva facilităţi, de aceea documentaţia este actualizată.

a) Întocmirea facturilor

Se vor utiliza modelele obişnuite de facturi. În semestrul I 2024 ele trebuie listate şi în PDF, deoarece:

• se vor trimite facturile şi în mod obişnuit (de ex. prin email)
• PDF-ul listat poate fi inclus prin soluţia dată de HAMOR Soft şi în XML-ul generat, astfel se va putea lista de acolo de către cumpărător în formatul utilizat în anii precedenţi.

b) Fereastra e-Facturi şi noţiuni

Pe această fereastră se pot vedea:

• Nr.fac - numărul intern al facturilor. La generarea XML din hMARFA fişierul se denumeşte NrFac_XML.
• Id Încărcare - este numărul dat de ANAF în SPV/Facturi electronice cu ocazia încărcării facturii în XML
• Id Descărcare - este numărul dat de ANAF fişierului denumit IdDescarcare.ZIP care se poate descărca de la ANAF după validare şi conţine:
  • XML-ul original, denumit IdIncarcare.xml
  • XML-ul cu semnătura ANAF (un lung şir de caractere, care reprezintă „sigiliul“ electronic). Acesta este valabil numai dacă conţinutul din XML rămâne nemodificat! La listarea în PDF nu apare! Fişierul se numeşte semnatura_IdIncarcare.xml.
• Tip - sunt marcate cu F - e-Factura obligatorie facturile care:
  • conţin cumpărător din România, pentru orice tip de operaţiuni B2B
  • conţin produse cu risc fiscal
  • au fost emise către entităţi publice
  • au fost încasate cu vouchere de vacanţă
  • Nu se marchează cu F facturile emise către parteneri externi sau persoane fizice.
• Stare - în această coloană se observă starea fiecărei facturi pentru care s-a generat un XML:
  • 1 Document XML generat
  • 1* Eroare validare locală
  • 2 Incarcat in SPV
  • 2* Eroare la incarcare in SPV
  • 3 Validat in SPV, ok
  • 3* Validat in SPV, eroare
  • 4 Descarcat ZIP, ok
  • 4* Descarcat ZIP, mesaj eroare

Tipul F este doar o recomandare, se pot încărca şi alte facturi, dacă se validează de către ANAF.

c) Unde ajung fişierele?

Dacă nu este setat altfel, fişierele pentru facturile electronice transmise şi descărcate ajung în DECL_OBL\aaaa\DOC_T. Aici se va genera câte un catalog pentru fiecare, cu denumirea: NrFact_CIFPartener. Aici regăsim pentru fiecare factură electronică toate fişierele încărcate/descărcate. Calea fişierelor poate fi modificată în hUTIL/Catalogul fişierelor, aliasurile:

• efcp Catalog e-Fac primit
• efcr Catalog e-Fac recep.
• efct Catalog e-Fac trimis

d) Setare mod de lucru

Modul de lucru „producţie“ se setează în hMARFA/Listare/e-Factura/e-Parametri de către persoana care face implementarea. O serie de alte parametrizări se pot face şi în hMARFU.

Facturile electronice se generează în DECL_OBL şi se vor încărca în SPV.

e) Moduri de lucru recomandate pentru operator

După validarea facturii obişnuite, ne poziţionăm pe fereastra e-Facturi şi apăsăm Listare/e-Factura. Apare un set de operaţii, în funcţie de setările de la pct. d) şi în funcţie de contextul în care ne aflăm. În prezenţa facilităţilor (opţiunea Q) descrise în cap.2.4. de mai jos meniul general arată astfel:

Operatorul poate opta între 3 variante de lucru:

e1) Fără încărcare rapidă

• pe fereastra e-Facturi nu poziţionăm pe factura validată, cu Listare/e-Factura apare în setul de meniuri:
  • Generare o factură - se va genera XML-ul din datele facturii. În col. Stare apare 1.
  • În varianta de bază facturile se pot încărca în SPV una câte una sau selectând un interval de dată a emiterii facturii:

• Încărcare factură în SPV - apare numai după ce factura XML a fost generată, starea facturii devine 2
• Descărcare e-Facturi (ZIP) pe o perioadă - după câteva minute de la încărcare, se pot descărca de la ANAF facturile încărcate la care s-a ataşat şi semnătura ANAF în format XML, ambele fişiere fiind împachetate într-un ZIP. La descărcare se poate selecta o perioadă, care însă nu se referă la data facturilor ci la data încărcării! Perioada maximă care se poate indica este de 60 de zile, numai atât vor fi păstrate datele în SPV. După aceea, eventualele documente nedescărcate se vor trimite de ANAF la cerere.
  NOU! Se pot descărca şi peste 500 de facturi deodată, atât la facturile emise, cât şi la cele primite.
  NOU! Acum se descarcă şi mesajele de eroare de la ANAF (dacă există).
  NOU! Se descarcă şi mesajele trimise de cumpărător prin SPV privind factura respectivă.

Referitor la mesaje - deocamdată utilizatorul le poate înscrie direct în SPV, în meniul Mesaj, alăturat fiecărei facturi.

Într-o versiune următoare se va rezolva şi înscrierea mesajului cu ajutorul hMARFA.

O factură obişnuită se transmite o singură dată. Dacă XML-ul a fost deja transmis în SPV, utilizatorul va fi avertizat asupra acestui fapt.

e2) Cu încărcare rapidă

Primele operaţii se execută deodată:

• Generare şi încărcare o factură - generarea XML-ului şi încărcarea în SPV se desfăşoară deodată
• Descărcare e-Facturi (ZIP) pe o perioadă - ca la pct.e1)

e3) Cu încărcare selectivă

Mod de lucru valabil numai în prezenţa opţiunii Q. Facturile se transmit în semestrul I cel puţin în 5 zile lucrătoare de la emiterea lor. Modul de lucru este descris în cap.2.4.

• Generare şi încărcare selectivă după dată n facturi - dacă se doreşte o selecţie după dată
• Generare şi încărcare selectivă după număr n facturi - dacă se doreşte şi este posibilă selectarea unui interval de numere de facturi - funcţionează numai cu opţiunea Q!
• Descărcare e-Facturi (ZIP) pe o perioadă - ca la pct.e1)

f) Operaţii opţionale pentru operator

• Vizualizări … - după lansare apare un nou set de operaţii posibile:
  • Vizualizare catalog factură - se deschide catalogul în care există fişierele generate/descărcate pentru factura respectivă
  • Vizualizare factura XML generată - se deschide XML-ul dacă se doreşte verificarea conţinutului acestuia. Acesta este de fapt o copie a fişierului XML descărcat în pachetul ZIP, pentru a evita modificarea involuntară a acestuia. Acest fişier apare indentat (adică aranjat într-o formă mai lizibilă) şi se numeşte NrFactura_XML, faţă de XML-ul descărcat în ZIP, care şe numeşte Idincarcare_XML
  • Generare PDF din factură - XML-ul se converteşte automat în PDF si se deschide. Dacă deja PDF-ul s-a generat, vom vedea meniul Vizualizare factura PDF generată
  • Vizualizare proiect e-Factură/ANAF - se lansează pagina ANAF unde se regăsesc diverse comunicate, statistici, informaţii tehnice
  • Vizualizare coduri BT-, taguri XML (UBL) - specificaţii tehnice în XLS privind câmpurile e-facturii
  • Vizualizare reguli RO-CIUS - specificaţiile tehnice şi de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice şi regulile operaţionale specifice aplicabile la nivel naţional în format PDF.
• Operaţii … - în funcţie de context pot să apară:
  • Validare factură - operaţie de validare locală opţională. Validatorul local de la ANAF nu funcţionează întotdeauna, dar aceleaşi validări se fac şi pentru factura încărcată.
  • Vizualizare stare
  • Descărcare ZIP.

g) Situaţii pentru contabili

• Listare/Export în Excel/e-Facturi - lista conţine toate informaţiile referitoare la e-Facturi din baza de date, este recomandat să se compare cu lista de mai jos
• NOU! Situatie e-facturi în XLS - din meniul din imaginea de mai sus se lansează un fişier Excel cu facturile trimise în perioada indicată de utilizator. Datele se preiau din SPV, deci este recomandat, să se verifice dacă s-au transmis toate facturile pentru care utilizatorul este obligat să le încarce în SPV. Exemplu de situaţie:

h) Operaţii pentru administratorul sistemului

Operaţiile de mai jos funcţionează numai pe bază de parolă:

• Operaţii speciale …
  • Generare o factură
  • Generare XML factură corectată - dacă pentru factura iniţială s-a primit un mesaj de eroare de la ANAF, se retransmite aceeaşi factură, corectată.
    A nu se confunda cu rectificarea contabilă a facturii, care odată ce a fost transmisă nu mai poate fi corectată decât prin emiterea unei noi facturi, în care rândurile eronate se înscriu cu minus şi se adaugă rândurile corecte. Aceste facturi se transmit şi ele ca facturi electronice.
  • Validare factură
• e-Parametri - după introducerea parolei, se pot seta o serie de opţiuni, de exemplu:
  • Se ataseaza anexe ? : D/N - se împachetează eventualele anexe tip PDF şi se includ în XML-ul de încărcat. PDF-urile se preiau din catalogul cu aliasul pdf, care încep cu Fnrfac_ … sau nrfac_ …

i) Corecţia unei facturi

Dacă starea unei facturi este cu *, înseamnă, că ANAF a depistat erori în structura XML. De exemplu:

• într-un rând al facturii s-a utilizat o unitate de măsură neconformă cu unităţile de măsură din codurile UN-ECE.
• denumirea produselor/serviciilor depăşeşte 100 de caractere
• TVA din factură nu este în lei etc.

În mesajul de eroare care se descarcă, ANAF semnalează problema.

În acest caz, se corectează datele, se retransmite factura, care va primi un alt IdIncarcare.

Modul de lucru în hMARFA a fost completat cu noi funcţionalităţi şi pe partea de Intrări.

a) e-facturi primite

Astfel, apare noul meniu e-facturi-primite.

Operaţiunile privind e-facturile trebuie lansate de aici, din operaţiile de pe fereastra de intrare în meniu:

• Descărcare e-Facturi primite
• Alte operaţii

La Descărcare e-facturi primite apare si o fereastră cu un interval de timp pentru care se doreşte descărcarea lor. Programul propune o perioadă de 24 ore + orele scurse din ziua curentă (-2 minute), dar perioada poate fi suprascrisă de utilizator. Nu pot fi descărcate facturi pe o perioadă mai mare de 60 de zile, atât le va păstra ANAF pe pagina e-Factura. Facturile nedescărcate vor putea fi solicitate în scris de la ANAF, dar trebuie să dispunem de Id_Incarcare primit de furnizor şi numărul facturii. Se pot descărca deodată şi peste 500 de facturi primite.

Facturile se descarcă în DECL_OBL\aaaa\DOC_P. Pentru fiecare se va crea un catalog distinct cu denumirea DataIncarcare_CifPartener_IdDescarcare care va conţine:

• pachetul cu extensia zip care conţine factura încărcată de partener în format XML şi semnătura ANAF tot în fomat XML, acestea fiind de fapt fişierele care conţin factura electronică
• un IdIncarcare.XML şi IdIncarcare_XML.BAT, cu ajutorul căruia XML-ul se poate deschide într-un Notepad indentat pentru studiul mai uşor al datelor.

Se descarcă şi mesajele trimise de furnizor, dacă există.

În Alte operaţii se regăsesc:

• Vizualizare catalog e-Facturi - se deschide catalogul facturilor descărcate pentru anul curent în DOC_P
• NOU! Situaţie e-Facturi primite fără descărcare ZIP-uri - se poate indica o perioadă pentru care să fie descărcată o situaţie în Excel, pe baza datelor din SPV cu e-facturile primite şi descărcate. Situaţia este utilă contabilului, pentru a verifica dacă au fost recepţionate toate facturile. Coloanele conţin deja şi filtre, utilizatorul poate să configureze datele urmărite în acel moment. Fragment de situaţie:

• e-Parametri - aici se poate face setarea modului de operare, de către administratorul sistemului

Operaţii în e-Facturi primite

În acest fişier se văd numai facturile primite, dar încă nerecepţionate.

• dacă partenerul a existat deja în Firme, codul lui va fi completat de program
• dacă apare un furnizor nou, câmpul Cod furnizor încă nu va fi completat. Cu Modificare/e-Factura primită pe câmpul Cod furnizor se apasă F1, la care apare fereastra de ajutor cu lista firmelor. Din lista de operaţii care se poate apela cu F10 se alege Adăugare. La adăugarea noii firme cu F10 apare operaţia Date furnizor din XML. Astfel, datele noului partener se completează din XML-ul descărcat.

Furnizorul este identificat după CIF. În unele cazuri, în Firme acelaşi CIF poate fi atribuit de exemplu mai multor magazine, subunităţi. În acest caz în Cod furnizor se pune codul N*CIF, urmând ca operatorul să înscrie subunitatea corectă.

La descărcare, nu se descarcă de la ANAF şi formatul PDF, deoarece descărcarea la mai multe facturi ar dura foarte mult. PDF-ul se generează cu acelaşi program ca la ANAF, în acelaşi catalog cu factura descărcată în 2 variante:

• la lansarea cu F10 a operaţiei e-Factura primită, unde apare o listă de operaţii suplimentare, din care se alege prima, Vizualizare e-Factura in PDF
• tot din lista de operaţii de mai sus, lansând Vizualizare catalog e-Factura.

Alte operaţii care se pot efectua din e-Facturi primite:

• Vizualizare e-Factura in XML - factura se deschide în format XML, pentru a vedea conţinutul complet.
• Descarcare ZIP e-Factura din nou

Celelalte comenzi care se lansează cu F10:

• Receptii - arată recepţiile care s-au executat deja. Prezentă numai cu opţiunea Q. Există şi Fereastra Recepţionate tot în acest meniu
• Setare receptionat selectiv - funcţionează în 2 moduri, în funcţie de varianta implementată:
  • în varianta de bază - se selectează o perioadă de descărcare, un furnizor, sau numai o factură şi se lansează operaţia. Astfel, poziţiile selectate „se mută“ în fereastra Recepţionate. Dacă selecţia nu s-a efectuat în mod corespunzător, se poate modifica individual fiecare factură schimbând câmpul Recepţionat? în NU.
  • cu opţiunea Q se procedează la fel ca mai sus, dacă ştim că o parte din facturile descărcate au fost recepţionate deja şi nu mai dorim să introducem IdIncarcare sau alte informaţii din XML în Recepţii. Modul de lucru normal în acest caz este recepţia asistată, adică la adăugarea recepţiei se preiau din XML datele pentru capul recepţiei. Astfel, dacă recepţiile au fost legate de XML cu IdDescărcare, facturile descărcate vor „dispare“ din fereastra Nerecepţionate şi se vor vedea pe fereastra Recepţionate.
• Consultare stare firma (F3) - dacă se doreşte consultarea stării firmei pe care este poziţionat cursorul la ANAF.

Pentru a recepţiona o e-factură se pot folosi 3 variante de lucru:

1. Recepţia încă nu este făcută. Adăugaţi o recepţie în jurnalul corespunzător şi cu F1 completati IdIncarcare pentru e-factura de care vreti să legaţi recepţia.
2. S-a receptionat deja factura pe baza formatului clasic primit (pdf, hârtie). Selectaţi în e-facturi primite, cu F10, operaţia 18-Setare receptionat. Cu F1 apare o fereastră în care este selectată recepţia pe baza criteriilor: dată, furnizor, total valoare, dacă există. Cu Enter se reţine în receptie IdIncarcare e-factura si e-factura apare ca recepţionată şi în meniul e-facturi primite.
3. Se descarcă e-facturi în luna curentă, dar pentru perioade precedente, furnizorii trimiţându-le cu întârziere. Dacă nu se doreşte aplicarea metodei de la varianta 2 de mai sus (care poate să implice modificare dată arhivă, anularea plăţilor în cazul TVA la încasare etc.), se poate alege operaţia 17-Setare receptionat selectiv. În acest caz IdIncarcare nu va mai apare în capul recepţiei, însă facturile vor dispare de pe fereastra e-facturi primite - Nereceptionate şi vor apare pe fereastra Recepţionate. Înainte de lansarea operaţiei este recomandat să selectăm partenerul sau perioada pentru care dorim să se efectueze operaţia, altfel vor apare ca recepţionate toate e-facturile din acest fişier.

Ecrane demonstrative pentru variantele de mai sus:

Ferestre

Există mai multe ferestre:

• Nereceptionate - sunt cele descărcate recent, care încă nu s-au recepţionat. Fără opţiunea Q acestea se marchează manual. Cu opţiunea Q ele „dispar“ din fereastră după legarea Id-ului lor de recepţie.
• Receptionate - apar e-facturile deja recepţionate
• Toate - apar toate din cele 2 ferestre precedente
• Toate/Observatii - utilizatorul poate să înscrie observaţii la orice factură descărcată, pentru evidenţa proprie
• Toate/Valori - aici apare şi valoarea facturii.

Operaţii în Recepţii/Intrări

Pentru a recepţiona e-facturile descărcate, în jurnalele obişnuite de recepţii, se intră în jurnalul utilizat şi până acum (ex. MIRIM, MRIX etc.).

Dacă s-a implementat şi Opţiunea e-Factura plus (Q), se va opera în modul descris în cap. 2.4. pct. b) de mai jos, utilizând „asistentul cap recepţie“.

Fără opţiunea Q: se lansează formatul PDF al facturii din e-Facturi-primite şi se înscriu datele ca şi până acum.

Aşa cum s-a amintit şi în capitolele precedente, unele funcţionalităţi sunt valabile numai în prezenţa noii opţiuni Q - e-Factura - facilităţi suplimentare. Opţiunea este inclusă şi în preţul upgradeului Actualizări e-Factura + facilităţi.

a) Operaţii de selecţie în Facturi/ieşiri

În Listare/e-Factura apare şi meniul:

• Generare şi încărcare selectivă dupa numar n facturi - se poate indica numărul facturilor (va fi luat în considerare un interval continuu), care să se încarce deodată.

Lansare variante de încărcare selectivă (alegeţi E - executare):

Recomandăm lucrul cu e-facturile pe fereastra dedicată e-Facturi, unde se poate urmări starea, Id-ul de încărcare/descărcare etc.

b) Asistent cap recepţie în Recepţii/intrări

La adăugarea unei recepţii, în capul recepţiei:

• se poate apela cu F1 lista facturilor descărcate, dar încă nerecepţionate. În fereastra de ajutor apare şi suma facturii pentru o mai bună orientare a utilizatorului în selectarea facturii de recepţionat. După ce tastăm „Enter“, se va completa automat în capul recepţiei: Id (încărcare), furnizorul (dacă se regăseşte în Firme dupa CIF), numărul şi data facturii, scadenţa (dacă există în XML), Total document, din care TVA.
• cu F2 apare şi catalogul în care se află fişierele pentru factura respectivă. Recomandăm deschiderea formatului PDF pentru a înscrie rândurile facturii dacă este cazul.

Dacă se întocmesc 2 documente pentru recepţia în cauză (de ex. pt. deductibilitate cheltuieli sau TVA, TVATX etc.), cu F1 nu se va mai vedea factura descărcată, datele se vor înscrie manual din PDF.

c) Se pot utiliza modele de e-facturi personalizate

• 1.

  totdeauna modelul E este model comecial

• 2.

  se poate defini un model personalizat pentru societate în note mesaje personalizate

• 3.

  se pot defini modele personalizate pentru cumpărător, de exemplu pentru marile lanţuri de magazine.

Optiunea asigură doar gestionarea modelelor, personalizarea propriu-zisă se execută la comandă.

Alegerea modelului la generarea xml se face în ordine inversă:

• 3.

  dacă clientul are model peronalizat?

• 2.

  dacă nu, societatea are model personalizat?

• 1.

  altfel se utilizează modelul E comercial

Modelele sunt definite în Clienti articole:

Presupunem, că există modelele:

• TFAC/E
• TFAC/S
• TFAC/D

Dacă întocmim o factură TFAC pentru clientul 00002, XML se va genera pe baza modelului client: TFAC/D Dacă întocmim o factură TFAC pentru cleintul 00001, XML se va genera pe baza modelului general pentru societate: TFAC/S.

Presupunem, că există modelele:

• TFACM/E
• TFACM/D

si in Clienti articole avem:

Pentru TFACM, pentru clientul 0001 se generează XML cu modelul D, pentru alţii cu modelul E.

Presupunem, că exista modelele:

• TFCET/E
• TFCET/S

si in Clienti articole

Pentru TFCET pentru toţi clienţii se generează XML cu modelul S.

Presupunem, că există doar modelul:

• TFACI/E

Pentru TFACI pentru toţi clienţii se generează XML cu modelul E.

În cazul c. este necesară şi opţiunea C-campuri suplimentare.

Dacă Id_incărcare la trimitere de către vânzător este x şi data este y, atunci la primire la cumpărător Id_incarcare este acelaşi x şi data acelaşi y.

Id_incarcare identifică în mod univoc e-factura în SPV.

• refresh automat cheia Oauth2, dacă nu reuşeşte, programul începe să afişeze că cheia expiră.
• dacă la extregerea jurnalului de cumpărări în hMARFT verificarea firmelor de la ANAF nu a funcţionat, toate facturile de achiziţie au apărut cu TVA la încasare în D394. Acum apar la TVAI sau nu în funcţie de informaţia din Receptii.
• dacă verificare firme pe ANAF nu funcţionează, la extragere JC si JV nu se verifică pe ANAF firmele din tranzacţii.
• la adăugarea unui NIR se poate verifica dacă verificare firme pe ANAF funcţioneză ştergând comentariul în formule de iniţializare de pe linia gcmd_Exec(„ANAFVF“) sau adăugând o astfel de linie, după caz.
• la pornirea programului hMARFA se poate verifica dacă verificare firme pe ANAF funcţioneză ştergând comentariul în scriptul 1_ANAF de pe linia gcmd_Exec(„ANAFVF“)
• corecţie Lista de inventariere în Excel din Fişe de magazie FISE2
• corecţii la SGR
• s-a inlocuit hUTIL cu V3.09
• pe butonul HLP la Stiri hMARFA se pot consulta ultimele upgradeuri
• la e-Transport, dacă în facr/lotm apar câmpurile suplimentare de mai jos şi dacă sunt completate, greutatea lotului se preia din acestea. Greutatea brută şi netă trebuie să fie completate şi în Nomenclator articole.
  • MASA_BRUT, N,15,2
  • MASA_NETA, N,15,2