Se poate implementa o evidenţă simplă şi comodă a efectelor de comerţ emise sau primite în lei. Evidenţa cecurilor şi a biletelor la ordin fiind similară, în continuare ne vom referi numai la cecuri.

Înregistrarea cecurilor în program

Dacă clientul plăteşte cu cec, procedura de încasare are trei momente:

1.) acceptare cec (primirea cecului de la client):
Cecul se înregistrează în jurnalul MIE - Cecuri primite.

  tipul de document: ICEC,
  număr filă       : ~X....,
  data filă        : data la care va fi încasat
  factura          : numărul facturii care se încasează

Documentul se validează, astfel pe factură nu mai apare suma de încasat, dar fila nu se închide.

Semnul ~ indică că fila este provizorie. Ultimele patru poziţii ale numărului de filă se pot utiliza pentru organizarea diferitelor cecuri.
Filele din MIE nu se închid.

Observaţii:

• Jurnalul MIE se poate diviza în:
  • MIEL - Cecuri primite în lei,
  • MIEV1 - Cecuri primite în USD,
  • MIEV2 - Cecuri primite în EUR.
• Jurnalele MIE.. se iniţializează cu Nr.fila: ~X0000 si cu sold 0.

2.) remiterea la bancă spre încasare sau girare:
Se modifică codul JURNAL al cecului înregistrat în MIE:

• în codul jurnalului de bancă (MIB…) în care se va depune cecul pentru încasare sau
• în codul jurnalului de compensări (MIX..) în cazul în care cecul urmează să fie girat.

Cecul se transferă în jurnalul destinaţie, dacă în jurnalul destinaţie există acelaşi tip de document (ICEC) şi dacă în cele două jurnale moneda este aceeaşi.
După transfer modificaţi Nr.fila în ~I…., pentru gruparea convenabilă a cecurilor.

Semnul ~ indică că fila este provizorie şi asigură ca aceste file să fie ultimele în fereastră. Ultimele patru poziţii ale numărului de filă provizoriu se pot utiliza pentru organizarea borderourilor de cecuri, grupând cecurile care intră pe acelaşi borderou.

La data depunerii cecului, se listează borderoul de însoţire.
Dacă data borderoului se listează automat, atunci pe perioada listării, modificaţi data filei în data borderoului. Altfel înscrieţi manual data pe borderou.

Cu Listare Document se listează un cec/borderou, iar cu Listare Filă utilizator se listează toate cecurile de pe fila selectată. Deoarece într-un jurnal poate să fie un singur tip de document FILA, verificaţi ca formularul ataşat acestuia să fie borderou de cecuri.

Observaţie: Dacă nu este necesară o evidenţă separată pentru cecurile primite şi cele remise la bancă şi dacă în momementul înregistrării se cunoaşte banca în care se va face încasarea, cecurile se pot înregistra şi direct în jurnalul băncii (MIB..) cu Nr.fila: ~I….

3.) încasare cec (suma apare pe extrasul de cont):
Dacă cecul a fost depus la bancă, în momentul încasării efective numărul şi data filei se definitivează, se înscriu datele de pe extrasul de cont, iar fila se poate închide.

Recapitulare:

Cu Listare F.neincasate-lei, indicând data zilei curente, se poate obţine situaţia facturilor neîncasate la zi (col. Valoare neîncasată la data …) şi situaţia facturilor pentru care s-au eliberat cecuri, dar care încă nu au fost plătite (col. Incasări după … şi Valoare neîncasată).

Valoarea neîncasată la 30/09/2023 este identică cu soldul final din Balanţa clienţi listată pentru o perioadă care are data finală 30/09/2023 şi cu soldul contului 4111.1 la 30.09.2023. În aceste valori nu intră cecurile încasate după această dată.
Încasări după 30.09.2023 reprezintă valoarea cecurilor primite care se vor încasa după această dată
Valoarea neîncasată ţine cont şi de cecurile primite şi este identică cu coloana De încasat de pe fereastra Facturi/ieşiri şi cu Val.neincas. de pe lista F.neincasate-lei, obţinută fără indicarea datei. Dacă valorile nu sunt identice, atunci după valoare este afişat semnul !, indicând că baza de date este incoerentă, lucru care poate fi pus în evidenţă şi cu hMARFAU.

Dacă în momentul listării ordonarea este pe coloana Client, se listează subtotal pentru fiecare Client.

În cazul cecurilor scadente până la sfârşitul lunii, dar încă neîncasate, modificaţi data filă pe o dată din luna următoare, astfel încât aceste cecuri să nu fie incluse în contabilitatea lunii curente. La contare, este afişat un mesaj de atenţionare dacă există documente în file neînchise. Totuşi, pentru siguranţă, după operaţia de contare verificaţi să nu existe înregistrări contabile cu Nr.doc care începe cu „~“ (filtru ~ pe coloana Nr.doc).

Cecurile sunt contabilizate la data încasării efective, astfel:

   5112 = 4111.1
   5121 = 5112

Evidenţa cecurilor eliberate este asemănătoare cu evidenţa cecurilor primite.

1.) eliberare cec:
Cecul se înregistrează în jurnalul de bancă din care se va plăti

 tipul de document: PCEC,
 număr filă       : ~P00nn,
 data filă        : data la care va fi plătit
 factura          : numărul facturii care se plăteşte

Documentul se validează, astfel pe recepţie nu mai apare suma de plată, dar fila nu se închide.

Semnul ~ indică că fila este provizorie şi asigură ca aceste file să fie ultimele în fereastră. Ultimele patru poziţii din numărul de filă provizoriu se pot utiliza pentru organizarea filelor de cec eliberate.

Atenţie ! Filele provizorii de cecuri (~P00nn) nu trebuie închise. Închiderea lor face imposibilă gestionarea corectă a filelor de extrase de cont.

2.) plată cec (suma apare pe extrasul de cont):
În momentul plăţii efective numărul şi data filei se definitivează, se înscriu datele de pe extrasul de cont, iar fila se poate închide.

Cu Listare Facturi de platit-lei, indicând data zilei curente, se poate obţine situaţia facturilor neachitate la zi (col. Valoare neplătită la data ..) şi situaţia facturilor pentru care s-au eliberat cecuri, dar care încă nu au fost achitate (col. Plăţi după … şi Valoare neplătită).

Valoarea neplătită la 30/09/2023 trebuie să fie identică cu soldul final din Balanţa furnizor listată pentru o perioadă care are data finală 30/09/2023 şi cu soldul contului 401.1 la aceeaşi dată. În aceste valori nu se includ cecurile plătite după 30.09.2023.
Plăţi după 30.09.2023 reprezintă valoarea cecurilor eliberate care se vor plăti după data respectivă.
Valoarea neplătită ţine cont şi de cecurile eliberate şi este identică cu coloana De plată de pe fereastra Recepţii/intrări şi cu Valoare neplătită de pe lista Facturi de plătit-lei, obţinută fără indicarea datei. Dacă valorile nu sunt identice, atunci după valoare este afişat semnul !, indicând că baza de date este incoerentă, lucru care poate fi pus în evidenţă şi cu hMARFAU.

Dacă în momentul listării ordonarea este pe coloana Furnizor, se listează subtotal pentru fiecare Furnizor.

În cazul cecurilor scadente până la sfârşitul lunii, dar încă neîncasate, modificaţi data filă la o dată din luna următoare, astfel încăt aceste cecuri să nu fie incluse în contabilitatea lunii curente.
La contare, este afişat mesaj de atenţionare dacă există documente în file neînchise. Totuşi, pentru siguranţă, după operaţia de contare verificaţi să nu existe înregistrări contabile cu Nr.doc care începe cu „~“ (filtru ~ pe coloana Nr.doc).

Cecurile sunt contabilizate la data plăţii efective, astfel:

  401.1 = 5121

dar se poate defini şi varianta:

  401.1 = 403
  403   = 5121

Dacă se încasează/se plătesc mai multe facturi cu un ordin de plată sau cu o chitanţă, atunci repartizarea sumei pe facturi poate să fie asistată de hMARFA.

La adăugarea unei încasări/plăţi, după alegerea primei facturi de încasat/plătit şi după înscrierea sumei totale, dacă suma este mai mare decât valoarea de încasat/de plată, utilizatorul poate să decidă dacă:

• repartizează diferenţa ramasă din sumă pe următoarele facturi sau
• acceptă toată suma pe factura curentă, sau
• abandonează încasarea/plata.

La repartizarea diferenţei pe următoarele facturi, utilizatorul este asistat prin propunerea următoarei facturi de încasat/de plătit. El poate să decidă, dacă validează sau ignoră încasarea/plata afişată. În ambele cazuri se trece la următoarea factură neîncasată/neplătită. Dacă nu mai sunt facturi de încasat/de plătit şi rămâne o diferenţă din sumă, atunci ultima încasare/plată va fi lăsată fără număr factură şi de regulă se completează Contul corespondent şi se validează, sau nu se completează Cont corespondent şi pe moment nu se validează.

Numerotarea documentelor succesive rezultate din repartizarea unei sume se face adăugând la numărul iniţial introdus: …/01, …/02, …/99.

După repartizare, suma totală repartizată se poate afişa tastând: <F2>.

Se pot ivi situaţii mai deosebite:
a) suma încasată este mai mare, decât suma datorată de client. În acest caz, suma încasată suplimentar se va repartiza pe poziţia următoare, fiind completat numai codul partenerului. După natura situaţiei se poate preceda astfel:

• se întocmeşte o factură de avans, iar apoi la poziţia respectivă din casă/bancă se face referire la această factură;
• suma se returnează, fiind virată eronat de partener. Se înscrie manual contul corespunzător la poziţia respectivă din casă/bancă (5121, 473 etc.)

b) repartizarea automată ia în calcul numai facturile cu sold pozitiv.
Se poate întâmpla însă, ca câteva dintre facturile clientului să fie încasate suplimentar, având sold negativ (de regulă, din cauza operării eronate).
Exemplu fragment de listă facturi neîncasate :

Dacă clientul virează suma de 8339,41 lei, deci întreaga datorie, repartizarea automată se va face numai pentru facturile 230013 şi 230017, factura 230016 cu sold negativ fiind ignorată.
Va rezulta: 8.339,41 - 5.059,39 - 3.280,02 = 0, deci factura 230017 va mai rămâne cu un sold de 85,84 lei.
Lista de mai sus va arăta astfel:

 ---------------------------------------------
  Tip  Nr.fac     Data           De incasat
 ---------------------------------------------
 TOTAL NEINCASAT/INC.CURS:              0,00
  TFAC  230018  2023.10.01            166,16
  TFAC  230017  2023.09.26             85,84
  TFAC  230016  2023.09.25           -252,00

Compensarea dintre facturi se face manual în jurnalul MIX, cu referire la documentul cu care s-a încasat soldul.
Rezolvarea corectă ar fi fost, dacă înainte de înainte de operarea încasării, compensarea în jurnalul MIX s-ar fi făcut între facturile 230013 şi 230016, toate facturile rămase având sold pozitiv.

Se poate efectua calculul sumei neîncasate pentru un client. Funcţia se poate utiliza pentru a abandona validarea unei facturi, dacă clientul are facturi scadente peste o anumită sumă sau peste anumite zile de întârziere. Vezi descrierea setărilor

Tastând F2 pe fereastra De plată din Recepţii/intrări se poate verifica, dacă există facturi neplătite pentru furnizorul pe care suntem poziţionaţi (cursorul trebuie să fie în coloana Furnizor), precum şi suma ultimelor facturi neplătite. Furnizorul poate fi furnizorul propriu-zis (de articole-F), de vamă (V) sau de cheltuieli (C). Furnizorul selectat este cel afişat pe fereastra respectivă, iar dacă sunt afişate mai multe tipuri de furnizori, atunci se consideră selectat furnizorul de articole.

Indiferent de modul de selectare, sunt afişate toate tipurile de facturi ale furnizorului (de articole, de vamă şi de cheltuieli). Din considerente tehnice, facturile sunt extrase într-un fişier temporar, de aceea la baze de date mai mari operaţia de extragere poate dura mai mult.

Chiar şi pentru recepţiile în valută, sumele sunt afişate în lei.

Dacă constanta NRFAC_PLA_F2 (din Cataloage/Funcţii numerice) lipseşte sau este egală cu zero, se parcurg toate facturile furnizorului şi se afişează şi se însumează toate facturile neplătite. Dacă viteza de acces la baza de date este mică, se pot parcurge doar ultimele facturi (setaţi de ex. NRFAC_PLA_F2=3), până când se găsesc 3 facturi deja plătite.
În acest caz, eventualele facturi neplătite care preced facturile plătite nu vor fi afişate şi însumate. Numărul de facturi plătite, până la care se caută, se fixează cu constanta NRFAC_PLA_F2. Valoarea recomandată este 0, indicarea unui număr de facturi plătite până la care se efectuează căutarea are sens şi când există mai multe facturi vechi neplătite dintr-un motiv anume şi care nu dorim să apară în fereastra de ajutor.

Tastând F2 pe ecranul de fişier Facturi/ieşiri se poate verifica, dacă există facturi anterioare neîncasate pentru clientul pe care suntem poziţionaţi (cursorul trebuie să fie în coloana Client), precum şi suma ultimelor facturi neîncasate. Dacă constanta NRFAC_INC_F2 (din Cataloage/Funcţii numerice) lipseşte sau este egală cu zero, se parcurg toate facturile emise şi se afişează şi se însumează toate facturile neîncasate. Dacă viteza de acces la baza de date este mică, se pot parcurge doar ultimele facturi (setaţi de ex. NRFAC_INC_F2=3), până când se găsesc 3 facturi încasate deja.
În acest caz, eventualele facturi neîncasate care preced facturile deja încasate nu vor fi afişate şi însumate. Numărul de facturi încasate, până la care se caută, se fixează cu constanta NRFAC_INC_F2. Valoarea recomandată este 0, indicarea unui număr de facturi încasate până la care se efectuează căutarea are sens şi când există mai multe facturi vechi neîncasate dintr-un motiv anume şi care nu dorim să apară în fereastra de ajutor. Fereastra care apare este asemănătoare celei de la pct. f) de mai sus.

Informaţia poate fi utilă şi în cursul completării facturii, unde la completarea câmpului Client, în loc de F1 se poate apăsa F2 şi va apare lista facturilor neîncasate cu număr zile întărziere.

Opţional, poate fi necesară informaţia privind unele încasări în curs (ex. cecuri acceptate, bilete la ordin etc. care încă nu au ajuns la scadenţă). În acest caz, în parametrii tipului de document se introduce „i“. Astfel, va apare un câmp suplimentar, în care se poate introduce suma în curs de încasare:

Dacă suma Încasări în curs a fost introdusă, şi pe fereastra de ajutor o să apară:

Suma introdusă ca încasare în curs este cu titlu informativ şi nu se ia în considerare ca încasare.

Tastând F4 sau Ctrl T pe oricare fereastră de fişier, dacă cursorul se află pe o coloană numerică, se însumează valorile selectate de pe coloană şi se afişează o fereastră ca mai jos:

                         Suma ...    Nr.articole      Media
-------------------------------------------------------------
 TOTAL:                  31159.83         23         1354.76
-------------------------------------------------------------
 d.c. pozitive           32587.83         20         1629.39
      negative           -1428.00          1        -1428.00
      zero                                 2

La însumare sunt luate în considerare doar valorile din articolele selectate prin filtre.

În rândul TOTAL:

• Nr.articole este numărul de articole selectate prin filtre.
• Suma … este suma valorilor din coloana pe care se află cursorul. Sunt însumate valorile din articolele selectate prin filtre.
• Media este Suma … împărţită la Nr.articole.

În rândurile următoare (d.c. pozitive, negative şi zero) este prezentată situaţia articolelor în care valoarea din coloană este pozitivă, valoarea este negativă şi valoarea este zero.

Dacă sunt contabilizate înregistrări de încasare/plată din file neînchise, apare mesajul de avertizare:

Inregistrari de incasare/plata cu fila neinchisa.

Din acest motiv se recomandă, ca la sfârşitul lunii să se închidă şi filele din jurnalele MIX. Astfel mesajul va apare numai dacă s-au contabilizat cecuri din file provizorii cu nr.filă=~…..

Se pot seta verificări în documentele de încasări/plăţi pentru a fi avertizaţi asupra depăşirii plafonului de numerar, conform prevederilor Legii 70/2015. Detalii în cap.7.8.

    ICH M - model de listare chitanţă cu încasare multiplă
    ICH N - model hPRINT de chitanţă cu încasare multiplă

Pentru încasările:

    ICH     0001/01  230001-08/01/23
    ICH     0001/02  230008-10/01/23
    ICH     0001/03  230013-11/01/23

listează o singură chitanţă, enumerând toate facturile încasate:

Reprezentând c/v 230001-08/01/23, 230008-10/01/23, 230013-11/01/23 parţial.