Componenta extras de cont este opţională. Ea utilizează informaţiile din bazele de date hMARFA pentru elaborarea extraselor de cont către parteneri cu ocazia confruntării soldurilor cu aceştia. Reglementarea privind efectuarea inventarierii 006.) prevede chiar obligativitatea confirmării creanţelor şi datoriilor faţă de terţi.

Proceduri de inventariere

006.) 4.(1) Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul activităţii fiecărei entităţi.

Răspunderea pentru organizarea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii. În acest scop persoana respectivă trebuie să întocmească:

• proceduri scrise, adaptate specificului activităţii (pct.5)
• decizii scrise pentru numirea comisiei de inventariere (pct.6(1)).

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal (pct.42).

006.) 28.(1) Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit „Extrasului de cont” (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum şi refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme şi se sancţionează potrivit legii.
(2) În situaţia entităţilor care efectuează decontarea creanţelor şi obligaţiilor pe bază de deconturi interne sau deconturi externe periodice confirmate de către parteneri, aceste documente pot ţine locul extraselor de cont confirmate.

Extrasul de cont (cod 14-6-3)

Cf. ordinului privind documentele financiar-contabile 002.) serveşte la:

• comunicarea şi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală.
• de asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile şi creanţele entităţii în relaţiile cu terţii.

Se întocmeşte în 3 exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unităţii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.

Circulă:

• la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul unităţii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);
• la unitatea debitoare (exemplarele 1 şi 2), care restituie unităţii emitente exemplarul 2 semnat de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului.

Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.

Se arhivează:

• la compartimentul financiar-contabil al unităţii emitente (ex.3, precum şi ex. 2, după primirea confirmării);
• la compartimentul financiar-contabil al unităţii debitoare (exemplarul 1).

Registrul-inventar (cod 14-1-2)

Cf. 006.) pct. 44.(1) este un document contabil obligatoriu în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ.

Elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz, care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările sau ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

006.) pct. 4. (4) În situaţia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul-inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere actualizate cu intrările şi ieşirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar.

005.) pct.89 (1) Evaluarea la inventar a creanţelor şi datoriilor se face la valoarea lor probabilă de încasare sau de plată. Diferenţele constatate în minus între valoarea de inventar stabilită la inventariere şi valoarea contabilă a creanţelor se înregistrează în contabilitate pe seama ajustărilor pentru deprecierea creanţelor.
(2) Pentru creanţele incerte se constituie ajustări pentru pierdere de valoare.

În cazul în care există diferenţe între soldul partenerilor din evidenţa proprie şi cea a partenerilor, recomandăm să verificaţi:

• existenţa tuturor documentelor şi exactitatea sumelor introduse în evidenţă
• data luării în evidenţă a acestora (poate diferi luna - chiar anul - recepţiei)
• contarea greşită a documentului
• încasările/plăţile/compensările aferente fiecărui document.

Măsuri care se pot lua:

• corectarea propriei evidenţe sau contări
• notificarea partenerului asupra unor greşeli din evidenţa sa
• emiterea de noi documente de către părţi.

Dacă creanţa faţă de clienţi este incertă, ea se înregistrează în contul 4118.
Atunci când se estimează că o creanţă nu se va încasa integral, în contabilitate se înregistrează ajustări pentru depreciere (ct.491), la nivelul sumei care nu se mai poate recupera (pct.189 (2)).

005.) pct.89 (3) Evaluarea la bilanţ a creanţelor şi datoriilor exprimate în valută şi a celor cu decontare în lei în funcţie de cursul unei valute se face la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României, valabil la data încheierii exerciţiului financiar. În scopul prezentării în bilanţ, valoarea creanţelor, astfel evaluate, se diminuează cu ajustările pentru pierdere de valoare.

pct. 304 (3) La finele fiecărei luni, disponibilităţile în valută şi alte valori de trezorerie, cum sunt titluri de stat în valută, acreditive şi depozite în valută se evaluează la cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României din ultima zi bancară a lunii în cauză. (4) Diferenţele de curs înregistrate se recunosc în contabilitate la venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar, după caz.

Observaţii

• creanţele şi datoriile în valută, disponibilul în valută se reevaluează la sfârşitul fiecărei luni. Procedura de reevaluare a soldurilor pentru parteneri este descrisă în cap. 3.9.2. din documentaţie, iar pentru disponibil, în cap. 7.6.
• în hMARFA nu se creează extrase de cont pentru partenerii în valută, deoarece acestea trebuie emise în limbi diferite, în valută etc. Se pot însă extrage în hMARFA fişe în valută, care pot servi ca ajutor pentru confruntarea datelor cu partenerii străini.

• se introduc facturile, recepţiile, documentele de încasare şi plată până la data pentru care se elaborează extrasul.
• În Fişe clienţi sau Fişe furnizori se lansează Extragere pentru extras de cont, de exemplu:

Solduri nesemnificative

Înainte de preluarea datelor se poate determina suma sub care nu dorim să trimitem extrase. Dacă s-a determinat un prag de semnificaţie, în Configurare/Constante şi funcţii se înscrie suma respectivă în:
EXT-S-NESEMN Extras de cont: sold nesemnificativ.
Suma este valabilă pentru TOTALUL creanţelor/datoriilor unui partener.

Preluare date

În meniurile Fişe/Extras clienţi, respectiv Fişe/Extras furnizori executaţi operaţia: Preluare fişă. Se vor prelua toate datele ale fişelor în lei din Fişe furnizori/clienţi, dar pentru firmele la care soldul TOTAL este sub pragul de semnificaţie determinat mai sus, în coloana M (Mod expediere) nu vom avea litera X, ci „ “, cu semnificaţia se expediază (nu se listează).
Pe fereastra de fişier, în coloana T (Tip înregistrare) avem caracterele:
C (Total şi adresă) sau F (Factură sau alt document).
Deci în rândurile care încep cu C avem datele centralizate ale partenerului respectiv. Pentru studiul datelor avem 4 ferestre în care le putem vedea în diferite grupări:

• Extrase
• Date factura
• Conturi
• Adresa

Cu Vizualizare putem vedea datele de total, adresa sau documentele justificative, în funcţie de tipul rândului pe care ne-am poziţionat.
Cu Modificare, la rândurile de total se pot ajusta adresa şi datele de contact ale firmei (vor servi numai pentru trimiterea extraselor, fără să se actualizeze fişierul Firme). Pe rândurile documentelor, cu Modificare se pot înscrie explicaţii, unde e necesar. Acestea vor apare pe extrase.

Verificări

În Listare selectivă avem:

• Centr.extrase pe conturi - se pot confrunta datele din col. Sold extras cu datele din acest moment din contabilitate, pe conturi.
  În coloane avem:

  • Sold extras - soldul analitic din contabilitate neîncasat/neplătit
  • Sold actual - soldul din data listării extrasului (poate să difere de Sold extras dacă între sfârşitul perioadei extrase şi data elaborării extrasului de cont au mai existat încasări/plăţi).

  Dacă s-au preluat corect datele, totalurile trebuie să fie egale cu cele din Fişe furnizori/clienţi din hMARFA.

• Extrase clienţi - avem datele din documente (inclusiv Total document) şi totaluri pe firme.

Observaţie
La furnizori de preiau şi eventualele recepţii ale impozitelor datorate pe „firmele“ care reprezintă beneficiarii diferitelor taxe şi impozite (dacă s-a organizat o asemenea evidenţă). Pentru aceste „firme“ nu se vor lista extrase, dar ele sunt preluate pentru a asigura deplina concordanţă cu Fişe furnizori din hMARFA.

Sold actual=0

Dacă se consideră, că nu se vor trimite extrase la partenerii care deşi la sfârşitul perioadei au figurat cu sold, au achitat/încasat întreg soldul respectiv (deci Sold actual TOTAL=0), se execută operaţia:
Anulare mod exp: sold actual=0
Astfel, şi aceste firme vor figura cu „ “ în coloana M, deci nu se va lista extras pentru ele.

Numărul de înregistrare

Dacă se doreşte listarea extraselor cu un număr de înregistrare, în Constante şi funcţii se pot întroduce numere de max.6 cifre care o să apară identic pe toate extrasele listate:

  EXT-NRINR-C  Număr înregistrare extras de cont clienţi
  EXT-NRINR-F  Număr înregistrare extras de cont furnizori

Dacă doriţi să daţi numere diferite pentru toate extrasele, înscrieţi-le pe liste manual.
Data înregistrării este data preluării din fişe. Dacă doriţi să modificaţi această dată, modificaţi în Tipuri de documente formularul. Înlocuiţi de exemplu {DataPrel} cu {DataSf } - data sfârşit perioadă sau cu orice altă dată concretă.

Cod multiplu

În cazul partenerilor cu mai multe puncte de lucru, se poate întâmpla să existe mai multe „Firme“ cu acelaşi CIF. În acest caz, datele vor fi preluate separat, dar extrasul de cont listat va fi însumat după CIF, numele firmei o să apară o singură dată şi se va lista un singur extras de cont. Pentru a preciza, care este sediul principal, în hMARFA, la firma cu subunităţi pe acelaşi CIF se înscrie la Tip firmă codul „P“. La listarea extrasului de cont, numai pentru subunităţile la care sunt mai multe facturi, în coloana Explicaţii o să apară Total subunitate:….

Listare extrase

• Listare extrase: pe fereastra Extrase se lansează Listare selectivă/Extras de cont.
  Dacă se doreşte listarea în mai multe exemplare, se poate seta astfel: în Configurare/Tipuri de documente se selectează modifică Format pagină pentru documentul Extras de cont, unde în Numar exemplare se trece numărul de exemplare dorit. Tot aici se pot face eventuale ajustări ale textului din formular de către distribuitorul aplicaţiei.
• În Extrase furnizori, pentru „partenerii“ al căror cod începe cu „%“ („firmele“ introduse eventual în recepţii pentru plata impozitelor), nu se va lista extras de cont.
• Menţionăm, că formularul pentru furnizori a fost adaptat pentru a reflecta datorie, iar în amândouă formularele sunt câteva mici modificări faţă de modelul din Ordinul 3512/08 (1.), care le fac mai mai uşor de completat.
  Modelul formularelor poate fi adaptat de către distribuitor.

Expediere extrase

Extrasele elaborate pot fi transmise prin mai multe metode. La firme mai mari devine necesară precizarea modului de expediere. În hMARFT s-au definit codurile:

      " "           nu se expediază
       E            e-mail
       F            fax
       P            poştă
       X            alte moduri de expediere

Aceste coduri se pot introduce pentru fiecare extras în parte.
Poziţionându-ne pe rândurile unei firme, la apăsarea tastei <F10>, apar operaţiile:

       Mod expediere: Posta
       Mod expediere: Fax
       Mod expediere: E-mail
       Mod expediere: anulare

Se poate preciza pe rând modul de transmitere preconizat. Programul va semnala dacă lipsesc informaţiile pentru modul de transmitere ales.
Se poate lista şi Centralizator extrase pe mod de expediere. Personalul care va efectua expedierea poate să obţină listele:

       Adrese parteneri
       Date contact parteneri

Marcarea are sens doar dacă există mulţi parteneri şi mai multe moduri de transmitere. De exemplu, dacă majoritatea extraselor se transmit prin poştă, se poate lăsa marcajul X ca filtru pentru lista Borderou trimiteri (dacă se utilizează) şi atunci va fi modificat manual modul de expediere numai la cele care nu se transmit prin poştă.

Export în Excel din hMARFT

Valabil cu opţiunea Export în Excel din hMARFT.
Tabelul exportat se poate utiliza pentru pentru analize, audit, prelucrări ulterioare.
Pentru executabile Linux se poate utiliza Export în Excel/OpenOffice.

Posibilităţile de mai jos sunt configurate pentru „mediul nou HAMOR Soft“

Pregătirea imprimantei pdf este descrisă în documentaţia hWTools.
Trebuie asigurat ca:

• denumirea fişierului pdf creat să fie codul listei. La imprimarea cu PDFCreator, în opţiunea de autosalvare a acesteia se setează Filename:<Title>,
• la imprimanta PDF definiţi calea în care se listează fişierele pdf (de regulă: HAMOR\PDF),
• în Catalogul fişierelor pentru catalogul „pdf“ definiţi acelaşi catalog,
• tipul de imprimantă utilizat trebuie să fie tipul generic WIS… , WIN… sau în cazul imprimantelor concrete să conţină în denumire secvenţa PDF sau PDC.

c1) Listare în format pdf

c11) listare grafică simplă
La listare extrase se alege IMPRIMANTA WIS-P-A4, cu care se pot lista toate extrasele într-un pdf, din care se pot tipări şi ulterior, sau se pot lista selectiv.

c12) listare grafică cu semnătură şi ştampilă
Valabil numai cu componenta Imprimare grafică din hMARFA.
Mai întâi se scanează semnăturile autorizate şi ştampila în format bmp, jpg (recomandat 1000×100 pixeli) şi se salvează în catalogul IMG, cu titlul s_ext.bmp şi se activează imprimarea imaginii ştergând în Formular comentariul din faţa secvenţei Esc.
La listare se procedează ca mai sus, cu deosebirea, că se alege tipul de imprimantă WIN-P.

c2) Listare în pdf cu transmitere prin e-mail

Funcţionează cu Outlook Express sau Windows Mail.

Pentru partenerii la care dispuneţi de adresa de e-mail, se poate realiza listarea şi trasmiterea automată a extrasului. În acest caz, pentru transmitere selectaţi extrasele partenerilor câte unul.

• se selectează partenerul dorit în Extras clienţi/Furnizori
• se listează extrasul, de data aceasta pe DISC, cu una din tipurile de imprimante de mai sus (în funcţie de ataşarea semnăturii).
• se lansează utilitarul de imprimare cu tasta <F8>
• lista se va regăsi sub numele (identificatorul) C101_A
• se lansează Utilitare/Extras/pdf prin e-mail. Va apare lista în format pdf care se va ataşa imediat unui e-mail în care trebuie înscris doar e-mailul partenerului şi va fi gata de transmis!

De regulă, imprimantele PDF se pot configura să transmită pdf-ul generat prin e-mail. Folosind această facilitate transmiterea se face prin simpla listare pe imprimanta PDF.

c3) Transmitere prin fax
Se poate lista şi direct pe fax, dacă există un server de fax configurat.
Faxul se poate defini ca un Tip de imprimantă.
În acest caz pentru transmitere selectaţi extrasele partenerilor câte unul.

Se extrag facturile în RON, care au SOLD.

• hMARFA: se extrag fişele cu tip monedă = L ,
  pentru perioada cuprinsă între prima factură în SOLD
  şi data extrasului, grupate pe cod partener şi facturi.
• hMARFT: se preiau fişele în lei cu operatia 31 - A.Preluare fise/Lei

Pentru generarea extraselor sunt necesare:

• sistem de operare: cel puţin Windows 7
• hMARFT:
  • opţiune extrase de cont parteneri (opţiunea S)
  • versiune minimă V4.6D
• aplicaţia Python - versiune minimă 3.0, atât pentru Linux, cât şi pentru Windows.

Se instalează Python:

Instalare din hUTIL

• dacă este staţie pe Windows, atunci în hUTIL vom găsi o operaţie „Instalare Python“, care ajută la instalarea Python şi a modulelor specifice.

Instalare manuala

• în cazul în care nu merge această operaţie, se descarcă Python de pe site-ul: www.python.org. De aici se descarcă o versiune mai mare de V 3.0.

Pasi de instalare python manual:

Se bifează următoarele:

Calea trebuie să fie: C:\Python\Python38-32

La sfârşitul instalării dăm click pe Disable path length limit

• după aceea, se instalează 2 module, cu următoarele comenzi din Command Prompt:
  • pip install openpyxl
  • pip install Pillow
• astfel se instalează Python pe C:\Python\

Dacă se doreşte să se dezinstaleze Python, atunci îl căutăm în:

• Control panel → Programs and Features → Python…
  În ambele cazuri avem nevoie de parola de administrator.

În cazul unei staţii pe Linux, se contactează administratorul serverului, pentru instalare Python.

Catalogul EXTRASE_CLIENTI se creează automat, preluând calea din Catalogul fişierelor, din aliasul c1x.

1. Se identifică data/ perioada primei facturi care este în sold, această dată va fi data de inceput a perioadei de extragere fişă în hMARFA.

Se extrag soldurile după următoarele criterii:

A) Extrase - numai facturi în valută

Se extrag facturile în valută, care au SOLD.

• hMARFA: se extrag fişele cu tip monedă = V,
  pentru perioada cuprinsa între prima factura în SOLD
  şi data extrasului, grupate pe cod partener şi factură.
• hMARFT: se preiau fişele în lei cu operaţia 32 - B.Preluare fise/Valuta

B) Extrase facturi în Lei şi în valută, exprimate în valută

• B1) Se extrag facturile în RON, care au SOLD
  • hMARFA: se extrag fişele cu tip moneda = L,
    pentru perioada cuprinsă între prima factură în SOLD
    şi data extrasului, grupate pe cod partener şi factură
  • hMARFT: se preiau fişele în lei cu operaţia 34 -Preluare fise/Lei
• B2) Se extrag facturile în valută, care au SOLD
  • hMARFA: se extrag fisele cu tip moneda = V,
    pentru perioada cuprinsă între prima factură în SOLD
    si data extrasului, grupate pe cod partener şi factură
  • hMARFT: se preiau fişele în valută cu operaţia 35 - Preluare fise/Valuta

C) Extrase facturi in Lei si facturi, in valută, exprimate în Lei

Se extrag facturile în RON şi Valută, care au SOLD.

• hMARFA: se extrag fisele cu tip monedă = „ “,
  pentru perioada cuprinsă între prima factură în SOLD
  şi data extrasului, grupate pe cod partener şi factură
• hMARFT: se preiau fişele în lei cu operaţia 36 - D.Preluare fisa/Lei+Val.in lei
  Dacă un client are facturi atât în lei, cât şi în Valută,
  acestea apar pe acelaşi extras, cu Subtotaluri pe Monedă.

Se listează extrasele din XLSX.

Se filtrează firmele pentru care dorim să listăm extras, după care se apasă F10 şi se lansează operaţia Generare extrase in XLSX

Listarea extraselor se execută din catalogul EXTRASE_CLIENTI. Dacă se alege pentru listare extras un client, după creare XLSX se lansează EXCEL. Dacă se listează toate extrasele sau mai multe, se afişează catalogul EXTRASE_CLIENTI în File explorer.

Modelele de extrase se regăsesc în catalogul dbf\MRFTDEF\EXTC_…XLSX.

Limba în care apare extrasul

În varianta livrată, se aplică următoarele reguli la generarea extrasului:

• dacă partenerul are CIF care începe cu „RO“, extrasul apare în limba română
• dacă CIF-ul clientului începe cu „HU“, extrasul apare în limba maghiară
• pentru orice alte CIF-uri, extrasul va fi în limba engleză. Aceste setări, precum şi textul extraselor livrate ca machete sunt adaptabile.
• se poate modifica manual modelul extrasului pentru o firma:

În Extras Clienti, selectând firma şi modificând câmpul Model

Semnătura administratorului

Semnătura şi ştampila poate fi introdusă opţional, salvată ca o imagine sub denumirea EXTC_SGN, cu extensia jpg, gif sau bmp, în catalogul MARFTDEF.

În hMARFT în Fise → Extras clienti → operaţia Modele si extrase XLSX se accesează Vizualizare Extrase pentru deschiderea catalogului care conţine extrasele.

În cazul în care programul este pe server sau în cloud, trebuie sa ne logăm în mod administrator.

În hMARFT în Fise → Extras clienti → operatia Modele si extrase XLSX accesăm Vizualizare si modificare modele de Extrase, aici putem selecta modelul necesar.

Dacă aveţi 3 baze de date:

• FIRMA - baza de date sediu principal,
• PCTL1 - baza de date punct de lucru 1,
• PCTL2 - baza de date punct de lucru 2

Executaţi pe rând operaţiile:

• PCTL1
  • deschideţi operaţia: 03 Export in alta baza de date atât la clienţi cât şi la furnizori.
    (ştergeţi parantezele <> din denumirea operaţiei
  • stabiliţi, modificaţi suportul unde se exportă (implicit A:)
  • Executaţi exportul
• PCTL2 - la fel
• FIRMA
  • deschideţi operaţia: 02 Import din alta baza de date atât la clienţi cât şi la furnizori
    (ştergeţi parantezele <> din denumirea operaţiei)
  • stabiliţi, modificaţi suportul de unde se importă (implicit A:)
  • Executaţi importul pentru ambele puncte de lucru
  • Se poate defini câte o operaţie de import pentru fiecare punct de lucru, în acest caz fişierele importate pot avea denumiri diferite.