Legislatie

1.) OUG 120/04.10.21 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România … (MO 960/07.10.21), modificată şi aprobată de:

• Legea 139/17.05.22 (MO 490/17.05.22)

2.) Ordinul 1713/27.10.21 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea și înscrierea în cadrul Registrului RO e-Factura, precum și a modelului, conținutului și instrucțiunilor de completare ale formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura” (MO 1040/0.11.21)

3.) Ordin 1365/05.11.21 pentru aprobarea Procedurii de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura (MO 1065/08.11.21)

4.) Ordin 1366/05.11.21 pentru aprobarea Specificațiilor tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice - RO_CIUS - și a regulilor operaționale specifice aplicabile la nivel național (MO 1065/08.11.21)

5.) OUG 131/17.12.21 privind modificarea și completarea unor acte normative, precum și pentru prorogarea unor termene (MO 1201/17.12.21)

6.) OUG 130/17.12.21 privind unele măsuri fiscal-bugetare, prorogarea unor termene, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative(MO 1202/18.12.21)

7.) Ordinul 12/06.01.22 privind stabilirea produselor cu risc fiscal ridicat, comercializate în relația B2B (MO 27/10.01.22)

8.) Ordinul 1090/09.06.22 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanță între organul fiscal central și persoanele fizice, persoanele juridice și alte entități fără personalitate juridică (MO 585/16.06.22)

Prevederile legislative, modul de operare sunt cele valabile la 31.10.2023.

Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura = ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice, stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar.

a) Definirea unor concepte

OUG 120/21 (1.) art.2:

• factură electronică — factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată;

• emitent al facturii electronice — operatorul economic care emite factura electronică către destinatar și o transmite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura;

• destinatar al facturii electronice - operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă și orice altă entitate care primește factura electronică însoțită de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Facturarea electronică este definită de mai multe standarde, de nivel:

• international
• european
• intern - RO-CIUS - standardul european SR EN 16931-1, aplicabil la nivel național.

b) Structura facturii electronice

Structura trebuie să respecte, cf. art. 4 (1) din 1.):

• specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice așa cum sunt prevăzute în
  • standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel național;
• specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice:
  • RO_CIUS — și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național;
• conținutul semantic așa cum este descris în:
  • standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate în CEN/TS 16931-2, în conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), și
• corelarea adecvată definită în subpartea aplicabilă a CEN/TS 16931-3.

c) Elementele principale ale facturii electronice:

• identificatorii de proces și de factură;
• data facturii;
• informații privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările;
• informații privind destinatarul facturii electronice;
• informații privind beneficiarul plății;
• informații privind reprezentantul fiscal al emitentului;
• identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate;
• referirea la contractul de achiziții publice/sectoriale, de concesiune de lucrări și servicii
• detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
• instrucțiuni de plată;
• informații privind creditări sau debitări;
• informații privind pozițiile de pe factură;
• defalcarea TVA;
• totalul facturii.

d) Fazele transmiterii

Emitentul:

• transmite factura în Sistemul RO e-Factura (prin SPV)
  • dacă este OK, descarcă fişierul zip cu sigiliul electronic MF
  • dacă nu este OK, descarcă un mesaj de eroare
    • factura se corectează şi se retransmite
  • dacă destinatarul nu este înscris în registru, trimite factura în mod obişnuit

Destinatarul:

• descarcă factura primită din SPV dacă emitentul a avut obligaţia să transmită factură electronică sau dacă este înscris în Registrul RO-e Factura
• dacă facturile nu trebuie trimise în sistemul RO e-Factură sau dacă nu este înscris în Registru, primeşte factura personal, prin email etc.

e) Exemplarul original

Exemplarul original al facturii este considerat XML-ul cu sigiliul electronic al Ministerului de Finanţe (practic ANAF).

f) Data comunicării către destinatar

Este data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare și eliberate la cerere.

g) Notificări

Pentru fișierele nedescărcate, precum și pentru mesaje transmise de către destinatar și nedescărcate de către emitent, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții emitentului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens.

Pentru fișierele corespunzătoare facturilor primite și nedescărcate de către destinatar, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții destinatarului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens.

h) Corectarea facturii

În situația unei facturi electronice asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj.

Corecția facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Codul fiscal. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem RO e-Factura.

i) Standarde aplicabile

Ordinul 1366/21 (4.) prevede Specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice - RO_CIUS - și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național, care sunt conforme cu standardul european de facturare electronică SR EN 16931-1, respectiv în documentul SR EN 16931-1, publicat pe site-ul www.asro.ro.

OUG 131/21 (5.) pct.2. (1/2) În cazul voucherelor de vacanță emise pe orice tip de suport, unitățile afiliate sunt obligate, începând cu data de 1 aprilie 2022, să transmită în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura facturile emise titularilor voucherelor.

(1/3) Facturile transmise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura conform alin. (1/2) trebuie să fie într-un format electronic structurat de tip XML, care respectă prevederile art. 4 alin. (1) și (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021 …

(1/4) Unitățile afiliate prevăzute la alin. (1/2) sunt obligate să transmită facturile emise către destinatari conform prevederilor art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal …

Spaţiul Privat Virtual

Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul privat virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit. Acolo ei se pot înscrie şi Registrul RO e-Factura şi vor utiliza meniul principal e-Factura.

Ordinul 1090/22 (8.) reglementează modul de funcţionare a relaţiilor dintre ANAF şi contribuabili.

Registrul RO e-Factura

Dacă emitentul optează pentru sistemul RO e-Factură, el trebuie să fie înregistrat în Registrul RO e-Factura. El devine înscris de la data de 1 a lunii următoare opţiunii. Astfel, el poate fi şi destinatar.

În cazul în care emitentul și destinatarul facturii electronice sunt înregistrați în Registrul RO e-Factura, utilizarea facturii electronice este considerată acceptată la data comunicării în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Pentru facturile emise de către operatorii economici înscriși în Registrul RO e-Factura către destinatari care nu sunt înscriși în Registru se aplică art. 319 din Codul fiscal (se trimit ca şi facturi obişnuite).

Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura asigură interoperabilitatea cu sistemele de facturare ale operatorilor economici.

2.) Operatorii economici, respectiv orice entitate care desfășoară o activitate economică constând în executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii, care emit facturi electronice către alți operatori economici (relații B2B), pot opta pentru transmiterea facturilor electronice către destinatari folosind sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Înscrierea în Registrul RO e-Factura se face prin transmiterea formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura”, având bifată secțiunea III. Înscrierea devine valabilă de la date de 1 a lunii următoare înscrierii.

Vezi formularul 084 şi modul de completare din Ordinul 1713/21 ...

Atenţie, formularul 084 se completează numai electronic, din SPV/Facturare electronică/Registrul RO e-Factura!

Renunţarea la sistem: în formularul 084 trebuie bifată secţiunea IV. Contribuabilul poate renunţa numai înainte de înscrierea sa în Registru. Dacă s-a înscris, el poate fi radiat numai dacă este radiat din Registrul plătitorilor (de TVA?) Vezi precizările de la ANAF ....

Pt. nerezidenţi - se aplică Ordinul 1831/21 (MO 1096/21), se utilizează formularul 083.

Menţionăm, că şi persoanele care nu s-au înscris în Registru, dar sunt obligate prin diverse reglementări să transmită facturile (încasare cu vouchere de vacanţă, produse cu risc fiscal), pot să facă acest lucru şi fără înscrierea în Registru.

Autoritățile și entitățile contractante prevăzute, în calitate de destinatari ai facturii electronice emise în relația B2G, au obligația să primească și să descarce factura electronică, prin accesarea „Punctului Unic de Acces” de pe site-ul Ministerului Finanțelor — Sistemul național de raportare Forexebug.

Instituţiile publice trebuie să fie înscrise în Registrul entităţilor publice.

Primirea și descărcarea facturii electronice emise în relația B2G pot fi efectuate numai de către persoanele înrolate cu rol de vizualizare rapoarte.

Pentru codificare produse se utilizează nomenclatorul Cod produs CPV!

Lista actualizată a entităţilor publice se poate descărca în XLS de la MFP. Lista se actualizează lunar.

Legislaţie, definiţii

OUG 120/21 se referă în privinţa B2G la relaţiile definite în:

• Legea 98/2016 privind achiziţiile publice
• Legea 99/2016 privind achiziţiile sectoriale (gaze energie electrică, apă, transport, poştă, extracţie de petrol, gaze, cărbune etc.)
• Legea 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii

Câteva definiţii:

• Achiziţie sau achiziţie publică = achiziţia de lucrări, de produse sau de servicii prin intermediul unui contract de achiziţie publică de către una ori mai multe autorităţi contractante de la operatori economici desemnaţi de către acestea, indiferent dacă lucrările, produsele sau serviciile sunt destinate ori nu realizării unui interes public.
• contract de achiziţie publică - contract încheiat în scris între unul sau mai mulţi operatori economici şi una ori mai multe autorităţi contractante, care are ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii
• CPV = nomenclatorul de referinţă în domeniul achiziţiilor publice, adoptat prin Regulamentul (CE) nr. 2.195/2002 al Parlamentului European şi al Consiliului din 5 noiembrie 2002 privind Vocabularul comun privind achiziţiile publice
• Autorităţi contractante pot fi:
  • a) autorităţile şi instituţiile publice centrale sau locale, precum şi structurile din componenţa acestora care au delegată calitatea de ordonator de credite şi care au stabilite competenţe în domeniul achiziţiilor publice;
  • b) organismele de drept public - care:
    • sunt înfiinţate pentru a satisface nevoi de interes general, fără caracter comercial sau industrial şi:
    • au personalitate juridică;
    • sunt finanţate, în majoritate, de către entităţi dintre cele prevăzute la lit. a) de mai sus sau de către alte organisme de drept public
  • c) asocierile formate de una sau mai multe autorităţi contractante dintre cele prevăzute la lit. a) sau b).

Excepţii de la aplicare - legile de mai sus prevăd foarte multe excepţii de la aplicare, deci recomandăm studierea acestora, dacă există domenii unde este neclară obligativitatea e-Facturii.

Chiar dacă legislaţia nu este foarte explicită în acest sens, am încercat să sintetizăm regulile generale pentru obligativitatea transmiterii e-facturilor pe diverse domenii:

După cum se observă din tabelul de mai sus, persoanele înscrise în Registru sunt obligate să transmită prin sistemul RO e-Factură şi facturile emise către partenerii care sunt înscrişi la rândul lor în Registru. Din acest motiv, este recomandat să cunoaştem partenerii înscrişi în sistem. în hMARFA verificarea este automatizată.

Despre alte tipuri de facturi putem să dăm numai recomandări, neexistând specificaţii:

• facturile de avans pentru produse cu risc fiscal - credem, că trebuie transmise, dacă este specificat tipul de produse/mărfuri pentru care s-a plătit/încasat avansul
• autofacturile - dacă firma este înscrisă în Registru, şi „beneficiarul“ este înscris, după această logică trebuie transmise
• facturile emise de medici către casa de sănătate - nu se transmit, relaţia dintre ei nu este reglementată de Legea achiziţiilor publice
• facturi cu produse cu risc fiscal emise către persoane fizice - relaţia B2C este obligată numai pentru vouchere de vacanţă, deci credem că nu se transmit
• bonurile fiscale transformate în factură către persoane juridice (ex. BONF) se transmit, dacă conţin produse cu risc fiscal ridicat
• obligaţia de transmitere a facturilor electronice pentru B2G şi produse cu risc fiscal revine:
  • şi neplătitorilor de TVA
  • persoanelor juridice, deci inclusiv PFA, întreprinderi individuale etc.

Pentru obligativitatea e-Facturii în relaţia B2G ANAF a emis şi un Comunicat ...

Conform OUG 130/22 (6.), dacă comercializează produse cu risc fiscal, furnizorii sunt obligați, începând cu data de 1 iulie 2022, să transmită facturile emise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura.

Ordinul 12/22 (7.) conţine lista produselor cu risc fiscal ridicat ...

Se aplică începând cu hMARFA V8.DB.

a) Pregătirea datelor şi întocmirea facturilor

Utilizatorul trebuie să înscrie:

• în Nomenclator articole, pentru articole vândute:
  • cod produs NC - se utilizează în relaţia B2B, numai pentru produse/mărfuri, cu prioritate cele cu risc fiscal
  • cod produs CPV - se utilizează numai în relaţia B2G, aici se regăsesc şi servicii
• în unităţi de măsură: Cod UN/ECE - obligatoriu de completat pentru unităţile de măsură utilizate.

ANAF deocamdată nu verifică, dacă codurile NC sau CPV au fost completate în facturi. În cazul codurilor NC, produsele cu risc fiscal sunt enumerate în reglementare la nivel de 4 cifre.

Parteneri:

• în Firme se poate lansa cu F10 Lista firme pe RO e-Factura.
• în hMARFFU se pot căuta partenerii care apar în Lista entităţilor publice. Pe aceştia le putem marca automat cu „G“, astfel programul va şti să utilizeze codurile CPV pe facturile către aceste firme.

Se utilizează modelele obişnuite de facturi. Ele trebuie listate şi în PDF, deoarece:

• partenerilor neînscrişi în Registrul RO e-Factura se vor trimite facturile în mod obişnuit (de ex. prin email)
• PDF-ul listat este inclus de HAMOR Soft şi în XML-ul generat, astfel se va putea lista de acolo de către cumpărător.

b) Fereastra e-Facturi şi noţiuni

Pe această fereastră se pot vedea principalele informaţii legate de facturile electronice.

• după generarea facturii electronice, documentele sunt salvate în catalogul ..\DECL_OBL\aaaa\DOC_T, în cataloage distincte pentru fiecare factură, cu denumirea NrFac_CIFPartener. După descărcarea răspunsului din SPV catalogul conţine de regulă fişierele:
  • NrFac.XML - numărul facturii din care s-a generat XML-ul (NrFac=numărul intern al facturilor)
  • NrFac_IdIncarcare_IdDescarcare.ZIP, unde:
    • ID încărcare= numărul dat de ANAF în SPV/Facturi electronice cu ocazia încărcării facturii în XML
    • ID descărcare= numărul dat de ANAF fişierului care se poate descărca de la ANAF după validare şi conţine:
      • XML-ul transmis: IdIncarcare.xml
      • XML-ul cu semnatura ANAF: semnatura_IDIncarcare.xml.

Pe fereastra e-Facturi apar pe lângă ID-uri şi: * Tip - sunt marcate cu F - e-Factura obligatorie facturile care:

• conţin produse cu risc fiscal
• conţin cumpărător înscris în Registrul RO e-Factura
• au fost emise către entităţi publice
• au fost încasate cu vouchere de vacanţă.
  Facturile de mai sus trebuie încărcate obligatoriu în SPV, restul facturilor se pot încărca opţional. Recomandăm şi încărcarea bonurilor fiscale transformate în factură.
• Stare - în această coloană se observă starea fiecărei facturi pentru care s-a generat un XML:
  • 1 Generat factura XML
  • 2 Incarcat in SPV
  • 2* Eroare la incarcare in SPV
  • 3 Validat in SPV, ok
  • 3* Validat in SPV, eroare
  • 4 Descarcat ZIP, ok
  • 4* Descarcat ZIP, mesaj eroare

După închiderea lunii, recomandăm ca toate facturile să aibă starea 4.

c) Documente în DECL_OBL

Dacă nu este setat altfel, fişierele ajung în DECL_OBL\aaaa\DOC_T. Aici se va genera câte un catalog pentru fiecare, cu denumirea: NrFac_CIFPartener. Aici regăsim pentru fiecare factură electronică toate fişierele încărcate/descărcate. Calea fişierelor poate fi modificată în hUTIL/Catalogul fişierelor, aliasurile:

• efcp Catalog e-Fac primite
• efcr Catalog e-Fac recepţionate
• efct Catalog e-Fac trimise

d) Moduri de lucru

Bazele de date pot fi setate să opereze în 2 moduri:

• TEST - în primele zile, pentru testarea funcţionalităţilor. Facturile vor fi încărcate în TEST factura electronica din SPV, deci ANAF le va verifica sintactic şi va da un răspuns de validare, fără să le ia în considerare. Facturile generate nu ajung în DECL_OBL, ci în DECL_OBL_TST.
• PROD - după ce utilizatorul s-a convins că operaţiile funcţionează, se poate trece la încărcarea efectivă a facturilor, în meniul Factura electronica din SPV.

Bazele de date demo funcţionează întotdeauna în modul TEST. Ferestrele de operaţii au o culoare diferită, portocalie faţă de modul PROD, unde aceleaşi ferestre au un fundal albastru deschis.

În funcţie de setări, fereastra de operare poate să arate în moduri diferite:

d1) Mod de lucru test în baza demonstrativă. Facturile electronice se generează în DECL_TST şi se vor încărca în SPV, dar pe pagina de testare.

În hMARFU/e-Facturi/e-Parametri se setează E-FAC astfel:

• Productie/Testare:
  • TD - în baza de date demonstrativă (fereastră de culoare portocalie)
• Mod incarcare/desc. : H
• Incarcare rapida (H): D
• Se ataseaza anexe ? : D
• Statii meniu operare: NU se completează numele staţiei.

d2) Mod de lucru producţie în baza de date reală. Facturile electronice se generează în DECL_OBL şi se vor încărca în SPV, pe pagina Facturi electronice.

În hMARFU/e-Facturi/e-Parametri se setează E-FAC astfel:

• Productie/Testare:
  • P - în baza de date reală (fereastră de culoare albastră, cu meniurile de la pct.d1)
• Mod incarcare/desc. : H
• Incarcare rapida (H): D
• Statii meniu operare: NU se completează numele staţiei.

d3) Mod de lucru test, în baza de date reală, recomandat pentru testare. Facturile electronice se vor genera în DECL_TST şi se vor încărca în SPV, dar pe pagina de testare.

În hMARFU/e-Facturi/e-Parametri se setează E-FAC astfel:

• Productie/Testare: T (fereastră de culoare portocalie)
• Mod incarcare/desc. : H sau M
• Statii meniu operare: NU se completează numele staţiei.

d4) Mod de lucru cu mai multe meniuri, recomandat pentru un operator de facturare cu mai multe drepturi, care are şi drept de transmitere/descărcare în SPV a facturilor electronice.

În hMARFU/e-Facturi/e-Parametri se setează E-FAC astfel:

• Productie/Testare: P
• Mod incarcare/desc. : H sau M
• Statii meniu operare: NU se completează numele staţiei.

d5) Mod de lucru rapid, simplificat, recomandat pentru un operator de facturare obişnuit, care are şi drept de transmitere/descărcare în SPV a facturilor electronice.

În hMARFU/e-Facturi/e-Parametri se setează E-FAC astfel:

• Productie/Testare: P
• Mod incarcare/desc. : H
• Incarcare rapida (H): D
• Statii meniu operare: se completează numele staţiei.

Dacă modul de încărcare este setat Manual, denumirea şi funcţionalitatea meniurilor se schimbă în mod corespunzător.

e) Operarea e-facturii

După validarea facturii obişnuite, ne poziţionăm pe fereastra e-Facturi şi apăsăm Listare/e-Factura. Apare un set de operaţii, în funcţie de setările de la pct. d) de mai sus.

De regulă se utilizează numai operaţiile de la pct. d5):

• Generare factura XML si incarcare in SPV - după validare locală se generează XML din factura pe care ne-am poziţionat în DECL_OBL\aaaa\DOC_T\nrfac_CIFpartener şi o transmite automat în SPV-PROD, adică în Facturi electronice
• Situatie facturi si descarcare facturi sigilate (ZIP) - se lansează un CSV în Excel cu facturile trimise/primite în numărul de zile indicate şi se descarcă din SPV zip-ul cu factura sigilată de ANAF în acelaşi catalog ca şi xml-ul generat iniţial

Facturile se pot încărca numai una câte una în SPV. Dacă cumva o factură a mai fost încărcată, utilizatorul va fi atenţionat. Din păcate, în SPV regăsim numai ID-urile de încărcare, numărul original al facturii apare numai în XML.

e1) Generare XML şi validare

Operaţia generează formatul de e-factură XML, care se şi deschide. Fişierul NrFac.XML se regăseşte într-un subcatalog din DECL_OBL, cu numele NrFac.XML. Catalogul se poate organiza după cerinţa utilizatorului, cu ajutorul aliasului eff din hUTIL/Catalogul fişierelor. Subcataloagele pot conţine secvenţele generice: dbf, cif, aaaa, ll, zz, jur, tdoc, nr, care se înlocuiesc cu valorile concrete. Această stuctură de subcataloage poate să fie definită identic ca la opţiunea Anexe. Astfel e-factura şi alte anexe ale facturii vor fi în acelaşi subcatalog.

La livrare, calea către XML-ul generat este ..\DECL_OBL\aaaa\cif\jur\nr_par\nr.XML.

E-factura este descrisă în modelul E. Pentru generare XML, temporar este modificat modelul facturii în E. Dacă din anumite motive generarea abortează, modelul nu este refăcut şi rămâne E. În acest caz modificaţi modelul la cel original, adică la modelul cu care se listează.

e2) [Generare XML rectificativă şi validare]

Se utilizează ocazional. În XML-ul generat pentru factura iniţială, invoice type = 380. Dacă aceeaşi factură trebuie corectată, se va transmite o factură rectificativă, în care invoice type = 384.

Ca şi concept, factura rectificativă nu este identică cu cea din contabilitate. La e-factură, se retransmite factura iniţială, în care unele elemente din XML au fost corectate în prealabil.

e3) Încărcare/descărcare manuală în/din SPV

Introduceţi stick-ul cu semnătura digitală în calculator, intraţi în SPV. În meniul Factura electronică selectaţi Încărcare factură. Alegeţi şi CIF societate, nu CNP-ul proprietarului semnăturii. Calea fişierului către XML este încărcată în Clipboard şi copiaţi de aici. După încărcare factura va primi un cod de încărcare de 6 cifre care o va identifica pe platforma SPV.

După un timp, se poate descărca răspunsul ANAF, care este un zip cu numele codului de descărcare. Dacă factura a fost validată, zip-ul conţine XML-ul semnat digital de ANAF, care se va considera exemplarul original al facturii. Dacă factura este eronată, fişierul va conţine şi mesajele de eroare.

Recapitulare codificări:

• factura are un număr al emitentului, ex: A20011
• după încărcare primeşte un cod de incărcare, ex: 208123.XML, acelaşi conţinut cu XML încărcat
• la descărcare primeşte un cod de descărcare de 7 cifre, ex: 9741234.zip
• zip-ul conţine: 208123.XML şi semnatura_208123.XML, factura XML şi cea semnată digital.

e4) Încărcare XML în SPV prin TDec

Utilizarea aplicaţiei este o variantă de lucru opţională. În acest caz, se achiziţionează aplicaţia TDEC de la VOLT SRL din Alba Iulia. Cu ajutorul acesteia, încărcarea facturii electronice şi descărcarea XML-ului semnat se poate automatiza.

e5) Validare XML

XML-ul generat se va verifica de către programul de validare şi se afişează eventualele erori. Este util când se fac anumite ajustări manuale în XML-ul generat automat.

e6) Vizualizare erori de validare

Se va deschide un Notepad/Notepad++ în care se pot studia erorile de validare.

e7) Vizualizare factura XML

Apare XML-ul gnerat.

e8) Vizualizare catalog

Apare conţinutul catalogului în care este generată factura respectivă-

e9) Generare XML→PDF

XML-ul se poate transforma în PDF cu ajutorul unui convertor de XML în PDF. După lansarea operaţiei, apare fereastra convertorului, în care se poate introduce cu CTRL V calea către XML, de exemplu:

Aici mai trebuie apăsat Generare PDF.

Observaţii:

• semnătura Ministerului nu se va vedea în formatul PDF generat, deci indiferent dacă lansăm convertirea fişierului înainte de încărcarea în SPV sau după descărcare obţinem un PDF identic!

  • rândurile facturii se află la finalul listei
  • unitatea de măsură este afişată doar cu codul UN/ECE (de ex. pt. BUC se va afişa codul, H87)
  • formatul grafic PDF este foarte voluminos, o factură listată în mod obişnuit pe A5, în PDF are 3 pagini.
  • defalcarea pe cote TVA nu este afişată.

e10) Vizualizare PDF

Se poate lansa oricând formatul PDF listat.

f) Listarea pentru beneficiar

Factura se va lista cu Listare, în mod obişnuit, din hMARFA.

g) Alte operaţii

• Descarcări (operaţiile se execută manual, pe rând, nu ca la pct. d5):
  • Stare factura
  • Factura cu sigiliu (ZIP)
  • Situatie facturi
• Vizualizari … - opţiuni posibile:
  • Vizualizare catalog factura
  • Vizualizare erori validare
  • Vizualizare factura XML
  • Vizualizare PDF
• Validare factura XML - se execută o validare prealabilă înainte de încărcare
• Generare PDF din factura XML - din factura în XML se poate genera un PDF pentru a vedea conţinutul. Programul de generare PDF este furnizat de ANAF.
  • Mod de operare:
    • la lansarea operaţiei se deschide programul Java. Apăsaţi Select fişier XML. În File Name introduceţi cu CTRL V calea către fişier, memorată în Clipboard şi Open.
      Apăsaţi Generare PDF.
      Apăsaţi Vizualizare PDF
  • Avantaje:
    • se obţine un fişier PDF citibil
    • în caz de erori de sintaxă cu referire la anumite câmpuri, le putem identifica mai uşor conţinutul
  • Dezavantaje:
    • PDF-ul conţine toate câmpurile, chiar şi cele goale, astfel este foarte lung
    • rândurile facturii apar pe câte o pagină
    • TVA nu este afişat pe rânduri, numai cota
    • Total TVA nu este însumat pe cote
    • Unităţile de măsură sunt afişate numai cu codul ECE
• Generare factura XML corectata - dacă pentru factura iniţială s-a primit un mesaj de eroare de la ANAF, se retransmite aceeaşi factură, corectată.
  A nu se confunda cu rectificarea contabilă a facturii, care odată ce a fost transmisă nu mai poate fi corectată decât prin emiterea unei noi facturi, în care rândurile eronate se înscriu cu minus şi se adaugă rândurile corecte. Aceste facturi se transmit şi ele ca facturi electronice.
• Firme inscrise in RO e-factura - la lansare, se solicită data pentru care facem interogarea. se va afişa numărul de parteneri care s–au înscris în Registru la data respectivă. Dacă dorim să aflăm, care sunt aceşti parteneri, din Firme, cu F10 se lansează Lista firme pe RO e-Factura. Va rezulta APL_EFAC_ST.CSV care se deschide în Excel. Pentru a obţine coloane de o lăţime corespunzătoare, apăsaţi pătrăţelul dintre coloane şi rânduri, care va selecta toate datele, iar apoi daţi click pe col.A.
• e-Parametri - după introducerea parolei, se pot seta şi:
  • Mod incarcare/desc., cu variantele:
    • H Automatizat/hMET (Oauth2) - varianta recomandată. Se deschide automat SPV în prezenţa tokenului virtual Oauth2, se încarcă factura şi se descarcă răspunsul, fără intervenţia operatorului
    • M Manual - se deschide manual SPV şi se încarcă factura, asistat de operator
    • T TDec, se predă factura în aplicaţia TDec care gestionează mai departe operaţiile
  • Incarcare rapida (H): se poate seta pe DA, dacă modul de încărcare este H. Dacă este pe DA, operaţiile de generare XML şi încărcare în SPV se desfăşoară împreună
  • Se ataseaza anexe ? : D/N - se împachetează eventualele anexe tip pdf şi se includ în xml-ul de încărcat. PDF-urile se preiau din catalogul cu aliasul pdf, care încep cu Fnrfac_ … sau nrfac_ …
  • Validare ? : D/N - se lansează operaţia locală de validare a facturii electronice
  • Vizualizare ? : D/N - după generare xml se afişează fişierul generat
  • Afisare text help? : D/N - dacă doriţi ca un text de ajutor să fie afişat.

a) Pregătirea datelor

* în Nomenclator articole cu F1 pe unitatea de măsură apare în fereastra Unităţi de măsură coloana Cod UN/ECE, unde la BUC apare H87. Codul va apare la UM din e-factură pentru serviciile facturate în bucăţi. Dacă se utilizează alte unităţi de măsură, în Nomenclator articole la Ferestre se poate accesa un tabel Excel cu UM UN-ECE (unităţi de măsură standard) în care se poate căuta codul unităţii de măsură standard şi codul identificat se poate înscrie în meniul Unităţi de măsură.

• în Firme se înscriu persoanele cărora li se va emite factură, completând obligatoriu şi CNP, localitatea, judeţul.
• în Încasări şi plăţi, în jurnalul MIT3 apar documentele de încasare:
  • IVO-E - Incasare cu voucher electronic
  • IVO-H - Incasare cu voucher pe hartie

Orice factură încasată în hMARFA cu ajutorul documentelor de mai sus este considerată factură care trebuie transmisă ca e-factură. Pentru clientul persoană fizică se poate tipări în mod obişnuit factura din hMARFA sau se tipăreşte în PDF şi se transmite prin e-mail.

b) Completarea facturii

În hMARFA întocmiţi un TFAC, modelul pe care îl utilizaţi de regulă. Opţional, în Numerotare documente se poate adăuga un interval distinct facturilor încasate cu vouchere de vacanţă.

E-factura se poate aplica numai facturilor în lei!

c) Încasarea facturii

Înscrieţi suma încasată cu voucher, în funcţie de tipul voucherului în jurnalul MIT3. Dacă nu se completează un asemenea tip de încasare, documentul se va trata ca o factură obişnuită, care se va încasa de regulă cu numerar sau prin bancă şi nu se va transmite ca e-factură.

Alegeţi unul din documentele IVO-E sau IVO-H.

d) Listarea din XML în PDF

Se poate proceda în modul descris la pct. e9) din capitolul precedent.

În datele referitoare la voucher se văd numai în Notă: BT-22 Comentariu in factura, nu există un câmp dedicat acestei informaţii.

Există şi aici posibilitatea de a seta e-Parametri ca şi pentru facturile emise, în mod test, demo sau producţie.

Mod general de operare:

Meniurile de mai sus apar în fiecare jurnal de recepţii, cu F10, lansând e-Facturare. Se poate utiliza pentru descărcarea facturilor primite de la parteneri.

a) Operaţii

• Situatie facturi si descarcare facturi sigilate (ZIP) - facturile se descarcă în DECL_OBL (sau DECL_TST)\aaaa\DOC_P, în ZIP-uri denumite generic: aaaallzz_CIF_IDIncarcare.zip
• Vizualizare catalog facturi primite - se deschide catalogul de mai sus
• Extragere atasamente din ZIP - apare o fereastră de ajutor cu documentele descărcate şi dacă vânzătorul a inclus în pachet şi ataşamente, acestea vor fi despachetate (de ex. factura listată în PDF, declaraţie de conformitate etc.)
• Generare PDF din factura XML - la fel ca la facturi emise/transmise
• Vizualizare factura XML - deschide xml-ul primit
• Situatie facturi fara descarcare ZIP - se deschide un CSV cu facturile primite în numărul de zile indicate
• e-Parametri - se pot seta parametri:
  • Productie/Testare:
    • P Incarcare in SPV-Productie
    • T Incarcare in SPV-Testare
    • TD Incarcare in SPV-Testare-DEMO
  • Mod incarcare/desc.:
    • H Automatizat/hMET (Oauth2)
    • M Manual
    • T TDec, se preda factura la TDec
  • Vizualizare ? DA/NU
  • Afisare text help? DA/NU

b) Mod de lucru recomandat

Facturile intrate se recepţionează în mod obişnuit, utilizând formatul PDF, obţinut prin:

• Generare PDF din XML
• extragere ataşament dacă vânzătorul a ataşat forma listată în PDF.