Programul, la crearea primelor documente, propune forma aannnn, adică primele 2 caractere să fie ultimele 2 caractere ale anului, iar următoarele 4 un număr de ordine:

  170001,  170002, .... - pt.anul 2017
  180001,  180002, .... - pt.anul 2018 etc.

Aceste numerotări pot fi însă diversificate, cum se arată mai jos pe capitole.

Regulile stabilite trebuie preluate apoi în decizia internă de numerotare a documentelor.

La recepţii/intrări, deoarece numărul de recepţie este unic în cadrul bazei de date (firmei), alegerea cea mai comodă a plajei pentru numere de recepţie se poate face atribuind o cifră, un caracter la fiecare jurnal utilizat, de exemplu:

  MRIM : aa0001 - aa9999,
  MRIX : aaX001 - aaX999,
  MRM1 : aaA001 - aaB999,
  MRM2 : aaC001 - aaC999,
  MRP  : aaP001 - aaP999,
  MRS  : aaS000 - aaS999, ...

La facturi/ieşiri trebuie optat între două sisteme de codificare pentru documente:

• pentru documentele din MVF şi MVR numărul documentelor trebuie să fie unic în cadrul bazei de date (firmei):

  facturi: aa0001 - aa9999
  avize  : aaA001 -
  BVINZ  : aaB001 -

• la documentele de ieşire se poate acorda un număr mai lung în câmpul „număr regim special“, de 3 + 12 caractere. În câmpul de 3 caractere se poate înscrie de exemplu codul blocului tipărit de facturi, sau alt număr atribuit prin sistemul intern de numerotare.

Pentru ca numărul de ordine (număr factură) să se incrementeze corect, trebuie folosite şi câmpurile „Nr.regim sp.“ (cod lot şi număr „regim special“). Recomandăm ca în „număr regim special“ să înscrieţi tot numărul de ordine, iar lotul/seria să fie identificatorul intervalului.

Regulile de numerotare a facturilor şi bonurilor da vânzare pentru care s-au emis facturi (denumite în continuare facturi adiţionale) trebuie înscrise obligatoriu în meniul din hMARFA Cataloage/Numerotare documente, deoarece plajele de facturi alocate/utilizate trebuie declarate în Declaraţia 394.

Meniul serveşte pentru definirea intervalelor de facturi alocate (efectiv utilizate), din care în D394 se vor evidenţia distinct cele emise, anulate, stornate etc.

Din Ghid D394 012.) pag.42-43:

Plaja de facturi înscrisă la pct. 2.1 este cea alocată prin decizie, conform 
prevederilor OMFP nr. 2634/2015 unde, în funcţie de modul în care a fost alocată, 
se poate menţiona doar numărul primului document alocat, condiţii în care declaraţia 
394 se validează...
În cazul în care din plaja de numere alocate, la sfârşitul anului au rămas documente 
neutilizate, se poate proceda astfel:
- plaja de numere neutilizată se anulează, declarându-se la rândul 2.2 - facturi 
anulate;
- plaja de numere neutilizată se reportează în anul următor, declarându-se la 
răndul 2.1- plaja de facturi alocate.

Plaja înseamnă de regulă seria + numărul facturii. Se acceptă şi serie necompletată. Numărul poate să conţină şi caractere. La o plajă, grupul de caractere trebuie păstrat, numai partea din cifre formează un interval compact, de ex.:

• de la FF0001 până la FF1000 - se acceptă
• de la FG0001 până la FG1000 - se acceptă
• de la FF0001 până la FG1000 - nu se acceptă

Perioada şi Seria identifică în mod unic descrierea. Începutul şi sfârșitul unei perioade trebuie să facă parte din acelaşi an calendaristic.

Dacă „nr. regim special“ diferă (de ex. se facturează din mai multe blocuri de facturi) şi se utilizează un Număr factură continuu, se poate repeta rândul de descriere cu diferențierea seriei de regim special, însă Tip plajă trebuie să fie identic. De exemplu:

Tip plajă poate fi:

• F - Facturi obişnuite - adică facturi incluse în D394. Aici intră şi facturile emise către parteneri neplătitori de TVA, sau emise cu TVA către parteneri externi (în câmpul Alocată D394T? se înscrie D)
• necompletat - adică facturi neincluse în D394. Se utilizează pentru LIC, PSIC, export (în câmpul Alocată D394T? se înscrie N)
• FA - Facturi adiţionale - la acestea, numărul facturii adiţionale este cel din NrRegSp, iar NrFac este numărul BONF (dacă se completază în hMARFA), altfel vid (în câmpul Alocată D394T? se înscrie D). Recomandăm pentru serie NrRegSp „BON“. Dacă se doreşte diferenţiere pe magazine, se pot aloca mai multe plaje, cu seria B01, B02 etc. Numărul facturii va fi înscris la transformarea BONF în factură (cod b, setat cu F10) în Nr. regim sp. din document. hMARFA va utiliza plaja crescător la marcarea următorului BONF ca factură.
• FB - Facturi emise de beneficiar - NrRegSp nu se completează aici, se va completa prin înscrierea în fiecare TFBEN cu numărul facturii emise de beneficiar (serie regim special este una internă, se preiau caracterele de după liniuţă). Acest număr va fi preluat în D394. NrFac înseamnă numerotarea internă a documentului TFBEN, tip document nou, livrat pentru introducerea în evidenţă a facturii emise de beneficiar în numele furnizorului (în câmpul Alocată D394T? se înscrie N).

Recomandăm adăugarea unei noi plaje prin copierea unui rând cu Tip plajă identic! Astfel, se vor copia şi formulele de preluare în D394, la care utilizatorul obişnuit nu are acces. În forma livrată, la facturile obişnuite se va prelua NrFac în D394, fără serie. Dacă se doreşte, distribuitorul poate să adapteze formulele de preluare. Recomandăm, ca în D394 să apară acel număr al facturii, care este listat şi pe formular.

Dacă facturile adiţionale sunt introduse manual în hMARFT, plaja de numere alocate pentru acestea se introduce manual în hMARFA.

Recomandăm şi conformarea deciziei interne de numerotare a facturilor la regulile stabilite. Cu privire la numerotarea facturilor emise, se poate ataşa lista din Numerotare documente, filtrată pentru anul curent.

Reguli generale

• la definirea plajelor, Tipul plajei trebuie completat în conformitate cu documentele care vor primi numere din intervalele plajei. În acest scop este disponibilă fereastra de ajutor accesibilă din Tip plajă.
• pentru documentele de tip Aviz, BVINZ câmpurile Plaja-tip şi Formula D394 nu trebuie completate!
• dacă de exemplu este introdus un nou bloc de facturi manuale:
  • se alege un rând cu Tip asemănător - de această dată F (facturi obişnuite) din col. Tip
  • cu Adăugare/Copiere se completează de exemplu:

• la intervale se defineşte un număr de început şi un număr de sfârşit.
  Numărul de început trebuie specificat explicit, numărul de sfârşit poate fi completat sau necompletat, caz în care va avea o valoare subînţeleasă, care va fi minimul dintre:
  • numărul maxim posibil prin incrementarea numărului de început,
  • numărul de început al plajei următoare -1, dacă există o plajă în continuare.
    De exemplu:
    NrFac de la 172001 până la …
    Dacă se înscrie o nouă plajă, de ex. NrFac dela 173001 …
    atunci prima plajă se consideră că se termină la NrFac 173000, chiar dacă sfârșitul nu este completat.
  • completarea finalului intervalului de factură nu este obligatorie pentru D394, însă dacă este completat şi nu se utilizează toate facturile alocate din acel interval, cele neutilizate trebuie declarate ca anulate în D394, deci ar trebui înscrise una câte una în Facturi/ieşiri ca facturi anulate
• în Explicaţii se pot introduce tipurile de documente pentru care se recomandă plaja respectivă, scopul pentru care se utilizează, persoana care facturează, punctul de lucru etc.
• dacă se utilizează mai multe blocuri de facturi, dar se doreşte ca numerotarea să fie continuă, se poate înscrie D în câmpul pereche ident?. Astfel, chiar dacă la serie şi NrRegSp sunt introduse mai multe intervale (blocuri de facturi manuale, sau diferenţiate pe agenţi, puncte de lucru etc.), NrFac va fi incrementat crescător, de exemplu de la 170001 în sus
• dacă se introduce o plajă pentru facturi emise de beneficiar în numele furnizorului, se adaugă prin copiere pe o poziţie Tip FB. La adăugarea facturilor va fi validat, ca acest interval să fie utilizat numai pentru tip document TFBEN.
  La definirea plajei, numărul de regim special nu se specifică, deoarece va fi completat la înscrierea documentului. Deci în momentul completării documentului, în numărul de regim special trebuie înscris numărul facturii emise de beneficiar în numele nostru.
• pentru tipurile de documente din jurnalul MVI (BCM, TRMAG, TVAEX etc.) nu are sens să se înscrie reguli, ele nu vor funcţiona la adăugare!
• TBON /BONF - cu F10 se pot transforma în factură. Numerotarea va fi efectuată după regula înscrisă mai sus. Pentru bonurile fiscale se utilizează plaje Tip FA - facturi adiţionale.
• editarea numerelor de documente este condiţionată de parolă specială. Pe durata editării numerelor de documente, nu este posibilă editarea documentelor de ieşire.

Efectele regulilor înscrise în Numerotare documente

• plajele înscrise se preiau în D394 ca plaje alocate
• dacă se lucrează simultan cu mai multe blocuri de facturi, din fereastra de ajutor se poate alege blocul utilizat şi va fi incrementat imediat numărul următor de factură, pe baza regulii descrise.
• şi pentru celelalte tipuri de documente de ieşire din jurnalele MVF şi MVR trebuie înscrise reguli de numerotare, care se vor aplică la adăugarea documentelor în Facturi/ieşiri.

Dacă se doreşte ca plajele înscrise în Numerotare documente să fie extrase numai în D394 ca plaje alocate, fără incrementarea numărului de document după aceste reguli, în Parametri trebuie setat VAL_NRDOC := NIL în [IESIRI].

Utilizatorul poate să aleagă din variantele de lucru:

1. nu completează a doua rubrică (Până la …)
2. completează şi Până la …, iar după închiderea anului efectuează operaţiunile enumerate la pct. b3) de mai jos

În Facturi/ieşiri:

• la adăugarea unui nou document se calculează automat un număr document, care este cu 1 mai mare, decât ultimul număr deja acordat din plaja referită.
• dacă se alege o plajă care încă nu a fost utilizată deloc, numărul de document va primi primul număr din intervalul definit de plajă.
• pentru fiecare document adăugat trebuie să existe o plajă valabilă pentru data documentului şi cu Tip plajă corespunzătoare documentului, definită în Numerotare documente.
  La adăugarea intervalelor folosiţi adăugarea prin copiere pornind de la o plajă deja existentă cu parametri asemănători.
• pot fi folosite în paralel mai multe intervale. De exemplu, dacă sunt în circulaţie mai multe blocuri, la mai mulţi agenţi, care emit facturi pe teren (exemple la pct. c) de mai jos). La înregistrarea acestor facturi pe baza blocului manual, la adăugarea facturii cu F1 se apelează o fereastră de ajutor, în care se poate selecta blocul concret de utilizat:

• la adăugarea unui nou document, programul citeşte parametrii documentului selectat în fereastra de fişier. Dacă este un document cu tip identic (ex. se adaugă TFAC şi în fereastra de fişier este selectat tot un document de tip TFAC) se recomandă automat plaja folosită de acel document, numerele se incrementează.
  Bineînţeles, utilizatorul are posibilitatea să selecteze un alt interval valid. Modul de funcţionare prezentat facilitează operarea.
• acelaşi tip de document cu mai multe modele este luat în considerare ca un singur tip. Dacă se utilizează aceeaşi plajă, numerele următoare se incrementează automat.
• numerele recomandate pentru un nou tip/bloc (regim special şi factură) sunt primele din plaja introdusă
• dacă mai multe tipuri de documente folosesc aceeaşi plajă (de ex. avize - AEM, TAIM etc.), cu F1 trebuie selectată plaja aferentă avizelor. În Explicaţii este recomandat să fie indicaţii clare pentru operator.
• la introducerea documentului TFBEN -Factură emisă de beneficiar, câmpul pentru completarea numărului de regim special rămâne accesibil, unde urmează să fie înscris numărul de factură înscris pe factura partenerului.
• dacă din fereastra de ajutor se doreşte studierea descrierii plajei selectate, cu F10 sau Alt V se poate apela plaja selectată din Numerotare documente.
• la părăsirea antetului are loc o validare finală, unde se reverifică validitatea plajei referite, numerele de pe document. Dacă nu sunt satisfăcute condiţiile, antetul nu poate fi părăsit.

În Numerotare documente, după introducerea ultimei facturi din anul respectiv, utilizatorul poate să aleagă din variantele de lucru:

1. se modifică Până la … pe ultimele numere utilizate
2. dacă au fost puţine facturi neutilizate, acestea se anulează (se înscriu toate ca facturi anulate în hMARFA)
3. se alocă o nouă serie pentru fiecare tip de factură utilizată
4. numerele neutilizate se reportează pentru anul următor (recomandat dacă în Nr. factură nu este inclus şi anul emiterii sau nu este relevant).

Exemple pentru variantele de lucru de mai sus, dacă numărul ultimei facturi din 2017 a fost 170977:

Documentele pentru care câmpul „regim special“ este completat, nu pot fi şterse, numai dacă sunt ultimele în intervalul de regim special de care aparţin.

De exemplu, dacă există facturile din 2 blocuri diferite:

  Tip  Nr.fac    Bloc Reg.special
  -------------------------------
  TFAC 170010    01   AFA0010056
  TFAC 170013    01   AFA0010057
  TFAC 170014    01   AFA0010058
  TFAC 170011    02   BFA0212001
  TFAC 170012    02   BFA0212002

facturile AFA0010056, AFA0010057 şi BFA0212001 nu pot fi şterse. Numai facturile AFA 0010058, BFA 0212002 pot fi şterse, fiind ultimele în intervalul de regim special de care aparţin.

Firmele pot utiliza simultan atât facturi tipărite pe calculator, cât şi diverse blocuri de formulare pretipărite, câteodată completate manual, pe teren. În acest caz putem recomanda diferenţierea acestora ca în exemplele date mai jos.

Presupunem, că se utilizează 3 blocuri de facturi:

• CC - seria facturilor emise pe calculator

  • M01 - bloc manual agent 1, în 2016 s-au utilizat 5 facturi
  • M02 - bloc manual agent 1, în 2016 s-au utilizat 11 facturi

Cazul 1 - fiecare set are un NrFac dedicat:

Cazul 2 - NrFac este crescător, indiferent de blocul utilizat:

În acest caz, la fiecare interval introdus pentru aceste facturi trebuie completat şi : D în câmpul pereche ident?.

La încasări şi plăţi alegeţi două sisteme de numerotare: una pentru file, extrase şi alta pentru documente, ca ordin de plată, chitanţă etc.

Numerotarea filelor este independentă în cadrul fiecărui jurnal, dar recomandăm alegerea unor plaje măcar în cadrul fiecărui tip de jurnal în aşa fel încât înregistrările contabile generate să conţină date privind jurnalul din care provin:

  MICL : aa0001 - aa0999
  MICV1: aa1001 - aa1999
  MICV2: aa2001 - aa2999
  MIBL1: aa1001 - aa1999
  MIBL2: aa2001 - aa2999
  MIBV1: aaA001 - aaA999
  MIBV2: aaB001 - aaB999
  MIT1 : aa1001 - aa1999
  MIT2 : aa2001 - aa2999
  MIX  : aaX001 - aaX999

Pentru documentele de încasare sau plată cu numerotare internă se pot alege coduri mai lungi:

  chitanţă              : CHaa0001 -
  dispoziţie de încasare: DPaa0001 -
  dispoziţie de plată   : DIaa0001 -
  ordin de plată        : OPaa0001 -

Plajele de valori alese pot fi înscrise în procedura de numerotare, dar pentru a fi la îndemână, înscrieţi-le şi în hMARFA.not (Ctrl F1).

Numerele interne vor fi crescătoare şi vor fi atribuite conform procedurii de codificare stabilite. Acestea pot fi concepute şi ca un număr de înregistrare al documentului în evidenţa firmei. De exemplu, documentele pot fi îndosariate în ordinea crescătoare a numărului intern.

Pentru urmărirea intervalului de numere atribuite, trebuie introduse în evidenţă chiar şi documentele anulate (acestea pot fi fără rânduri) pentru a se asigura continuitatea intervalului.

La intrarea unor blocuri de documente pretipărite (de regulă chitanţe) se poate atribui şi un număr de lot format din 2-3 cifre sau litere (xxx), astfel ca un lot să fie un interval continuu de numere. La recepţiile ulterioare se vor atribui numere de lot consecutive. Acest număr de lot se poate înscrie şi pe coperta pachetului/blocului de formular, fiind identificatorul intern al lotului. Dacă lotul achiziţionat conţine mai multe pachete/blocuri, atunci se atribuie xxx/1, xxx/2, …, unde 1,2,… sunt numerele de blocuri consecutive.

Blocurile de documente achiziţionate se pot recepţiona pe stoc cu o notă de intrare-recepţie. Ieşirile către utilizatori se pot face cu ajutorul bonului de consum, care poate fi numerotat diferit de cel uzual, de exemplu numărul poate să înceapă cu F… În textul liber al bonului de consum se poate înscrie numărul lotului, al blocului, intervalul de numere, numele persoanei care semnează pentru preluare etc.

Documentele pot fi create, gestionate în următoarele moduri în hMARFA:

• se creează în hMARFA şi se listează pe hârtie albă
• datele se introduc direct în hMARFA şi se listează pe formular pretipărit
• formularele sunt completate manual şi informațiile se introduc ulterior în hMARFA
• sistem mixt din cele 3 modalităţi de mai sus.