Din iulie 2024 e-facturarea a devenit obligatorie pentru majoritatea operatorilor economici.

Principalele reglementări

018.) OUG 120/04.10.21 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România … (MO 960/07.10.21)

019.) Ordinul 1365/05.11.21 pentru aprobarea Procedurii de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura (MO 1065/08.11.21)

020.) Ordinul 1366/05.11.21 pentru aprobarea Specificațiilor tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice - RO_CIUS - și a regulilor operaționale specifice aplicabile la nivel național (MO 1065/08.11.21)

021.) Ordinul 12/06.01.22 privind stabilirea produselor cu risc fiscal ridicat, comercializate în relația B2B (MO 27/10.01.22)

022.) Ghid RO e-Factura emis de ANAF.

Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura = ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice, stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar.

a) Definirea unor concepte

• factură electronică - factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată;

• emitent al facturii electronice - operatorul economic care emite factura electronică către destinatar și o transmite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura;

• destinatar al facturii electronice - operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă și orice altă entitate care primește factura electronică însoțită de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Facturarea electronică este definită de mai multe standarde, de nivel:

• international
• european
• intern - RO-CIUS - standardul european SR EN 16931-1, aplicabil la nivel național.

La factură pot fi adăugate atașamente (ex. format PDF propriu, certificat de conformitate etc.), care trebuie să fie încorporate în structura de date a facturii și nu pot fi trimise separat. Suma dimensiunilor tuturor fișierelor atașate nu trebuie să depășească 3Mb. Numărul maxim de documente încorporate care susțin factura este limitat la 50.

b) Structura facturii electronice

Structura trebuie să respecte, cf. art. 4 (1) din 1.):

• specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice așa cum sunt prevăzute în standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel național;
• specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice RO_CIUS și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național;
• conținutul semantic așa cum este descris în standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate în CEN/TS 16931-2, în conformitate cu art. 2 (1) j), și corelarea adecvată definită în subpartea aplicabilă a CEN/TS 16931-3.

c) Elementele principale ale facturii electronice:

• identificatorii de proces și de factură;
• data facturii;
• informații privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările;
• informații privind destinatarul facturii electronice;
• informații privind beneficiarul plății;
• informații privind reprezentantul fiscal al emitentului;
• identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate;
• referirea la contractul de achiziții publice/sectoriale, de concesiune de lucrări și servicii
• detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
• instrucțiuni de plată;
• informații privind creditări sau debitări;
• informații privind pozițiile de pe factură;
• defalcarea TVA;
• totalul facturii.

În situaţia în care factura electronică transmisă respectă structura de mai sus, se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor şi se comunică de îndată destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic atestă primirea acesteia în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.

d) Fazele transmiterii

Emitentul:

• transmite factura în Sistemul RO e-Factura (prin SPV)
  • dacă este OK, descarcă fişierul zip cu sigiliul electronic MF
  • dacă nu este OK, descarcă un mesaj de eroare
    • factura se corectează şi se retransmite
  • dacă destinatarul nu este înscris într-un registru e-factură, trimite factura şi în mod obişnuit.

Destinatarul descarcă factura primită din SPV.

e) Exemplarul original

Exemplarul original al facturii este considerat XML-ul însoţit de sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor. Această prevedere se aplică începând cu sem.II 2024, când facturile primite în alte formate nu se mai pot înregistra în contabilitate.

f) Data comunicării către destinatar

Este data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare și eliberate la cerere.

g) Notificări

Pentru fișierele nedescărcate, precum și pentru mesaje transmise de către destinatar și nedescărcate de către emitent, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții emitentului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens.

Pentru fișierele corespunzătoare facturilor primite și nedescărcate de către destinatar, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții destinatarului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens.

h) Corectarea facturii

În situația unei facturi electronice asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj.

Corecția facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Codul fiscal. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem RO e-Factura.

i) Standarde aplicabile

Ordinul 1366/21 conţine Specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice - RO_CIUS - și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național, care sunt conforme cu standardul european de facturare electronică SR EN 16931-1, respectiv în documentul SR EN 16931-1, publicat pe site-ul www.asro.ro.

j) Spaţiul Privat Virtual

Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul privat virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit.

Ordinul 1090/22 reglementează modul de funcţionare a relaţiilor dintre ANAF şi contribuabili.

k) Registrele RO e-Factura

Înainte de anul 2024, dacă emitentul a optat pentru sistemul RO e-Factură, el trebuia să fie înregistrat în Registrul RO e-Factura. El a devenit înscris de la data de 1 a lunii următoare opţiunii.

Înscrierea în Registrul RO e-Factura s-a făcut prin transmiterea formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura”, având bifată secțiunea III. Înscrierea a devenit valabilă de la date de 1 a lunii următoare înscrierii.

Pentru nerezidenţi s-a aplicat Ordinul 1831/21 (MO 1096/21), cu formularul 083.

În cursul anului 2024 s-a generalizat în mare parte e-facturarea, ca urmare registrul iniţial şi-a pierdut relevanţa şi au intervenit următoarele modificări:

• Ordinul 3788/24 (MO 736/24) a introdus Registrul RO e-Factură opţional
• Ordinul 3789/24 (MO 734/24) a introdus Registrul RO e-Factură obligatoriu.

Registrul RO e-Factură opţional se utilizează de către persoanele care nu au obligaţia de a transmite e-facturi, dar optează pentru acest lucru:

• persoanele prevăzute la art. 294 alin. (1) lit. j)—n) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, pentru livrările de bunuri/prestările de servicii efectuate de către acestea;
• institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale, pentru livrările de bunuri/prestările de servicii efectuate, până la data de 1 iulie 2025;
• asociații și fundații constituite în baza OG 26/2000, alte asociații fără scop lucrativ/patrimonial, partidele politice, cultele, care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, pentru facturile emise în perioada 1 iulie 2024—30 iunie 2025;
• agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori prevăzut la art. 315/1 din Codul fiscal, pentru facturile emise în perioada 1 iulie 2024—30 iunie 2025;
• operatorii economici nestabiliți în România conform art. 266 alin. (2) din Codul fiscal, în relația comercială B2B sau în relația B2G.

Registrul e-factură obligatoriu pentru facturile emise începând cu 1 iulie 2025, se utilizează de către:

• asociaţii şi fundaţii, partide, culte
• agricultorii care aplică regimul special.

l) Produse cu risc fiscal ridicat

Începând cu data de 1 iulie 2022, furnizorii de produse cu risc fiscal ridicat au fost obligaţi să transmită facturile emise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Ordinul 12/22 conţine lista produselor cu risc fiscal ridicat ...

Din iulie 2024 majoritatea operatorilor economici trebuie să-şi transmită facturile în sistem, indiferent de conţinutul facturii, nu mai are relevanţă dacă fac parte din această categorie sau nu.

Autoritățile și entitățile contractante în calitate de destinatari ai facturii electronice emise în relația B2G, au obligația să primească și să descarce factura electronică. Pentru codificare produse se utilizează nomenclatorul Cod produs CPV!

Art.13/1 din OUG 120/21 prevede, că entităţile publice pot achita numai facturile primite prin RO e-Factura!

Lista entităţilor publice se poate descărca în XLS de la MFP. Ea se actualizează lunar.

ANAF încarcă la începutul fiecărei luni o listă actualizată.

Aceasta se poate descărca cu ajutorul hMARFU/Ordine în Firme Lista_EP.xlsx de pe ANAF şi se poate importa situaţia Firmelor. Sunt de fapt 4 operaţii:

• Descarcare Lista EP de pe ANAF
• Vizualiz. Lista_EP.XLSX
• Identificare entitati publice - identifică entităţile din lista de Firme a utilizatorului
• Inscrie EP in TIP/Firme - înscrie codul G la Tip.

Ne vom referi mai jos numai la regulile valabile din 2024, care însă diferă în funcţie de perioadele anului:

a) Perioada 1 ianuarie-31 martie 2024

• Operatorii economici - persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România conform art. 275 și art. 278—279 din Legea nr. 227/2015 efectuate în relația B2B, au obligația să transmită facturile emise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura. (În baza art. LIX din Legea 296/23 - vezi la 1.)
• Persoanele impozabile nestabilite, dar înregistrate în scopuri de TVA în România au aceeaşi obligaţie.

Operaţiuni exceptate:

• LIC
• export
• facturile simplificate (ex. bonuri fiscale cu CIF, sub 100 euro).

Termen de transmitere: 5 zile lucrătoare, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art.319 alin. (16) din Codul fiscal, adică a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei.

Nu se aplică amenzi.

b) Perioada 1 aprilie-30 iunie 2024

Se vor aplica şi amenzi pentru nerespectarea termenului de transmitere, astfel:

• de la 5.000 la 10.000 lei, pentru contribuabili mari,
• de la 2.500 la 5.000 lei, pentru contribuabili mijlocii,
• de la 1.000 la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

c) Perioada 1 iulie-31 decembrie 2024

• Facturile pentru aceste operaţiuni se transmit numai prin RO e-Factură
• Termenul devine 5 zile calendaristice!
• Este interzisă primirea și înregistrarea de către destinatar a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără să fie încărcată în RO e-Factură
• Fapta de mai sus constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea facturii. Aceeaşi amendă se aplică şi pentru netransmiterea facturii electronice de către emitent (art. LXVIII pct.15. din OUG 115/23).

Din sem.II 2024 facturile se transmit şi pe cale clasică (hârtie, e-mail etc.) numai către partenerii care nu au aceeaşi obligaţie, neînscrişi în Registrul e-Factură opţional, precum şi persoanele fizice.

d) începând cu 1 iulie 2025

Vor transmite e-facturi şi:

• institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României
• asociaţiile, fundaţiile, cultele neînregistrate în scopuri de TVA
• agricultorii care aplică regimul special
  (ultimii 2 se înscriu în Registrul e-Factura obligatoriu).

Se emit facturi electronice numai pentru cele încasate cu vouchere de vacanţă.

OUG 69/24 prevede 2 perioade:

• în sem.II 2024 facturile către persoane fizice se pot transmite opţional în SPV
• de la 1 ianuarie 2025 se transmit ca e-facturi toate facturile emise către persoanele fizice. Excepţie: facturile simplificate.

Utilizatorul poate să înscrie:

• în Nomenclator articole, pentru articole vândute:
  • cod produs NC - se utilizează în relaţia B2B, pentru produse/mărfuri cu risc fiscal ridicat
  • cod produs CPV - se utilizează numai în relaţia B2G, de regulă la achiziţii publice. În acest nomenclator se regăsesc şi servicii.
• în Unităţi de măsură: Cod UN/ECE - obligatoriu de completat pentru unităţile de măsură utilizate. Dacă se utilizează alte unităţi de măsură, e-factura nu va fi validată!

ANAF deocamdată nu verifică, dacă codurile NC sau CPV au fost completate în facturi. În cazul codurilor NC, produsele cu risc fiscal sunt enumerate în reglementare la nivel de 4 cifre şi numai la acestea este obligatorie completarea codului NC.

Parteneri entităţi publice:

• în hMARFU se pot căuta partenerii care apar în Lista entităţilor publice. Pe aceştia le putem marca automat cu „G“, astfel programul va şti să utilizeze codurile CPV pe facturile către aceste firme. În hMARFU, din meniul Ordine în firme se poate lansa lunar operaţia *Descarcare Lista EP de pe ANAF, care se salvează în DECL_OBL\ANAF\LISTA_EP.XLS. ANAF actualizează lunar această listă, merită s-o întreţinem dacă se emit facturi către entităţi publice.

Nomenclatoarele de mai sus se regăsesc în hMARFU meniul e-Factura, dar pot fi apelate cu F1 şi din Nomenclator articole, Cod produs NC, respectiv CPV.

Pentru persoana care face implementarea/upgradeul am descris câteva recomandări pentru funcţionarea corespunzătoare a lucrului cu e-factura.

Detalii în cap. 3.7.1.2. e-Facturi emise …

Detalii în cap. 3.5.2. e-Facturi primite ....