După studierea manualului de utilizare, organizarea evidenţei şi introducerea soldurilor iniţiale, se poate trece la exploatarea curentă a aplicaţiei, care în principal constă din:

• înscrierea, validarea şi listarea recepţiilor, facturilor, încasărilor, plăţilor etc.;
• completarea cataloagelor (Nomenclator articole, Firme, Persoane etc.) cu elementele noi care apar pe parcursul lunii;
• realizarea documentelor
• salvarea bazei de date.

Baza de date se salvează la sfârşitul zilei sau săptămânii cu ajutorul utilitarului hUTIL (operaţia: Întreţinere date/Salvare-Arhivare) pe suportul ales.

Operaţii de creare, anulare, validare documente care sunt interzise pentru asigurarea coerenţei datelor

Încasările/plăţile în valută nu pot fi anulate, dacă pentru aceeaşi factură există documente REVC/REVF ulterioare. Mai întâi anulaţi REVC/REVF, după care factura/recepţia.

Documentele REVC/REVF nu pot fi anulate/validate dacă pentru aceeaşi factură există încasări/plăţi valide.

Recepţiile/facturile în valută nu pot fi anulate dacă există plăţi/încasări valide pentru aceste documente. Mai întâi anulaţi încasările/plăţile, după care factura/recepţia.

Anularea/validarea facturii este interzisă, dacă are factură de retur ataşată validă. Mai întâi anulaţi factura de retur, după care factura de referinţă.

Nu este permisă crearea unei facturi de tip retur pentru o factură în valută sau emisă în sistemul TVA la încasare. Întocmiţi o nouă factură cu cantităţi negative.

Blocare validare/anulare documente

Pentru a interzice modificarea neautorizată a unor documente dintr-o perioadă anterioară, documentele anterioare datei limită: Data Arhivă se pot bloca.

Dată Arhivă se poate modifica cu programul hMARFS.exe sau în hMARFT, după realizarea D300. Documentele înregistrate în hMARFA înainte de Dată Arhivă (inclusiv Dată Arhivă) nu vor putea fi anulate/validate.

Datele care se verifică sunt:

• la intrări: data recepţiei,
• la ieşiri: data facturii sau documentului de ieşire,
• la încasări/plăţi: data filei.

Închiderea lunii are loc în mai multe etape, care în mod firesc depind şi de profilul şi de complexitatea unităţii patrimoniale în cauză. Schiţăm principalele faze care caracterizează o închidere de lună obişnuită cu hMARFA (şi aplicaţia hCONT):

a) Pregătirea închiderii

Înainte de închiderea fiecărei luni/perioade se execută:

• cu utilitarul hUTIL - operaţia Reorganizare
• cu utilitarul hMARFU - operaţia Verificare coerenţă globală
• dacă se depistează erori, acestea se rezolvă în hMARFA
• dacă utilizatorul nu poate rezolva singur aceste corecţii, recomandăm să solicite ajutorul distribuitorului
• documentele de recepţie trebuie rezolvate, verificate, codul tipului de document partener de verificat pentru D394
• toate facturile şi documentele de ieşire înscrise, tipul de factură de revăzut pentru D394 (operaţii lansabile cu F10)
• toate încasările şi plăţile înscrise pentru perioada care se închide
• se descarcă de la BNR cursurile valutare de la sfârşitul lunii
• se reevaluează soldurile disponibilului şi ale facturilor în valută, în modul descris în:
  • cap.7.6. pentru disponibil
  • cap.3.9.2. pentru parteneri externi.

b) Situaţia stocurilor

• se verifică Balanta sintetica/analitica
• se listează stocurile şi listele de inventariere cel puţin la închiderea exerciţiului

c) Sold parteneri

• recomandăm extragere lunară Balanţă furnizori şi Balanţă clienţi, confruntarea soldurilor acestora cu 401, 404, 4111 etc. din contabilitate

d) Încasări/Plăţi

• se completează contul corespondent la documentele nevalidate şi se validează
• se înscriu eventualele compensări, încasări/plăţi în altă valută
• se confruntă din nou soldul de pe extrasele de cont şi din registrul de casă cu datele din program (lista Solduri jurnale)

e) TVA şi declaraţii Verificaţi partenerii în hMARFA la adăugare documente (tasta F3), sau cel târziu după extragere jurnale TVA, curectaţi CIFcu/fără RO dacă este cazul. În hMARFT: se extrag, se verifică, se listează:

• jurnalele TVA
• Declaraţia 394
• Declaraţia 390
• Declaraţia 300, după care:
  • în Declaraţia 394T se verifică lista: Rezumat TVA pt.compar.cu D300
  • în Declaraţia 300 se verifică lista: Comparare 300-contare,394T,390

Declaraţia Intrastat se completează pe baza datelor din hMARFA, dacă este cazul.

f) Contabilitate

• în hMARFA se lansează operaţia Contare automată. Se verifică documentele nevalidate, dacă sunt lăsate în această stare intenţionat. După eventuale validări, se relansează contarea.
• în mod excepţional, se înscriu operaţii de contare manuală, dacă este cazul
• se verifică înregistrările obţinute
• se urmăreşte dacă pe unele conturi de diferenţe (mai ales pe 6588.5) s-au contabilizat valori prea semnificative - s-ar putea să existe greşeli în unele documente de recepţie şi nu este setată verificarea automată a totalului
• după corectarea greşelilor, contarea trebuie refăcută
• jurnalele contabile (CR, CV, CI etc.) se importă în programul hCONT
• se importă şi jurnalele privind contabilitatea de gestiune, dacă s-a organizat
• după importul datelor, în hCONT se lansează Încărcare şi se analizează din nou soldul conturilor care provin din hMARFA, de exemplu:
  • 301, 302, 303, 345, 354, 371, 381, etc. (pe analitice mai elocvente);
  • 401, 4111, 409, 419
  • 4426, 4427, 4428
  • 5112, 5121 - pe analitice, 5311, 542,
  • 581 - pe analitice (să fie soldate)
  • 471 - repartizare cheltuieli după natura lor
  • conturi de diferenţe de preţ, etc.

Dacă după efectuarea contărilor manuale se relansează contarea automată, modificările efectuate prin Contare manuală se pierd şi trebuie refăcute.

Dacă în hCONT se depistează greşeli care provin din hMARFA:

• se revine la programul de gestiune şi se modifică documentul greşit
• se repetă contarea automată - şi cea manuală dacă este cazul !
• se extrag din nou jurnalele de TVA, dacă au fost afectate de modificări
• se repetă importul în hCONT şi încărcarea, după care se reia ciclul de verificări pentru conturile în cauză.

g) Legătura cu aplicaţia de imobilizări hIMOB

• achizițiile şi vânzările de imobilizări sau obiecte de inventar trebuie evidenţiate şi în hIMOB. Lunar, se lansează operaţia Situaţii tranzacţii - hMARFA

h) Reorganizarea şi indexarea bazei de date Cel puţin o dată pe lună se execută reorganizarea bazei de date cu utilitarul hUTIL (operaţia Întreţinere date/Reorganizare-indexare/Reorganizare/Totală).

La reluarea activităţii după cădere de tensiune, blocare de calculator etc. trebuie executată indexarea bazei de date tot cu utilitarul hUTIL (operaţia Întreţinere date/ Reorganizare-indexare/ Indexare/Totală).

i) Arhivarea bazei de date Baza de date se arhivează pe suportul ales cu utilitarul hUTIL (operaţia: Întreţinere date/Salvare-Arhivare). Arhivarea se face cel puţin lunar, după închiderea lunii. Detalii privind aceste operaţii sunt date şi în Documentaţia de operare şi exploatare a aplicaţiilor HAMOR Soft.

Moduri de listare, posibilităţi de vizualizare

Listarea se poate face pe următoarele destinaţii:

a) pe imprimantă - de regulă, imprimanta, tipul de hârtie necesar în funcţie de lățimea listei se selectează automat. Acestea se pot însă modifica de utilizator.

b) în text - orice listă obişnuită poate fi lansată direct în format txt. Dacă la listare se alege TEXT1, … TEXT9, se va vizualiza lista în NotePad/NotePad++ în functie de editorul de text implicit.

Fişierele create vor avea denumirea TEXT1.TXT, TEXT2.TXT, …, TEXT9.TXT, astfel pot coexista pe ecran mai multe instanţe de liste în format text, făcând posibilă şi compararea lor. Sub Windows, listele se pot aşeza una lângă alta pe întregul ecran, cu tastele:

• Win ← pentru a aşeza unul din fişiere în stânga
• Win → pentru a aşeza al doilea fişier în dreapta ecranului.

c) pe ecran - unele liste mai late sunt greu de urmărit în acest fel. După lansarea unei liste pe ecran sau după afişarea unui fişier log, apăsând Alt V sau cu F10 Vizualizare, lista se poate vizualiza cu Notepad, Notepad++ etc. Recomandăm vizualizarea cu fonturi Courier New alese de o dimensiune corespunzătoare, fără WordWrap, dacă trebuie şi este posibil şi în format Peisaj (Landscape).

Editorul implicit cu care să fie deschise aceste liste se poate alege cu variabila de mediu H_EXETXT=executabil fie în hMENUs.bat, fie în orice alt mod în care se poate seta o variabilă de mediu.

Listele se pot vizualiza pe ecran în paralel cu operarea în program sau pot fi afişate în paralel 2-3 liste pe ecran.

Listele preluate în editor se pot salva/arhiva din editor în anumite cataloage dedicate, cu denumiri de fişier concrete.

d) pe disc - Fişierele create pe disc au extensia “.LST“ şi sunt păstrate într-un subdirector dedicat care de obicei are numele „LST“.

Pentru imprimarea şi vizualizarea ulterioară a acestor fişiere-listă există un utilitar de imprimare, care poate să fie apelat din meniul Imprimare din hUTIL, sau cu tasta F8. Şi listele afişate anterior pe ecran se pot printa de aici.

e) în pdf - este necesar utilitarul hWTools. Listele se obţin în format pdf, din care se pot lista direct sau se pot salva în arhiva electronică.

Liste utilizator se pot crea pentru listarea următoarelor fişiere:

• Nomenclator articole (nomm),
• Recepţii (tran),
• Loturi de intrare (lotm),
• Fişe furnizor (furf),
• Loturi de stoc (lotm),
• Fişe de magazie (lotf),
• Facturi/ieşiri (fac_),
• Loturi de ieşire (facr),
• Fişe clienţi (facf),
• Încasări/plăţi (inc_)

Câteva liste sunt definite, acestea se pot modifica sau se pot crea altele noi.

Vezi detaliile tehnice ...

În principalele meniuri din hMARFA sunt definite o serie de liste suplimentare, denumite liste utilizator, pe care le prezentăm în continuare ...

Cu ajutorul utilitarului de tipărire din hMARFA sau hMARFT se poate modifica data listării de pe fiecare pagină într-o listă aflată pe DISC.

Operare:

• Listare pe DISC
• F8
• Utilitare: Modificare dată listare
• Introduceţi data listării
• Lansare imprimare
• Verificaţi lista obţinută.