Documentele de ieşire din hMARFA sunt acele documente justificative cu ajutorul cărora se ţine evidenţa ieşirilor spre vânzare, consum sau altă gestiune a stocurilor de produse, mărfuri, materiale sau a serviciilor prestate.

Facturile emise pot fi transmise în SPV ca e-facturi. Detalii în cap. 3.7.1, subcapitolul 3.7.1.2.

Soluţii de personalizare

La solicitarea utilizatorului:

• Se pot lista facturi personalizate în format grafic. Se pot insera diverse informaţii, elemente grafice, coduri de bare.
• Generare şi listare facturi de abonament, generare şi listare chitanţe cu diverse condiţii: pe perioadă, pe agent etc.

Tipurile de documente de ieşire cu care este livrat programul:

Tratament stoc negativ la documente de ieşire

În funcţie de valoarea variabilei xF_lStocNeg din tipul de document se tratează stocul negativ:

• NIL - se acceptă stocul negativ în conformitate cu opţiunea operatorului (implicit),
• .T. - se acceptă stocul negativ necondiţionat,
• .F. - nu se acceptă stoc negativ.

Operaţii de setare a documentelor de ieşire

Pe documentele de ieşire, în modul Vizualizare, cu tasta F10 apare o listă de operaţii care servesc pentru includerea corectă în D394. De exemplu:

• Transformare în factură
• Modificare cod D394T

Detalii în cap. 9.3.2. pct. b42) ...

Conform Ordinului 2634/2015 002.) privind documentele financiar-contabile, avizul de însoţire a mărfii serveşte ca:

• document de însoţire a mărfii pe timpul transportului,
• document ce stă la baza întocmirii facturii,
• dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi entităţi;
• document de primire în gestiune,
• document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

Avizul de însoţire a mărfii se întocmeşte de către entităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale entităţii.

În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi entităţi, dispersate teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea „Fără factură“, după caz.

Pe avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se face menţiunea Pentru prelucrare la terţi.

În alte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.

Dată fiind multitudinea de situaţii în care se poate emite, în forma livrată a aplicaţiei hMARFA avizul nu este contabilizat. La implementare, în funcţie de modul de utilizare se pot concepe formule contabile. Dacă se doreşte înscrierea unor menţiuni, în funcţie de situaţia concretă, se pot crea mai multe modele de aviz.

Codul fiscal are prevederi detaliate privind facturarea. Vezi detalii ...

În D394 trebuie declarate plajele de facturi utilizate în cursul perioadei, inclusiv numerele de facturi anulate, stornate.

Numerotarea consecventă a facturilor este importantă pentru a declara intervale continue în D394. Pentru aceasta se utilizează meniul Numerotare documente.

Vezi detalii privind nomerotarea facturilor ...

Introducerea sau crearea facturilor în hMARFA se execută cu documentul TFAC şi a celorlalte modele derivate din TFAC după caz, vezi în tabelul din partea introductivă a cap.5.

Posibilităţi de întocmire:

• pe formulare pretipărite se listează datele din hMARFA
• pe hârtie albă se listează deodată formularul şi datele. Cu opţiunea de listare grafică se pot obţine formulare mai estetice, personalizate cu logo, watermark etc. Acestea pot fi listate pe hârtie sau în format pdf pentru transmitere electronică.
• pe formulare pretipărite se întocmeşte manual la sediul clientului, datele urmând să se introducă ulterior în hMARFA numai pentru evidenţă.

Cu componenta Facturare electronică se pot realiza şi diverse tipuri de facturi electronice. Detalii în cap. 13.13. ...

În prezentul capitol ne vom rezuma numai la întocmirea facturilor obişnuite.

Model

Modelele de facturi din aplicaţie se compun de regulă din: capul facturii, text liber şi rânduri.

1. CAPUL facturii conţine:

• numărul de regim special intern de numerotare al formularului
• numărul intern al facturii
• număr comandă - opţional
• data facturii
• data scadenţei
• tipul (după natura operaţiunii) şi modelul (modelul determină şi modul de listare)
• cod client (din Firme)
• RTVAI - se completează automat cu D,N,&,? în funcţie de starea clientului regăsită în Registrul TVA la încasare de la ANAF
• operaţia TVA - de regulă se completează automat, în funcţie de sistemul indicat pentru luna curentă în Perioade din hMARFT - dacă de exemplu este D, în luna respectivă se aplică TVA la încasare, deci OpTVA va fi 1Iz. Validarea operației TVA:

• Cont - contul bancar al partenerului
• Total document, din care TVA

Opţional se pot introduce:

• încasări în curs - se poate introduce cu titlu informativ o sumă care încă nu a apărut pe extrasul de cont etc.)
• diverse câmpuri suplimentare.

2. TEXT LIBER - se completează cu număr aviz de însoţire a mărfii, nume şi act identitate delegat, date mijloc de transport, etc., ca la facturile completate pe formular.

Pe fereastra de text liber cu F10 se poate vizualiza firma şi persoanele din firma pentru care se întocmeşte factura.

3. RÂNDURILE facturii se compun din:

a) identificatorul lotului de stoc din care se face expediţia (codul articolului împreună cu codul gestiunii şi numărul recepţiei). Această identificare va fi efectuată de către operator, însă programul îl „ajută“ punându-i la dispoziţie, într-o fereastră, lista loturilor.

Prin indicarea lotului de către operator, programul va putea culege din baza de date şi celelalte informaţii legate de lot (denumirea articolului, unitatea de măsura, preţul de înregistrare, preţul de vânzare indicat la recepţie etc.).

Pe rândul 2 al articolului utilizatorul poate să înscrie menţiuni suplimentare care vor apare pe factura listată.

Dacă câmpul ARTICOL este necompletat, tastând F1 apare fereastra de ajutor Nomenclator articole, dar dacă câmpul este completat parţial sau integral, tastând F1 apare fereastra de ajutor Loturi de intrare/stoc.

Dacă acelaşi cod de marfă există în mai multe gestiuni, este important să selectăm gestiunea corespunzătoare, de ex. MR - mărfuri cu ridicata.

De regulă se lucrează cu metoda FIFO, de aceea loturile de intrare apar în ordinea datei recepţiei. Loturile îşi păstrează provenienţa, de aceea, dacă de ex. se vând 110 kg de făină, se aleg 107 kg din primul lot şi încă 3 kg din al doilea lot.

b) cantitatea livrată, pe care o va indica operatorul.

c) preţul de livrare, pe care îl va indica tot operatorul, însă programul îi „propune“ în prealabil preţul de livrare stabilit la recepţia lotului respectiv.

Programul calculează pentru fiecare rând de factură valoarea de vânzare şi TVA aferentă.

4. VALIDAREA după terminarea completării calculează:

• Total valoare de vânzare
• Total TVA
• Total de plată

Operaţii în rândurile facturii

Cu tasta F10 apar operațiile posibile înainte de validare, cu cheia rapidă ataşată:

Explicăm numai cele care nu sunt evidente:

• Modificare TVA - se utilizează în situaţii excepţionale, când după modificarea cotei TVA pentru articolul respectiv, este necesar totuși să facturăm cu vechea cotă. Se poate opera pe un rând deja introdus, câmpul TVA:tip devine editabil şi se va căuta cota corespunzătoare în fereastra de ajutor
• Adăugare retur - dacă pt. acel partener s-a facturat anterior un articol şi dorim să-l returnăm, vor apare loturile facturate pentru clientul respectiv
• Ştergere - şterge rândul introdus eronat
• Ştergere toate - şterge toate rândurile facturii deodată!
• Vizualizare articol - arată datele din Nomenclator articole pentru articolul pe care ne-am poziţionat
• Lot de stoc - putem vedea rândul documentului de intrare (lotul) din care s-a facturat
• Document intrare - se poate urmări documentul de recepţie cu care a intrat lotul respectiv
• Adăugare loturi selectiv - adaugă loturile de intrare selectate cu cantitate = stoc curent şi cu preţ livrare şi vânzare din lotul de intrare
• Modificare preţ livrare - calculează preţ livrare = preţ achiziţie + adaos. Nu se execută pentru loturi de marfă tip amănunt.

Preţ vânzare şi alte elemente setabile

Preţul de vânzare (livrare) recomandat la întocmirea facturii poate fi:

1. Preţ livrare lot: este preţul de livrare din lotul de stoc ales. Acest preţ poate fi modificat:
   • manual în Loturi de stoc prin Modificare
   • prin modificare selectivă pe baza preţului din Nomenclator articole (dacă există preţ în nomenclator)
2. Preţ livrare calculat pe baza cotei de adaos: la preţul iniţial (cu ridicata) se aplică cota de adaos din Grupe de articole (dacă este prevăzută cota pentru grupa articolului ales şi dacă în parametrii documentului se solicită acest calcul)

Preţul propus poate fi corectat şi devine preţ livrare efectiv.

Documentul poate fi parametrizat şi în aşa fel încât să se poată indica:

• adaos comercial
• reduceri comerciale
• reduceri financiare
• preţul de vânzare (inclusiv TVA).

Facturi completate manual

În cazul facturilor care au fost completate manual şi înregistrate ulterior în baza de date, se realizează:

• verificarea calculelor efectuate de persoana care a întocmit factura. La depistarea unor erori, factura se anulează şi se întocmeşte o factură corectă.
• includerea facturii în jurnalul de vânzări şi D394
• scăderea din stoc a bunurilor facturate
• contabilizarea prin program a facturii la sfârşitul lunii
• urmărirea soldului facturii şi a clientului (înregistrarea în fişa clientului).

Pentru realizarea Declaraţiei 394 este necesar, ca şi facturile anulate să fie introduse în baza de date. Ajunge să fie completat capul documentului şi nu se validează.

Contarea facturii

În general, factura introdusă în program se contează în mod automat după formula:

4111.1   =   %             | total factură (inclusiv TVA)
            7015           | vânzări produse
            704            | vânzări servicii
            707            | vânzări mărfuri
            ...
            4427/4428.37   | TVA colectat/neexigibil

şi concomitent descărcarea din gestiune:

 607     =  371.1          |  pt. mărfuri
 711     =  345            |  pt. produse

Observaţie:
Conturile de stoc, conturile de venituri şi conturile de descărcare sunt culese de program. Aceste conturi sunt specifice fiecărui rând de pe factură (lot de ieşire), pentru că articolele vândute provin de regulă din diverse gestiuni (mărfuri, produse, servicii, etc.) şi aparţin unor grupe diferite.

La documentele de ieşire, se pot introduce filtre în diverse modele, care să permită de exemplu numai facturarea dintr-o gestiune predefinită sau un anumit tip de articol. Facilitatea este utilă mai ales unde există atât comerț cu ridicata, cât şi comerț cu amănuntul cu evidenţă cantitativ-valorică, pentru evitarea erorilor la alegerea loturilor de ieşire corespunzătoare.

• În formula de iniţializare a tipului de document:
  xF_FiltLot := filtru de selecţie Lot de intrare la adăugare lot de ieşire

ex. la amănunt:, numai mărfuri cu amănuntul 
                 xF_FiltLot := 'lotm->TIPGEST="MA"'
ex. la ridicata: numai mărfuri cu ridicata şi 
                 din gestiuni cu cod care încep cu MR
                 xF_FiltLot  := '!(lotm->TIPGEST="MA").AND.lotm->GEST="MR"'

Observaţii:

• Viteza de selecţie depinde de numărul de loturi de intrare şi de performanţele sistemului
• Viteza de selecţie este bună pe servere Linux_WP.

Exemplificăm câteva situaţii:

• 1.

  Factura se întocmeşte simultan cu livrarea mărfii:

• se întocmeşte o factură cu validare finală

• 2.

  Mai întâi se livrează marfa, iar ulterior se întocmeşte factura:

• la livrare se întocmeşte aviz de însoţire marfă (cu validare finală)
• ulterior se emite factura (validare proformă), eventual se poate emite o singură factură pentru avizele din luna respectivă

• 3.

  Mai întâi se facturează, iar apoi se livrează marfa:

• se emite factura (cu validare proformă)
• la livrare se întocmeşte aviz de însoţire marfă (cu validare finală)

• 4.

  Se returnează marfa de la cumpărător:

• cumpărătorul aduce marfa însoţită de aviz de însoţire marfă
  • dacă nu se aplică TVA la încasare, se emite factura în roşu TFACR (cu validare finală)
  • dacă se aplică TVA la încasare, nu se admite TFACR, se întocmesc facturi obişnuite cu cantităţi în minus (TFAC), alegând loturile (recepţiile) din care s-a facturat, pe urmă factura iniţială şi cea de retur „se compensează“ în MIX la data la care s-a emis factura în minus. Pentru detalii, vezi şi:

Exemple de ajustare în cazul anulării operaţiunilor (retururi) în sistemul TVAI

• 5.

  Facturare avans primit de la client

Pentru avansul primit de la client trebuie întocmită factură. În Nomenclator se introduc poziţiile de avansuri primite după cota TVA, de exemplu:

 Y-AVANS-PRIM-19
 Y-AVANS-PRIM-9

Aceste loturi se „recepţionează“ la fel ca serviciile, cu BPS, cu stoc şi preţ=0. Dacă sunt mai multe cote TVA, pentru fiecare cotă este necesar un articol distinct.

Factura cu avansul primit conţine numai rândul de avans (cantitate=1 şi preţ unitar = valoarea avansului) şi se contabilizează:

4111.1  =    %               | total factură (inclusiv TVA)
           419               | val. avans de la clienţi
           4427/4428.37      | TVA colectat/neexigibil

Pe factura următoare, de livrare şi decontare avans către clientul de la care s-a primit avansul, se trece avansul cu cantitate = -1 şi preţ unitar =valoarea avansului care se decontează.
Această factură va avea următoarea contare:

4111.1  =   %                | total factură (rest plată)
           7015, 707         | val. produse/mărfuri fără TVA
           419               | - val. avans decontat (cu minus)
           4427/4428.37      | TVA colectat/neexigibil

TVA colectat = TVA corespunzător produse/mărfuri - TVA coresp. avans decontat

Exemplu:

În exemplul din imaginea de mai sus s-a utilizat un mod de lucru special, avansul încasat (fără TVA) apare la cantitate, preţul unitar fiind de 1 leu. În acest mod, la întocmirea facturii de livrare, în fereastra de ajutor se poate urmări soldul disponibil al avansului. Dacă există parteneri, de la care se primesc frecvent avansuri, acestea se pot recepţiona chiar în gestiuni distincte, astfel devine mai uşoară confruntarea soldurilor la sfârşitul lunii.

• 6.

  Vânzare imobilizări şi obiecte de inventar în folosinţă

Pentru vânzarea imobilizărilor şi a obiectelor de inventar în folosinţă, care nu au o evidenţă în hMARFA (nu au stoc în hMARFA) se folosesc articolele generice: Y-IMOBILIZAR-19 şi Y-OBIINV-FOL-19.
Aceste articole trebuie „recepţionate“ o singură dată cu BPS şi stoc=0. Articolele nu au denumire, denumirea articolului vândut trebuie înscrisă la facturare în rândul de descriere.

Vânzarea imobilizărilor şi a obiectelor de inventar în folosinţă este tratată în hMARFA numai sub aspect financiar. Descărcarea lor din gestiune trebuie făcut acolo unde au evidenţă proprie, respectiv în hIMOB.

Obiectele de inventar din magazie se facturează în mod obişnuit, similar cu celelalte materiale.

• 7.

  Facturi cu chitanţe

La firmele de comerţ cu ridicata, factura emisă se încasează frecvent imediat, în numerar. Aceste firme solicită listarea chitanţei obişnuite, în paralel cu întocmirea facturii, deci şi înregistrarea încasării în numerar.

La validarea facturii într-o fereastră se propune o chitanţă (număr chitanţă, data, suma totală a facturii etc.).

• Dacă această fereastră se confirmă cu Enter, în Registrul de casă se creează o chitanţă cu datele afişate şi cu suma totală a facturii.
• Dacă clientul nu plăteşte factura integral, se corectează suma, după care se confirmă crearea chitanţei cu Enter.
• Dacă această fereastră se abandonează cu Esc, sau la sumă se înscrie 0, atunci nu se creează chitanţa.

La listarea facturii este listată şi chitanţa, dacă există. Această chitanţă este înscrisă în mod automat în Registrul de casă din ziua încasării.

Principalele modalităţi de export:

• export în nume propriu:
• export în comision:
• export după perfecţionare activă (lohn)

Vezi detalii privind moneda facturii în Facturarea - prevederi legale ...

TFCE - Factură pentru extern

În hMARFA facturarea produselor, lucrărilor şi serviciilor la extern constă în întocmirea unui document de ieşire (TFCE). Modele de bază:

• A - modelul intern însoteşte marfa pe teritoriul României şi se introduce în contabilitate;
• B - modelul extern convenit cu partenerul extern, exprimat în valută şi într-o limbă de circulaţie internaţională. În forma livrată aplicaţia conţine un model în limba engleză, care însă poate fi modificat după necesităţi.

Aceeaşi factură se poate lista în diverse limbi, schimbând numai modelul înainte de lansarea listării.

La operaţii TVA se alege de regulă dintre codurile:

• 1Ed - Op.obisnuite, Extern, Scutit cu deducere
• 1En - Op.obisnuite, Extern, Neimpozabil

Pentru UM, în Descrierea Lotului de ieşire se scrie: UM:xxx, xxx fiind denumirea unităţii de măsură în limba facturii. De exemplu: UM:PCS

PU în valută utilizat la emiterea facturii în valută

La editarea facturii în valută TFCE hMARFA lucrează după algoritmul:

1. de regulă, preţul de livrare din Lotul de intrare ales se împarte cu cursul din factură

2. dacă:

   • PU de livrare din lot = preţul unitar de livrare din Nomenclator şi
   • moneda facturii = moneda din Nomenclator,
     

   atunci se propune preţul de livrare în valută din Nomenclator.

Procedeul 2 asigură preluarea preţurilor de livrare în valută din Nomenclator, chiar dacă aceste preţuri sunt actualizate mai puţin frecvent, decât modificarea zilnică a cursului valutar.

Se utilizează acelaşi document TFCE.
La operaţii TVA se alege dintre codurile:

• 1Ld - Op.obisnuite, LIC, Scutit cu deducere cf. art.294 (2) lit. a,d din Cod fiscal
  (LIC=livrări intracomunitare de bunuri)
• 1Pd - Op.obisnuite, PSIC, Scutit cu deducere
  (PSIC=prestări intracomunitare de servicii)
• 1Lb - Op.obisnuite, LIC, Scutit cu ded. cf. art.294 (2) lit. b,c din Cod fiscal
• 1Lt - Op.obisnuite, LIC, Triunghiular

În funcţie de codul ales se va înscrie şi o menţiune pe factura în limba română referitor la scutirea cu deducere.

Vezi detalii privind modul de facturare în Facturarea - prevederi legale ...

În hMARFA se livrează 2 modele:

• TFAUS- Autofactură - livrare către sine
• TFAUT- Autofactură - în numele furnizorului

Situaţii în care se emite autofactura şi conţinut - vezi în Facturarea - prevederi legale ...

Exemplu pentru depăşire cheltuieli de protocol

Dacă s-au depăşit cheltuielile de protocol sau de sponsorizare şi TVA aferentă a fost dedusă, trebuie întocmită o autofactură, de exemplu:

Partenerul trebuie să fie propria firmă.

Situaţii de taxare inversă - vezi operaţiunile pentru care se aplică ...

În hMARFA se utilizează documentul:

• TFACI- Factură taxare inversă

La OpTVA va fi automat: 1Ii pentru încadrarea corectă în jurnalul de vânzări. Furnizorul nu înscrie taxa pe TFACI, iar beneficiarul o înscrie în decont atât ca taxă colectată, cât şi ca taxă deductibilă (foloseşte NIRII şi TVATX), vezi în cap.4.1. e)

În hMARFA se pot întocmi şi facturi cu remize (discount-uri) acordate clienţilor sau sconturi pentru plata înainte de scadenţă.

Pentru reduceri comerciale obişnuite sau ulterioare se introduce pe factură unul din rândurile:

Y-REDUCERE COM. Reducere comerciala
Y-REDUCERE ULT. Reducere comerciala ulterioara

Acestea sau alte asemenea poziţii se introduc într-un BPS generic cu stoc = 0, de unde se vor introduce pe factură cu un rând obişnuit, cantitatea = 1, suma negativă.

Exemplu:

 1. Cafea macinata        KG      100.0        18.04       1804.00       432.96
 2. Reducere comerciala             1.0      -541.20       -541.20      -129.89

Valoarea reducerii s-a calculat manual (30% din valoarea totală, obţinută cu operaţia Calcul).

Verificaţi contarea.

Pentru automatizarea calculelor, scont de decontare etc. solicitaţi adaptarea tipurilor de documente.

Cum s-a explicat şi la pct. d) 4. de mai sus:

• k1) dacă nu se aplică TVA la încasare, se emite factura în roşu TFACR (cu validare finală). Aceasta va fi o factură cu cantităţi negative şi va servi la încărcarea gestiunii utilizatorului şi diminuarea datoriei clientului. Pentru fiecare factură emisă trebuie întocmită o factură retur separată. La redactarea facturii de retur va trebui specificată factura referită, o să apară rândurile acesteia şi se vor introduce cu minus loturile returnate:

• k2) dacă se aplică TVA la încasare, nu se admite TFACR, se întocmesc facturi obişnuite cu cantităţi în minus (TFAC), alegând loturile (recepţiile) din care s-a facturat, pe urmă factura iniţială şi cea de retur „se compensează“ în MIX la data la care s-a emis factura în minus.

Se permite adăugarea lotului de retur prin copierea unui lot de ieşire deja emis către client.

Se procedează astfel:

• se adaugă/modifică un document de ieşire în jurnalul MVF,
• se activează fereastra cu rândurile din document,
• se lansează operaţia de adăugare retur, astfel:
  • prin combinaţia de taste Alt R,
  • click dreapta sau F10 şi se alege opţiunea Adăugare retur,
  • apare fereastra corespunzătoare loturilor de ieşire, necompletată.

Completarea ferestrei:

• câmpul ARTICOL - codul articolului care urmează să fie returnat,F1 lansează fereastra de ajutor pentru Nomenclatorul de articole,
• la trecerea pe câmpul Gestiune se afişează automat fereastra de ajutor cu loturile de ieşire deja emise către clientul de pe document, din care se alege lotul care urmează să fie returnat.

Prin schimbarea coloanei active pot fi obţinute ordonări diferite, astfel fiind facilitată căutarea lotului corespunzător. În câmpul CANTITATE se preia automat cantitatea din lotul ales, dar cu semnul schimbat. Cantitatea preluată automat poate fi modificată, dacă este cazul (retur parţial).

Vor fi căutate loturile clientului numai de pe documentele de ieşire validate !

În vederea optimizării, căutarea loturilor de ieşire, care urmează să fie afişate în fereastra de ajutor, poate fi limitată ca număr şi în timp, astfel:

• constanta RETUR-NRLOT - Nr.maxim loturi afişate cu căutare relativă la luna curentă din baza de date. Dacă un document conţine mai multe loturi de ieşire, acestea se extrag toate, chiar dacă va duce la depăşirea numărului maxim stabilit prin constantă.
• constanta RETUR-NRLUNI - sunt afişate loturi cu cel mult Nr.luni în urmă.

La prima condiţie îndeplinită, extragerea se opreşte automat.

Dacă constantele de mai sus nu sunt definite, valorile implicite vor fi:

• 12 luni de revenire faţă de luna curentă,
• maxim 100 de loturi de ieşire extrase.

Documentul TFACM - Factura firme din MAGAZIN se utilizează pentru cazurile:

• când nu se emite bon fiscal, ci numai factură din magazin,
• când se facturează servicii cu valoare fixă rotundă, fară zecimale,
• trebuie introduse în hMARFA facturi emise manual de agenţi sau importate din aplicaţii terţe cu calcul invers TVA (suta majorată),
• încasarea unui avans în sumă rotundă, fără zecimale

Documentul calculează valoarea facturii şi a TVA-ului, la fel ca şi casele de marcat.

Casele de marcat calculează TVA cu procedeul sutei majorate, pornind de la valoarea cu amănuntul (deci de sus în jos).

De exemplu:

• pentru 600 lei (TVA 9%) val. TVA = 49.54 (600* 9/109=49.541284)
  • ⇒ valoarea fără TVA = 550.64
• sau pentru 140 lei (TVA 19%) val. TVA = 22.35 (140*19/119=22.352941)
  • ⇒ valoarea fără TVA = 117.65

Facturile anexe la bon se obţin cu F10 - Transformare în factură, operaţia schimbă doar clientul documentului, nu şi valorile calculate în hMARFA, care sunt şi valorile de pe bon.

Matematic:

10 buc * 60 lei = 600 lei (TVA  9%)
10 buc * 14 lei = 140 lei (TVA 19%)

dar 60 lei cu TVA (preţ cu amănuntul în magazin) = 55.05 (baza) + 4.95 (TVA 9%) sau 14 lei cu TVA (preţ cu amănuntul în magazin) = 11.76 (baza) + 2.23 (TVA 19%)

Factura cu coloane standard (ex. TFAC):

    Cantita-|Pret unit.| Valoarea | Val. TVA 
      tea   |(fara TVA)|   (lei)  |   (lei)  
       3    |     4    |  5 (3x4) |     6
 ...  -----------------------------------------
       10.00|     55.05|    550.50|     49.55
    -------------------------------------------
                        Total de 
                         plata         600.05 
                       (col5+col.6)

Aceleaşi sume cu TFACM:

    Cantita-|Pret unit.| Valoarea | Val. TVA 
      tea   |(fara TVA)|   (lei)  |   (lei)  
       3    |     4    |  5 (3x4) |     6
 ...  -----------------------------------------
       10.00|     55.05|    550.46|     49.54
    -------------------------------------------
                        Total de 
                         plata         600.00
                       (col5+col.6)

Contarea se efectuează pe baza valorilor recalculate, sunt evidenţiate şi diferenţele.

Se utilizează documentul TFACS-Factură firme STOC pentru reunirea loturi de stoc.

Dacă avem stocul de marfă format din mai multe loturi care ies cu aceeaşi factură, la ACELAŞI preţ de livrare, pe formularul listat loturile vor apare însumate pe un singur rând.

Detalii în Utilizare TFACS şi BCM_S.

Înainte de facturare se poate verifica, dacă clientul mai are facturi neachitate.

Pe fereastra de fişier Facturi/iesiri selectaţi ultima factură a clientului şi tastaţi: F2. Vor fi afişate ultimele facturi neîncasate şi suma lor.

Numărul de facturi încasate, până la care se caută, se fixează cu constanta NRFAC_INC_F2. Dacă constanta NRFAC_INC_F2 lipseşte sau este egală cu zero, se parcurg toate facturile clientului şi se afişează şi se însumează toate facturile neîncasate. Dacă viteza de acces la baza de date este mică, se pot parcurge doar ultimele facturi, până când se găsesc de exemplu 3 facturi deja încasate. În acest caz, eventualele facturi neîncasate care preced facturile achitate nu vor fi afişate şi însumate.

În Modificare şi Adaugare, tastând F2 pe câmpul client, se obţine lista firmelor, iar după selectarea firmei şi Enter, este afişată fereastra cu ultimele facturi neîncasate.
Pe celelalte câmpuri editabile, cu F2 este afişată doar fereastra cu ultimele facturi neîncasate.

Pe ecran apare coloana zile de întârziere la plată (ZInt).
Cu ajutorul acesteia, se poate estima, câţi bani urmează să încasăm teoretic peste câteva zile.
De exemplu, dacă dorim să aflăm sumele de încasat azi şi mâine:

• în col. ZInt se introduce >-2 (cu minus pentru zile în viitor şi >-2 este de fapt >=-1 )
• în col. De încasat se introduce filtrul #0
• tastând F4, obţinem o situaţie de genul:

Azi şi mâine (în următoarele 1 zile) ar trebui să încasăm 21738,94 lei din 18 facturi scadente şi avem 1 factură cu sold negativ (ex. încasat în plus sau retur, reducere ulterioară etc.) în valoare de -298,00 lei.

Conţinutul tabelului care apare cu F4 variază şi în funcţie de coloana în care s-a aflat cursorul la momentul lansării.

Opţional, se poate filtra în prealabil şi partenerul care ne interesează.
Facturile al căror sold este negativ apar tot cu „zile de întârziere“, dar soldul se scade din total.

Dacă o factură încă nu a ajuns la scadenţă, coloana va conţine -x, x reprezentând numărul de zile până la scadenţă. Dacă întârzierea depăşeşte 9999, nr. zile rămâne la această valoare.

Să presupunem că o perioadă s-a închis deja din punct de vedere contabil, dar ulterior se observă că în hMARFA pe o factură emisă OpTVA a fost 1Ix, dar trebuia 1Iz. Modul de lucru corect ar fi să se emită o factură de stornare în luna în care se observă eroarea şi să se emită o factură corectă (pe care să existe mențiunea „TVA la încasare“).

Dacă se doreşte numai regularizarea situației în contabilitate se poate utiliza documentul TVAV - Corectie TVA colectat:

• în perioada în care se corectează eroarea introduceţi:
  • un TVAV OpTVA=1Ix
    Total livrare=Baza, Total TVA=TVA cu minus!
  • un TVAV OpTVA=1Iz, cu aceleaşi date, dar
    Total livrare=Baza, Total TVA=TVA cu plus!
• în Contare apar notele contabile:
  4111.1 = 4427 - cu minus
  4111.1 = 4428.37 - cu plus
• în Fişe clienţi apar TVAV-urile după Extragere/TVA la încasare
• în JV operaţiile apar la operaţii curente, la fel şi în D300. Se pot corecta manual în D300, defalcând suma manual în rd. de Regularizări.

Începând cu această versiune, în hMARFA s-a integrat o soluţie pentru transmitere prin email, către clienţi a facturilor emise, ataşate în format PDF.

Soluţia are 2 variante de utilizare:

• Varianta de bază (inclusă în program)
• Opţiunea email+ (e) - Vezi descrierea opţiunii în cap. 13.4

În varianta de bază se poate trimite doar o singură factură (un singur fişier) către un singur email al destinatarului, care se preia din Firme.

Etape de lucru

1) Completaţi adresa de email în Firme, aici fiecare firmă poate avea doar o singură adresă de email.

2) Listaţi o factură în format PDF. Aceasta se va salva în catalogul predefinit.

• apăsaţi F10
• lansaţi operaţia Viz. catalog pdf pentru a verifica existenţa facturii salvate.

3) În Facturi/ieşiri Listare lansaţi Trimitere email. În fereastra verde, verificaţi dacă adresele de email şi ataşamentele sunt corecte. Tastati Enter pentru continuare.

Prin această operaţie, beneficiarul va primi factura ataşată emailului, de exemplu:

4) În cazul în care operaţia se termină cu eroare verificaţi log-ul de email:

• apăsaţi F10
• lansaţi operaţia Viz. log trimitere email.

Operaţia se poate lansa şi pentru a verifica lista e-mailurilor transmise, mai ales dacă trebuie transmise mai multe emailuri în aceeaşi zi.

Se lansează cu F10 în fereastra fişier din documentul de ieşire. Adăugare loturi de ieşire într-un document de ieşire pe baza selectării dintr-o ferestră de loturi de intrare

Afişează o fereastră fisier de Loturi de stoc cu Cod, Gestiune, Nr.rec, Data recepţie etc. Operatorul filtrează loturile, care se adaugă automat ca loturi de ieşire selectate astfel:

• Cantitatea va fi stocul curent
• Dacă stoc iniţial în Lotul de intrare este 0, cantitatea în ieşiri va fi 0.
• PuLiv şi PuVin se preiau din Lotul de intrare
• TVA va fi TVA curent din Nomenclator articole.

Particularităţi în funcţie de tipul de document

Dacă este document cu MA, cu m în Parametri:

• apare doar TIPGEST=„MA“ şi apare PuVin în fereastra de Loturi
• dacă nu este document cu MA, m nu există în Parametri
• nu apare TIPGEST=„MA“ şi apare PuLiv în fereastra de Loturi
• dacă este document cu TVA=0, OpTVA= I, n, L, E, câmpurile valorice de TVA sunt completate în validare.

Dacă este BCM, adică fără l şi v în Parametri, atunci PuLiv=PuVinz=PuCont

Personalizări posibile sau variante

• generare BCM cu loturi cu data expirare depăşită, se afişează număr zile depăşire IF(EMPTY(DATAEXP),0,DATAEXP-DATE()) şi se pune filtru >0.
• Pret livrare şi vânzare în lei şi valută se preiau din Nomenclator.
• Alţi algoritmi de stabilire preţ.

Observaţii:

• nu se execută în document cu valută şi cu amănuntul (m în Parametri)
• nu se execută în document preţ cu amănuntul cu Stoc iniţial=0

Se lanseză cu F10 în fereastra fişier din documentul de ieşire.
Modifică preţul de livrare pe baza unui adaos introdus, se calculează adunându-l la preţul contabil/de achiziţie.

Cf. Ordinului 2634/2015 002.), bonul de consum serveşte ca:

• document de eliberare din magazie a materialelor;
• document justificativ de scădere din gestiune;
• document justificativ de înregistrare în contabilitate.

În hMARFA, bonul de consum (BCM) are ca partener destinatar o secţie, adică un „loc de consum“.

Pe baza documentului, programul generează înregistrarea de descărcare a gestiunii la preţul contabil, în corespondenţă cu contul de cheltuieli definit în Funcţii de conturi ca şi cont de descărcare.

Se poate folosi pentru darea în consum a materiilor prime şi materialelor, a obiectelor de inventar din depozit.

contare consum materiale:
  601, 602  =  301, 302       | valoare contabilă materiale
contare consum obiecte de inventar (din grupa GO):
  603      =   303            | valoare contabilă ob.inv.
sau dacă grupa OU, obiecte de inventar cu uzură treptată (din grupa GOU):
  471.4    =   303            | valoare contabilă ob.inv.

Obiectele de inventar date în folosinţă trebuie recepţionate în programul în care se ţine evidenţa lor, respectiv în hIMOB.

      8035     =   000

Bonurile de restituire de la secţii la magazia de materiale se introduc ca şi BCM-uri cu cantităţi negative.