Pentru exploatarea eficientă a programului, trebuie parcurse câteva etape care necesită colaborarea personalului din conducerea economică a utilizatorului cu persoana care face implementarea. Etape recomandate:

• identificarea domeniilor de activitate ale agentului economic;
• stabilirea gestiunilor şi secţiilor
• definirea grupelor de articole
• armonizarea cu planul de conturi utilizat în programul hCONT, stabilirea de conturi analitice identice
• identificarea mişcărilor de materiale, produse sau mărfuri
• fixarea tipurilor de documente care se vor emite cu ajutorul aplicaţiei
• sistemul TVA aplicat - dacă e plătitor TVA, dacă se aplică TVA la încasare, operaţiuni cu taxare inversă etc.
• dacă există operaţiuni cu parteneri externi
• maniera de utilizare a programului: culegere şi prelucrare date sau evidenţă operativă
• stabilirea nivelului la care se vor urmări încasările şi plăţile
• stabilirea numărului implicit de zile în care se doreşte plata furnizorilor/încasarea clienţilor
• opţional, organizarea contabilităţii de gestiune.

În continuare vom prezenta câteva recomandări pentru codificare.

Secţia trebuie văzută în hMARFA ca fiind de fapt un loc de consum şi de obţinere de produse finite sau prestare de serviciii, nu trebuie să coincidă exact cu structura organizatorică.

Cei care doresc ca din aplicaţie să obţină şi datele necesare contabilităţii de gestiune vor trebui să definească „secţiile“ ca fiind chiar locurile de consum pe care doresc să le urmărească separat.

Şi firmele care nu au activitate de producţie pot defini cel puţin o secţie pentru consumurile activităţii administrative, de desfacere, provizionare etc.

Exemple:

1. DEMO SRL are o secţie de producţie, un depozit pentru mărfuri cu ridicata, un magazin cu amănuntul, o centrală termică şi prestează servicii de transport.

În fişierul „Sectii“ se pot codifica:

2. O firmă mică de prestări servicii efectuează reparaţii televizoare şi maşini de spălat. Nu există ateliere distincte pentru cele 2 activităţi, dar se doreşte să se urmărească consumurile pe 3 centre de cheltuieli. Se pot defini de ex. secţiile:

hMARFA asigură posibilitatea unei evidenţe cantitativ-valorice de elemente patrimoniale (mărfuri, materiale, produse, servicii etc.).

Aceste elemente sunt denumite în program articole şi pot exista la un moment dat cu diverse cantităţi, cu diverse preţuri în anumite gestiuni.

Gestiunile nu sunt neapărat depozitele firmei organizate ca atare, ci ele trebuie definite în primul rând din punct de vedere contabil.

Valorile stocurilor din gestiuni sunt reflectate în contabilitate pe câteva conturi de stoc (301, 302, 345, 371 etc.).

La firme mai mari, gestiunile reprezintă depozitele existente, organizate atât pe tipuri de articole, cât şi în funcţie de domeniile de activitate şi de subunităţi.

La firmele mai mici, unde nu există fizic depozite delimitate pentru diverse elemente din patrimoniu, există totuşi o departajare a stocurilor pe gestiuni la nivelul contabilităţii. De aceea, şi aceste firme au de regulă câteva: gestiuni de materiale, materiale de natura obiectelor de inventar, mărfuri cu ridicata, mărfuri cu amănuntul, produse finite etc.

Având în vedere, că hMARFA execută atât evidenţa, cât şi contabilitatea stocurilor, la toate implementările trebuie definite gestiunile specifice.

„Pseudogestiuni“

În afară de gestiunile propriu-zise, în hMARFA pot fi necesare şi „pseudogestiuni“:

1) Pentru servicii şi lucrări executate, pentru ca ele să poată constitui obiectul unor ieşiri (vânzări), trebuie ca acestea să fie introduse într-o „gestiune de servicii“ (servicii prestate).

2) O altă categorie o reprezintă „gestiunile de cheltuieli“ (servicii cumpărate). Ele se utilizează pentru:

• obţinerea unui jurnal de cumpărări complet din program
• contabilizarea automată a tuturor documentelor de cumpărare şi plată
• evidenţa tuturor operaţiilor de plăţi
• evidenţa tuturor cheltuielilor.

Un serviciu sau un articol cumpărat care nu este stocat, va fi preluat direct în conturile de cheltuieli (un bon fiscal pentru benzină, o factură de curent electric etc.).

Pentru ca documentul de cumpărare să poată fi înregistrat, trebuie să existe o gestiune de destinaţie, denumită „gestiune de cheltuieli“. Trebuie să definim gestiuni de cheltuieli pentru toate conturile de cheltuieli utilizate.

În prima fază a implementării în fişierul „Gestiuni“ vor fi adăugate toate gestiunile pe care se va baza aplicaţia. Alegerea codului gestiunii este la latitudinea utilizatorului, dar denumirea trebuie să reflecte scopul pentru care va fi utilizată, în aşa fel încât şi operatorul care va lucra în mod curent cu programul, să-şi poată da seama când trebuie să o utilizeze. Desigur, şi ulterior se pot deschide noi gestiuni dacă este cazul.

Exemple

1.) Firma DEMO SRL poate avea gestiunile:

2.) O firmă de comerţ are 2 depozite cu ridicata la Braşov şi un magazin cu amănuntul la Hărman. Ea poate să-şi organizeze gestiunile în felul următor:

Documentele din hMARFA au întotdeauna au doi parteneri: un expeditor şi un destinatar.

Unul dintre cei doi parteneri ai unui document de intrare sau ieşire este în mod obligatoriu o gestiune a utilizatorului.

Al doilea partener poate fi o firmă (furnizor sau client), dar poate fi şi o secţie din cadrul propriei firme. De asemenea, partenerul poate fi şi o persoană fizică şi o altă gestiune.

Direcţia mişcării se exprimă întotdeauna din punctul de vedere al gestiunii.
Dacă gestiunea este destinatarul mişcării, vorbim de o intrare, iar documentul prin care se realizează se numeşte document de intrare.
Dacă gestiunea este expeditorul mişcării, vorbim de o ieşire, iar documentul prin care se realizează se numeşte document de ieşire.

În ambele cazuri partenerul gestiunii poate fi o altă firmă sau poate fi un „partener“ din interiorul firmei, adică o secţie de producţie, de servicii sau chiar o altă gestiune.

În hMARFA, evidenţa acestor parteneri este organizată în fişierele Firme, Persoane, Gestiuni şi Sectii.

În fişierul Firme se ţine evidenţa furnizorilor, clienţilor, dar şi a altor firme pentru datele de contact.

O firmă care este atât furnizor, cât şi client este luată în evidenţă o singură dată.

Evidenţa partenerilor necesită o codificare corespunzătoare a fiecărei firme, prin indicarea datelor:

• cod firmă (poate fi utilizată o secvenţă de numere sau o prescurtare a denumirii)
• iniţiale (numele cu care va apare firma respectivă pe documentele listate din hMARFA)
• localitate
• cod fiscal

Celelalte informaţii cerute de program cu ocazia introducerii unei firme, cum sunt numărul de la registrul comerţului, telefonul, denumire bancă, cont bancar etc. nu sunt obligatorii în prima etapă, ele pot fi completate şi ulterior. Detalii privind preluarea datelor unui partener de la ANAF în cap. 3.3.

Evidenţa analitică a furnizorilor şi clienţilor (facturi neplătite, fişe, balanţe) se poate ţine în hMARFA, în hCONT sau în amândouă. Programul, la livrare, este parametrizat pentru a ţine această evidenţă numai în hMARFA (în hCONT doar evidenţă sintetică.

Dacă se doreşte, ca partenerii să apară analitic şi în evidenţa contabilă ţinută hCONT, atunci codificarea trebuie să fie riguroasă, de preferat o codificare numerică, pentru a forma conturi analitice cu ajutorul codificării firmelor. Considerăm totuşi, că datele din hMARFA pot fi considerate ca evidenţă analitică. În acest caz, ajunge să se preia doar informaţiile din conturile de nivel superior.

Conturile analitice de clienţi şi de furnizori (dacă se utilizează) pot fi construite de către program cu ajutorul codului firmei din fişierul Firme astfel:
Dacă firma „X SRL“ a fost codificată cu codul „0125“ în fişierul „Firme“, analiticul corespunzător în contul de clienţi va fi construit ca fiind „4111.1.0125“ adică Client intern, firma X SRL.
Dacă această firmă va apare şi ca furnizor, deci pe un document de intrare (recepţie), în contarea documentului respectiv se va utiliza contul „401.1.0125“, adică Furnizor intern, firma X SRL. Este necesar, ca codurile să fie formate din acelaşi număr de caractere, de exemplu: 0001, 0022, 0125, 1205.

Pentru cei care întocmesc Declaraţia 406 SAF-T, recomandăm să utilizeze numai conturi analitice numerice. Dacă se utilizează şi caractere, acestea pot fi traduse cu ajutorul unui Dicţionar în aplicaţia hSAFT.

Conform Ordinului 2634/2015 002.), documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeşte documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

În cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv:

• forma juridică,
• codul unic de înregistrare
• capitalul social, după caz.

Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate.

Documentele justificative provenite din tranzacţii/ operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderou de achiziţie/carnet de comercializare, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.

În condițiile în care documentele financiar-contabile sunt întocmite și preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu.

Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în format electronic.

Documentele contabile (registre, jurnale, fișe, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:

• denumirea entității;
• data întocmirii documentului contabil;
• felul, numărul și data documentului justificativ;
• sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;
• conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;
• semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.

OG 17/2015 003.) prevede:

Art. V. (1) Persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum şi entităţile fără personalitate juridică nu au obligaţia de a aplica ştampila pe declaraţii, cereri sau orice alte documente depuse la instituţiile sau autorităţile publice.
(2) Persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum şi entităţile fără personalitate juridică nu au obligaţia de a aplica ştampila pe documente sau orice alte înscrisuri emise în relaţia dintre acestea.

La pct. 24 din Ordinul 2634/2015 002.) este prevăzut, că entitățile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:

• persoanele care răspund de organizarea și conducereacontabilității vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente;
• fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ține cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
• entitățile vor emite proceduri proprii de stabilire și/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menționa, pentru fiecare exercițiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

Documentele interne ale firmei, create în hMARFA vor fi codificate cu 6 cifre sau caractere. Alegerea unui sistem de codificare adecvat, chiar din faza de implementare, este foarte importantă. Reamintim necesitatea elaborării unei proceduri interne scrise, conform prevederilor legale prezentate mai sus.

Vă rugăm să studiaţi detaliile de mai jos cu atenţie, vom reveni la ele în fiecare meniu hMARFA unde este cazul.

Detalii privind numerotarea documentelor în hMARFA...

Elementele gestionate cu programul hMARFA poartă denumirea generică de articole. Ele pot fi de mai multe tipuri: mărfuri, produse finite, materiale, obiecte de inventar, ambalaje, servicii etc.

Gruparea articolelor devine necesară:

a) dacă într-o singură gestiune ţinem evidenţa mai multor tipuri de articole cu cont sintetic distinct.

De exemplu, dacă în aceeaşi gestiune de materiale ţinem evidenţa atât a materiilor prime (cont 301), cât şi a materialelor consumabile (conturile 3021 - 3028), obiectelor de inventar (303) şi ambalajelor, trebuie să definim grupe pentru fiecare tip.

Alegerea codului grupelor este la latitudinea utilizatorului, dar pentru exemplificare arătăm o soluţie:

În această codificare prima literă reflectă tipul articolului.

b) dacă în cadrul aceluiaşi tip de articole în aceeaşi gestiune avem conturi analitice distincte.

De exemplu, dacă într-o singură gestiune de produse finite avem conturile 345.01 pentru sortimentele de masă şi 345.02 pentru sortimentele de dulapuri, putem defini grupele:

 P-MASA (mese)
 P-DULA (dulapuri)

c) în situaţiile în care nu este necesar să urmărim în contabilitate grupele de articole pe conturi distincte, dar totuşi dorim să obţinem rapoarte.

De exemplu, dacă la o unitate de vânzări cu ridicata dorim să urmărim valoarea stocurilor sau totalul cantităţilor intrate şi ieşite lunar pe grupe de mărfuri, vom defini grupele:

• ALI (alimente)
• CAF (cafea)
• COS (cosmetice)
• DET (detergenţi)
• TIG (ţigări)
• BAU (băuturi)
• DUL (dulciuri)
• CON (conserve)
• ALT (alte mărfuri industriale)
• etc.

d) dacă preţul de vânzare este format cu cotă de adaos diferit pe grupe de articole.

Definirea grupelor se execută în faza de implementare, în fişierul „Grupe de articole“. Apartenenţa unui articol la o grupă din nomenclatorul de articole se indică la introducerea articolelor în nomenclator.

În situaţiile de la punctele a) şi b) legătura între gestiune, grupă şi conturile aferente trebuie să fie indicată în fişierul „Functii de conturi“.

Gestiunile cuprind stocuri formate din articole. Articolele pot ajunge în gestiuni numai prin recepţii (intrări). Pentru ca aceste articole să poată fi indicate pe documentul de recepţie (intrare), ele trebuie să aibă în prealabil un cod şi o denumire.

În hMARFA, evidenţa articolelor după coduri şi denumiri, se ţine într-un fişier denumit Nomenclator de articole.

Informaţiile pe care trebuie să le indicăm în momentul când definim un nou articol în nomenclator nu conţin informaţia Tip articol (material, marfă, produs etc.) şi nici informaţii de preţ din următoarele motive:

• un bun material sau un serviciu poate fi cumpărat sau produs de firmă şi utilizat în diverse scopuri (pentru vânzare, pentru consum etc.). Numai în momentul în care intră în patrimoniu, deci într-o gestiune, se poate decide ce reprezintă pentru firmă acel articol (materie primă, material auxiliar, marfă cu ridicata, marfă cu amănuntul, ambalaj, obiect de inventar, serviciu, produs finit al firmei etc.).
• preţul cu care circulă în comerţ sau preţul cu care producem un bun material, nu este nici el în prealabil cunoscut. De aceea spunem că nici preţul de achiziţie sau de producţie nu sunt informaţii de nomenclator.

Preţurile articolelor se vor comunica tot cu ocazia introducerii acestora în gestiuni prin documente de intrare (recepţii).

Rezultă deci, că în hMARFA nu suntem obligaţi să dăm coduri diferite pentru unul şi acelaşi articol dacă îl recepţionăm cu preţuri diferite sau pe conturi diferite.

Se indică însă obligatoriu, cu ocazia definirii articolului în nomenclator - deci înainte de intrarea în patrimoniu (în gestiune) - următoarele elemente:

• codul articolului
• denumirea articolului
• unitatea de măsură (în care se vor indica cu ocazia intrării cantităţile şi preţul unitar)
• grupa de articole de care aparţine, dacă articolele sunt grupate
• taxa vamală - dacă este cazul
• cota de TVA

În nomenclatorul de articole se mai pot preciza şi descrierea detaliată a articolului; precum şi un preţ de livrare, care se poate utiliza la listarea unui catalog de preţuri.

Alegerea ordinii de mărime la unităţi de măsură

La unele articole putem alege dintre mai multe ordine de mărime la unitatea de măsură. De exemplu: între hl, l, dl, cl, ml sau între km, m, cm, mm sau între t, kg, g, mg sau între bucăţi, mii bucăţi etc. La alegere luaţi în considerare ordinul de mărime la cantităţile din loturile de intrare/ ieşire şi ordinul de mărime la preţul/unitate de măsură. Dacă vindeţi articolul respectiv, alegeţi varianta adecvată, favorabilă pentru facturare.

De exemplu:

• dacă cumpăraţi 200.345 de şuruburi cu preţul unitar de 0,0125 lei, dar preţul unitar în hMARFA are 2 zecimale, faceţi recepţia în mii bucăţi (200,345 mii buc. x 12,50 lei/mii buc.).
• dacă cumpăraţi ciment şi UM pe factura furnizorului este Tone, dar vindeţi cimentul la KG, faceţi recepţia în KG.
• dacă vindeţi cimentul numai la saci de 50 kg, creaţi un articol cu denumirea „Ciment (sac 50 kg)“ cu Um=SAC şi faceţi recepţia cu această unitate de măsură.

Funcţii de conturi

În nomenclator, articolele nu au preţ de achiziţie, nici cantitate, nici cont contabil. Aceste informaţii se ataşează în momentul când se constituie un stoc din respectivul articol.

O astfel de înregistrare de stoc se numeşte lot de intrare sau lot de stoc. La fiecare recepţie, pentru fiecare rând al documentului de recepţie se creează un lot de intrare (stoc).

Pentru ca programul să poată crea un nou lot de stoc dintr-un anumit articol într-o anumită gestiune cu ocazia introducerii unei recepţii, este necesar ca:

• gestiunea să fie definită (introdusă) la „Gestiuni“
• articolul să fie definit (introdus) în „Nomenclator de articole“

• să avem un „Tip de document“ de intrare corespunzător.
  Tipurile de documente sunt gata definite de la instalarea programului. De exemplu, la recepţii de materiale sau mărfuri en-gros din comerţul intern de regulă se foloseşte tipul de document NIRI.

• al doilea partener al documentului să fie definit (introdus) în „Firme“ sau „Secţii“.
  De exemplu, partenerul expeditor al tipului de document NIRI este o firmă, deci în „Firme“ trebuie să avem introdusă firma de la care recepţionăm

• în fişierul „Funcţii de conturi“ să fie introdus contul de stoc al gestiunii respective.

  La ultima condiţie distingem 2 situaţii pentru gestiunea respectivă:

  1. se ţine evidenţa unui singur tip de articol, deci a unui singur cont de stoc.
  2. se ţine evidenţa mai multor tipuri de articole (materiale, mărfuri, produse etc.), deci evidenţa a mai multor conturi de stoc.

  În cazul a) „Functii de conturi“ trebuie să conţină un singur rând pentru respectiva gestiune, fără specificarea unei grupe de articole.

  În cazul b) „Functii de conturi“ trebuie să conţină pentru gestiunea respectivă mai multe rânduri. Pentru fiecare cont va trebui să existe un rând distinct în care, alături de codul gestiunii trebuie specificat codul grupei.

  Un astfel de rând defineşte pentru o pereche (gestiune + grupă), patru conturi. Primele două se folosesc la contarea automată a documentelor de intrare, iar ultimele două la contarea automată a documentelor de ieşire.

  Deasemenea, rândul mai defineşte şi tipul articolului: material (G), marfă (M), produs (P) etc.

• contul de intrare (stoc) este acel cont pe care vor fi înregistrate valorile loturilor la articolele recepţionate în gestiunea respectivă, dacă articolul aparţine acelei grupe.
• contul de diferenţă este acel cont pe care vor fi înregistrate la recepţie diferenţele între valoarea loturilor recepţionate pe stoc şi valoarea de pe factura furnizorului (fără TVA). Acest cont de diferenţă mai are şi o funcţie de control - în cazul când după operaţia Contare automată pe acest cont s-au contabilizat valori semnificative, înseamnă, că s-a greşit la completarea recepţiei.
• contul de ieşire (venit) este contul folosit pentru înregistrarea venitului aferent vânzărilor din lotul respectiv (articole din grupa respectivă şi din gestiunea respectivă).
• contul de descărcare este utilizat tot la contarea documentelor de ieşire, pentru a se obţine înregistrarea contabilă de descărcare a gestiunii.

Aceste definiţii trebuie introduse de utilizator în „funcţii de conturi“ împreună cu furnizorul în faza de implementare şi vor fi utilizate în continuare de program pentru evidenţele contabile executate automat.

Vezi exemplul...

Ordinea operaţiilor care trebuie efectuate la adăugarea de noi articole

1. Dacă articolul respectiv nu se încadrează în Grupele de articole existente, se creează o grupă nouă cu codificare corespunzătoare.
2. Se introduce articolul respectiv în Nomenclatorul de articole, la grupa corespunzătoare.
3. Se caută, dacă la Gestiuni este definită o gestiune unde se poate recepţiona articolul.
4. Se verifică în Funcţii de conturi, dacă la gestiunea respectivă avem definite conturile necesare.
5. În cazul în care dorim să întocmim un document de ieşire pentru acel articol, mai întâi trebuie să-i întocmim un document de intrare într-o gestiune şi recepţia să fie validată.
6. După aceste operaţii articolul va fi disponibil pentru ieşire şi apare lotul ca disponibil în fereastra de ajutor, cu ocazia completării rândurilor documentului de ieşire.

Înregistrări contabile cantitative sau în valută

În cazul în care în aplicaţia hCONT se fac şi înregistrări contabile cantitative paralel cu cele valorice, programul oferă şi această facilitate, prin posibilitatea creării de conturi cantitative pe lângă cele valorice.

Contul cantitativ are următoarea structură:

• primele 11 caractere : simbolul contului
• următoarele 3 caractere: unitatea de măsură

Ex:
  "345.01.12  "               - 11 car.
  "345.01.12  KG "            - 14 car.
sau:
  "5124.01.      "    - cont bancar valută- în lei
  "5124.01.   EUR"    - cont bancar valută- în euro

În hMARFA evidenţa stocurilor este ţinută pe loturi. Lotul (de intrare, de stoc sau de ieşire), reprezintă o anumită cantitate de mărfuri, produse, servicii sau alte subiecte de acelaşi fel a căror evidenţă se realizează cu ajutorul aplicaţiei, care au intrat/ieşit cu acelaşi document, în aceeaşi gestiune (pe ecran se pot vedea pe un singur rând).

Metodele de evidenţă şi evaluare diferă în funcţie de natura stocului:

Preţul cu care sunt înregistrate loturile la intrare în gestiune şi în contabilitate pe conturile de stocuri, indiferent de modul lor de formare, îl vom numi în mod unitar preţ contabil. În terminologia hMARFA în loc de preţ de achiziţie (în sensul normelor contabile) utilizăm termenul de preţ de înregistrare (din motive de compatibilitate cu versiunile mai vechi ale programului).

La produse recomandăm metoda de evaluare cu preţ prestabilit. Acest preţ se înscrie în bonul de predare producţie, iar diferenţa de preţ (preţ efectiv - preţ prestabilit) se calculează după închiderea contabilităţii de gestiune în cadrul programului de contabilitate.

La mărfuri cu amănuntul folosim de regulă metoda global-valorică. Mărfurile se ţin pe contul 371.2 la preţ de vânzare cu amănuntul (inclusiv TVA). Această metodă respectă principiul înregistrării la preţ de achiziţie, deoarece valoarea bilanţieră a mărfurilor cu amănuntul este la preţ de achiziţie, adică:

     preţ de  vânzare  cu  amănuntul (inclusiv  TVA)  (371.2)
  (-)adaosul comercial                                (378.2)
  (-)TVA neexigibilă                                 (4428.2)
   = preţ de achiziţie

La celelalte tipuri de articole: mărfuri cu ridicata, materiale etc. recomandăm utilizarea preţului de achiziţie.

La livrare, aplicaţia este parametrizată să lucreze cu preţurile contabile recomandate mai sus, dar dacă este necesar, acestea se pot modifica.

Preţ cu ridicata: Preţurile cu ridicata sunt determinate de nivelul costurilor de producţie dimensionate în funcţie de parametrii tehnici, constructivi şi funcţionali şi de alte caracteristici de calitate ale produselor, de condiţia de livrare (franco, ambalaj) a acestora.

La import: preţul cu ridicata de aprovizionare se formează pe baza preţului extern, în condiţiile de livrare franco-frontieră română, transformat în lei la cursul de schimb utilizat.

Adaos comercial cu ridicata: Adaosul comercial cu ridicata poate fi stabilit în mărime procentuală sau în sumă fixă, ca diferenţă între preţul negociat cu beneficiarii şi preţul cu ridicata la care s-a realizat aprovizionarea.

La import: adaosul comercial acoperă: cheltuieli de desfacere, comisionul societăţii de import-export intermediare şi cota de profit.
La comerţ cu ridicata: pentru livrări din depozite, baze de aprovizionare şi alte asemenea, intermediarii au dreptul la adaos comercial cu ridicata.
La producţie: pentru livrări din depozitele producătorului nu se justifică aplicarea unui adaos comercial.

Preţ cu amănuntul: Pentru vânzarea de mărfuri prin magazine cu amănuntul, indiferent de cantitatea vândută unui cumpărător, se aplică preţuri cu amănuntul, care conţin adaos comercial cu amănuntul.

Adaos comercial cu amănuntul: Adaosul comercial cu amănuntul poate fi stabilit în mărime procentuală sau în sumă fixă, ca diferenţă între preţul practicat la amănunt (fără TVA) şi preţul cu ridicata la care s-a aprovizionat vânzătorul.

Cum sunt utilizate aceste noţiuni în hMARFA ?

Preţ iniţial (PuInit) este în mod uniform baza la care se aplică adaosul comercial (preţ cu ridicata de achiziţie la mărfuri şi preţ cu ridicata de livrare la produse). Se va utiliza termenul de preţ iniţial în loc de preţ cu ridicata din motive de compatibilitate cu versiunile mai vechi.

La livrare, aplicaţia este parametrizată astfel:

• la bunurile achiziţionate (import sau intern) preţul iniţial este preţul de înregistrare (achiziţie).
• la bunurile produse preţul iniţial este preţul de livrare.

Aceste sensuri se pot modifica prin reparametrizarea aplicaţiei.

Observaţie. Dacă cheltuielile (ex. comision) nu se includ în preţul cu ridicata:

• fie nu se înscriu în preambulul recepţiei
• fie nu se repartizează automat pe loturi (este realizabil prin reparametrizare).

În hMARFA pentru preţul practicat la vânzare utilizăm doi termeni:

• preţ livrare este preţul fără TVA, iar
• preţ vânzare este preţul inclusiv TVA.

Aceste sensuri sunt valabile la recepţii, la loturi de stoc (PuLivCat şi PuVinzCat) şi la ieşirile cu parametrii altv (l-PuLiv şi v-PuVinz). La ieşirile cu alţi parametri, sensul variabilelor PuLiv şi PuVinz este dat la implementare şi nu coincide neapărat cu cele de mai sus.

Avantajul organizării contabilităţii de gestiune cu ajutorul programului hMARFA este, că în momentul introducerii sau creării tuturor documentelor în program se realizează în paralel şi contarea acestora, atât în contabilitatea financiară, cât şi în cea de gestiune (dacă se implementează).

Pentru detalii vezi şi descrierea opţiunii Centre de cost/profit.

Exemplu de organizare a contabilităţii de gestiune

Scadenţa se tratează numai pentru tipurile de documente care în machetă conţin parametrul „s“.

În aplicaţie există 3 modalităţi pentru calculul scadenţei:

• automat la completarea documentului,
• manual de către utilizator la editarea documentului,
• calcul automat în timpul validării.

În situaţia în care data scadenţei se calculează automat, fără intervenţia manuală a operatorului, se poate folosi parametrul „s“, care determină afişarea datei scadenţei, însă nu admite modificarea ei.

La completarea documentului, data scadenţei se calculează automat pe baza datei din documentul de bază şi a datei stabilite în Constante şi funcţii:

• SCADENŢĂ-C - Scadenţă clienţi - scadenţa înscrisă înseamnă numărul de zile în care utilizatorul aplicaţiei solicită de regulă încasarea propriilor facturi.
  Acest lucru se poate stabili ca o regulă generală, însă la întocmirea facturilor se poate suprascrie scadenţa implicită pe baza celor convenite cu partenerul comercial.
• SCADENŢĂ-F - Scadenţă furnizori - serveşte ca regulă generală pentru plata furnizorilor.

Celelalte funcţii se utilizează astfel:

• INT-NEPLA - Intervale zile de întârziere la facturi neplătite - prin Modificare se poate seta astfel: se pot stabili atâtea intervale câte interesează pentru analiza datelor, iar informaţiile astfel obţinute se pot lista. La cota fixă se introduc numerele 1,….,n care înseamnă numărul de ordine al coloanei în lista definită. La limita inferioară se introduc numere cu 1 zi mai mari decât pentru intervalul definit anterior. Dacă limita superioară a ultimului interval se completează cu 99999 (care nu se va tipări în listă), atunci acolo se grupează toate facturile cu întârzieri foarte mari (în funcţie de intervalul definit anterior).

De exemplu:

• INT-NEÎNC - Intervale zile de întârziere la facturi neîncasate - se procedează ca în cazul precedent.

Pentru sumele neplătite/neîncasate la scadenţă servesc listele:

• intrări: Facturi scadente-lei şi Facturi scadente-valută;
• ieşiri: Facturi scadente-lei şi Facturi scadente-valută.

Listele de mai sus servesc şi ca document justificativ pentru completarea Datelor informative din situaţiile financiare.

Dacă doriţi să tipăriţi data scadenţei pe factură, trebuie să vă adresaţi furnizorului aplicaţiei.

În forma livrată există în fişierul Firme o serie de „firme“ create pentru evidenţa datoriilor societăţii către diverse bugete, sub forma impozitelor, taxelor, contribuţiilor etc. În cazul în care se organizează acest sistem de evidenţă, la „firme“ se mai pot adăuga eventual şi altele.

Se recomandă, pentru să aparăuna după alta şi la începutul listei de firme, codul acestor „firme“ să înceapă cu semnul „%“. De exemplu:

Astfel, de exemplu la plata cu acelaşi ordin de plată a impozitului pe profit şi a impozitului pe venituri din salarii vom avea contarea:

581.5 = 5121       1000 lei

În hCONT va trebui să repartizăm sumele pe conturi:

      %    = 581.5      1000 lei
    444.1                400 lei
   4411                  600 lei

O altă metodă de lucru este crearea mai multor „Firme“, pe fiecare tip de contribuţie salarială în parte, în acest caz se pot înscrie conturile de obligaţii pentru fiecare. La această metodă însă, ordinul de plată în cont unic se înscrie în încasări şi plăţi pe atâtea rânduri, câte contribuţii s-au plătit cu acel ordin.

Exemplu de „Firme“:

  %CAS    CAS 
  %CASS   CASS
  %CAM    CAM 
  %IVENIT IMPOZIT VENIT-SALARIATI
            etc.

Se poate realiza o evidenţă şi mai complexă a impozitelor, pe scadenţe, făcându-se „recepţii“ lunare pentru fiecare tip de impozit, cu evidenţierea scadenţei lor.

Pe baza acestora, contabilul îşi poate organiza un scadenţar al plăţilor. Pentru urmărire ulterioară se pot extrage în acest caz fişe „furnizori“ cu recepţia, scadenţa şi documentul de plată, util de exemplu în cazul controalelor şi confruntărilor cu organele fiscale.

Utilizând această soluţie, de exemplu un contabil extern poate lăsa la firmă lista obligaţiilor de plată.

La implementare soldurile/stocurile trebuie să fie cunoscute şi trebuie introduse în hMARFA. La furnizori şi clienţi interni se poate opta pentru introducerea soldurilor pe facturi sau pe partener. Soluţia aleasă poate să difere şi în funcţie de volumul datelor de introdus.

Numerele documentelor prin care se introduc soldurile trebuie să fie în concordanţă cu sistemul de codificare ales pentru documente, deci în fiecare jurnal trebuie să fie mai „mici“ decât primul document propriu-zis.

Vezi detalii privind regulile de numerotare ...

Dacă soldul se poate introduce printr-un singur document, numărul poate să fie de forma: aax000, iar dacă sunt mai multe documente, atunci codul de an să fie mai mic decât anul implementării: 23xnnn, dacă anul implementării este 2024.

Data documentelor prin care se introduc soldurile trebuie să fie anterioară lunii iniţiale! Fixaţi luna curentă (Contab./Luna curentă) la luna precedentă lunii iniţiale, iar dacă sunt documente de introdus pentru alte luni, modificaţi luna curentă cu F6.

Stocurile se introduc cu documentul NIRT ca un „plus de inventar“, data documentului fiind ultima zi a lunii precedente datei iniţiale a implementării.
Dacă din anumite articole există mai multe loturi cu preţuri diferite, se creează mai multe documente, în aşa fel încât în acelaşi document un articol dintr-o gestiune să figureze o singură dată, sau se recepţionează la preţ mediu.

Soldurile furnizorilor interni se introduc cu NIRI (fără rânduri):

• pe facturi, respectând datele facturilor şi scadenţele de plată, sau
• numai soldul furnizorului, data documentului fiind ultima zi a lunii precedente datei iniţiale a implementării.

Soldurile furnizorilor externi se introduc pe facturi cu NIRE fără rânduri, respectând data facturii şi cursul de schimb. Secţiunile VAMA şi CHELT. nu trebuie completate.

Soldurile clienţilor interni se introduc cu TFAC (fără rânduri):

• pe facturi, respectând datele facturilor şi scadenţele de plată, sau
• numai soldul clientului, data documentului fiind ultima zi a lunii precedente datei iniţiale a implementării.

Soldurile clienţilor externi se introduc pe facturi cu TFCE fără rânduri, respectând data facturii şi cursul de schimb. La validare înscrieţi Total livrare în valută, iar valoarea în lei se va calcula conform cursului introdus pentru ziua respectivă.

La jurnalele de încasări/plăţi se introduce un document de tip sold, data documentului fiind ultima zi a lunii precedente datei iniţiale a implementării şi valoarea se preia din contabilitate.

După terminarea implementării comparaţi soldurile din hMARFA cu soldurile conturilor respective din hCONT.