Legislaţie

1.) Ordinul 3512/27.11.2008 privind documentele financiar-contabile (MO 870 şi 870bis/23.12.2008)

Conform Ordinului 3512/2008 (1.) se întocmesc următoarele documente:

• Registrul numerelor de inventar
• Fişa mijlocului fix
• Proces-verbal de recepţie
• Proces-verbal de recepţie provizorie
• Proces-verbal de punere în funcţiune
• Bon de mişcare a mijloacelor fixe
• Proces-verbal de scoatere din funcţiune/de declasare a unor bunuri materiale

În continuare vom reda rolul şi circuitul documentelor care se pot întocmi cu ajutorul aplicaţiei hIMOB. Reamintim, că din Fise imobilizări se pot lista diverse tipuri de fişe contabile/fiscale pentru imobilizări.

Procesul-verbal de recepţie se întocmeşte pentru mijloacele fixe independente care nu necesită montaj şi nici probe tehnologice (utilaje pentru intervenţie, unelte, accesorii de producţie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea considerându-se puse în funcţiune la data achiziţionării lor.
Procesul-verbal de recepţie provizorie se întocmeşte pentru utilajele care necesită montaj, dar nu şi probe tehnologice, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la data terminării montajului, respectiv la data terminării construcţiei.
Procesul-verbal de punere în funcţiune se întocmeşte pentru utilajele şi instalaţiile care necesită atât montaj, cât şi probe tehnologice, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la terminarea probelor tehnologice.

Aceste procese-verbale servesc ca şi document de:

• înregistrare în evidenţa operativă şi în contabilitate;
• consemnare a stadiului în care se află obiectivul de investiţii;
• aprobare a recepţiei (PV de recepţie);
• constatare a îndeplinirii condiţiilor de recepţie provizorie a obiectivului de investiţii şi document de aprobare a recepţiei provizorii (PV de recepţie provizorie);
• punere în funcţiune a obiectivului de investiţii (PV de punere în funcţiune).

Se întocmesc în 3 exemplare la data punerii în funcţiune a mijlocului fix de către secretarul comisiei numite pentru recepţionare.
Circulă la:

• persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1,2,3);
• la compartimentul care efectuează controlul financiar preventiv (exemplarul 2);
• la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea şi înregistrarea procesului-verbal de recepţie (exemplarele 2,3).

Se arhivează:

• la furnizor (antreprenor): la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2,3);
• la beneficiar: la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

Serveşte ca:

• document de constatare a îndeplinirii condiţiilor scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe;
• document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune sau uz/de declasare;
• document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate;
• document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor şi în contabilitate.

Se întocmeşte în 2 exemplare, separat pentru bunurile aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale (notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune, deviz estmativ al reparaţiei capitale, act constatator al avariei, avize, notă justificativă privnd descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).

Circulă la:

• presoana autorizată să aprobe scoaterea din funcţiune sau declasarea (exemplarele 1,2);
• la locul de folosinţă a mijloacelor fixe scoase din funcţiune (exemplarele 1,2);
• la magazia (depozitul de materiale) bunurilor materiale declasate (exemplarele 1,2);
• la magazia primitoare a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate (exemplarele 1,2);
• la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
• la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din uz sau de declasare (exemplarul 2).

Se arhivează:

• la compartimentul care ţine evidenţa mijloacelor fixe (exemplarul 2);
• la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

Conţinutul minimal obligatoriu:

• denumirea unităţii
• denumirea formularului
• numărul şi data întocmirii
• aprobat, data
• predătorul
• constatările şi concluziile comisiei
• pentru fiecare mijloc fix scos din funcţiune sau bun material declasat:
  • număr curent
  • numărul de inventar şi denumirea mijlocului fix
  • codul
  • unitate de măsură
  • cantitatea
  • preţul unitar
  • valoarea
• numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei şi a gestionarului pentru primire.

Prezentul upgrade extinde baza de date hIMOB cu facilitatea de a putea lista documentele de mai sus, care preiau datele referitoare la o anumită imobilizare:

• Proces-verbal de recepţie (în format prescurtat, conţine informaţii cu valabilitate mai generală)
• Proces-verbal de punere în funcţiune
• Proces-verbal de scoatere din funcţiune

Aceste documente pot fi accesate din opţiunea Imobilizări, astfel:

• deschideţi fereastra de fişier Imobilizări;
• pentru listarea PV recepţie sau punere în funcţiune selectaţi imobilizarea. Pentru PV scoatere din funcţiune nu este necesară o selecţie, fiind listate toate care au ieşit în luna curentă. Tastaţi F10 şi apare meniul:

• alegeţi Listare document şi editare în hIMOB sau editare cu program extern.
  Va apărea o fereastră care conţine îndrumări şi confirmaţi operaţiunea:

• După aceea alegeţi tipul de document:

• dacă la început aţi ales operaţia Listare document, editare hIMOB, atunci apare fereastra de editare a programului hIMOB în care puteţi modifica conţinutul documentului; de aici dacă doriţi să listaţi documentul apăsaţi Ctrl+W şi dacă vreţi să-l abandonaţi apăsaţi Esc
• dacă la început aţi ales operaţia Listare document, editare p.ext, atunci hIMOB porneşte un editor extern (Notepad) şi inserează aici tipul de document precompletat. De aici puteţi modifica documentul şi salva în orice loc şi sub orice nume doriţi. După ce aţi terminat lucrul cu editorul extern şi l-aţi închis, se revine automat în hIMOB, în fereastra de fişier Imobilizări.

Observaţie:
Modificările efectuate în editorul intern nu mai sunt disponibile după terminarea operaţiei. Dacă reîncepeţi elaborarea documentului, chiar şi pentru acelaşi mijloc fix cu care aţi lucrat prima dată, în editor o să apară textul predefinit (în Tipurile de documente) completat cu datele mijlocului fix. Dacă documentul va fi listat în mai multe exemplare, modificaţi în Tipuri de documente în Format pagină numărul de exemplare.

Dacă aţi lucrat cu editorul extern şi aţi salvat documentul, atunci independent de hIMOB, puteţi revizui fişierul obţinut şi listaţi documentul din editorul extern.

Textul formularului a fost preluat din Ordin cu unele modificări:

• părţile referitoare la indicatorii tehnico-economici au fost prescurtate,

  • au fost introduse informaţii suplimentare, ca: document de recepţie, număr inventar, secţia, codul de clasificare, durata de amortizare şi regimul de amortizare.

Procesul-verbal de recepţie se completează cu următoarele date:

• automat de hIMOB:
  • denumirea unităţii şi codul fiscal
  • valoarea lucrărilor supuse recepţiei (se completează cu valoarea de intrare a mijlocului fix)
  • denumirea şi observaţiile mijlocului fix
  • număr inventar
  • secţia
  • codul de clasificare
  • valoarea de intrare
  • durata de amortizare
  • regimul de amortizare
  • nr. file proces-verbal
• manual de către utilizator:
  • data convocării comisiei şi intervalul în care şi-a desfăşurat activitatea
  • documentaţia tehnico-economică care lipseşte în momentul recepţiei
  • data recepţiei
  • documentul de recepţie
  • observaţii
  • data încheierii procesului-verbal
  • nr. anexe la proces-verbal
  • membrii comisei.

Observaţie
Pentru valoarea de intrare hIMOB propune valoarea contabilă intrată în luna curentă. Astfel, se pot recepţiona şi modernizările.

Textul formularului a fost preluat din Ordin ca atare.

Procesul-verbal de punere în funcţiune se completează cu următoarele date:

• automat de hIMOB:
  • denumirea unităţii şi codul fiscal
  • valoarea de înregistrare a mijloacelor fixe
  • denumirea şi observaţiile referitoare la mijlocul fix
  • nr. file proces-verbal
• manual de către utilizator:
  • data convocării comisiei şi intervalul în care si-a desfăşurat activitatea
  • dacă a fost sau nu prezentată comisiei întreaga documentaţie tehnico - economică
  • documentaţia tehnico-economică care lipseşte în momentul recepţiei
  • perioada în care au fost efectuate probele tehnologice
  • nivelul indicatorilor tehnico-economici aprobaţi la data recepţiei
  • costul aferent probelor tehnologice
  • valoarea produselor rezultate în urma probelor tehnologice
  • alte constatări
  • măsurile rămase de luat pentru o exploatare cât mai bună
  • nr. anexe la proces-verbal
  • total număr file
  • data încheierii procesului-verbal
  • membrii comisei.

Observaţie
Pentru valoarea de înregistrare hIMOB propune valoarea contabilă intrată în luna curentă. Astfel, se pot recepţiona şi modernizările.

Textul formularului a fost preluat din Ordin ca atare, doar formatul fiind simplificat.

Procesul-verbal de scoatere din funcţiune se completează cu următoarele date:

• automat de hIMOB:
  • denumirea unităţii şi codul fiscal
  • mijloacele fixe scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate:
    • numărul de inventar şi denumirea imobilizării/obiectului de inventar
    • codul de clasificare
    • unitate de măsură (=„buc“), cantitate (=1)
    • preţul unitar şi valoarea
    • amortizarea până la scoaterea din funcţiune
• manual de către utilizator:
  • constatările şi concluziile comisiei
  • ansamble, subansamble, piese, componente şi materiale rezultate
  • membrii comisei
  • gestionarul primitor.

Observaţie
Pentru valoarile la ieşire, propune valoarea contabilă şi amortizarea cumulată, ieşită în cursul lunii.

Recapitulare