În meniul Contabilitate se poate realiza contarea automată a operaţiilor cu imobilizări şi amortizarea acestora. Se vor contabiliza doar operaţiile care se şi execută în aplicaţia hIMOB, adică intrările şi ieşirile de imobilizări (numai încărcarea, respectiv descărcarea gestiunii) şi amortizarea acestora.

Formulele de contare se compun pe baza:

• planului de conturi utilizat
• descrierilor din meniul Funcţii de conturi
• formulelor de contare definite în diferite câmpuri.

Ca urmare, dacă se doreşte modificarea formulelor de contare, este necesar să se facă modificările necesare sincronizat în toate locurile de mai sus.

Operaţia de contare se realizează după lansarea comenzii Contare automată, cu selectarea opţiunii Centralizat sau Desfăşurat. În ambele cazuri contarea se face la fel, diferenţa fiind la totalizarea înregistrărilor contabile. La prima se totalizează pe unitate, iar la contarea desfăşurată, pe imobilizările individuale. Contarea desfăşurată poate servi la studierea unor operaţii de contare, la efectuarea unor verificări analitice, iar cea centralizată se execută pentru a fi importată în hCONT.

Înregistrările se pot consulta şi individual cu Vizualizare, aici apare pe ecran şi denumirea conturilor utilizate.

La contarea operaţiilor legate de imobilizări şi obiecte de inventar principiul este, ca contarea automată să rezolve integral contarea operaţiilor care apar sistematic, în cazul operaţiilor excepţionale fiind necesară înlocuirea sau completarea înregistrărilor generate (în hCONT: prin stornarea celor necorespunzătoare şi introducerea înregistrărilor noi).

Prezentul subcapitol se referă la contabilitatea societătilor comerciale.

Înregistrările contabile din hIMOB trebuie importate în hCONT în mod obligatoriu înainte de a trece la lună nouă cu calculul amortizării, altfel - dacă datele nu au fost salvate - înregistrările se pierd.

Listarea înregistrărilor contabile şi înscrierea lor manuală în contabilitate se recomandă atunci, când contabilitatea este „în urmă“ faţă de hIMOB.

Sunt generate 3 jurnale:

• CMIF - conturi financiare, de bilanţ
• GMIF - conturi de gestiune (dacă se utilizează)
• IMIF - conturi în afara bilanţului

Mişcările din luna curentă sunt de regulă introduse şi în hMARFA. Recomandăm lansarea operaţiei Situaţie tranzacţii - hMARFA pentru a asigura confruntarea introducerii tuturor intrărilor/ieşirilor şi în hIMOB.

• Intrare/modernizare imobilizări corporale:

      21xx = 231.1

În hMARFA se efectuează recepţia documentului de la fuurnizor sau a investiţiei în regie proprie. Recepţia din hMARFA se face în gestiunea X231. Cele două evidenţe se pot confrunta pe baza listei: Imobilizări intrate/modernizate. Dacă nu există imobilizări în curs, contul 231.1 trebuie să aibă sold zero la sfârşitul lunii.

• Intrare/modernizare imobilizări necorporale. În hMARFA, se alege gestiunea corespunzătoare contului, de ex. X205, X208 etc. În hIMOB intrarea trebuie introdusă, dar aici nu se mai contabilizează.

• Amortizarea - trecerea pe cheltuieli a amortizării:

      6811  = 28xx    în contabilitatea financiară
      4758  = 7584    concomitent, dacă provine din: subvenţie/donaţie

• Ieşire:

      28xx = 2xxx    valoarea amortizată
      6583 = 2xxx    val. rămasă - în cont.financiară
      4758 = 7584    val. rămasă - dacă:subvenţie/donaţie

Partea financiară din operaţia de vânzare, recuperarea materialelor din dezmembrare etc. pot fi tratate în hCONT/hMARFA.
Cele două evidenţe trebuie confruntate pe baza listei: Imobilizări ieşite.

Varianta 1:

La darea în folosinţă a obiectelor de inventar, întreaga valoare se trece pe cheltuieli.

• Intrare:

      303   = 401     val.intrare   (NIRI/NIRE în hMARFA). 
                                    În hMARFA se va recepţiona lotul O- (cu grupa GO), 
                                    în gestiunea G.

• Darea în consum, trecerea întregii valori pe cheltuieli:

      603   = 303     val.intrare   (BCM în hMARFA sau NC în hCONT)
      8035  = 000     val.intrare   (Intrare în hIMOB)

• Ieşire prin casare:

     000   = 8035    val.intrare    (Ieşire în hIMOB)

• Dacă se vinde ulterior, trebuie recepţionat ca plus de inventar în hMARFA (NIRT), cu lotul O-, după care se poate factura (factura va transfera lotul ca marfă 371.1=303).

Varianta 2:

Valoarea obiectului de inventar se trece pe cheltuieli treptat, în numărul de luni indicat în Durata de amortizat.

• Intrare:

       303   = 401   val.intrare    (NIRI/NIRE în hMARFA). 
                                    În hMARFA se va recepţiona lotul OU- (cu grupa GOU), 
                                    în gestiunea G.

• Darea în consum, fără trecerea valorii pe cheltuieli:

      471.4 = 303     val.intrare   (BCM în hMARFA sau NC în hCONT)

• Intrarea în hIMOB, Durata de amortizat > 0 luni:

      8035  = 000     val.intrare   (Intrare în hIMOB)

• Trecerea treptată a valorii pe cheltuieli, în lunile următoare:

      603   = 471.4   chelt. lunară (Calculată în hIMOB din luna următoare)  

• Ieşire prin casare/vânzare:

       000   = 8035    val.intrare  (Ieşire în hIMOB)
       603   = 471.4   val.rămasă 

Balanţa sintetică din hIMOB trebuie confruntată cu datele din hCONT.
Pentru aceasta, în meniul Verificare executaţi Extragere solduri început lună. Intraţi în Verificare şi vedeţi dacă sunt diferenţe. Aici de fapt se confruntă soldurile de început de lună din hIMOB şi hCONT.
Dacă există diferenţe, verificaţi datele şi efectuaţi corecturile necesare astfel, ca cel puţin soldul de la sfârşitul lunii să fie corect.
Pentru soldul de la sfârşitul lunii lansaţi Extragere solduri sfârşit lună. Operaţia are sens numai dacă în prealabil:

• s-a efectuat Contarea în hIMOB
• s-au importat datele în hCONT
• s-a lansat Încărcare în hCONT.

După aceste operaţii, trebuie lansat şi Extragere solduri sfârşit lună. Se verifică, dacă există diferenţe la sfârşitul lunii (col. Dif. val.int. şi Dif. amortizare diferă de zero). Dacă există diferenţe, trebuie reluate operaţiile de mai sus.

În luna reevaluării, diferenţele din reevaluare (atât la valoarea de intrare, cât şi la amortizare) se află în analiticul xxxx.3 al contului corespunzător. În Verificare apare diferenţe, deoarece compararea soldurilor se face numai cu analiticele xxxx.1 sau xxxx.2. La începutul anului următor sumele trebuie transferate cu notă contabilă în hCONT din analiticul xxxx.3 în xxxx.2 şi atunci soldurile se vor potrivi din nou.