3. IMOBILIZĂRI

Fişierul Imobilizări conţine principalele informaţii în legătură cu imobilizările aflate în patrimoniul utilizatorului. Aici se operează modificările datelor iniţiale, se adaugă sau se scot din evidenţă imobilizări. Tot în acest fişier se calculează şi amortizarea.

Primul din şirul meniurilor de comenzi din ecranul de Imobilizări este Fereastra. La selectarea diverselor ferestre se schimbă grupele de date afişate pe ecran.

• Toate

  • Intrate, modernizate luna crt.
  • Iesite in luna curenta
  • Valori inceput an
  • Valori inceput luna/luna
  • Valori sfarsit an
  • Contabilitate
  • Imob.cu regim amortiz. manuala
  • Lista de erori - mesajele afişate pot fi de două feluri:
    erori, care încep cu semnele: ***
    avertismente, care încep cu semnul: *

Comenzile care urmează pe ecran sunt Vizualizare şi Modificare. Prima permite numai vizualizarea pe ecran a datelor lunare, respectiv anuale introduse pentru fiecare imobilizare selectată în parte, iar cea de-a doua asigură acces la editarea datelor.

Modificarea este grupată pe probleme, astfel se pot modifica numai datele referitoare la intrări/modernizări, ieşiri sau celelalte date deja introduse. Se poate indica şi data ultimei reevaluări.

Există mai multe posibilităţi de a selecta imobilizările:

• a)

  poziţionarea cursorului pe imobilizarea căutată - după număr inventar, denumire, secţie, etc.

• b)

  căutarea în zona de filtre - această zonă este penultima din cadrul fiecărui ecran de fişier şi cursorul poate fi deplasat dintr-o căsuţă în alta cu apăsarea simultană a tastelor CTRL → sau CTRL ← în direcţia dorită.

Pentru a căuta imobilizarea cu numărul de inventar cunoscut, se introduce numărul în căsuţa din coloana NrInv. Pentru a căuta imobilizarea după Denumire, se introduce o secvenţă de text din denumirea lui în căsuţa din col. Denumire. Pentru a selecta imobilizările dintr-o secţie, pe căsuţa din coloana Sect se tastează F1, se caută secţia şi cu Enter se introduce codul secţiei în filtru.

Prin Adăugare se pot introduce noi imobilizări în evidenţă. Există unele câmpuri a căror completare este obligatorie: numărul de inventar şi secţia, adică locul de regăsire. Dacă cursorul se află pe un câmp, unde datele încărcate deja în program pot ajuta operatorul, la apăsarea tastei F1 apare o fereastră de ajutor de culoare verde în care regăsim posibilităţile de completare a câmpului respectiv. Dacă selectăm în această fereastră poziţia dorită, la Enter articolul respectiv va fi înscris direct în câmp.

Alegerea codului de clasificare se va face totdeaua apăsând tasta F1. Va apare Catalogul într-o fereastră de ajutor, în care se poate căuta o grupă sau o secvenţă de text. Poziţiile selectate se pot vizualiza pe rând tastând Alt V şi apoi PgDn, PgUp. Codul poziţiei alese se introduce în câmp tastând Enter.

După selectarea codului de clasificare, se înscrie automat durata normală din catalog şi se completază automat conturile corespunzătoare categoriei.
Durata preluată se poate modifica în cadrul intervalului din Clasificaţie.
Intervalul de ani acceptat se poate vizualiza:

• cu Alt V pe fereastra de ajutor a câmpului Cod clasificare sau
• introducând valoarea 0 în câmpul Durata normala se afişează un mesaj de eroare indicând intervalul acceptat. De exemplu:
  „Eroare interval: 25 - 35, ESC - abandon“

La Adăugare, există 2 opţiuni:

• Existent la început lună - se utilizează numai la implementare, pentru adăugarea imobilizărilor deja existente în evidenţă
• Intrare în luna curentă - la adăugarea lunară a intrărilor

Pentru clarificarea noţiunilor utilizate în cadrul aplicaţiei sunt necesare unele precizări:

• Durata normală (ani) - este durata normală de utilizare preluată din Catalogul de clasificare, modificată eventual pentru imobilizarea selectată. Valoarea trebuie să fie în plaja definită din Catalog.
• Tip imobilizare - se completează automat după preluarea codului din Catalog, se defineşte conform rubricii Tip articol din Dicţionar.
• Provenienţa - de completat numai dacă este din subvenţie/donaţie
• Cont imobilizare - reprezintă contul pe care se contabilizează existenţa, respectiv mişcările imobilizărilor. La preluarea codului din Catalog contul se completează în mod automat. Analiticul 21x.1 reprezintă imobilizările obişnuite, iar analiticul 21x.2, mijloacele fixe de natura obiectelor de inventar. În cadrul implementării analiticele pot fi adaptate la conturile utilizate în unitate.
• Cont amortizare - reprezintă contul în care se contabilizează amortizarea imobilizării respective. În rest, sunt valabile cele de la Cont imobilizare.
• Cont gestiune - se completează de către contabil pentru fiecare imobilizare în parte, după locul de utilizare sau natura acestora, dacă se doreşte şi contare pentru contabilitatea de gestiune.
• Durata de amortizat (luni) - înseamnă transformarea în luni a duratei normale de utilizare. În unele situaţii ea poate fi diferită de aceasta, de exemplu în cazul imobilizărilor reclasificate(a căror durată de utilizare s-a modificat prin reclasificare), a imobilizărilor care intră în patrimoniu parţial uzate, a modernizărilor la care durata poate să fie majorată.
• Vechime imobilizare (luni) - înseamnă vechimea exprimată în număr de luni întregi de la intrare (fără luna intrării) până la începutul lunii curente. Până când imobilizarea este neamortizată, acest număr coincide cu numărul de luni amortizate din durata de amortizat. De fapt, acest concept se referă la durata cât a fost amortizată imobilizarea respectivă de către actualul proprietar şi se calculează automat la prima adăugare a imobilizărilor existente.
• Durata rămasă (luni) - înseamnă numărul de luni (calculat de la începutul lunii curente) în care se va amortiza imobilizarea respectivă.

Comanda Ştergere realizează ştergerea imobilizărilor introduse greşit în luna curentă.

Ieşirile de imobilizări trebuie operate cu Modificare/Ieşire în luna curentă, nu cu Ştergere. Imobilizările ieşite în cursul anului vor fi menţinute în baza de date până la sfârşitul anului şi se vor şterge automat din evidenţă abia la trecerea la an nou. Astfel, la sfârşitul anului încă se poate lista fişa acestora.

Pe ecranul principal există col. Stare, care poate fi completată cu:

• A - pentru imobilizările amortizate complet, în folosinţă
• E - imobilizări îeşite în cursul anului.

Intrare cu reducere de preţ 100%

Dacă o imobilizare intră în gestiune cu reducere 100%, reducerea trebuie tratată ca o subvenţie. La intrare, în câmpul Provenienţa se introduce SD (Subvenţie/donaţie). Astfel, din luna următoare amortizarea se va contabiliza concomitant pe venituri şi cheltuieli astfel:

4758    =    7584
6811    =    28132.1

Amortizarea deductibilă poate să difere de amortizarea contabilă calculată.

a) la baze de date cu componenta amortizare fiscală

Informaţiile apar astfel:

• în Imobilizări/Fişa fiscală apar câmpurile:

 Amortizare fiscala  :
 d.c. deductibila    :

• în Fişe imobilizări:
  • se listează Fişa contabilă-fiscală /an curent.
    Recomandăm transcrierea datelor pentru calculul impozitului pe profit astfel:
  • total col. AMORTIZARE Amortizare contabila se înscrie ca amortizare contabilă
  • total col. AMORTIZARE din care deductibila se înscrie ca amortizare fiscală.

La autoturismele la care amortizarea depăşeşte 1500 lei/lună, şi la ieşire se calculează valoarea râmasă deductibilă, ceea ce înseamnă, că se iau în calcul 1500 lei * nr. luni durată rămasă. Suprascrieți, dacă nu este cazul.

Vezi exemplul de calcul pentru autovehicule ...

b) la baze de date fără componenta amortizare fiscală

În Imobilizări există câmpurile:

• Proc.% amort.nededuc:

  • Limita amort.deduct.: se introduce suma până la care amortizarea este deductibilă. La autovehiculele din categoria M1 de mai sus, a căror amortizare lunară depăşeşte 1500 lei, se înscrie suma de 1500 lei.

La autoturisme pot să existe mai multe situaţii, de exemplu:

• deductibilitate 50% - în Proc.% amort.neded. se înscrie 50
• deductibilitate 100% - în Proc.% amort.neded. rămâne 0, deci amortizarea este deductibilă
• deductibilitate 0% - în Proc.% amort.neded. se înscrie 100, deci amortizarea este nedeductibilă
• deductibilitate până în limita de 1500 lei/lună - în Limita amort.deduct. se înscrie 1500, dacă amortizarea lunară depăşeşte această sumă.

Dacă se completează foaie de parcurs, procentul poate să varieze chiar lunar. Se poate aplica de ex. şi la prorata, când se poate înscrie procentul şi la alte imobilizări. În Rulaj Luna/Amortizare deductibilă suma variază în funcţie de cele înscrise mai sus.

În balanțele listate din Imobilizări amortizarea calculată, respectiv deductibilă sunt evidenţiate distinct, chiar dacă contarea se face pe acelaşi cont 6811.

În liste va apare de exemplu:

Amortizare fiscala  :1900
d.c. deductibila    :1500

În lista Extras imobilizare după 3 luni o să apară de exemplu:

Amortiz.:total an   :    5700
         deductibila:    4500

La completarea D101 se lansează operaţia de preluare a datelor din ultima lună în Fişe imobilizări. Apoi, din lista Fişe imobilizări anul curent recomandăm transcrierea datelor pentru calculul impozitului pe profit astfel:

• total col. RULAJ Amortizare curenta se înscrie ca amortizare contabilă
• total col. RULAJ din care deductibila se înscrie ca amortizare fiscală.

Observaţii

• dacă amortizarea fiscală este mai mică, decât amortizarea contabilă şi durata este aceeaşi, practic la sfârşitul amortizării fiscale ar exista o valoare rămasă fiscală.
• de aceea, considerăm, că imobilizarea se amortizează fiscal complet, însă la calculul impozitului pe profit se va introduce ca amortizare fiscală numai partea deductibilă.

În meniul Reevaluare există o posibilitate de a efectua această operaţie, în funcţie de politica contabilă adoptată. Operaţia poate fi efectuată începând cu luna decembrie 2015 pentru a fi cuprinsă în bilanțul pe 2015 sau la orice sfârşit de an dacă se adoptă această politică (opţional).

a) Cu componenta amortizare fiscală

După extragerea imobilizărilor, se şterg cele care nu au fost reevaluate sau cele din clasele pentru care nu se doreşte aplicarea metodei. Se modifică Tip reevaluare în C - Trecere la metoda costului. În câmpul Val. reevaluare justă se completează automat cu diferenţa:

Valoarea rămasă - Sold rezervă din reevaluare aferent imobilizării 
                  (dacă e introdus în Imobilizări)

Contare: 105.06.x = 1175 

Valoarea calculată se poate ajusta manual dacă este necesar. Datele se preiau în Imobilizări. Se va amortiza în continuare noua valoare justă pe durata rămasă. Soldul rezervei va fi eliminat la trecerea la lună nouă şi în Imobilizări.

b) Fără componenta amortizare fiscală

Recomandăm o „reevaluare la valoarea netă“ pentru eliminarea amortizării cumulate şi ajustarea manuală a valorii prin scăderea din valoarea justă a soldului 105 aferent. Datele se preiau în Imobilizări. Contarea va trebui ajustată manual.

Listare selectivă este comanda prin care se obţin diferite liste pe imprimantă. Pentru început vă recomandăm lansarea listelor pe ecran, pentru a le putea studia.

Listările pe ecran pot fi vizualizate mai comod şi cu un editor de texte extern, lansănd F10 şi Vizualizare sau Alt V.

În varianta de bază programul conţine următoarele liste:

a) SITUAŢII LUNARE

• Imobilizări intrate/modernizate - se listează obligatoriu în lunile când sunt intrări
• Imobilizări ieşite - se listează obligatoriu în lunile când sunt ieşiri
• Inventar de imobilizări - se utilizează la confuntarea inventarului faptic cu cel scriptic
• Balanţa analitică imobilizări - valoarea de intrare, amortizarea, valoarea rămasă a imobilizărilor, grupate pe conturi
• Balanţa sintetică imobilizări - datele de mai sus grupate numai pe conturi. Este recomandată listarea lunară şi introducerea listei în dosarul de contabilitate. Se utilizează pentru confruntarea sumelor cu soldurile din balanţa generală.
• Fişă imobilizare - datele caracteristice individuale sub formă de fişă cu date lunare

b) SITUAŢII ANUALE

• Balanţa analitică imobilizări - aceleaşi date, ca şi balanţa analitică lunară, doar cu date anuale
• Balanţa sintetică imobilizări - la fel ca balanţa sintetică lunară, cu date anuale, în plus Amortizate în folosinţă. După confruntarea cu soldurile din contabilitate, poate servi pentru completarea Notei din situaţiile financiare anuale.
• Extras imobilizare - conţine aproape aceleaşi date, ca şi fişa lunară, cu date anuale.

În cazul în care dorim selecţia unor date, trebuie ca mai întâi să fie selectată pe ecran secţia, categoria de imobilizare, etc. pentru care dorim să obţinem o anume listă, pentru că altfel se vor lista toate fişele, sau toate imobilizările vor figura în situaţii.

Utilizatorul trebuie să încarce baza de date cu imobilizările existente la începutul anului. După aceea, lunar se operează intrările şi ieşirile. Amortizarea liniară se calculează în mod automat, operatorul mai trebuie să intervină doar la imobilizările care eventual se amortizează manual.

Imobilizările existente în patrimoniu la începutul primei luni a implementării se adaugă cu comanda Adăugare/Existent la începutul lunii.

Există unele câmpuri, a căror lungime este mai mare, decât cea care se vede pe ecran. De exemplu, câmpul de denumire şi cel de observaţii este 30 de caractere, astfel că se poate introduce o descriere mai completă. Pe ecran nu se văd la un moment dat decât 15 caractere. La introducerea sau modificarea textului, acesta poate fi parcurs în căsuţa de 15 caractere în funcţie de poziţia cursorului.

Etapele implementării:

• în Catalogul de clasificare imobilizări se fixează duratele normale de utilizare pentru poziţiile mijloace fixe la care este dat un interval, se verifică şi se stabilesc duratele la necorporale (N), terenuri (T), obiecte de inventar în folosinţă (O).
• se introduc secţiile (locul de regăsire a imobilizărilor)
• în Constante şi funcţii verificaţi: durata de amortizare a mijloacelor fixe de natura obiectelor de inventar, pragul de valoare de la care un obiect este considerat mijloc fix, cota TVA pentru perioada actuală etc.
• se fixează prima lună: introduceţi luna în Perioade şi executaţi Iniţializare perioadă

• se introduce pe rând fiecare imobilizare prin: Adăugare/Existent la începutul lunii.

  De fapt trebuie introduse:

  1. imobilizările existente la începutul anului cu toate modificările:
     • datele de început an
     • amortizările din lunile precedente
     • eventualele modernizări din lunile precedente
     • eventualele ieşiri din lunile precedente
  2. imobilizările intrate până în luna curentă cu toate modificările:
     • datele de început an: 0
     • intrările din lunile precedente
     • amortizările din lunile precedente
  3. În meniul Evidenta TVA se introduc intrările sau modernizările.
• la terminarea implementării executaţi Salvare şi Reorganizare/Totală cu ajutorul utilitarului hUTIL

Din a doua lună a utilizării programului se parcurg în general următoarele etape:

a) Trecerea la luna următoare

Se execută prin înscrierea lunii în Perioade şi Iniţializare perioadă.

• datele din Imobilizări sunt copiate în Fişe imobilizări
• la trecerea anului imobilizările ieşite integral în anul precedent sunt şterse automat din baza de date. După trecerea la an nou recomandăm să executaţi: Reorganizare/Totala.

ATENŢIE ! în caz de incident în trecerea la lună nouă, nu relansaţi imediat Initializare perioada ! Riscaţi ca baza de date să devină incoerentă. Mai intâi efectuaţi Restaurarea bazei de date, Indexare/Totala şi abia după aceste operaţii puteţi relansa Initializare perioada.

b) Înregistrarea intrărilor

• după ce aţi introdus nr. inventar şi denumirea, pe câmpul Cod clasificare tastati F1 pentru Clasificare imobilizări. Modificaţi durata normală, dacă este necesar.
• durata de amortizat (în luni) este calculată în Adăugare ca durata normală din Catalog x 12. Această durată se poate reduce conform procesului-verbal de recepţie, dacă imobilizarea intră cu un anumit grad de uzură. Modificaţi manual, dacă este cazul.
• valoarea de intrare.

Situaţie tranzacţii din hMARFA

Dacă se utilizează şi aplicaţia hMARFA, documentele de recepţie şi vânzare a imobilizărilor se întocmesc de regulă acolo. Pentru a verifica, dacă au fost modificări în hMARFA, se lansează operaţia Situatie tranzactii - hMARFA. Prin aceasta nu se vor prelua date, dar se va obţine o listă a acestor mişcări, pentru a nu omite nicio mişcare:

Operaţia NUMAI afişează informaţii din hMARFA, fără a le introduce în hIMOB! Se afișează un fişier log, în care sunt enumerate intrările/ieșirile de imobilizări şi obiecte de inventar din hMARFA, cu observațiile introduse de utilizator.

Extrage tranzacțiile din hMARFA, pentru luna curentă din hIMOB, după următoarele reguli:

• recepţii imobilizări (cont intrare: 20x sau 23x), cu sau fără rânduri. Nu se preiau datele recepției generice din jurnalul MRS.
• vânzările de imobilizări (TFAC - Grupa:Y-I) şi obiecte de inventar (Grupa:Y-O)
• darea în folosinţă a obiectelor de inventar (BCM - Grupa:GO,GOU şi part=S)

În listă apare şi contul de stoc pe care a intrat poziţia respectivă, precum şi observațiile înscrise în textul liber al documentului din hMARFA (utilizaţi în acest caz documente cu text liber activat!).

Utilizatorul poate de exemplu să lanseze lista cu tastele Alt V în Notepad, să o ţină pe ecran în paralel cu lucrul în program şi apoi să introducă mișcările în Imobilizări, acordând/identificând numerele de inventar.

Cu Alt L lista poate fi trimisă la imprimantă.

Exemplu:

Natura loturilor intrate trebuie judecată de utilizator, de exemplu:

• dacă sunt recepţii parţiale pentru imobilizări în curs/încă nepuse în funcţiune, poziţia nu se introduce în hIMOB
• intrările pot fi modernizări la imobilizările existente
• utilizatorul decide dacă recepționează unele poziţii ca loturi sau ca imobilizări individuale
• la imobilizările necorporale, ele pot fi poziţii noi sau îmbunătățirea celor existente etc.

Dacă hIMOB-hMARFA nu sunt conectate, apare mesajul: hMARFA nu este conectat…. Executaţi conectarea cu utilitarul:

• Conectare cu hMARFA

Alte câmpuri de completat

La introducerea intrării, trebuie completate cu atenţie şi:

• Tip imobilizare, care poate fi (tasta F1):

IN          IMOB.NECORPORALE               20
IT          TERENURI                       211
IF          MIJLOACE FIXE                  212
II          INVESTITII IMOBILIARE          215
IE          ACTIVE DE EXPLORARE            216
IB          ACTIVE BIOLOGICE               217
O           OBIECTE INVENTAR               303

• Regimul de amortizare - L (liniar), eventual M (manual), este important de completat, altfel din luna următoare nu se va calcula amortizare, acceptabil numai la terenuri!
• Provenienţa - de regulă vid, însă la cele din subvenţii/donaţii se completează cu SD! Astfel, contarea amortizării va fi diferită.

La intrare, se poate lista unul din documentele:

• PV de recepţie-prescurtat, sau
• PV punere în funcţiune

Documentul va prelua datele imobilizării intrate pe care ne-am poziţionat.

c) Înregistrarea intrării obiectelor de inventar în folosinţă

Varianta 1:

Dacă la darea în folosinţă a obiectelor de inventar intreaga valoare s-a trecut pe cheltuieli sau la preluarea din categoria mijloacelor fixe de natura obiectelor de inventar:

  val.intrare    := val.obiect inventar
  val.amortizare := val.obiect inventar (aceeaşi valoare),
                    cu semnificaţia că este deja amortizat
                    integral
  durata rămasă  := 0

Varianta 2:

Dacă valoarea obiectului de inventar se trece pe cheltuieli treptat, în numărul de luni indicat în Catalog la poziţia O sau în număr luni indicat de Durata rămasă:

  val.intrare    := val.obiect inventar
  val.amortizare := 0
  durata rămasă  := nr.luni

d) Înregistrarea modernizărilor

• se introduce valoarea modernizării cu Modificare imobilizare, majorând valoarea de intrare
• se modifică Durata rămasă, dacă se consideră necesar (de exemplu dacă sunt puţine luni de amortizat şi modernizarea este de o valoare considerabilă, se măreşte Durata rămasă),
• câmpul Observaţii se poate completa cu felul modernizării

Se poate lista şi un proces-verbal, ca la intrări.

e) Înregistrarea ieşirilor

• dacă ieşirea este la întreaga valoare, atunci se introduce chiar valoarea de intrare. Dacă ieşirea este parţială, atunci trebuie apreciată cota-parte ieşită din valoarea întregii imobilizări şi aceasta se trece în câmpul Ieşire: valoarea de intrare.
• Din care scos din funcţiune sau casat: dacă ieşirea se face prin aceste metode, se mai repetă o dată valoarea, altfel 0.
• Observaţii se poate completa cu destinaţia ieşirii

La ieşire, se poate lista, dacă e cazul:

• PV de scoatere din funcţiune.

f) Alte operaţii

• amortizare manuală - se filtrează pe ecran imobilizările a căror amortizare se calculează prin alte metode decât cea liniară şi se operează pe rând amortizarea calculată prin metode proprii
• schimbarea locului de regăsire (modificare Secţie) - în cazul transferului imobilizării de la o secţie la alta sau a schimbării structurii organizatorice a unităţii.
• darea în chirie/înapoiere din chirie: se defineşte o secţie specială de Chiriaşi (numele Chiriaşului se poate trece în Observaţii)
• modificarea conturilor - în cazul schimbării reglementărilor contabile sau a conturilor analitice folosite se pot modifica conturile în Funcţii de conturi
• modificarea regimului de amortizare (fără, manual, liniar) - dacă devine necesară modificarea regimului de amortizare la unele imobilizări. De regulă nu este o operaţie firească.
• modificare durata de amortizat, durata rămasă (în caz de revizuire a Catalogului de imobilizări de către legiuitor)

g) Operaţii la închiderea lunii

• în meniul Contabilitate se execută comanda Contare varianta centralizată. Înregistrările contabile fie se importă în programul hCONT, fie se listează şi se introduc manual în contabilitate.
  Înregistrările generate se verifică de către contabil şi se completează în hCONT cu cele care eventual mai sunt necesare.
• din Imobilizări se listează cel puţin: Imobilizări intrate/ieşite şi Balanţa sintetică imobilizări

• Balanţa sintetică din hIMOB trebuie confruntată cu datele din hCONT.
  Pentru aceasta, în meniul Verificare executaţi Extragere solduri început lună. Intraţi în Verificare şi vedeţi dacă sunt diferenţe. Aici de fapt se confruntă soldurile de început de lună din hIMOB şi hCONT. Dacă există diferenţe, verificaţi datele şi efectuaţi corecturile necesare astfel, ca cel puţin soldul de la sfârşitul lunii să fie corect. Pentru soldul de la sfârşitul lunii lansaţi Extragere solduri sfârşit lună. Operaţia are sens numai dacă în prealabil:

  • s-a efectuat Contarea în hIMOB
  • s-au importat datele în hCONT
  • s-a lansat Încarcare în hCONT.

  După aceste operaţii, trebuie lansat Extragere solduri sfârşit lună. Se verifică, dacă există diferenţe la sfârşitul lunii (col. Dif. val.int. şi Dif. amortizare diferă de zero).

• dacă societatea este plătitoare de TVA, se intră în meniul Evidenţă TVA. Dacă au existat intrări în luna curentă, se porneşte Extragere din Imobilizări. Dacă este cazul de ajustări, se porneşte Adăugare/Ajustare TVA.
• după definitivarea datelor, cu utilitarul hUTIL se execută: Salvare/arhivare, Indexare/Totală.

h) Operaţii la sfârşitul anului

• se listează Inventarul de imobilizări şi se confruntă cu situaţia faptică. Se regularizează eventualele diferenţe. Listele se pot obţine în mai multe variante:
  • din Imobilizări - Inventar de imobilizări
  • din Registru nr. inventar (după operaţia Preluare din imobilizări), există 2 liste de inventariere şi centralizatoare pe secţii sau conturi.
• se listează Balanţa sintetică imobilizări din care se pot confrunta soldurile din contabilitate
• se pot lista fişele din Fişe imobilizări.

La trecerea la un nou exerciţiu financiar se păstrează doar soldurile (valorile de intrare, amortismentul cumulat), iar mişcările (rulajele) dispar din baza de date! De aceea, se recomandă efectuarea unei salvări a bazei de date.

a) Calculul amortismentului

Dacă regimul de amortizare este liniar, amortismentul lunar este egal cu valoarea rămasă de amortizat (la începutul lunii) împărţită la durata rămasă. Calculul este efectuat în mod automat de program.

Intrările şi modernizările sunt amortizate începând din luna următoare intrării, iar ieşirile sunt amortizate şi în luna ieşirii.

Vezi algoritmul de calcul cu exemple …

b) Mijloace fixe de natura obiectelor de inventar

Modificarea pragului de la care un obiect este considerat mijloc fix şi reconsiderarea mijloacelor fixe cu valoare de intrare mai mica decât mijloacele fixe de natura obiectelor de inventar:

• modificaţi pragul de la care un obiect este considerat mijloc fix în Constante şi funcţii, VAL-MF
• stabiliţi durata de amortizare a mijloacelor fixe de natura obiectelor de inventar (în Constante şi funcţii: DUR-MF-OBINV exprimată în luni)
• executaţi operaţiile: Transf. mifix →obinv
• listaţi Balanţa sintetică şi efectuaţi regularizările necesare în contabilitate.

Observaţii:

Există 3 modalităţi de abordare:

1. operaţia se execută la începutul anului (în ianuarie).
   Programul nu generează automat note contabile pentru mutarea soldurilor corespunzătoare de pe conturile xxx.1 pe conturile xxx.2. Aceste operaţii trebuie realizate manual în hCONT pe baza Balanţei sintetice imobilizări.
2. se execută pe o copie a BD din ianuarie, se execută transferul şi se refac toate operaţiile până la luna curentă. Conform balanţei refăcute se fac regularizări în contabilitate.
3. se execută în luna curentă, eventual se fac regularizări (Modificare/Altele) de durată rămasă şi amortisment. Se listează Balanţa sintetică şi se fac regularizările necesare în contabilitate.

Vezi modul de lucru recomandat în cazul modificării valorii de intrare ...

Fişierul serveşte pentru întocmirea Registrului bunurilor de capital.

Începând cu data de 2016.01, se extrag chiar şi imobilizările neamortizate integral cu durata de amortizare normală sub 5 ani:

• existente,intrate >= 2007 din grupele 1,2,3,T (neamortizate)
• modernizările >= 2007 din grupele 1,T

Deci şi pentru imobilizările cu durata de amortizare sub 5 ani trebuie urmărit TVA-ul dedus pentru eventuale ajustări la modificarea condițiilor de utilizare.

La extragere, TVA-ul dedus este calculat automat pe baza cotelor standard în vigoare, în baza funcției TVA-COTA din Constante şi funcţii, corespunzător anilor 2007-2017.

Dacă, în mod excepţional, o imobilizare a intrat cu cota de 5%, modificaţi manual TVA deductibil.
La fel, dacă achiziţia s-a efectuat în regim TVA la încasare, puteţi modifica TVA dedus la intrare. Totuși, urmărirea TVA exigibil se realizează în hMARFA, aici are doar un caracter informativ.

Pentru modificarea TVA dedus datorită faptului că TVA a devenit exigibil la o operaţie de TVA la încasare se utilizează tot operaţia de Ajustare TVA.

În rd.31 din D300 se vor înscrie manual sau cu documentul TVAAJ doar valorile din câmpul Ajustare efectuată, dacă au loc evenimentele prevăzute în legislaţie, prezentate la pct.1.2 de mai sus.

În Evidenţa TVA, dacă există deductibilitate de 50%, se înscrie manual în TVA dedus la intrare şi TVA dedus la int./an 50% din TVA deductibil. Pentru aceste imobilizări ulterior nu se ajustează TVA. Rulaj amortizare curentă înseamnă amortizarea contabilă, iar Rulaj din care deductibilă înseamnă suma deductibilă fiscal.

Listaţi Registru bunuri de capital când se extrag poziţii noi, chiar dacă nu trebuie ajustat TVA-ul. Pozițiile extrase în luna curentă sunt cele care apar introducând filtrul „D“ în col. LunaCrt. Îndosariaţi listele pentru a avea un registru cronologic.

În cele ce urmează dorim să recapitulăm ce trebuie făcut în programele elaborate de HAMOR Soft când cumpăraţi/puneţi în funcţiune/scoateţi din funcţiune o imobilizare sau un material de natura obiectelor de inventar. Prin respectarea acestor proceduri asiguraţi ca programele hIMOB şi hMARFA să conlucreze şi să se completeze reciproc, astfel încât şi în hCONT înregistrările contabile importate să fie corecte şi complete.

Achiziţie şi punere în funcţiune

• Pasul 1. În hMARFA: Înregistraţi factura cu care aţi cumpărat mijlocul fix.
  Alegeţi tipul de NIR în funcţie de situaţia dată: intern/extern, cu taxare inversă etc.
  Pentru gestiune alegeţi X201..X208 pentru imobilizări necorporale şi X 231 sau X235 pentru imobilizări corporale. Se pot recepţion cu/fără rânduri. La imobilizări corporale se poate utiliza de ex. lotul Y-IMOBILIZAR-19 pentru cota de 19%.
• Descrieţi în textul liber imobilizarea achiziţionată. Căutaţi în hIMOB numărul de inventar următor şi înscrieţi-l în textul liber.
• Pasul 2. hIMOB: Adăugaţi intrarea în luna curentă în Imobilizări.
• Pasul 3. hIMOB: Tipăriţi procesul-verbal de recepţie/de punere în funcţiune:
  • dacă nu necesită montaj şi probe tehnologice, atunci tipăriţi procesul-verbal de recepţie.
  • dacă mijlocul fix necesită montaj şi probe tehnologice, atunci tipăriţi procesul-verbal de punere în funcţiune.
• Pasul 4. hIMOB: efectuaţi Extragere în Evidenţă TVA, pentru ca imobilizarea să fie cuprinsă în Registrul bunurilor de capital.

Observaţie
Dacă investiţia se realizează pe parcursul a mai multor luni, cu mai multe facturi, atunci înregistraţi toate facturile aferente în luna primirii conform celor descrise la pasul 1. În luna în care mijlocul fix este pus efectiv în funcţiune parcurgeţi pasul 2 şi pasul 3.

Contabilitate

-  în hMARFA:
%    =  404
        231.1            val.intrare corporale
        20X              val.intrare necorporale
        442X             TVA

- în hIMOB:
21x   =  231.1   val.intrare corporale
20x   =  20X     val.intrare necorporale

Descrierea de mai jos se referă la modul general de lucru în hMARFA, pentru o contabilizare corectă. Desigur, la baze de date personalizate, modul de lucru, pozițiile de nomenclator pot să difere.

• recepțiile de imobilizări (cu NIRI sau NIRE) se fac în gestiunile:
  • X201 Cheltuieli de constituire
  • X203 Cheltuieli de dezvoltare
  • X205 Concesiuni,brevete,licenţe etc
  • X208 Alte imobilizări necorporale
  • X231 Imobilizari corporale în curs
  • X235 Investitii imobiliare în curs,
    cu sau fără rânduri. Dacă se utilizează rânduri, se poate introduce de ex. Y-IMOBILIZAR-24
  • contare generică: 20x = 404 sau 23x = 404
  • imobilizările necorporale se recepționează direct pe conturile de imobilizări (233 a fost desfiinţat). Intrarea este contabilizată integral în hMARFA, nu este cotabilizată în hIMOB.
• recepțiile de materiale de natura obiectelor de inventar se fac în gestiunea G, grupa articol:
  • GO - pt. cele care se trec imediat pe cheltuieli cu întreaga valoare
  • GOU - pt. cele de valoare mai mare, dacă cheltuiala (uzura) se va contabiliza eşalonat
  • contare generică: 303 = 401.1
• la începutul anului se întocmeşte un singur BPS generic, din care se vor evidenţia ieșirile, în gestiunea Y, cod articol poate fi de ex.:
  • Y-IMOBILIZAR-19
  • Y-OBIINV-FOL-19,
• ieșirile se fac de regulă cu documentele:
  • TFAC - vânzare - Y-IMOBILIZAR-19, sau Y-OBIINV-FOL-19
    deci ieșirea nu se face din lotul de intrare propriu-zis, ci din BPS-ul generic!
    Pe rând se înscriu explicaţii privind natura imobilizării ieşite, eventual nr. inventar etc. Pentru fiecare cotă de TVA trebuie definit un articol distinct.
  • BCM - dare în consum obiecte de inventar - din recepţia propriu-zisă, Client de regulă:S, contare:
    • GO 603 = 303
    • GOU 471.4 = 303

• Pasul 1. hIMOB: Operaţi ieşirea în Imobilizări (Modificare/Ieşire în luna curentă)
• Pasul 2. hIMOB: Tipăriţi procesul-verbal de scoatere din funcţiune.
• Pasul 3. hMARFA: Dacă în urma scoaterii din funcţiune au rezultat materiale care pot fi refolosite sau revândute, sau un ansamblu rezultat din mijlocul fix respectiv va fi vândut, atunci recepţionaţi bunurile în gestiunile corespunzătoare. Dacă mijlocul fix scos din funcţiune este vândut imediat, vânzarea lui se înregistrează cu codul de articol predefinit: Y-IMOBILIZAR-19.
• Pasul 4. hMARFA: Facturarea mijlocului fix sau a materialelor rezultate.
• Pasul 5. Analizaţi, dacă este necesar să ajustaţi TVA-ul dedus la achiziţie. Dacă da, introduceţi datele în hIMOB Evidenţă TVA. În hMARFA înregistraţi ajustarea TVA cu documentul de recepţie TVAAJ.

Contabilitate

• în hIMOB:

%    =  2x       valoare intrare
28x              amortizare
6583             valoare rămasă

• în hMARFA:

  • dacă se vinde mijlocul fix:
    

461.3 = %

         7583    venit
         4427    TVA

• recepţia materialelor rezultate:

30x   =  7583

• dacă se vând materialele rezultate:
  

371  =   30x
şi
4111  =    %
         707 
         4427  

• Pasul 1. hMARFA: Înregistraţi factura cu care aţi cumpărat obiectele de inventar. Creaţi o recepţie cu cod articol din grupa O, dacă la darea în folosinţă obiectele de inventar se trec direct pe cheltuieli, sau din grupa OU, dacă se trec pe cheltuieli treptat.
• Pasul 2. hMARFA: Creaţi bonuri de consum când se dau în folosinţă.
• Pasul 3. hIMOB: Adăugaţi obiectele de inventar date în folosinţă pentru a le include în evidenţa în afara bilanţului (ct.8035).
  Dacă valoarea trece pe cheltuieli la darea în folosinţă, se recepţionează ca amortizate.
  Dacă valoarea se include în cheltuieli eşalonat, atunci trebuie specificat regimul de amortizare (liniar) şi durata, ca hIMOB să calculeze automat cheltuiala aferentă fiecărei luni.

Contabilitate
- în hMARFA:

• recepţia obiectelor de inventar:

            %    =  401
          303              val.obiectelor de inventar
          4426             TVA

• dare în folosinţă - direct pe cheltuieli (grupa O):

           603   =  303     întreaga valoare

• dare în folosinţă - pe cheltuieli în avans (grupa OU):

           471.4 =  303     întreaga valoare

- în hIMOB:

• dare în folosinţă:

           8035  =  000     întreaga valoare

• includere treptată pe cheltuieli, dacă e cazul:

           603   =  471.4   cheltuiala eşalonată

• Pasul 1.hIMOB: Operaţi ieşirea obiectelor de inventar.
• Pasul 2. hIMOB: Tipăriţi procesul-verbal de scoatere din funcţiune.

Contabilitate
- în hIMOB:

 000  =  8035  valoarea de intrare