hBILANTU este un utilitar care se livrează odată cu hBILANT şi serveşte la manipularea descrierilor de situaţii între baze de date hBILANT. El se poate accesa din hMENU şi este ataşat fiecărei baze de date hBILANT.

hBILANTU se poate utiliza pentru:

• importul unei situaţii nou create (de regulă de către utilizator) într-o nouă bază de date. Situaţia va fi importată cu corelaţiile ataşate.
• recodificarea mai rapidă a unor situaţii (se poate face şi în hBILANT, adăugând o situaţie prin copiere. În acest caz însă corelaţiile ataşate se vor copia una câte una.

Transfer descriere

Transfer descriere înseamnă exportul şi importul descrierilor de situaţii. Operaţiile de transfer descriere se realizează între baza de date pe care s-a lansat utilitarul hBILANTU şi un pachet specificat de utilizator.

 ______________             ______________            ________________
|              |           |              |          |                |
| Baza de  date|   EXPORT  | grupdef.dbf  |   IMPORT |  Baza de date  |
|       1      |---------->| sitdef.dbf   |--------->|       2        |
|______________|           | rindef.dbf   |          |________________|
                           | cordef.dbf   |
                           |______________|

Un pachet constă din 4 fişiere cu următoarele denumiri:

• B_xxxx_G.dbf - descrierea grupelor din pachet
• B_xxxx_S.dbf - descrierea situaţiilor din pachet
• B_xxxx_R.dbf - descrierea rândurilor din pachet
• B_xxxx_C.dbf - descrierea corelaţiilor din pachet,

unde xxxx este numele pachetului şi este un şir de cel mult patru caractere.

După lansarea utilitarului hBILANTU prima opţiune în meniul principal este: Import/Export descriere. Alegând această opţiune apare o fereastră în care utilizatorul poate specifica calea de acces şi numele pachetului. Fereastra de ajutor pentru numele pachetului conţine o listă cu numele pachetelor existente în catalogul specificat. După alegerea pachetului, utilizatorul poate efectua operaţii de transfer prin intermediul a două ferestre în care sunt listate codul şi numele situaţiilor din pachet (fereastra din stânga), respectiv din baza de date (fereastra din dreapta). Sensul transferului estede la fereastra activă spre cea inactivă.

Dacă fereastra de pachet (cea din stânga) este activă, atunci transferul înseamnă *import* din pachet în baza de date. Dacă fereastra de bază de date (cea din dreapta) este activă, atunci transferul înseamnă *export* din baza de date în pachet. Obiectul transferului este în orice caz o singură situaţie, cea selectată.

Operaţii care se pot efectua dintr-o fereastră:

A. Fereastra de pachet

1. Copiere - importul din pachet în baza de date a situaţiei selectate
2. Vizualizare - vizualizarea situaţiei selectate (fără vizualizare rânduri)
3. Stergere - ştergerea situaţiei selectate (cu rânduri şi corelaţii)
4. Reorganizare - reorganizează cele patru fişiere ale pachetului

B. Fereastra de bază de date

1. Copiere - exportul situaţiei selectate din baza de date în pachet
2. Vizualizare - vizualizarea situaţiei selectate (fără vizualizare rânduri)

Observaţii

• după cum se observă, nu există posibilitatea ştergerii sau modificării cu hBILANTU a situaţiilor din baza de date existentă, deci puteţi executa operaţiile fără teama de a distruge baza de date!

• la bazele de date mai vechi, se poate întâmpla ca după mai multe upgrade-uri efectuate să livrăm grupe de situaţii cu cod identic celui dintr-o grupă mai veche (deoarece codul grupei este format dintr-un singur caracter). În acest caz, recomandăm ştergerea (suprascrierea) vechilor situaţii cu acelaşi cod, care nu se mai utilizează. Există şi posibilitatea de a importa noile situaţii într-o bază de date nouă.

1. Copiere

Copierea unei situaţii se face prin ALT-C sau selectând „Copiere“ din fereastra de operaţii. Utilizatorul, prin fereastra care apare după ALT-C, poate alege un cod nou pentru situaţie. Dacă transferul se realizează cu succes, acest cod nou va fi codul grupei. Astfel, utilizatorul are posibilitatea de a recodifica situaţii existente, mai mult de a regrupa situaţii, schimbând codul grupei (primul caracter din cod).

Condiţia ca grupa situaţiei să poată fi schimbată prin transfer este ca vechea grupă şi noua grupă a situaţiei să fie compatibile. Două grupe sunt compatibile dacă pot fi unite într-o singură grupă, iar uniunea se poate face dacă cele 12 poziţii pentru perioade sunt suficiente pentru a include perioadele ambelor grupe. Dacă o perioadă există în ambele grupe, atunci după uniune această perioadă va apare o singură dată.

Prin operaţia de copiere utilizatorul poate suprascrie o situaţie deja existentă. În acest caz mai întâi se şterge automat situaţia veche, rândurile şi corelaţiile ataşate, iar dupa aceasta se copiază situaţia nouă. Dacă situaţia veche era singura din grupa sa, atunci perioadele grupei vechi nu se mai păstrează. (Se şterge grupa şi se creeaza una nouă.)

Dacă prin operaţia de copiere se modifică codul situaţiei, astfel încât să rezulte o nouă grupă specificată, atunci grupa va fi creată automat printr-o copie a grupei vechi.

2. Ştergere

Ştergerea din hBILANTU se poate lansa doar pentru situaţiile din pachet. Ştergerea unei situaţii din pachet înseamnă ştergerea situaţiei din fişierul B_xxxx_S.dbf, a rândurilor din fişierul B_xxxx_R.dbf, şi a corelaţiilor din fişierul B_xxxx_C.dbf. Dacă situaţia era ultima din grupa sa, atunci automat se şterge şi grupa din fişierul B_xxxx_G.dbf. (xxxx este numele pachetului).

În cazul în care în cursul importului se modifică codul grupei, (de exemplu situaţia A10 devine P10), referirile la o anumită situaţie în corelaţiile între situaţii nu se modifică automat! De exemplu, la bilanţ trebuie revăzute şi modificate manual corelaţiile între situaţii de tip X99.

a) Simplificare titlu rânduri

După lansare, listele din situațiile financiare vor apare mai compact, se elimină din paranteze conturile din titlul rândurilor. Rămân numai indicațiile privind rândurile însumate. Se procedează astfel:

• se lansează: hbilantu.exe DBF

  • în Utilitare/Simplificare titlu rânduri, se indică grupa în care se doreşte aplicarea metodei. Se poate indica eventual şi o anumită situaţie dintr-o grupă.

Recomandăm testarea pe o copie a bazei de date sau pe demo, deoarece este o operaţie ireversibilă!

b) Update bază de date

Utilizatorul poate să se convingă, că utilizează cel mai recent disc de upgrade. Chiar dacă s-a instalat o versiune mai veche, prin lansarea acestei opţiuni, baza de date hBILANT se va actualiza automat la ultima versiune, care va conţine ultimele corecţii.

Exportul în format DBF se realizează prin selectarea (exportarea) datelor unei situaţii într-un fişier ales de utilizator. Acest tip de export de regulă nu se utilizează, dacât dacă datele sunt necesare pentru alte aplicaţii.

Structura fişierului care va fi creat prin export

Câmpurile fişierului creat prin export se împart în două categorii:

1. Câmpuri fixe, care sunt prezente în orice fişier creat prin export. Aceste câmpuri au acelaşi nume, tip, lungime şi zecimale la fiecare export.

Aceste câmpuri sunt:

     PER          C, 20 - conţine perioada la care s-a iniţializat grupa 
                          situaţiei;
     SIT_COD      C, 4  - conţine codul situaţiei;
     RND_COD      C, 4  - conţine codul rândului;
     RND_TIT1     C, 50 - primul segment din titlu;
     RND_TIT2     C, 50 - al doilea segment din titlu;
     RND_TIT3     C, 50 - al treilea segment din titlu;
     RND_TIT4     C, 50 - ultimul segment din titlu.

2. Câmpuri care diferă de la un export la altul. Aceste câmpuri depind de situaţia exportată, iar numele, tipul, lungimea şi zecimalele sunt calculate pe baza descrierii situaţiei.

Un astfel de câmp conţine de fapt o coloană dintr-o situaţie. Numele câmpului este calculat din titlul coloanei, iar tipul, lungimea şi zecimalele sunt preluate din descrierea coloanei.

Alegând punctul de meniu 'Export în format DBF', pe ecran apare o fereastră cu meniu, conţinând situaţiile grupei pe care era poziţionat cursorul.

Operaţiile care se pot efectua sunt: Vizualizare, Export. Operaţia de vizualizare permite vizualizarea „capului“ situaţiei (fără rânduri şi date). În fereastra de vizualizare apare numele perioadei la care s-a iniţializat grupa situaţiei. Operaţia de export - după un dialog cu utilizatorul (alegerea catalogului şi numele fişierului în care se face exportul) - realizează exportul datelor din situaţia selectată.

Condiţii de execuţie a operaţiei 'Export':

1. Să existe coerenţă între descrierea situaţiei şi datele din situaţie
2. Dacă descrierea conţine mai multe rânduri de titlu, atunci ele trebuie să fie identice (Titlu coloană, Tip, Lungime, Zecimale unic pentru toate rândurile de titlu).

Dacă operaţia de export se execută frecvent, sau pentru mai multe situaţii una după alta, programul se poate configura astfel, ca la alegerea fişierului, în dialogul cu utilizatorul, catalogul în care se face exportul să aibă o valoare implicită. Astfel nu mai este necesar ca la fiecare export să se specifice un catalog destinaţie.

Configurarea programului pentru această facilitate se face în felul următor:

1. Se creează un catalog în care vor fi depuse fişierele create prin export.

2. Cu hUTIL se adaugă un nou fişier în catalogul fişierelor astfel:

      Alias:          bexp
      Cale (path):    <calea de acces ptr. catalogul creat la pct.1>
      Nume utilizator:export bilant
      Aplicatii:      B
      Sortare:        N

hBILANT este capabil să exporte datele din situaţii într-o structură compatibilă cu pachetul de situaţii financiare al Ministerului Finanţelor Publice (utilizăm prescurtarea generică MFP). Acest pachet conţine de regulă un fişier tip pdf inteligent pentru societăţile comerciale (bilanţ prescurtat, simplificat, lung după caz), sau raportări semestriale.
În continuare vom denumi acest fişier BILANT MFP.
Fişierele actuale se pot descărca de pe site-ul ANAF.

Algoritmii cu care se implementează exportul datelor se definesc în comenzi generale.

Sunt considerate scripturi pentru exportul datelor din situaţii, scripturile pentru care structura codului este VEXP_x, unde x este un caracter numeric sau alfanumeric şi reprezintă varianta de export.

Pentru legarea unui script de o situaţie concretă se lansează modificarea din „Descriere situatii/ Situatii“ şi se completează câmpul „Export“.
În câmpul „Export“ este activă fereastra de ajutor, care afişează toate variantele de export existente în baza de date. În coloana Cod din fereastra de ajutor sunt afişate caracterele care identifică efectiv varianta de export, adică ultimul caracter din cod, deci varianta de export VEXP_1 în fereastra de fişier va fi identificat prin caracterul 1.
L (adică VEXP_L) este o variantă specială şi serveşte pentru marcarea situaţiilor pentru care listare va fi executată în formă „financiară“, adică cu antet şi cu fundal mai complet, mai pretenţos.

Cu o anumită situaţie pot fi asociate maxim zece variante de export.

Executarea operaţiei de export a datelor:

• se accesează „Operatii curente“,
• se selectează o grupă de situaţii,
• se lansează „Export date“,
• se afişează toate variantele de export pentru grupa selectată,
• se lansează varianta de export dorită.

Iată căteva variante de export pentru o bază de date standard:

• G-S1027-BS-Raportare semestriala la 30.06.2012
  • Generare XML si validare
  • [Documente de anexat]
  • Impachetare anexe in ZIP
  • Generare si/sau semnare PDF
  • Depunere electronica
  • [Vizualizari]
  • [Verificare/descarcare update]
  • [Export in format DBF]
• L-Situatii LUNARE
  • Declaratia 101
  • Export in format DBF

Pregătiţi o structură de cataloage asemănătoare cu cea de mai jos:

Raportările semestriale se vor insera în catalogul S100X (cod 1027 pentru sem.I 2012).

Cataloagele în care se află declaraţiile şi programul DUKIntegrator sunt specificate în hUTIL:

Pentru D101:
  bdd   Declaratia 101       B          \DECL_OBL\aaaa\D101
  bdp   Declaratii           B          \DECL_OBL\
Pentru S100X:
  bsd   Situatii financiare  B          \DECL_OBL\aaaa\S100X
  bsa   Anexe sit.financiare B          \DECL_OBL\aaaa\S100X\ANEXE
  bsp   Declaratii           B          \DECL_OBL\

În cazul opţiunii multisocietate, pentru fiecare firmă se poate alege un catalog distinct:
\DECL_OBL\cif\aaaa\D101 sau \DECL_OBL\aaaa\cif\D101,
unde programul va înlocui cif cu codul fiscal, iar aaaa cu anul.

De exemplu, să considerăm următoarea situaţie:

• numele prescurtat al firmei: DEVROL
• codul fiscal: RO654321
• anul de raportare: 2011
• calea indicată în catalogul fişierelor: \DECL_OBL\cif\aaaa\S100X\

Datele se vor exporta în catalogul c:\DECL_OBL\654321\2011\S100X\, adică:

• segmentul aaaa a fost înlocuit cu anul declaraţiei,

  • catalogul 654321- dacă nu există - se creează automat de procedura de export.

Cazul codului fiscal mai lung de 8 caractere

Catalogul corespunzător codului fiscal în care se exportă datele din hBILANT se creează automat de procedura de export. Totuşi, dacă folosiţi una dintre variantele Clipper ale programului, numele catalogului nu poate depăşi lungimea de 8 caractere. În acest caz, fie creaţi manual catalogul destinaţie, fie folosiţi varianta Windows a programului hBILANT.

Structura înregistrărilor şi corelaţiile dintre câmpuri este descrisă în fişiere descărcabile de pe site-ul ANAF, pe care le putem denumi generic:

• structura_S100X.pdf (sau .doc)
  
• s100x.xml

Oferă posibilitatea parametrizării aplicaţiei la nivel utilizator. Acceptă următorii parametri:

• NR_PASI_CALCUL - determină numărul de paşi maxim executaţi la calculul situaţiilor. Operaţia de calcul se repetă până când: fie între două calcule succesive nu se modifică nici un element din situaţie, fie se ajunge la numărul de paşi maxim admişi.

• DESCH_EXCLUSIVA_CONT - determină modul în care sunt deschise fişierele din bazele de date hCONT referite: exclusiv, respectiv partajat. Această opţiune are importanţă numai la folosirea în reţea a programului hBILANT. Operaţia de Extragere din hBILANT accesează fişierele de date din bazele de date hCONT referite.
  • Dacă fişierele sunt deschise exclusiv, pe timpul operaţiei de Extragere nu pot fi utilizate aplicaţiile care folosesc în comun aceste fişiere, chiar dacă acestea au opţiunea de reţea. Astfel, de exemplu hCONT, hMARFA nu pot fi rulate pe bazele de date comune cu hBILANT în timpul operaţiei de extragere.
  • Dacă fişierele sunt deschise partajat, pe timpul operaţiei de export alte aplicaţii care dispun de opţiunea reţea pot fi rulate paralel. Se recomandă ca pe timpul pregătirii situaţiilor să se lucreze cu DESCH_EXCLUSIVA_CONT=„N“, astfel va fi posibilă şi rularea paralelă a altor aplicaţii, iar pe timpul finalizării situaţiilor cu DESCH_EXCLUSIVA_CONT=„D“ pentru a se asigura că datele din hCONT nu se pot modifica de alţi utilizatori.