Unele operaţiuni descrise mai jos pot părea foarte fireşti pentru contabilii cu experienţă, dar pentru simplificarea lucrului cu programul, vă recomandăm ca înainte de începerea lucrului cu hBILANT să verificaţi în hCONT dacă:

• s-au închis conturile de TVA
• s-au repartizat diferenţele de preţ la produse/adaosul la mărfurile vândute
• s-au confruntat soldurile mai importante (casă, bancă, clienţi, furnizori, produse, mărfuri, imobilizări, impozite etc.) cu evidenţa analitică
• conturile 481, 482, 581 etc. au fost închise
• s-au verificat în Balanţa generală soldurile conturilor, îndeosebi a celor cu semnul „!“ alăturat (pot fi conturi de activ cu sold creditor sau invers)
• s-a efectuat operaţia de Încărcare (controlabil mai rapid cu tasta F7)
• s-a efectuat operaţia de Încarcare în arhivă.

La întocmirea bilanţului, faţă de cele de mai sus verificaţi şi dacă:

• conturile de venituri şi cheltuieli au fost închise
• s-a contabilizat impozitul pe profit/venit după caz, etc.

Observaţii

1. La extragerea datelor pot să apară ca erori unele conturi introduse ulterior în planul de conturi, închise de dumneavoastră în hCONT sau care nu figurează în acesta.
   Dacă aceste conturi sau altele nu sunt utilizate pentru societatea respectivă, aceste erori de extragere pot fi ignorate, fără să influenţeze rezultatele.

2. „Falsele analitice“ sunt conturi introduse în formule cu analiticul „x“ sau „y“ scris obligatoriu cu literă mică. Acestea se prezintă ca erori la extragere, deoarece în planul de conturi nu există asemenea poziţii. Aceste false analitice atenţionează utilizatorul asupra faptului, că trebuie văzut, dacă acel cont este defalcat pe analitice cu conţinut economic care trebuie introdus pe rânduri separate.

   Pentru rezolvarea situaţiei se pot alege 2 soluţii:

   1. dacă nu sunt mişcări, se poate accepta că aceste conturi, plus cele de la punctul 1.) vor apare în lista de erori de extragere, fără să influenţeze corectitudinea rezultatului
   2. dacă există solduri sau înregistrări pe aceste conturi, atunci analiticul fals se schimbă cu analiticul concret utilizat sau sumele se defalcă manual din conturile respective. Dacă unele din aceste conturi au fost defalcate în analitice în cursul exerciţiului, trebuie introduse manual valorile corecte.
3. Dacă o situaţie se referă la 2 ani consecutivi şi în cadrul acestora s-au modificat unele conturi analitice utilizate în formule, se va avea grijă, ca în formulele pe coloane să se utilizeze conturile corespunzătoare fiecărui an în parte.

Pentru închiderea conturilor 609 şi 709, care au funcţie opusă celor din clasa lor credem, că nu e corect să se utilizeze aceleaşi documente de închidere, ca pentru cheltuielile şi veniturile obişnuite. De aceea, în planul de conturi livrat aceste 2 conturi nu sunt legate de nicio balanţă de închidere a conturilor de venituri sau cheltuieli. Ele se închid manual sau li se definesc o balanţă şi note contabile cu formule specifice.

Prezentăm exemplele de mai jos pentru contul 709, dar pentru 609 se prezintă aceleaşi probleme.

În Contul de profit şi pierdere din Ordinul 3055/2009 avem:

 rd.1 Cifra de afaceri netă = rd.02+03-04+05+06

în care la rd.04 avem rulajul contului 709, deci rulajul acestuia ar trebui să diminueze cifra de afaceri. La fel şi rulajul lui 609 ar trebui să diminueze cheltuielile de exploatare.

Din punct de vedere practic, intervin probleme cu rulajul acestor conturi după închiderea pe contul 121.

Distingem cazurile:

1) Dacă numai soldul înainte de închidere al contului 70 are semnificaţie

Contare (varianta 1):

   vânzare                     4111  =    %     1190 lei
                                         708    1000 lei
                                        4427     190 lei

   reducere ulter. acordată      %   =  4111     119 lei
                                709              100 lei
                               4427               19 lei

Cifra de afaceri ar trebui să fie deci 1000 - 100 = 900 lei.

   închidere venituri:         708  =   121    1000 lei
                               121  =   709     100 lei

Rulaje venituri după Încărcare:

Consecinţe:

ct.70 din contabilitate       rulaj:                      1100
                              sold inainte de inchidere    900
rd.1 din ct. profit/pierdere  1000 - 100 = 900

Deci cifra de afaceri este majorată artificial în contabilitate. În contul de profit şi pierdere ea este corectă.

2) Dacă şi rulajul contului 70 are semnificaţie:

Contare (varianta 2):

   vânzare                     4111  =    %     1190 lei
                                         708    1000 lei
                                        4427     190 lei

   reducere ulter. acordată    4111  =    %     -119 lei
                                         709    -100 lei
                                        4427     -19 lei

Cifra de afaceri ar trebui să fie deci 1000 - 100 = 900 lei.

   închidere venituri:         708  =   121    1000 lei
                               709  =   121    -100 lei

Rulaje venituri după Încărcare:

Consecinţe:

ct.70 din contabilitate       rulaj:                       900
                              sold inainte de inchidere    900
rd.1 din ct. profit/pierdere   1000 + (- 100) = 900   (cu semnul +!)

Cu această soluţie contul 70 din contabilitate şi cifra de afaceri din contul de profit şi pierdere au aceeaşi valoare.

Din punct de vedere contabil, această metodă pare cea mai apropiată de realitate, dar atunci în contul de profit şi pierdere trebuie luat 1000 + (-100) = 900!

Alegeţi soluţia cea mai agreată (sau depistaţi altă soluţie).

Aceste situaţii se află în grupa L. De regulă, modul de completare este descris în documentațiile curente de upgrade, ele suferă modificări anual. În acest subcapitol descriem numai situaţia L78, care este un formular intern.

Pe baza datelor din contabilitate sunt extrase informaţiile din rândurile 01…11. (sic = sold început creditor, rfc = rulaj final creditor, etc.).
Pe rd. 51…53 sunt calculate sumele pentru articolele contabile care trebuie introduse în hCONT.

Consideraţii contabile

Considerăm, că lucrul paralel cu mai multe cote de TVA nu afectează evidenţa necesară pentru comerţul cu amănuntul. Dacă evidenţa se ţine în hMARFA, se pot obţine suficiente informaţii pentru descărcarea gestiunii şi fără a deschide conturi analitice distincte pe cote TVA pt. 607, 707, 371, 378, 4428 etc.

Coeficientul k, adaosul şi TVA neexigibil aferente mărfurilor ieşite se pot calcula pe baza raportului Z al casei de marcat, care conţine baza şi TVA pe cote aferente vânzărilor.

Să luăm un exemplu în care neglijăm stocul iniţial, magazinul se aprovizionează cu marfă în valoare totală de 200 lei, din care 100 lei cu TVA de 20% şi 100 lei cu TVA de 9%. Considerăm, că se aplică un adaos mediu de 30% şi că se vinde 50% din stocul aferent fiecărei cote.

Presupunem, că nu se aplică TVA la încasare, unde conturile 4426,4427 ar fi înlocuite de 4428.36, respectiv 4428.37.

Pentru evidenţierea separată a veniturilor din comerţul cu amănuntul, introducem analiticul 707.03.

Total rdb ct. 371.2 = 200+60+37.70 = 297.70 lei

Vânzări totale cf. raportului Z (BVINZ): (65+13.00)+(65+5.85)=148.85 lei

Contare TVA cf. raportului Z (suma lunară TVA din BVINZ):

4428.2 =  371.2     18.85 (=13.00+5.85)

Calculul coeficientului k:

          (Si 378+Rc 378)                           0+60
k = -------------------------------------- = -------------------- = 0.2308
     (Si 371-Si 4428.2)+(Rd 371-Rc 4428.2)    (0+0)+(297.70-37.70)

Adaos aferent mărfurilor ieşite = 0.2308 * 130 = 30 lei

Contare adaos şi descărcarea gestiunii de mărfuri:

 378.2 = 371.2      30
 607   = 371.2     100   (=130-30)

Sold 371.2 = 297.70-18.85-30-100 = 148.85 (=50% din 297.70 lei)

Completarea situaţiei L78

Datele se extrag din contabilitate. O singură sumă se va introduce manual, din contarea din hMARFA, astfel:

• se filtrează in col. T.doc documentul BVINZ
• se filtrează în col. Cont CR contul 4427/4428.37
• cu filtrul în col. Valoare apăsăm F4.

Totalul obţinut se înscrie în hBILANT, L78, rd.11 col.2 şi se lansează Recalcul.
Suma se va prelua în rd.53.
Pentru datele de mai sus obţinem înregistrările contabile:

Înregistrările se vor introduce manual în hCONT.

În unele cazuri se impune analiza unor date, calculul unor procente de creştere, însumarea situaţiilor pentru mai multe societăţi, preluarea informaţiilor de către auditori etc.

Executarea operaţiei presupune opţiunea „Generare fisiere Excel“.

Vezi detaliile de implementare.

Operaţia de export se lansează astfel:

• în Operaţii curente ne poziţionăm pe o grupă,
• se alege operaţia [Export în Excel/OpenOffice/DBF].

Vor fi afişate situaţiile din grupa de situaţii selectată pentru care se poate executa operaţia de export.

Modalităţi de export:

• Export o situaţie - exportă situaţia curentă,
• Export selectiv - exportă toate situaţiile selectate.

a) Excel/Open Office (.XML)

• nu presupune Excel instalat pe calculator,
• foarte rapid,
• generează format .XML care poate fi deschis din Excel sau OpenOffice, modulul Calc,
• RESTRICŢIE- permite exportul situaţiilor în care:
  • numărul coloanelor nu se modifică în cadrul situaţiei,
  • tipul unei coloane nu se schimbă în cadrul situaţiei.

b) Excel (.XLS)

• presupune programul Excel instalat pe calculator (cel puţin Excel 2003),
• permite exportul şi pentru situatiile mai complexe:
  • permite ca numărul de coloane să nu fie uniform în cadrul situaţiei,
  • sunt admise coloane ale căror tip se modifică în cadrul situaţiei
• exportul selectiv generează un singur fişier Excel, cu toate situaţiile selectate, cu câte un sheet pentru fiecare situaţie exportată.
  De exemplu:

c) (.DBF)

Exportă situaţiile în format dbf. Ulterior, acest dbf poate fi citit în Excel sau OpenOffice. Apare ecranul cu situaţiile care au structura corespunzătoare pentru acest export. De exemplu, situaţia 30 nu poate fi exportată, pentru că este compusă din mai multe tabele, cu număr variabil de coloane.