Opţiunea K pentru evidenţa reducerii timpului de muncă s-a elaborat în baza OUG 132/2020 (044.) . Aceasta nu a fost abrogată după terminarea stării de alertă, dar la data documentaţiei prevederile ei nu se mai aplică.

Ordonanţa de urgenţă prevede, că în cazul reducerii temporare a timpului de muncă, determinate de instituirea stării de urgenţă/alertă/asediu, în condiţiile legii, pe perioada stării de urgenţă/alertă/asediu, precum şi pe o perioadă de până la 3 luni de la data încetării ultimei perioade în care a fost instituită starea de urgenţă/alertă/asediu, angajatorii au posibilitatea reducerii timpului de muncă a salariaţilor cu cel mult 80% din durata zilnică, săptămânală sau lunară, prevăzută în contractul individual de muncă.

a) Personal

Salariul de bază, programul de lucru nu se modifică!

b) Foaie colectivă de prezenţă

Zilele cu program redus se introduc cu codul xR - Ore reducere timp de muncă. De exemplu:

• dacă programul se reduce de la 8 la 6 ore, se înscrie: 6R

  • dacă programul se reduce de la 6, 7 sau 8 ore la 4 ore, se înscrie 4R
  • dacă se lucrează de ex. 4 zile cu program complet şi o zi de reducere, pentru ziua în care nu se lucrează se înscrie: RT.

c) Constante

Actualizaţi lunar valorile din:

RTM-NRDEC    Numar decizie Reducere timp de munca
RTM-DATADEC  Data decizie Reducere timp de munca
RTM-DATAINR  Data inregistrare declaratie Reducere timp munca

d) Calculul indemnizaţiei

Sumele se calculează în Stat de salarii.

Prin operaţia Extragere din Stat de salarii, în fişierul Reducere timp de muncă se preiau numărul şi data contractului de muncă din Personal. Pentru aceste informaţii există un singur câmp în Personal. Data poate fi preluată automat, dacă este completată astfel: nr.contract/zz.ll.aaaa. Altfel, fie se corectează manual în Personal, fie se înscrie manual în fiecare lună.

Sumele plătite pentru aceste zile apar în Stat de salarii astfel: pe ecranul Drepturi-nelucrat, în câmpul: Indemn.reducere timp. Sumele calculate se pot studia şi în fişierul Reducere timp muncă.

În fişierul dedicat, apar informaţiile necesare pentru completarea fişierelor de transmis:

Aici există şi 2 câmpuri introduse pentru compararea calculelor cu Statul de salarii:

• Indemniz. RTM
• Indemniz. RTM/Stat

Acestea pot fi necesare dacă la angajatori s-au plătit salariile înainte de a fi rulat un upgrade de actualizare (dacă este cazul). Din acest motiv, pot să apară diferenţe mici (de regulă +/- 1 leu) fată de Stat, din cauza rotunjirilor.

În acest caz, rulaţi prima operaţia opţională:

• [Recalcul salar ore lucrate/1], unde Salar ore lucrate se calculează invers, plecând de la indemnizaţia calculată în Stat de salarii.
• [Recalcul salar ore lucrate/2] - Salar ore lucrate se calculează prin calcul direct =tarif orar * ore lucrate * 75%

Una din aceste operaţii se poate lansa şi din fişier, cu F10, numai pentru persoanele la care sunt semnalate diferenţe. Dacă sumele sunt identice, nu mai trebuie efectuate regularizări de sume de plată, contribuţii etc.

Exemplu de calcul:

Un salariat cu salariul de bază de 5000 lei a avut într-o lună cu 22 zile lucrătoare următoarea situaţie:

• a lucrat câte 8 ore timp de 5 zile - pontaj: 8 (deci a lucrat normal 5*8=40 ore)
• pentru 12 zile lucrătoare, programul său a fost redus la 4 ore - pontaj 4R (deci a lucrat normal 12*4=48 ore)
• timp de 5 zile a fost în concediu medical - pontaj CM.

La calculul indemnizaţiei de 75% pentru timpul redus se face o simplă înmulţire: ore RTM * Salar bază/Nr. ore lună * 75%, deci în exemplul nostru 48 * 5000/176 * 75% = 1022 lei.

După cum se observă şi din exemplul de mai sus, indemnizaţia de concediu medical, alte drepturi acordate nu influenţează calculul indemnizaţiei, numai orele nelucrate din cauza reducerii şi salariul de bază din contract.

Desigur, dacă salariul de bază depăşeşte salariul mediu, indemnizaţia va fi plafonată la nivelul acesteia.

f) Realizarea situaţiilor de transmis

Situaţiile se realizează din fişierul dedicat Reducere timp muncă, cu operaţiile care se pot lansa cu tasta F10.

Se vor completa pe rând:

• CERERE.PDF
• DECLAR.PDF - completaţi manual datele semnatarului: nr. şi eliberare CI, CNP! La pct. 5 verificaţi bifa de la justificarea reducerii activităţii şi mutaţi-o dacă trebuie bifată cealaltă variantă
• LISTA.PDF - se poate lansa şi formatul XLSX, dacă este necesar să fie ataşat.

Verificaţi, ca suma totală solicitată din CERERE.PDF să fie identică cu totalul ultimei coloane din LISTA.PDF.

La lansarea fiecărui document se deschide formularul PDF inteligent (să fie lansat cu Adobe Reader DC).

Selectati Edit, Form options, Import Data şi cu CTRL V copiati numele fisierului XML (calea fisierului este încarcată în Clipboard) în File name:

 ..\DECL_OBL\aaaa\D_RT\CERERE_CIF_aaaa_ll.XML

Ataşaţi fişierele solicitate de AJOFM.

Pachetul de solicitare a indemnizaţiei trimis la AJOFM trebuie să conţină pe lângă pdf-urile inteligente şi:

• copia deciziei privind reducerea timpului de muncă, semnată de angajat că a luat la cunoştinţă;
• balanţa lunară de verificare, pentru perioada cererii;
• acordul încheiat cu sindicatul sau cu reprezentanţii salariaţilor, referitor la procentul din numărul de salariaţi pentru care s-a dispus reducerea timpului de muncă;
• lista persoanelor care urmează să beneficieze de indemnizaţie;
• copia documentelor de plată a salariilor, cu evidenţierea plăţii indemnizaţiei.

Legea 282/20 precizează, că AJOFM va vira sumele în termen de 5 zile de la aprobarea solicitării.

Minimul lunar de 5 zile de aplicare nu trebuie să fie consecutive.

Validaţi şi semnaţi electronic toate formularele (sau înainte de validare adăugaţi şi semnătura olografă ca imagine cu extensia *.jpg, *.gif, *.png, *.tif).

g) Transmiterea situaţiilor

La depunere, pe portalul aici.gov.ro se selectează Procedura acordare sume prevăzute de Art. 1 alin. (4) din OUG 132/2020 – reducere timp muncă şi se încarcă formularele.