În continuare, vom descrie modul de funcţionare a aplicaţiei hSALAR, în ordinea meniului general.

Aici sunt descrise perioadele (lunile) pentru care se execută calculul salariilor. Cu Adăugare introduceţi perioadele următoare, de exemplu 2025.01 pentru luna ianuarie 2025. Aveţi grijă să înscrieţi toate lunile, în ordine calendaristică!

Zilele lucrătoare sunt marcate automat cu „X“, iar zilele de sâmbătă şi duminică sunt marcate cu „-“. Modificaţi numai dacă în luna respectivă există zile de sărbători legale nelucrătoare, atunci în locul semnului „X“ introduceţi „-“ pentru ziua respectivă.

În cap.4.2 din Partea I sunt enumerate zilele de sărbători în vigoare. De regulă, cu ocazia upgrade-urilor se înscriu şi lunile din anul respectiv, cu sărbătorile legale marcate cu „-“.

Zilele de sărbători religioase (de ex. a doua zi de Paşti) se introduc conform zilelor de sărbători prestabilite din programele de verificare oficiale (conform ritului ortodox), deoarece dacă sărbătoarea pentru alte religii cade în luni diferite, se poate întâmpla, că în luna în care cade sărbătoarea ortodoxă, vor fi mai multe zile lucrătoare, deci declaraţia 112 nu va fi preluată, iar în luna în care cade sărbătoarea unui alt cult, stagiul de cotizare să fie mai mic cu 1 zi.

Completaţi lunar cu titlu informativ:

• Data chenzina I.
• Data chenzina II.

Iniţializarea perioadei

După închiderea lunii şi salvarea datelor, se poate trece la luna următoare. La efectuarea iniţializării unei noi perioade apar ferestre de interogare care atenţionează asupra faptului, că aceasta este o operaţie critică, în prealabil baza de date trebuie salvată. Dacă se întâmplă un incident (de ex. o pană de curent) în timpul trecerii la lună nouă, atunci se va restaura baza de date iniţială şi se va relansa Iniţializarea.

După trecerea la luna următoare, declaraţia 112 extrasă în luna precedentă se goleşte.
Dacă declaraţia pentru luna precedentă se depune ulterior, operaţiile se vor efectua din baza de date arhivată.

Se pot modifica zilele de sărbători.

Punctele de pensie se stabilesc prin compararea bazei de calcul CAS la salariul mediu brut lunar realizat pe ţară, în baza Legii pensiilor. A nu se confunda cu suma din constanta SALAR-MEDIU, care reprezintă un indicator prevăzut de Legea bugetului asigurărilor sociale şi este utilizat pentru diverse calcule, stabilire de plafoane pentru unele indemnizaţii.

Salariul brut se poate actualiza de pe site-ul insse.ro. După Recalcul, salariul mediu se va prelua în Fişe de evidenţă salarii, lista Fişa stagiu şi puncte de pensie.În ultima coloană vom obţine astfel punctele de pensie pe luni, care vor putea fi confruntate cu informațiile solicitate de la casele de pensii pentru persoanele care se apropie de pensionare.

Alegeți al doilea tabel, cu salariul brut.

Pentru detalii vezi şi Fişe stagiu şi puncte de pensie.

Operaţia se lansează:

• la prima utilizare a programului hSALAR, pentru indicarea primei luni din evidenţă
• după închiderea şi salvarea unei luni, când se doreşte trecerea la perioada următoare.

În meniul Notiţe din Perioade se pot introduce de către utilizator sau distribuitor o serie de informaţii utile, de reţinut, corecţii de făcut, evidenţa unor reţineri etc.

Tipul - se pot defini mai multe, la livrare sunt date câteva tipuri predefinite, cum ar fi:

• ! - Atenţie/scadenţar/de făcut - de ex. dacă se introduce marca unui salariat, se poate nota, ce sume trebuie reţinute lunar ca rate, pe perioade
• !H - Observaţii pentru HAMOR Soft - utilizatorul poate să lase observaţii pentru distribuitor
• DOC - Documentaţie - distribuitorul poate să descrie implementările particulare efectuate pentru utilizator
• LUC - Lucrare - distribuitorul poate să ţină evidenţa lucrărilor efectuate
• NOT - Notiţă - descrierea unor situatii particulare rezolvate etc.
• UPG - Upgrade - se generează prin procedura de upgrade un fişier log cu diverse evenimente/atenţionări, acesta se va insera aici. Upgradeul mai poate insera si atenţionări, de exemplu că salariul minim se modifică de la 1 mai.

Cu filtrarea mărcii, se pot studia însemnările referitoare la o anumită persoană.

Operațiile posibile pentru o poziţie se pot apela cu F10:

• Vizualizare cu editor extern
• Modificare cu editor extern
• Accesare anexe - se deschide un catalog în care se pot ataşa diverse fişiere la notiţa respectivă. De exemplu, lista ratelor unui credit care trebuie reţinute şi virate lunar.

În fişierul Personal se introduc datele personale, informaţiile legate de angajare, lichidare, salariul de încadrare, programul de lucru sau alte date personale care pot influenţa calculul salariilor.

La intrare în Personal, apare o fereastră de meniuri, de aici se intră în fişierul de personal propriu-zis.

Primul din şirul meniurilor de comenzi al ecranului este de regulă Fereastra. Aceasta ajută la „dezvăluirea“ informaţiilor introduse într-un fişier în diferite grupări logice şi o vom întâlni şi la alte ecrane. Selectaţi la operare fereastra care conţine informațiile de interes la momentul dat.

Comenzile care urmează pe ecran sunt Vizualizare şi Modificare. Prima permite numai studierea pe diferite ecrane a datelor introduse pentru persoana selectată, iar cea de-a doua permite modificarea datelor. Modificările se pot efectua pe mai multe ecrane, în funcţie de natura modificării.

Comenzile Vizualizare, respectiv Modificare pot fi utilizate în mai multe variante, în funcţie de calitatea persoanei pe care este poziţionat cursorul. De exemplu, Programare concediu de odihnă apare numai pentru salariaţi.

Prin Adăugare se pot introduce noi persoane în evidenţă. Există unele câmpuri, a căror completare este obligatorie: marca, nume, prenume, secţia, casa de sănătate, sexul, categorie personal etc. În cazul în care cursorul se află pe un câmp, care poate fi completat cu valori predefinite, la apăsarea tastei F1 apare o fereastră de ajutor de culoare verde în care se regăsesc variantele de completare a câmpului respectiv. Când se selectează în fereastră poziţia dorită, cu Enter varianta respectivă va fi înscrisă direct în câmp.

La adăugare persoane putem solicita „ajutor“ la completare categorie de personal, localităţi, sex, dată, stare civilă, cod COR etc.

Unele valori din aceste liste de ajutor - de exemplu funcţia/meseria - pot fi editate de utilizator cu tasta F10.

Număr apariţii

Dacă se apasă Shift F4 într-o coloană care conţine caractere, se însumează pozițiile identice din coloana respectivă. De exemplu, dacă dorim să aflăm, câte persoane avem în baza de date din diverse categorii, în fereastra CNP, salar baza si altele ne deplasăm cu filtrul (Ctrl →) în col. Calitatea şi se apasă Shift F4. Obţinem de exemplu:

   Calitatea     Nr.aparitii
------------------------------
ASIGURAT                    1
COLA-AREN                   1
COLA-ASOM                   1
COLA-ASOP                   1
COLA-PINT                   1
SALA-ASIM                   5
SALARIAT                   23
------------------------------
                           33

Posibilităţi de a selecta o persoană

• poziţionarea cursorului pe persoana căutată
• căutarea în zona de filtre, care este zona de căsuţe din partea de jos a ecranului de fişier. Cursorul poate fi deplasat dintr-o căsuţă în alta cu apăsarea simultană a tastelor Ctrl → sau Ctrl ← în direcţia dorită. Dacă căutăm o persoană după nume, atunci deplasăm cursorul sub coloana Nume şi introducem secvenţa din numele persoanei căutate. Ca urmare sunt afişate toate persoanele al căror nume conţine secvenţa respectivă.

Regăsire persoane active în perioada curentă

În Personal vom exista după un timp şi acele persoane, care pleacă de la angajator. Cum regăsim numai acele persoane care sunt active în luna curentă? Pe fereastra Salariaţi, în ultima coloană S se introduce filtrul D. Pentru semnificaţia conţinutului, se apasă F1 sub coloana respectivă.

În cele ce urmează ne vom limita la modul de completare a unor date care sunt necesare pentru calculul salariilor. Celelalte câmpuri se pot completa opţional. Se pot face modificări pe mai multe ecrane.

• Marca - dacă o persoană are mai multe contracte succesive în acelaşi an fiscal, (de ex. lichidează şi se reangajează ulterior), atunci este de preferat să se folosească aceeaşi marcă, dacă venitul este de acelaşi fel (tip FF1 sau FF2, adică venituri din salarii sau asimilate salariilor, după caz).
• Cod numeric sănătate - număr acordat de serviciul de emigrări pentru cetăţeni străini, după obţinerea NIF
• Secţia - la societăţile cu subunităţi care raportează impozitul pe salarii centralizat, în Cataloage/Secţii se completează Cod id. fiscală la secţiile (subunităţile) corespunzătoare, astfel impozitul se va însuma în D112 pe subunităţi.
• Casa de sănătate - se completează pe baza declaraţiei angajatului cu codul casei de sănătate la care este arondat.
• Categoria de personal - este foarte important să fie selectată categoria corespunzătoare activităţii salariatului. Descrierea detaliată se regăseşte în Cataloage/Categorii de personal. Pe lângă categoriile livrate, utilizatorul poate defini categorii noi.
  Verificaţi obligaţiile de plată cu care s-a livrat aplicaţia şi modificaţi categoriile la care interpretaţi în mod diferit legislaţia, sau aceasta s-a modificat între timp!
• Ante: [data I.angaj. - data primei angajări
• Unit: [data angajare - data angajării la unitatea actuală. Este obligatoriu de completat pentru declaraţia 112.
• contract - nr. înregistrare/data la angajator
• inregistr.ITM - contractele de muncă mai vechi au un număr de înregistrare dat de ITM. Se poate introduce numerotarea contractelor transmise prin REGES-Online, sau se repetă număr contract.
• tip venit - tipul de venit, care se va completa automat pentru persoana respectivă. Se preia din Cataloage/Categorii de personal în funcţie de categoria persoanei.
  De exemplu pentru (tastaţi F1):
  • salariaţii obişnuiţi - FF1, sau FF1/I0… - venit la funcţia de bază, I0… dacă scutit
  • salariaţi cumul funcţii - FF2/AS1
  • zilieri - FF2/AS7

NIF

hSALAR acceptă şi NIF ca CNP valid. Codurile NIF sunt coduri fiscale atribuite nerezidenţilor. NIF are structură similară cu CNP, doar că incepe cu 9 şi nu conţine data naşterii:

9000000xxxxxx

Calitatea este o grupă de care aparţin mai multe categorii de personal. Contarea salariilor şi gruparea listelor se face în funcţie de această caracteristică.
Detalii în Cataloage/Categorii de personal.
Noţiunea folosită în hSALAR necesită câteva explicaţii.
Menţionăm, că codificările din vechile fişe fiscale (FF1 sau FF2) se utilizează în continuare pentru distingerea tipului de venit impozitat.

a) SALARIAT

Salariat cu contract de muncă, indiferent de durata acestuia sau de programul de lucru.
La modul general, în Categorii de personal se definesc caracteristicile:

 
Cod categorie       : SAL
Denumire            : Salariat
Calitatea           : SALARIAT
D112-Tip asig. A/B  : 1 - capitolul din D112 în care se include
D112-Tip asig. C    :
Tip venit D205      :
Tip oblig.D100 rezid:
Tip oblig.D100 nerez:
Pensionar ?         : D, dacă e cazul
Tip venit           : FF1 - sau FF2/AS1 dacă categoria SAL-CUM (cumul funcţii) 
Tip CAS             : I - CAS asigurat
Tip CASS            : I - CASS asigurat (IA dacă categoria SAL-C1 sau SAL-C2)
Tip CAM             : A - CAM angajator                     
% reducere b.c.contr: numai dacă există o cotă forfetară prevăzută de legislaţie
Cota CAS            : 3 - pentru condiţii normale, altfel 1 sau 2
Indicativ cond.spec.: - se completează numai pt. condiţii speciale, tastaţi F1

Salariaţii scutiţi de impozit se încadrează, după natura venitului, într-una din categoriile de mai jos:

• FF1/01 - handicap grav/accentuat
• FF1/03 - cercetare-dezvoltare
• FF1/06 - alte venituri scutite.

În hSALAR sunt implementate numai o parte din aceste categorii. Dacă există cazul, trebuie adăugată o categorie similară prin copierea unei categorii existente.

Zilieri

Dacă o persoană apare mai frecvent ca zilier, ea poate fi introdusă în Personal în categoria SAL-ZIL. Nu se completează forma de salarizare, nu se introduc în Foaie colectivă. În acest caz, în Stat de salarii se introduc zilele lucrate cu modificare/Prezenţă, remuneraţia totală se introduce în Alte drepturi. Acest mod de evidenţă se aplică şi persoanelor care în aceeaşi lună figurează ca zilieri, dar devin după aceea salariaţi cu contract de muncă!

b) SALARIAT ASIMILAT

Pentru venituri asimilate salariilor cf. art.76 (2) din Codul fiscal. Au în col. Calitatea codul SALA-ASIM, cu diverse categorii (administrator cu contract de mandat, membru AGA, cenzor, consilier local etc.) Există diferenţe la contribuţiile datorate.
Tip venit poate fi:

  FF2/AS2 - administratori cu contract de administrare
  FF2/AS3 - membrii fondatori ai SC constituite prin subscripţie publică
  FF2/AS4 - reprezentanţi AGA, membrii consiliului de administraţie, cenzori
  FF2/AS5 - reprezentanţi în organisme tripartite
  FF2/AS7 - alte drepturi de natură salarială

c) COLABORATOR

Persoanele ale căror contribuţii sunt definite ca pentru venituri din activităţi independente (Titlul IV, cap.II din Codul fiscal) sunt denumite generic colaboratori în hSALAR, calitatea COLA-…, categoria COL-….

Colaboratorii se introduc în Personal, deoarece datele lor se raportează nominal în D112 !

Impozitul poate fi, în funcţie de tip venit:

• IMF - Colaborator-impozit final (10%) - arendare, proprietate intelectuală, activitate sportivă
• IM1, IM3 - impozit de 1% sau 3% la asociere cu microîntreprinderi
• IMP - impozit pe profit la asociere cu platitori de impozit pe profit.

d) ASIGURAT

Se includ numai asociaţii cu contracte de asigurare încheiate individual, pentru care contribuţiile se calculează şi se virează de angajator.

• program - ore/zi - de regulă se înscrie numărul de ore zilnice convenite prin contractul de muncă.
  În unele situaţii angajaţii pot avea un program de numai 2-3 ore pe lună. În aceste cazuri, introduceţi în Personal numărul de ore lucrate zilnic din programul normal 8 ore şi salar bază 0. Înscrieţi în Foaie colectivă zilele de prezenţă efectivă şi NN pentru restul zilelor. Câştigul se va înscrie în Alte drepturi din Stat de salarii.
• norma - ore/zi - numărul de ore prevăzute de lege pentru acel post (6/7/8 ore)
• şablon prez. - Se indică programul de lucru al persoanei respective. Cu F1 se poate vizualiza lista şabloanelor cu care este livrat programul, care se poate completa în Dicţionar după necesităţi. Codul muncii obligă la evidenţa programului concret de lucru al salariaţilor. Detalii în cap. 2.4.4.
• Vechime - se pot introduce ajustări manuale dacă se doreşte urmărirea vechimii şi pentru perioade de dinainte de evidenţa persoanei în hSALAR
• Drepturi:
  • salar baza pr. - salariul de bază precedent
  • salar baza act. - salariul de bază actual
  • salar baza+ - salariul de bază - sporuri permanente incluse în salariul de bază
  • salar baza++ - salariul de bază + la care se adaugă şi sporul de vechime.
    Ultimele 2 categorii trebuie implementate în funcţie de sistemul de salarizare aplicat.
• CO - Evidenţă concediu de odihnă, de exemplu:
  • +zi ramase ant.: 2 - sold rămas din anul precedent
  • zi cf.contract: 22
  • +zi de drept/an: 22 - zile cuvenite (poate fi mai mic, decât cele cf, contract, de ex. dacă nu a lucrat tot anul la angajator
  • -zi efectuat/an: 0 - în perioadele precedente
  • -zi luna crt. : 5 - zilele de CO din luna curentă se preiau după operaţia Recalcul în Personal.
  • =zi ramase neef: 19 = 2 + 22 -5
• Comp. - sold ore suplimentare de compensat - iniţial şi sfârşitul lunii.

• se completează Plec:data (obligatoriu), precum şi motivul plecării (ex. art. din Codul muncii), locul de muncă următor
  Data angajării este prima zi de lucru în unitate, iar data plecării este ultima zi calendaristică în care persoana mai are calitatea de angajat (poate fi şi zi nelucrătoare).
• Tip concediu/absent - se completează cu:
  • CC dacă este o plecare/revenire în concediu creştere copil
  • NN în cazul concediilor fără plată.
• data plecare - se introduce data plecării în concediu creştere copil/fără plată, se va raporta în D112
• data revenire - se completează numai în luna revenirii din concediu creştere copil/fără plată/SU.

Programarea este o situaţie obligatorie conform Codului muncii. Ea se face până la sfârşitul anului pentru anul următor.
Se pot înscrie 3 perioade manual la fiecare persoană cu numărul de zile aferente.
De exemplu:

    zi de drept/an: 22
    ....
    CO-per.1      : iunie-august
    CO-per.1-zile : 15
    CO-per.2      : decembrie
    CO-per.2-zile :  5
    CO-per.3      : la cerere
    CO-per.3-zile :  2

După înscrierea datelor pentru toţi salariaţii, situaţia se poate lista cu utilitarul de listare apăsând F10 (vezi descrierea utilitarului mai jos).

Pentru completarea listei se poate proceda în 2 moduri:

• se tipăreşte un formular gol cu datele salariaţilor activi, se consultă fiecare salariat, se înscriu datele de programare şi salariatul semnează.
• se adună informaţiile şi se completează programarea în hSALAR, după care se tipăreşte lista şi se semnează de salariaţi.
  Se poate proceda şi la completarea primei perioade în hSALAR, restul fiind completat manual.

Cu componenta Documente de tip office şi vizualizare fotografii se poate realiza şi o listă în Word/OpenOffice. Pentru mai multe informaţii vezi detaliile.

Exemplu de listă (se lansează cu F10, listă cu editor Office):

În cazul domiciliului, există un ecran dedicat şi datele se introduc în câmpuri diferite (strada, număr, bloc etc.). Pentru oraşe mai mari, codul poştal al localităţii trebuie completat manual (ultimele 3 caractere).

Persoanele fără domiciliu în România: se introduc cu adresa în localitatea „Fără domiciliu“. Completaţi datele de reşedinţă în România la rubrica „flotant“.

Persoanele care au lucrat în unitate nu se şterg din Personal, chiar dacă au plecat. Recomandăm, ca datele acestora să rămână disponibile cel puţin 12 luni după plecare, fiindcă în cazul în care persoana este reangajată în mai puţin de un an şi intervine un concediu medical, datele sunt necesare pentru calculul drepturilor.
În plus, s-ar putea ca datele să fie necesare pentru completarea unor declaraţii pe perioade expirate.

Recomandăm completarea adresei de e-mail, care poate fi folosită şi pentru transmiterea extraselor („fluturaşi“).

Conform art.123/1 din Codul fiscal, contribuabilii pot dispune asupra destinației unei sume reprezentând până la 3,5% din impozitul stabilit pentru susținerea entităților nonprofit care se înființează și funcționează în condițiile legii și a unităților de cult, precum și pentru acordarea de burse private.

Entitățile nonprofit și unitățile de cult beneficiază de sumele prevăzute la alin. (1) dacă la momentul plății acestora de către organul fiscal sau angajatorul/plătitorul de venit figurează în Registrul entităților/unităților de cult pentru care se acordă deduceri fiscale.

Dacă salariatul convine cu angajatorul reţinerea unor cote lunare din impozitul datorat, se introduc datele beneficiarului şi cota de aplicat pe ecranele dedicate, pentru:

• Acordare burse private
• Susţinere entităţi nonprofit.

Dacă există salariaţi, care optează pentru redirecționarea unei părţi din impozitul reţinut şi se încheie convenţii cu angajatorul, se pot introduce datele necesare. În acest caz, angajatorul va trebui să vireze lunar sumele. În structura D112 acestea se denumesc „sume distribuite“.

În ambele cazuri se introduc datele beneficiarului. Codul fiscal prevede, că opţiunea salariatului rămâne valabilă pe cel mult 2 ani, deci trebuie înscrisă şi perioada de valabilitate.

Se poate redirecţiona un total de 3,5% din impozitul datorat pentru burse private, entităţi nonprofit sau unităţi de cult.

În Stat de salarii, la Reţineri/buget din impozitul calculat se reţin procentele indicate în Personal.

Sumele reţinute din impozit apar şi în lista Stat plată-reţineri, formatul lat.

În Stat de plată există 2 liste, care conţin beneficiarii şi codurile IBAN pe care trebuie virate sumele:

• Acordare burse private
• Susţinere entităţi nonprofit/unităţi de cult, care figurează în Registrul entităților/unităților de cult de la ANAF.

La intrarea în meniul Personal există o serie de operaţii. Ultima lansează din program registrul de mai sus, unde se poate verifica dacă entitatea în cauză figurează în Registru.

În ultima coloană, datele se însumează, dacă se virează în acelaşi cont. Nu este prevăzută nicio regulă, dar credem, că este bine, ca viramentele să fie efectuate distinct, cu înscrierea persoanei în numele căruia se efectuează redirecționarea sumelor.

Menţionăm, că nu există prevederi legale privind decontarea cheltuielilor cu comisioanele bancare, precum şi cu administrarea acestor sume, părţile pot conveni eventual o contraprestaţie din partea salariatului.

Dacă efectuăm un calcul, la un venit lunar brut de 10.000 lei, impozitul datorat este 650 lei. Suma de care se poate dispune lunar este de 23 lei.

Operaţiile se lansează din fereastra albastru închis care apare imediat după selectarea meniului Personal.

• Recalcul este operaţia prin care se recalculează toate valorile câmpurilor care conţin formule. De exemplu, în listele de personal, prin Recalcul se adaugă zilele de concediu de odihnă consumate în luna curentă din Stat de salarii, sau se recalculează stagiul incluzând şi datele lunii curente.
• Indexare salar de bază - prin această operaţie se pot indexa toate salariile de bază cu acelaşi procent, mai întâi însă trebuie introdus procentul respectiv în Constante şi funcţii la constanta SAL-INDEX.
  Prin operaţie, este indexat salariul de bază precedent (din luna anterioară) cu cota SAL-INDEX.
• Export în Excel/Open Office - datele principale se pot exporta pentru prelucrări ulterioare.
• Situaţie comparativă Personal - compară datele din Personal pentru luna curentă pe baza listei 20 (Listă opţională informaţii Revisal - care a devenit REGES Online) cu fişierul Personal din baza de date arhivă aleasă. Dacă se alege luna precedentă, situaţia se poate utiliza cu titlu informativ pentru a avea o sinteză cu modificările de declarat în platforma REGES.
  Modul de funcţionare:
  • se semnalează că trebuie să deschidem o bază de date din lunile precedente (de regulă luna precedentă, dar pot fi şi alte luni), cu care se vor compara principalele date de personal. Se tastează F1.
  • se caută baza de date arhivată, ne poziţionăm pe ea şi se apasă Alege
  • se va genera un fişier XML, care poate fi salvat în Excel. Vor fi afişate numai pozițiile de personal care diferă între cele 2 baze de date. De exemplu:
    • modificare salariu de bază
    • modificare COR
    • persoane intrate/plecate
    • schimbarea numelui
    • intrări/ieşiri în/din concediu creştere copil etc.
  • lista comparativă se va salva automat ca anexă în Notiţe. De acolo, se poate urmări, care date trebuie declarate în Revisal. Eventual, utilizatorul poate să adauge o coloană în care își notează data până la care trebuie să declare modificarea în cauză, să marcheze cu o culoare pozițiile deja rezolvate etc.

Vezi exemplul.... În lista prezentată, completările/marcările cu galben s-au executat de noi pentru a exemplifica modul de lucru recomandat.

Datele trebuie operate în continuare în aplicaţia Revisal, nu se vor exporta automat.

Registru entitati nonprofit - deschide Registrul de la ANAF, cum s-a arătat şi în cap. precedent.

Dacă nu dorim ca toate persoanele să figureze în aceeaşi situaţie, trebuie să selectăm mai întâi pe ecran persoanele, secţia etc. pentru care dorim să obţinem o anume listă. Pentru început recomandăm lansarea listelor pe ecran sau text pentru familiarizare.
Conţinutul listelor poate fi diferit, în funcţie de implementarea aplicaţiei.

Dacă se doreşte listarea numai pentru persoanele active în luna listării, se alege o fereastră diferită de fereastra Toţi (Salariaţi, Colaboratori etc.) şi în coloana „S“ se selectează D (are statut de angajat în luna crt.).

Studiaţi listele livrate, eventual solicitaţi adaptarea lor.

Este modelul actualizat al contractului de muncă, pe baza reglementărilor în vigoare - Ordinul 2171/2022 (004.)

Se utilizează numai pentru încheierea de noi contracte! Se înscriu mai întâi datele salariatului în Personal, drepturile cuvenite, după care acestea se vor prelua în listă. Verificaţi datele preluate şi completaţi-le unde este necesar. Se lansează cu F10 astfel:

Dacă opţiunea anexe este prezentă contractul se generează în anexe, altfel în TMP.

Se mai completează manual cu alte informaţii/clauze, forma personalizată se salvează în Dosarul personal (format electronic), recomandat listat în format pdf pentru a preveni modificările ulterioare accidentale.

În REGES-Online se înscrie noul contract în ziua lucrătoare anterioară începerii lucrului.

Cerinţe şi configurare

Pentru generarea contractului de muncă sunt necesare:

• sistem de operare: cel puţin Windows 10,
• versiune minimă hSALAR V7.D
• aplicaţia Python - versiune minimă 3.6, atât pentru Linux, cât şi pentru Windows şi modulele la zi. Pentru actualizarea modulelor Python se lansează hUTIL / Instalare module python.
• Contractul generat se deschide cu Winword sau Openoffice, depinde de setarea implicită în Windows a programului pentru .docx sau de setarea SET H_EXEDOCX=winword.exe sau swriter.exe din hMENUs.bat sau din Environment.
• şi STATION trebuie să fie setat

Editarea modelului

În Personal se accesează cu F10 operaţia 43 Contract muncă/editare model, care va deschide modelul oficial şi un fişier text de unde putem prelua câmpurile. La includere înlocuitorul (placeholderul) trebuie să fie între acolade sub forma: {înlocuitor}. Este livrat textul oficial, care poate fi adaptat nevoilor angajatorului.

Din Personal se pot lista o serie de alte adeverinţe/formulare personalizate, care pot fi necesare în activitatea de personal-salarizare.

Listele pot fi lansate în 3 moduri:

• cu editor de tip Office: Word sau OpenOffice
• cu editor intern - datele trebuie editate şi listate imediat după editare. Ele pot fi salvate temporar cu CTRL W
• cu editor extern - se deschide de regulă Notepad şi lista poate fi salvată pentru utilizări ulterioare sau arhivare.

Cele mai multe modele s-au editat în format Office. În această variantă se pot căuta tipurile de documente şi prin filtrare după denumire, de exemplu:

Pentru listare, procedaţi astfel:

• selectaţi un angajat,
• apăsaţi tasta F10 Listare document
• la fereastra de interogare răspundeţi DA,
• alegeţi un tip de document,
• tipul de document se completează automat cu datele angajatului şi documentul generat apare pe ecran. Puteţi să editaţi documentul direct pe ecran: corecturi date, număr de înregistrare, inserare/ştergere rânduri etc.

Listare document/editor extern

În Parametri se poate defini cu ce editor extern să se deschidă documentele:

  // notepad.exe
  // wordpad.exe
  // winword.exe - MS Office
  // swriter.exe - Open Office
  EDI_EXT := "wordpad.exe"

Pentru încadrarea corectă în pagină, selectaţi întregul text (Ctrl A) şi modificaţi tipul fontului într-un font fix (Courier new), dimensiunea fontului, eventual şi marginile paginii. Dacă lista este mai lată, modificaţi orientarea paginii în peisaj.

În cazul utilizării unui editor extern, puteţi naviga în paralel în fereastra hSALAR pentru a culege informaţiile necesare pentru completarea documentului.

Pentru funcţionare este necesar Noul mediu HAMOR Soft.

În domeniul Personal se utilizează de regulă o multitudine de documente cu un conţinut minimal obligatoriu, care însă pot fi personalizate ca să corespundă nevoilor angajatorului. Noi livrăm în acest scop un set de modele de documente care se pot ajusta, personaliza pentru o utilizare cât mai comodă.

În hSALAR se pot genera documente de tip Office cu datele culese din fişierele bazei de date. Aceste documente generate se pot completa/modifica/ajusta în continuare manual cu un editor de text de tip Office, cum ar fi MS Word sau OpenOffice Writer.
Documentele se pot salva/arhiva în anexe şi se pot tipări.

Avantajul faţă de documentele interne/externe existente în hSALAR:

• se pot tipări documente formatate corect şi cu elemente grafice,
• se poate utiliza MS Word sau OpenOffice Writer,
• se pot importa ca model şi documente Office existente.

În Personal tastaţi F10, Listare document/editor office şi selectaţi documentul. Documentul generat este deschis în MS Word sau OpenOffice Writer în funcţie de setările din Parametri. Datele salariatului pe care se află cursorul sunt preluate.

Lista de documente tip office este destul de lungă, pe ultimul rând se poate introduce filtru pentru câutare în denumire.

Verificaţi documentul generat, modificaţi, completaţi, ajustaţi textul, apoi îl redenumiţi/salvaţi ca document doc de tip Word (.doc) în documentele anexate sau în altă locaţie, listaţi documentul.

Dacă se generează acelaşi tip de document pentru mai mulţi salariaţi, sau se generează o listă, atunci în prealabil, cu ajutorul filtrelor puteţi selecta anumiţi salariaţi.
Documentele care pot fi generate pentru mai mulţi salariaţi pot fi recunoscute prin faptul că după denumire apare (N). De exemplu, dacă se majorează salariul minim, se pot lista Acte adiţionale pentru toate persoanele cu salariul modificat.

Documentul Word generat este în format XML: Word 2003 XML Document, recomandăm ca după definitivare să redenumiti şi să salvaţi documentul în format Word (.doc sau .docx).

Câmpurile din formulare au lungime fixă. De aceea, în cazul în care câmpul este într-un text de paragraf, spaţiile de la sfârşit se completează cu …, altfel se lasă spaţii.

Unele documente sunt concepute cu font fix Courier New, în acest caz rândurile au acelaşi număr de caractere şi fiecare rând se termină cu Enter. Alte documente sunt concepute cu font variabil (Arial), în acestea sunt paragrafe propriu-zise şi paragraful se rearanjează automat după modificare, astfel încât să fie aliniat la marginile paginii.

Dacă documentul nu se lansează într-o formă aranjată corect, setaţi margini mai înguste sau reduceți dimensiunea fontului.

În varianta livrată se pot lista, pentru salariatul pe care este poziţionat cursorul:

În Ordinul 2171/2022 (004.), la pct. K este prevăzut:
Atribuţiile postului sunt prevăzute în fişa postului, anexă la contractul individual de muncă.
Deci fişa postului este un document obligatoriu pentru toţi salariaţii cu contract de muncă. Nu există un format standardizat al acestuia.

În pachetul livrat vă oferim peste 100 modele de fişe de post, pentru diverse ocupaţii din Clasificarea Ocupaţiilor (COR).
Aceste modele sunt numai orientative, fiecare angajator are interesul să elaboreze modele care corespund activităţii concrete din unitatea respectivă.
Recomandăm, să listaţi Situatia incadrării şi să urmăriţi dacă aveţi elaborată fişă pentru fiecare cod COR existent în unitate.
Pentru aceasta:

• puteţi crea noi fişe, cu copierea şi personalizarea celor livrate, utilizând ca punct de pornire setul livrat, sau
• puteţi prelua în colecţie fişele deja concepute ca model pentru viitoarele angajări.

Operare La Listare document/editor office alegeţi Fisa de post.

Se generează două documente, cu următorul conţinut:

• un document cu datele de identificare ale salariatului pe care suntem poziţionaţi,
• un document în funcţie de codul COR al salariatului care conţine o descriere a fişei de post corespunzătoare (model deja adaptat de angajator), sau un model generic (din modelele livrate, care trebuie adaptat).

Puteţi asambla cele două documente în modul următor:

• activaţi documentul care conţine descrierea de fişă post, selectaţi conţinutul întreg (Ctrl+A, Ctrl+C)
• selectaţi fereastra cu datele de identificare şi inseraţi conţinutul marcat la pasul anterior în documentul de bază începând cu locul specificat în acest scop (Ctrl+V).

Înainte de salvare, ştergeţi instrucţiunile care apar cu caractere roşii !

• revizuiţi/completaţi textul. Fişele se adaptează întotdeauna la:
  • munca concretă care va fi prestată de salariat
  • persoana în cauză
  • structura organizatorică a angajatorului
  • condiţiile concrete de muncă, echipamentul necesar
  • complexitatea situaţiei.
• salvaţi fişa postului concret, recomandat în dbf\SALANX\marca\fisa_post.doc

Dacă pentru un anumit COR nu există fişier definit, se inserează fişa generică xxxxxx - Model.doc.

  \RES\FISEPOST\:
      111062 - sef departament.doc
      111065 - subprefect.doc
      121011 - director general sc.doc
      121017 - director comercial.doc
      121020 - director economic.doc
        ...
      xxxxxx - model.doc

Principalele puncte ale fişelor de post livrate (se pot elabora şi altele):

3. Cod C.O.R.- înscreţi codul COR şi denumirea ocupaţiei
4. Se subordonează - înscrieţi funcţia persoanei/numele compartimentului care îi coordonează activitatea
5. Numele şefului ierarhic - înscrieţi numele concret
6. Subordonează - dacă este cazul, enumeraţi compartimentele, formaţiile conduse 7. Drept de semnătură - se poate specifica, dacă are drept de semnătură pentru acte interne/externe, eventual cu precizări suplimentare
8. Relaţii funcţionale - se pot enumera compartimentele cu care are legatură munca sa (mai ales la unităţile complexe)
9. Pregătirea şi experienţa - se poate preciza nivelul şi profilul studiilor necesare pentru post, anii de experienţă necesari în specialitate, limbi străine, operare PC, permis de conducere categoria … etc.
10. Autoritate şi libertate organizatorică - se pot specifica anumite condiţii, limite între care persoana poate să ia decizii
11. Responsabilităţi şi atribuţii - cea mai importantă parte, aici se detaliază principalele sarcini concrete ale salariatului. De regulă se înscriu şi referiri la respectarea normelor de sănătate şi securitate în muncă, paza împotriva incendiilor etc.
12. Condiţii de muncă - se pot înscrie observaţii referitoare la mediul de lucru
(de ex. zgomot, trepidaţii, căldură, poluare, schimburi, aer liber etc.)
12.1 Programul de muncă - orele/perioadele de lucru, dacă se lucrează şi noaptea sau în zile de sărbătoare etc.)
12.2 Unelte, instrumente, echipament de lucru - de regulă, inventarul primit, echipamentul de protecţie etc.
13. Cerinţe pentru exercitarea muncii - se enumeră proprietăţile necesare muncii respective - de ex. condiţie fizică, aspect plăcut, spirit de echipă, cazier
14. Obiective de performanţă - sunt elemente obligatorii. În modelele livrate am înscris câteva la modul generic:

• cunoştinţe în domeniul ……….
• respectarea termenelor
• respectarea normelor de protecţia muncii
  

Se recomandă să le concretizaţi.
15. Criterii de evaluare a performanţelor - sunt elemente obligatorii. În modelele livrate am înscris câteva la modul generic:

• capacitatea de a rezolva eficient problemele
• identificarea soluţiilor optime
• capacitatea de autoperfecţionare
• capacitatea de asumare a responsabilităţilor
• creativitate, spirit de initiativă
• capacitatea de a lucra în echipă
• organizarea timpului de lucru
• integritate morală, etica profesională etc.

16. Posibilităţi de promovare - cursuri, examene, alte metode folosite de angajator, dacă e cazul.

Situaţii mai complexe:

• mai multe fişe pentru acelaşi COR - de ex. 341404 este un cod care cuprinde mai multe meserii, pentru care pot fi concepute fişe diferite. În acest caz, apare o fereastră cu lista fişelor disponibile:

      341404 - agent de ticketing
      341404 - agent turism extern
      341404 - agent turism intern

Selectaţi fişa corespunzătoare şi lucraţi mai departe ca mai sus.

Catalogul implicit în care sunt modelele este HAMOR\RES\FISEPOST, adică un catalog comun pentru toate bazele de date. Catalogul este indicat de aliasul „p_f“.

Se poate folosi şi un alt pachet de modele de fişe de post. Denumirea modelelor trebuie să respecte sintaxa: nnnnnn - denumire.doc, unde nnnnnn este codul COR, iar denumirea să nu conţină diacritice şi alte semne decât - sau _.

Un model general de act adiţional, se pot înscrie modificările ocazionale ale contractului de muncă.

Actul adiţional din Ordinul 585/2021 conţine o serie de prevederi obligatorii care trebuie incluse în fiecare contract de muncă deja încheiat.

Verificaţi dacă contractele existente conţin aceste clauze!

Model decizie de detaşare, când se aprobă detaşarea temporară a unei persoane la alt angajator.

Modelul conţine de fapt 2 formulare:

• decizie încetare cu acordul părţilor cf. art.55 b) din Codul muncii
• decizie încetare prin demisia salariatului cf. art.81 (1).

Ştergeţi formularul de care nu este nevoie, inclusiv explicaţiile cu roşu, editaţi şi salvaţi documentul.

Pe baza modelelor de mai sus puteţi concepe decizii asemănătoare şi pentru alte situaţii de încetare a contractului de muncă, dar studiaţi de fiecare dată şi Codul muncii, dacă mai trebuie inserate şi alte articole.

Codul muncii republicat prevede ca şi cauze de încetare sau concediere:

 art.55    b)- acordul părţilor
 art.56 (1)a)- deces salariat/angajator pers. fizică, dizolvare angajator
           b)- data declarării morţii sau punerii sub interdicţie
           c)- data îndeplinirii condiţiilor de pensionare
           d)- constatare nulitate contract de muncă
           e)- admitere cerere de reintegrare
           f)- condamnare la pedeapsă privativă de libertate
           g)- retragere avize, autorizaţii
           h)- interzicere exercitare profesie
           i)- expirare contract durată determinată
           j)- retragere acord părinţi la minori
  art.61   a)- săvârşire abatere gravă, ca sancţiune disciplinară
           b)- arestare preventivă > 30 zile
           c)- decizie de inaptitudine fizică/psihică
           d)- necorespundere profesională
  art.65(1)  - desfiinţare loc de muncă
  art.68     - concediere colectivă
  art.81(1)  - demisie
        (7)  - expirare termen preaviz
        (8)  - demisie fără preaviz
  art.31(3)  - încheierea perioadei de probă

În REGES-Online se transmite modificarea la data încetării sau data luării la cunoştinţă a încetării contractului de muncă.

Decizia este un model pentru concedierea salariatului pe motivul desfiinţării acelui loc de muncă.
Pentru concedieri colective se concep modele mai complexe, cu referiri la mai multe articole din Codul muncii.

Model de notă de lichidare, care se întocmeşte la plecarea salariatului.
Se completează în 2 exemplare, dar exemplarul 1, al salariatului, are pe verso un conţinut informaţional diferit faţă de exemplarul 2 care rămâne la angajator. De aceea, şi pentru a nu depăşi limita de 65.000 caractere a fişierului, cele 2 exemplare se listează din 2 documente diferite.

Adeverinţă care dovedeşte calitatea de salariat al persoanei respective.

Model de adeverinţă care preia salariul de bază brut din Personal, iar salariul de bază net se poate înscrie din Calculator salarii, luând în calcul şi numărul de întreţinuţi etc.

Adeverinţă cu ajutorul căreia persoana poate dovedi că este asigurată din punct de vedere al sănătăţii.

Acest document poate fi înmânat salariatului care pleacă de la angajator, pentru certificarea stagiului şi venitului realizat la angajatorul următor, în caz de concedii medicale. Nu există o formă standardizată a acestui document.

Exemplu de adeverinţă ...

În situaţie datele sunt completate analitic. Angajatorul care utilizează adeverinţa poate să înscrie datele din:

• col. 6 (= col.4 + col.5) şi
• col. 11 (=col.7 + col.8 + col.9)
• cu titlu informativ în col. 8 a fost evidentiat şi CAM plătit (calculat).

Angajatorul este obligat să elibereze salariaţilor care lichidează o adeverinţă cu baza de calcul şi contribuțiile plătite pe ultimele 12 luni.

Vezi exemplul...

Este o adeverinţă-tip, care conţine veniturile realizate în ultimele 12 luni, precum şi venitul total din anul precedent. Unele bănci pot solicita alte modele, însă datele extrase pot fi utilizate pentru completarea acestora.

Cf. Codului fiscal, art.81, plătitorul de venituri este obligat să elibereze contribuabilului, la cererea acestuia, un document care să cuprindă cel puţin informaţii privind: datele de identificare ale contribuabilului, venitul realizat în cursul anului, deducerile personale acordate, impozitul calculat şi reţinut. Documentul eliberat contribuabilului, la cererea acestuia, nu reprezintă un formular tipizat.

În cazul în care nu se încheie contract cu o firmă prestatoare, angajatorul trebuie să numească o persoană (eventual şi un înlocuitor) pentru raportarea datelor prin platforma REGES-Online.

Aceste documente conţin secvenţa (N) în denumire, deci se vor lista pentru toate persoanele selectate, sau se tipăresc selectiv pentru acele persoane, la care salariul s-a modificat.

Se listează 2 exemplare de act adiţional pe o pagină pentru fiecare salariat la care salariul de bază s-a modificat în luna curentă, adică Salar bază precedent înscris în Personal este diferit de Salar bază actual.

Temei legal: Art. 148. din Codul Muncii:

(1) Efectuarea concediului de odihnă se realizează în baza unei programări
    colective sau individuale stabilite de angajator cu consultarea sindicatului
    sau, după caz, a reprezentanţilor salariaţilor, pentru programările colective,
    ori cu consultarea salariatului, pentru programările individuale. Programarea
    se face până la sfârşitul anului calendaristic pentru anul următor.
(2) Prin programările colective se pot stabili perioade de concediu care nu pot
    fi mai mici de 3 luni pe categorii de personal sau locuri de muncă.
(3) Prin programare individuală se poate stabili data efectuării concediului sau,
    după caz, perioada în care salariatul are dreptul de a efectua concediul,
    perioadă care nu poate fi mai mare de 3 luni.
(4) În cadrul perioadelor de concediu stabilite conform alin. (2) şi (3)
    salariatul poate solicita efectuarea concediului cu cel puţin 60 de zile
    anterioare efectuării acestuia.
(5) În cazul în care programarea concediilor se face fracţionat, angajatorul
    este obligat să stabilească programarea astfel încât fiecare salariat să
    efectueze într-un an calendaristic cel puţin 10 zile lucrătoare de concediu
    neîntrerupt.

Se poate proceda în 2 moduri:

• se tipăreşte un formular gol cu datele salariaţilor activi, se consultă fiecare salariat, se înscriu datele de programare şi salariatul semnează.
• se adună informaţiile şi se completează programarea în hSALAR, după care se tipăreşte lista şi se semnează de salariaţi.
  Se poate proceda şi la completearea primei perioade în hSALAR, restul fiind completat manual.

La completare în hSALAR se folosesc:

Fereastra fişier:       06 Programare concediu de odihnă
Vizualizare/Modificare: 06 Programare concediu de odihnă

Se pot defini diverse operaţii pentru automatizarea completării perioadelor de CO.
Lista se poate tipări şi pe secţii, selectând secţia.

Lista are şi o formă alternativă:

Listare document/editor intern
31 Programare concedii odihnă (N)
Tastaţi <Ctrl W> şi listaţi.

În acest caz, dacă lista depăşeşte 65.000 de caractere, ea nu se poate modifica, apare mesajul: Text prea lung, modificare nereusita !, dar se poate lista forma nemodificată.

Lista Word are avantajul că se poate salva în format doc şi se poate edita în acest format. Dacă lista se modifică, rândul de total trebuie şters sau trebuie recalculat.

Conţine consimţământul personalului la prelucrarea datelor, fiind menţionate şi datelor minorilor, pentru care este necesar acordul întreținătorilor. El poate fi listat deodată pentru toate persoanele filtrate. Se listează în 2 exemplare. Formularul poate fi adaptat după necesităţi.

Tipurile de documente tip Office pot avea codurile cuprinse între: P_51 - P_89.
Tipul de document P_90 este un model utilizat pentru crearea unor tipuri de documente noi de tip Word-XML.

Vezi detalii

Documentele care se pot lista cu F10 în aceste variante:

După generarea documentului cu editor intern, introduceţi eventualele modificări, tastaţi Ctrl W pentru salvare şi listaţi documentul.

Dacă lista depăşeşte 65.000 de caractere, ea nu se poate modifica, apare mesajul: Text prea lung, modificare nereusita !, dar se poate lista forma nemodificată.

La cerere se pot implementa şi alte formulare, începând cu codul P_40 în Tipuri de documente. Păstraţi intervalul P_20-P_39 pentru documente/formulare furnizate de HAMOR Soft.

P_34 Declaratie venit < salar minim

Declaraţia serveşte pentru declararea venitului total realizat de către salariaţii cu mai multe contracte de muncă, pentru calculul CAS şi CASS la nivelul salariului minim.

Fomularul se poate lista cu editor intern sau extern. În editor intern se deschide formularul şi se salvează cu CTRL+W, se listează în PDF sau pe imprimantă. Trebuie completată luna la care se referă veniturile!

Parametrizarea editoarelor externe

Editoarele externe utilizate pentru definirea tipurilor de documente, a formulelor din tipurile de documente, precum şi pentru vizualizarea şi listarea documentelor generate, pot fi setate în Parametri.

Vezi detalii

Printre listele simple din Personal se regăsesc şi:

• Adeverinţă - o adeverinţă simplă de angajat care se poate da pentru necesităţi proprii ale salariatului
• Adeverinţe de venit (tip FF) - se poate indica anul adeverinţei pentru persoana selectată, ca model seamănă cu vechile fişe fiscale. Lista conţine în plus faţă de Adeverinţa de venit şi impozit date privind persoanele aflate în întreţinere, pentru calculul deducerilor personale.

HG 295/2025 (0071.) privind Registrul general de evidență a salariaților — REGES-ONLINE prevede:

Art.8. (6) La încetarea activității salariatului, angajatorii au obligația să îi elibereze acestuia o adeverință care să ateste activitatea desfășurată, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, precum și un extras din Registru, certificat prin semnătură, în condițiile legii.

(7) La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din Registru și din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

????????????……………..

Aceasta extrage datele din Revisal despre persoana pe care este poziţionat cursorul, într-o adeverinţă în format Word. Datele nu sunt complete, adeverinţa este completată parţial, având în vedere că nu există o descriere a structurii datelor din Revisal. Utilizatorul trebuie să verifice şi să modifice/completeze manual informațiile!

Pentru ca adeverinţa să fie funcţională şi legată la baza de date Revisal actuală se fac următoarele operaţii:

• în hUTIL:

  • la prima utilizare, în Utilitare se lansează Update biblioteci Java. Operaţia trebuie lansată o singură dată pe un calculator. Se vor descărca 6 fişiere, durează mai multe minute.
  • în Catalogul fişierelor setaţi calea unde se găseşte implicit Revisal.db:
    • calea poate fi indicată de aliasul revi care nu este completat la livrare. Dacă nu este completat, se va deschide calea din t8p, altfel cea din revi.
  • în Revisal - se lansează din Instrumente meniul Export angajator, pentru firma pentru care lucrăm. Pentru salvare se indică catalogul setat de revi/t8p, implicit: ..\DECL_OBL\. Va fi generată o copie a bazei de date, care va avea un nume lung: denumirea firmei în cauză, CIF, data şi ora exportului.

  • în hSALAR/Personal:
    • cu F10 se lansează Adeverinţă de vechime din Revisal, pentru persoana pe care se află cursorul
    • va apare calea indicată de revi/t8p. Tastând F1 se poate alege o altă cale în care se regăseşte Revisal.db.

În baza de date demonstrativă adeverinţa este funcţională pentru mărcile 00001, 00006, 00030.

Pentru o funcţionare corectă cu Revisal V6.0.8. sunt necesare câteva lucrări de adaptare. Vezi detalii...

Permite vizualizarea fotografiilor angajaţilor, împreună cu datele pe care dorim să le afişăm.

Modul de operare: în Personal tastaţi F10, cu cursorul pe persoana căutată. Apare o fereastră Operatii/Persoana, în care ultimul rând conţine:
Vizualizare fotografie

Desigur, fotografiile o să apară numai dacă ele sunt efectiv realizate şi salvate. Pentru aceasta, în Personal se lansează cu F10 Accesare anexe. Vom intra astfel în colecţia de documente referitoare la persoana pe care ne-am poziţionat. Fotografia se copiază aici cu denumirea mărcii persoanei în cauză.
Se va afla deci în catalogul SALANX/marca/marca.jpg.
Opţional, htm-ul în care este inclusă fotografia poate să conţină şi alte date preluate din Personal.

Alte lucrări posibile pe bază de comandă:

• adaptarea formatului şi a datelor afişate;
• organizarea catalogului de fotografii, prelucrarea imaginilor;
• organigrama societăţii în format web, generată automat pe baza datelor din hSALAR: conducere, departamente, posturi, angajaţi;
• pregătirea datelor pentru creare cărţi de vizită, carduri, legitimaţii.

Numai cei care au calitatea de SALARIAT cu contract de muncă, la locul de muncă de bază, au dreptul să obţină deduceri personale la calculul impozitului pe venit. În această categorie sunt incluşi şi pensionarii care cumulează pensia cu salariul.

Deducerile se actualizează lunar. Se introduc numai persoanele pentru care cel puţin într-o lună din anul fiscal angajatul a beneficiat de deducere. Dacă naşterea unui copil a avut loc pe 28 martie şi dacă salariatul a depus declaraţie în acest sens până la calculul salariilor pe luna martie, are deja dreptul la deducere pentru luna martie. Dacă condiţia de întreţinut încetează pe parcursul lunii, în luna respectivă încă se poate aplica deducerea.

În Deduceri personale se introduc persoanele respective în funcţie de calitatea lor (deducere proprie, soţ/soţie, copil, altă rudă până la gradul II). Vezi şi gruparea rudelor până la gradul IV.

Se completează:

Semnificaţia câmpului: Are drept la deducere ? D/N

Au drept la deducere personală salariaţii care au funcţia de bază în unitate şi au statut de angajat în luna curentă. În prima lună a angajării - dacă angajarea a avut loc în cursul lunii - deducerea se acordă numai de primul angajator, în limita venitului realizat la acesta.

Dacă salariatul se angajează în luna curentă, în deduceri personale apare „?“ la întrebarea „Are drept la deducere ?“. Dacă nu-i acordăm deducerea, atunci în Stat de salarii apare avertismentul: * Deduceri=0, corect ? …

După trecerea la lună nouă, se vor copia automat deducerile din luna precedentă. Datele se vor actualiza numai la salariaţii la care sunt modificări la persoanele întreţinute, dacă apar modificări în veniturile lor, sau la acordarea deducerilor din luna următoare angajării.

Documentul pe baza căruia trebuie operate deducerile este declaraţia salariatului.

După introducerea/modificarea datelor se execută operaţia Calcul total, după care se lansează Recalcul în Stat de salarii.

Reguli valabile în 2025

• Deducerile sunt luate în considerare până la 4 persoane întreţinute inclusiv.
• Dacă o persoană nu mai satisface condiţia de întreţinut, în luna următoare încetării condiţiei şi se corectează deducerea la valoarea zero.
• Persoanele majore întreţinute pot avea un venit maxim de 810 lei.
• La venit brut lunar de peste 6.000 lei şi peste al salariatului, nu se acordă deduceri.
• Deducerile personale greşit acordate se corectează începând cu luna în care se observă eroarea. Impozitul calculat în Stat de salarii se va rectifica manual până când va ajunge la valoarea cumulată corectă. La sfârşit de an se pot corecta coeficienţii cu Modificare/Deduceri proprii-an.

Pentru interpretarea calculelor, anexăm şi tabelul cu deducerile personale de bază, creat pe baza art. 77 din Codul fiscal. Pentru regăsirea mai uşoară a rândurilor, tabelul a fost completat cu col. Nr. interval.

Persoana din exemplul de mai sus are locul de muncă de bază la acest angajator, deci beneficiază de:

• deducere personală de bază pentru persoana proprie, la care se mai iau în calcul cei 2 întreţinuţi. Aceasta se poate verifica astfel:
  • venitul realizat peste salariul minim este 1680 lei, care se împarte cu 0,5/100, deoarece în tabelul de deduceri se acordă câte 0,5% deducere pe intervale de câte 50 lei, rezultă 34. Acesta va fi deci Nr. interval în care regăsim deducerea.
  • procentul de deducere aferent salariului minim ar fi 30% pentru 2 întreţinuţi (vezi Nr. interval=0). În rd. 34 din col.3 regăsim însă procentul aferent venitului impozabil: 13%.
  • salariul minim se înmulţeşte cu procentul de mai sus: 4050*13% = 527 lei deducere personală de bază.
• deducere personală suplimentară:
  • pentru că are vârsta sub 26 ani, deducerea este 15% din salariul minim, adică 608 lei
  • pentru că unul dintre întreţinuţi este un copil minor înscris într-o unitate de învăţământ, obţine şi o deducere de 100 lei.
• total deducere personală = 527 + 608 + 100 = 1235 lei.

În cazul veniturilor impozabile peste 5000 lei, este afişat, că Nr. interval > 40, deci venitul depăşeste limita superioară până la care se mai pot acorda venituri.

Operaţia apare numai la persoanele cu locul de muncă de bază la angajator, care au dreptul la deducere personală.

Menţionăm, că suma neimpozabilă de 300 lei nu se scade din suma pentru care se calculează deducerile personale, însă se scade din baza de calcul a impozitului.

Fomular declaraţie salariat

Datele pentru deduceri personale se înscriu din declaraţia pe propria răspundere a salariatului. Se listează faţă/dos, pentru a lista şi instrucţiunile de completare pe verso.

Dacă în cursul anului se completează o nouă declaraţie, pentru că au avut loc modificări în condiţia persoanei respective, putem s-o listăm direct din Deduceri personale. În acest caz trebuie filtrată persoana respectivă, şi atunci declaraţia va fi gata completată pe numele angajatului selectat.

Situaţii în care este indicată solicitarea declaraţiei:

• până la 15 ianuarie cu:
  • datele personale definitive,
  • solicitarea unor deduceri din impozit/baza impozabilă pe anul precedent, în funcţie de facilităţile fiscale aplicabile
  • întreţinuţii pentru anul în curs
• la angajarea unui nou salariat;
• la modificarea unor date personale;
• la modificarea datelor întreţinuţilor.

Salariatul mai poate declara dacă achită:

• cotizaţia sindicală
• contribuţii la fondurile de pensii facultative - Pilonul III
• prime de asigurare voluntară de sănătate sau abonament la servicii medicale.

Pe verso sunt instrucţiunile de completare pentru salariat.

Adeverinţă celălalt părinte

Se acordă angajatului cu copii majori în întreţinere, ca dovadă a deducerilor acordate sau neacordate angajatului. Astfel, celălalt părinte va putea demonstra la locul său de muncă dacă poate beneficia de deducere pentru copilul său major. Se poate lista filtrând marca angajatului. Pentru copiii minori nu se aplică, ambii părinţi pot beneficia de deducere.

Declaraţie întreţinut

Formularul pentru declaraţia pe propria răspundere a persoanei aflate în întreţinere se poate lista tot din Deduceri personale şi se solicită de la cei care sunt persoane majore, întreţinute de salariat.

Venit maximal

Venitul maxim al unei persoane întreţinute este dat în suma fixă de 810 lei (sumă valabilă în 2025) pentru obţinerea deducerii în cazul întreţinuţilor majori.

Venit efectiv

Venitul efectiv trebuie completat pentru toţi întreţinuţii majori. Dacă nu au venit, se completează cu 0, deci câmpul nu poate fi lăsat vid. Angajatorul trebuie să se convingă din documente, dacă persoanele întreţinute au sau nu au venituri. Pentru aceasta se poate lista Declaraţie întreţinut care se solicită de la ruda majoră întreţinută, care trebuie să fie de acord cu statutul de întreţinut şi să-şi declare venitul, dovedit şi cu documente.

Deducere copil

Dacă un copil minor împlineşte 18 ani în cursul anului fiscal, va trebui completat venitul efectiv. Nu îl mutaţi la Deducere-Alta în cursul anului, un întreţinut trebuie să apară o singură dată! La copiii minori venitul nu trebuie completat.

Verificarea coerenţei deducerilor

Deducerile pentru un salariat sunt însumate cu operaţia Calcul total.
Lansaţi această operaţie după efecuarea modificărilor în Deduceri personale. În Stat de salarii se vor prelua coeficienţii din rândurile de total (T).

În hSALAR există 2 tipuri de mesaje de eroare, care apar pe ultimul rând al ecranului, marcate astfel:

*) avertisment - programul sesizează lipsa unor date sau incoerenţa altora, fără ca acestea să influenţeze în mod esenţial continuarea lucrului. Ecranul se poate părăsi lăsând problema nesoluţionată, urmând ca să se revină asupra ei pe parcurs;
***) eroare - programul atenţionează asupra faptului, că lipsesc date esenţiale pentru corectitudinea calculelor.

Pot să apară 2 situaţii:

• nu se permite părăsirea ecranului până la completarea datei corecte;
• eroarea apare după verificarea coerenţei datelor din mai multe fişiere şi trebuie corectată în fişierul iniţial.

Menţionăm, că deşi programul este prevăzut cu mai multe verificări de acest gen, operatorul trebuie să respecte succesiunea efectuării operaţiilor şi să verifice cel puţin prin sondaj rezultatele obţinute!

La Iniţializare perioadă, se execută şi Calcul total în Deduceri personale.
Poate să apară mesajul: „Nr. articole cu erori/avertismente…“

După terminarea iniţializării, selectaţi fereastra Lista erori/avertismente, analizaţi mesajele şi rezolvaţi erorile/avertismentele.

Din meniul principal Salarii se alege Foaie colectivă de prezenţă, care este documentul primar pentru evidenţa fondului de timp calendaristic, a timpului lucrat şi a orelor nelucrate din diverse motive. Acest document serveşte ca bază de pornire pentru calculul salariilor, a indemnizaţiilor de asigurări sociale, a diverselor sporuri, a indemnizaţiilor pentru concediu de odihnă etc.

Completarea datelor din acest fişier se poate face în 2 moduri:

• în cazul unităţilor mici, unde chiar şi o singură persoană poate ţine evidenţa prezenţei, recomandăm trecerea zilnică a situaţiei în calculator, urmând ca înainte de iniţializare lună nouă să se listeze foaia colectivă de prezenţă pe întreaga lună (în forma livrată)
• la unităţile dispersate în teritoriu sau cu mai multe formaţiuni de lucru, foile colective de prezenţă se completează de regulă de către conducătorul formaţiunii de lucru, urmând ca ulterior totalurile lunare ale orelor, pe diverse categorii, să fie introduse în calculator (trebuie solicitată asistenţă de specialitate pentru adaptare!)

Ţinerea corectă a evidenţei orelor lucrate este foarte importantă, pentru că programul preia de aici orele lucrate, orele lucrate suplimentar, diferitele tipuri de ore nelucrate etc. şi le utilizează pentru calculul automat al diverselor indemnizaţii, sporuri etc.

La completarea foii colective de prezenţă se recomandă următoarea metodă de lucru: la începutul lunii se execută în mod automat operaţia:

Iniţializare ch.I+II

care completează prezenţa pentru chenzina I şi II conform machetei zilelor lucrătoare din Perioade şi a datelor de angajare, respectiv lichidare din Personal. Acest lucru înseamnă, că se va completa automat foaia colectivă cu programul normal de lucru al persoanei respective, se vor completa cu „-“ zilele nelucrătoare şi vor rămâne libere cele în care persoana nu a fost angajată în unitate.

Operaţia de iniţializare se recomandă să se lanseze numai o singură dată pe lună, la începerea completării, pentru că altfel se pierd modificările introduse. La mijlocul lunii se poate însă executa Iniţializare chenzina II, care face acest lucru numai pentru zilele din a doua chenzină, fără a afecta datele din prima chenzină. Se pot reiniţializa şi datele referitoare la o singură persoană, poziţionându-ne pe persoana respectivă, cu apăsarea tastei F10 şi lansarea operației.

Pentru persoanele care lichidează în luna curentă şi la care nu aţi înscris data lichidării în Personal, veţi găsi pontajul iniţializat pentru toată luna. Înscrieţi data lichidării, apoi Recalcul în Personal, după care executaţi reiniţializarea pontajului numai pentru această persoană, în modul descris mai sus.

Dacă sunt mai multe modificări în Personal (lichidări, modificări program de lucru etc.), executaţi Recalcul atât în Personal, cât şi în Foaie colectivă de prezenţă.

La completarea foilor pe zile (vezi figura de mai jos), la apăsarea tastei F1 apare o fereastră de ajutor cu diferitele tipuri de prezenţă care se pot introduce.

În exemplele care urmează, vom considera că durata normală a programului de lucru este de 8 ore/zi.

x… - Tipurile de prezenţă care au un „x“ în cod trebuie completate cu cifre, care înseamnă un anumit număr de ore efectiv lucrate.

xx - Ore lucrate normal sau suplimentar - pot fi trecute oricâte ore între 1 şi 24 pe zi, iar aplicaţia va recunoaşte, câte din acestea sunt ore suplimentare, în funcţie de faptul, dacă a fost zi nelucrătoare şi în funcţie de durata programului normal de lucru al persoanei (specificată în Personal)

Exemple de completare ore în Foaie colectivă de prezenţă:

Observaţii:

• Implicit toate orele sunt introduse în stagiu, mai puţin NN.
• Referitor la orele neplătite, dar incluse în stagiul de cotizare (xV): s-a prevăzut această modalitate pentru justificarea unor ore neplătite în luna curentă care s-ar putea include în stagiul de cotizare (Ex: 6V = învoit 2 ore).
• CO se înscrie numai pentru zile întregi de concediu de odihnă

Observaţii tipuri de prezenţă

Este necesară clarificarea a două concepte:

a) vechimea în muncă

Cf. Codul muncii art. 16 (5), munca prestată în temeiul unui contract individual de muncă constituie vechime în muncă. Şi perioada de probă constituie vechime în muncă. În baza art.279 (1), vechimea în muncă stabilită până la data de 31 decembrie 2010 s-a probat cu carnetul de muncă. După această dată, vechimea se stabileşte în baza raportărilor prin aplicaţia Revisal şi apoi REGES-Online.

Vechimea se calculează de regulă:

• de la data primei angajări - câmpurile Ante: [data I.angaj. din Personal/Date generale şi Vech. din Personal/Drepturi/reţineri, unde se pot înscrie corecţii dacă există întreruperi
• de la data angajării în unitate - câmpul Unit: [data angajare din Personal/Date generale.

În baza vechimii în muncă sau în unitate, angajatorul poate să acorde spor de vechime.

b) stagiul de cotizare

Pe lângă stagiul obişnuit (determinat de perioadele pentru care se plăteşte CAM), fiecare sistem de asigurări are prevederi referitoare la perioade asimilate stagiului de cotizare, care se iau în calcul pentru obținerea unor drepturi (pensii, ajutor de șomaj, indemnizaţii de asigurări sociale).

Aceste perioade se regăsesc de regulă în Declaraţia 112 sau se dovedesc cu documente.

În baza legislației actuale s-a întocmit un tabel sintetic privind includerea diverselor perioade de absenţă în vechime sau în diverse stagii, în funcţie de modul de pontare:

*) în hSALAR se ia în considerare doar la vechime, restul stagiilor se dovedesc pe baza raportării plătitorului indemnizaţiei. La calcul indemnizaţii concedii medicale ulterioare se introduc manual zilele şi indemnizaţia primită în fereastra lansabilă cu F5.

Evidenţa timpului de lucru trebuie să corespundă:

• descrierii efective a orelor de muncă şi de repaus, reglementat de Codul Muncii şi normele interne, respectarea acestora fiind verificată de ITM
• descrierii normalizate impuse de Codul Fiscal şi D112, supus verificării de către MFP şi alte instituţii (ANOFM, CNPAS, CNAS). În acest sistem normalizat există lunar un număr de zile lucrătoare oficiale, la care trebuie aliniate orele efectiv lucrate, printr-un sistem de compensare.

Pe lista Foaie colectivă de prezenţă sunt reflectate aceste evidenţe şi trecerea de la efectiv la normalizat astfel:

• în primele coloane este evidenţa efectivă pe fiecare zi a lunii,
• urmează coloanele de compensare, de trecere de la efectiv la normalizat, între coloanele Sold ore început lună şi Sold ore sfârşit lună,
• în final evidenţa normalizată, începând cu coloana Ore lucrate în regim normal.

hSALAR oferă soluţie pentru evidenţa orelor lucrate:

• suplimentar
• în zilele de repaus săptămânal
• în zilele de sărbători legale
• compensarea orelor lucrate suplimentar, în zile de repaus, în zile de sărbătoare
• noaptea.

În tabelul de mai jos recapitulăm pe scurt prevederile Codului Muncii referitoare la acest subiect:

Detalii - fragmente din Codul Muncii

Toate orele lucrate suplimentar se pot compensa cu timp liber. Pentru orele lucrate în zile de repaus (sâmbăta sau duminica) angajatorul este obligat să acorde, pe lângă compensarea cu zile libere şi un spor, al cărui cuantum nu este prevăzut de Codul Muncii.

a) În Personal/Drepturi-reţineri există câmpurile:

Comp: sold ini.comp., sold ore la început lună:   
        - se completează la implementare, dacă salariatul are ore de compensat
        - dacă angajatul a primit ore libere în avans şi pentru care va presta
          munca ulterior, introduceți soldul cu -
        - dacă angajatul a lucrat în avans, pentru care va primi compensări 
          ulterior, introduceţi soldul cu +
      sold sfr.comp., sold ore la sfărşit lună: 
        - se preia din Foie colectivă după Recalcul sau la trecerea la lună nouă

b) În Foaie colectivă de prezenţă se utilizează tipurile de prezenţă:

KK - Zi  compensare - dacă salariatul beneficiază de zi liberă, drept compensare 
                      pentru lucru suplimentar, în zile de repaus sau în zile de 
                      sărbători legale
xK - Ore compensare - x ore lucrate, iar diferenţa până la normă (8 ore) compensare 
                      (ex.6K= 6 ore lucrate, 2 ore compensare) 

Pe ecranul Prezenţă din Foaie colectivă de prezenţă există datele:

TOTAL ORE LUCRATOARE: - nr. zile lucrătoare din lună * nr. ore program
SOLD ORE INCEP.LUNA : - la implementare se introduce în Personal soldul orelor
                        lucrate neplătite (cu plus), 
                        sau al orelor libere primite în avans (cu minus),
                        soldul pentru perioadele următoare se va calcula automat
+Ore peste program  : - se adună orele lucrate peste programul normal de lucru 
                        şi orele lucrate în sărbători legale
+Ore in zi repaus   : - se adună orele lucrate efectiv sâmbăta sau duminica  
+Ore compl.zi repaus: - se adună diferenţa până la programul complet de lucru,
                        deoarece pentru orele lucrate în zi de repaus (sâmbăta şi
                        duminica) salariatul are dreptul la zile integrale libere 
-Ore compensari luna: - se scad zilele de compensare pontate cu "KK", precum şi orele
                        de compensare 
                        (ex. 6K= 8 ore program-6 ore lucrate=2 ore compensare)   
SOLD ORE CALCULAT   :   se calculează din suma algebrică a celor de mai sus
d.c.ore supl.platite:   se înscriu manual orele suplimentare care se plătesc în
                        luna curentă.
                        Dacă s-au pontat zile de repaus ca zile lucrate, ele 
                        nu se introduc aici, sporul corespunzător se va calcula 
                        automat în Stat, deoarece sporul pentru munca în zile 
                        de repaus este obligatoriu,
                        iar orele suplimentare pot fi compensate cu timp liber!
SOLD ORE SFARS.LUNA : - ore rămase de compensat în perioada următoare 
                        (dacă < 0, salariatul a primit ore compensare în avans, 
                        pentru care va presta munca ulterior,
                        dacă > 0, salariatul a lucrat în plus şi urmează să primească 
                        ore/zile libere în perioada următoare)
Ore in regim normal : - ore lucrate efectiv în cadrul programului de lucru obişnuit
Ore suplimentare    : - ore lucrate peste program
Ore noapte          : - se înscriu manual orele de noapte plătite cu spor de noapte 
TOTAL ORE LUCRATE   : - ore în regim normal + ore suplimentare
Ore concediu odihna : - orele pontate cu "CO"
Ore nelucrate       : - orele pontate cu "NN", "xN", "CC", "NP", "NV","SC", 
                        "SU", "CS", "xR" etc.
Ore concediu medical: - orele pontate cu "CM"
TOTAL ORE NELUCRATE : - suma celor 3 rânduri de mai sus                

Exemplul 1:

• salariatul are de compensat 16 ore din perioade precedente
• le-a şi compensat în data de 4 şi 5 ale lunii (pontat cu KK)
• în zilele de 18, 19 şi 25 a efectuat 6 ore suplimentare
• cele 6 ore suplimentare se plătesc cu spor în cursul acestei luni, deci soldul orelor devine zero

Drepturi calculate pentru persoana respectivă în Stat de salarii:

Exemplul 2:

• un vânzător a lucrat în fiecare a doua sâmbătă (8 ore) şi duminică (6 ore)

  • în zilele de luni şi marţi a obţinut 2 zile libere consecutive (KK)
  • pentru cele 2 zile de duminică în Ore compl.zi repaus apar 2*2=4 ore,
    deoarece pentru această zi salariatul obţine 2 zile libere complete

Zilele libere nu se pontează cu „-“, ci cu „KK“!

Menţionăm, că pe ecranul Introducere se poate modifica ordinea în care vor apare persoanele respective în Foaia colectivă.

c) În Constante şi funcţii există constantele:

* SPR-NOAPTE Cota spor ore lucrate noaptea     - 25%-nivel prevăzut de Codul Muncii
* SPR-REPAUS Spor ore lucrate in zile de repaus-  1%-s-a introdus aici un procent minim, 
                                                  Codul Muncii nu specifică cuantumul. 
                                                  Modificaţi dacă este cazul!
* SPR-SUPL   Cota spor ore suplimentare        -100%-s-a introdus aici un procent comun, 
                                                  atât pentru ore suplimentare, 
                                                  cât şi pentru lucrul în zile 
                                                  de sărbători legale
                                                  (Codul Muncii prevede 75%). 
                                                  Modificaţi dacă este cazul!

• în zile lucrătoare:
  • nu se poate introduce „-“
  • orele peste 8 să fie justificate:
    • să fie > 8, sau
    • 2 litere (CO, CM, KK, CC, NN, RT etc.)
    • o combinaţie de cifră+literă (6K, 4N, 2R etc.)
    • nu este permisă o singură cifră, sub program (8 ore)
• în zile nelucrătoare:
  • nu se pot introduce litere, numai ore
  • dacă într-o zi nelucrătoare s-au introdus de ex. 10 ore, NU se consideră ore suplimentare, ci ore lucrate în zi nelucrătoare

Număr zile calendaristice în care plata indemnizaţiei se suportă de angajator (sau toate zilele se suportă din fond, după caz):

• în cazul indemnizaţiilor pentru incapacitate temporară de muncă reglementate de OUG 158/2005, primele 5 zile,
• pentru accidente de muncă, primele 3 zile.

Concediul medical poate fi:

• iniţial - în luna în care este prima zi (calendaristică) a concediului, indiferent dacă în luna respectivă vor fi sau nu zile de concediu medical în zile lucrătoare (pontate),
• în continuare - dacă pentru aceeaşi afecţiune se obţine un nou certificat medical, pe care medicul introduce şi numărul primului certificat.

În Foaie colectivă de prezenţă se va înscrie tip prezenţă CM pentru toate tipurile de concediu medical pentru zilele calendaristice acoperite de certificatul medical, indiferent de codul bolii, numărul de certificate medicale din lună şi fondul din care se plăteşte indemnizaţia:

Pentru pontarea concediilor medicale care durează toată luna, se poate utiliza:
F10 - Setare tip prezenta/lunara=CM.

Contractul de muncă la angajator se suspendă şi persoana trece în evidenţa direcţiei de muncă şi protecţie socială de la care primeşte indemnizaţia lunară. Indemnizaţia nu este plătită de angajator, însă există câteva particularităţi şi pentru evidenţa acestor persoane.

Dacă concediul începe în cursul lunii, pentru prima perioadă se înscrie pontaj obişnuit (ore lucrate, concedii etc.), iar din ziua acordării concediului se înscrie CC pentru restul zilelor. La întoarcerea la lucru în cursul lunii, se procedează la fel, dar în ordine inversă.

Pentru lunile în care salariata este în concediu creştere copil toată luna, se pontează cu CC toată luna.

Persoana va fi pontată cu CC până la revenirea din concediu, când se modifică pontajul şi se înscriu zile lucrătoare.

Pe durata concediului, persoana va figura în Stat de salarii cu zero drepturi şi ore de suspendare, fiind inclusă în D112.

Data plecării/revenirii în/din CC trebuie completate în Personal în lunile corespunzătoare, aceste informaţii apar în D112. Se înscrie cu Modificare/Plecare, suspendare:CC,NN în câmpul Tip concediu/absenţă:CC şi se completează data corespunzătoare.

Tipurile de prezenţă de forma: xP, xV, xN, xR etc. (cifră şi majusculă) înseamnă că salariatul a lucrat x ore, dar nu a lucrat până la sfârşitul programului.
Orele nelucrate vor fi calculate automat, scăzându-se din durata programului orele lucrate (8-x). Litera semnifică, cum anume vor fi tratate aceste ore nelucrate din punct de vedere personal-salarizare: plătite, neplătite, incluse în vechime, neincluse în vechime etc. Aceste tipuri de prezenţă nu sunt permise în zile nelucrătoare.

Situaţii de aplicare: învoiri, evenimente familiale, muncă în folosul comunităţii, donatori de sânge, absenţe nemotivate, reducere timp de muncă cf. OUG 132/20 etc.

Exemple:

Tip prezenţă           Explicaţii
---------------------------------------------------------------------
5P în zi lucrăt.     5 ore lucrate normal + 3 ore nelucrate-plătite
6V în zi lucrăt.     6 ore lucrate normal + 2 ore nelucrate-neplătite
                                                  incluse în vechime

În cazul altor ore/zile nelucrate (altele decât concedii de odihnă şi medicale), se pot folosi următoarele tipuri:

• zile/ore neluc-plătite - ore nelucrate, dar plătite, de ex. concediu pentru evenimente sau învoiri (NP pentru o zi întreagă sau xP pentru ore),
  
• ore neluc-nepl-incl.stag. - înseamnă ore nelucrate, neplătite, dar care se includ în stagiul de cotizare (în pontaj NV, respectiv xV)
• zile/ore compensare ore suplimentare (KK, xK)
• zile neluc-nepl-neincl.stag. - zile nelucrate, neplătite şi neincluse în stagiu (în pontaj NN).
  
• zile/ore şomaj tehnic plătite de angajator (SC, xC).
  Pentru şomaj tehnic aceste ore se plătesc cu procentul de salariu din constanta SAL-SOM-TEH.
• zile/ore reducere timp de muncă (RT, xR).

Un mod de operare aparte este necesar în cazul timpului de muncă redus pe motiv de boală cu 25% (cod 10 pe certificatul medical). Se înscriu în pontaj serii de 3 zile lucrătoare urmate de o zi de „CM“, ca mai jos:

     1  2  3  4  5  6  7  8  9  0  1  2  3  4  5
    [S][D] L  M  M  J  V [S][D] L  M  M  J  V [S]
     -, -, 8, 8, 8,CM, 8, -, -, 8, 8,CM, 8, 8, -,
    .....

În Indemnizaţii se înscrie codul:

10-100-AA-I1-G2 Reducere timp munca cu 1/4,

iar ca perioadă de valabilitate a certificatului se înscrie întreaga perioadă înscrisă în certificat.
Şi în acest caz, datele apelabile cu tasta F5 pentru calculul indemnizaţiei sunt utilizabile.
Verificaţi, dacă suma este corespunzătoare prevederilor legale:

OUG 158/05 Art.19 (3) - Cuantumul brut lunar al indemnizaţiei pentru reducerea timpului de muncă este egal cu diferenţa dintre baza de calcul stabilită conform art. 10 şi venitul salarial brut realizat de asigurat prin reducerea timpului normal de muncă, fără a depăşi 25% din baza de calcul.

Dacă suma calculată automat nu este corespunzătoare, operaţi diferenţa cu Modificare/Certificat medical -corectie.

• „Ore suplimentare nepermis!“ - dacă salariatul lucrează în acord
• „Tip prezenta nepermis!“ - de exemplu dacă un colaborator este trecut la concediu medical
• „Eroare total ore“ - dacă total ore#total ore în regim normal + ore nelucrate

Art.119 din Codul muncii obligă angajatorul să ţină la locul de muncă evidenţa orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidenţierea orei de începere şi a celei de sfârşit al programului de lucru.

Nu este specificată o modalitate concretă prin care trebuie realizată această evidenţă. Angajatorul poate fi amendat dacă nu respectă această prevedere.

În acest sens în hSALAR există 2 soluţii:

• export Foaie colectivă de prezenţă în Excel cu evidențierea zilnică a orelor de început şi sfârşit a programului
• lista Condică de prezenţă.

Prin utilizarea acestei facilităţi, există o serie de posibilităţi pentru o evidenţă complexă a orelor lucrate, chiar şi în cazul programului de lucru:

• cu mai multe intervale (ex. pauză de masă)
• inegal (ex. zi de vineri scurtă, orar specific, 12/24 etc.)
• în schimburi (calcul automat ore de noapte).

Pentru unităţi simple, se realizează evidențierea timpului lucrat şi a orelor nelucrate din diferite motive.

a) Setarea șabloanelor cu programe de lucru

În Dicţionar există rubrica, SABLON-PREZ. Aici, angajatorul poate să descrie șabloanele generale care se pot utiliza la societatea respectivă. De exemplu:

Datele trebuie introduse în formatul din exemplul de mai sus (hh:mm-hh:mm). Dacă sunt mai multe intervale, ele se despart cu virgulă. Denumirea șabloanelor este la latitudinea angajatorului, important este ca aceasta să fie sugestivă pentru operator. Trebuie introduse numai programele de lucru existente. Are sens să fie introduse șabloane numai pentru programe de lucru repetitive pentru fiecare zi lucrătoare. Programul inegal va fi introdus manual în Excel.

Dacă o persoană are 2 contracte de muncă cu timp parţial la acelaşi angajator, se pot defini 2 șabloane, de exemplu 4 ore/A între 8:00-12:00, şi 4 ore /B între 12:00-16:00.

b) Indicarea programului de lucru pentru fiecare salariat

În Personal, la Modificare/ Drepturi-reţineri se regăseşte câmpul şablon prez. Cu F1 apare lista șabloanelor definite la pct. a). Pentru fiecare persoană care figurează în Foaie colectivă de prezenţă se poate indica un şablon.

• Șablon prez. se lasă necompletat dacă:
  • program de lucru inegal în cursul săptămânii
  • program de lucru flexibil
  • prezenţa la lucru depinde de îndeplinirea unor condiţii
  • program de lucru 12/24 ore şi altele asemenea
    Pentru aceste persoane programul efectiv se completează direct în Excel.
• Pentru persoanele care lucrează în schimburi, se poate specifica de exemplu orarul unui schimb, care se preia în Excel, iar săptămânile cu alte schimburi se vor corecta manual în funcţie de prezenţa efectivă.
• Dacă ziua de vineri este scurtă, se poate indica de exemplu un program săptămânal 8:00-16:30, iar zilele de vineri se corectează manual în 8:00-14:00 direct în Excel.
• Dacă programul de lucru include şi zile de repaus/sărbători, programul se va introduce manual în Excel.

c) Export prezenţă în Excel

În Foaie colectivă de prezenţă, apare printre operaţii:

• Export in Excel/OpenOffice

Exportul prezenţei se poate face pentru luna următoare, chiar dacă în hSALAR încă nu s-a trecut la luna curentă. Se vor lua în considerare datele înscrise deja în Personal. De exemplu, se pot înscrie în avans (adică cu data pentru luna următoare) informaţii ca:

• data angajării
• data plecării
• creştere copil - data plecării/revenirii

Se va genera o listă tip Excel, cu fiecare persoană.

Fişierul se generează în DECL_OBL/aaaa/PEXP, cu denumirea generică: PRZ_CIF_aaaall.XLSM. Menţionăm, că el nu are tangenţă cu realizarea declaraţiilor, însă aici se poate salva sistematic.

Alegerea modelului

Dacă există şi program de lucru cu întrerupere (de regulă pauză de masă), este necesar modelul de Excel cu 2 rânduri de orar. La livrare, implicit este modelul cu 1 rând.

Modelul trebuie adaptat la implementare şi constă din paşii:

• în ../SALDEF se regăsesc cele 3 fişiere *.XLSM
• pentru generare Excel, este utilizat MODELPRZ.XLSM.
• dacă este necesar un orar cu 2 rânduri, MODELPRZ.XLSM se va suprascrie cu MODELPRZ_MS_2.XLSM

Pentru utilizatorii OpenOffice, sunt livrate fişiere cu extensia *.XLS, cu 1 sau 2 intervale de timp. Modelul ales se copiază ca MODELPRZ.XLS. Aici nu se vor însuma automat orele de noapte, în rest se lucrează conform foii de lucru Documentaţie.

Generarea pe secţii

Dacă se doreşte listarea pe compartimente, secţii, puncte de lucru, trebuie modificată constanta PREZ-PE-SECT pe D. În acest caz, şi codul secției se include la sfârşitul denumirii fişierului generat.

Dacă se doreşte o singură listă pentru toate secţiile: constanta PREZ-PE-SECTII trebuie setată pe „N“.

d) Operarea fişierului Excel

Fişierul exportat se poate deschide prin operaţia:

• [Vizualiz. prezente exportate]

Pentru operator, modul de completare este descris în foaia de lucru Documentaţie din Excel, dar se poate studia şi aici:

• pentru orar cu 1 interval de timp
• pentru orar cu 2 intervale de timp

Pentru fiecare persoană se generează câte un rând, despărţit pe 2 chenzine (ca şi în hSALAR). La listare fiecare persoană o să apară pe 2 pagini, dat fiind numărul mare de coloane.

La completare ore nelucrate, în celulele din stânga este calculat numărul de ore lucrate, iar în dreapta se introduce un cod de 1 caracter din cele permise. Faţă de modul de operare din hSALAR, unde s-a introdus de ex. 6K pentru 6 ore lucrate şi 2 ore de compensare, aici se introduce numai K, cele 6 ore fiind calculate în celula din stânga. Dacă este o compensare de o zi întreagă, se introduce KK. Deci absenţele de o zi întreagă se codifică cu cod de 2 caractere, iar cele de câteva ore, cu un singur caracter.

Vezi un exemplu de prezenţă în Excel.... Au fost evidenţiate cu roşu „numele“ salariaţilor care sugerează caracteristicile lor, modificările efectuate de operator, precum şi totalurile care prezintă interes.

e) Preluarea datelor din Excel în hSALAR

Etape de lucru:

• dacă fişierul/fişierele Excel se completează pe alt calculator, la puncte de lucru etc., după primirea lor cu datele completate, se salvează în catalogul DECL_OBL/aaaa/PIMP.
• înainte de import este necesar, ca în Personal să fie operate intrările/ieșirile şi să fie reiniţializată Foaia colectivă de prezenţă
• datele se importă prin lansarea în Foaie colectivă de prezenţă a operației:
  • Import prezenţă din XLS

O să apară lista fişierelor din catalogul DECL_OBL/aaaa/PIMP. Poziţionându-ne pe fişierul corespunzător lunii, trebuie apăsat Space, la care în col. Ales apare X pe fişierul Excel selectat:

Datele se importă în Foaie colectivă de prezenţă. Dacă s-au generat fişiere pe secţii, se poate selecta cu X fiecare din perioada respectivă şi se importă deodată.

Dacă prezenţa în Excel se completează pe acelaşi calculator, în hUTIL/Catalogul fişierelor, se ajustează ext4 la fel cu ext3, deci în ..\DECL_OBL\aaaa\PEXP\. Astfel, se va prelua din acelaşi loc.

Observaţii privind datele importate

e1) în hSALAR, datele din Excel se preiau în funcţie de tipul utilizat pentru evidenţa prezenţei:

• la prezenţa pe zile cu compensare - se preiau toate datele din Excel, inclusiv compensările
• la prezenţa pe zile fără compensare - se preiau toate datele dn Excel, fără compensări (KK, K)
• la prezenţa lunară, se preiau numai datele din coloanele de total ore

e2) ore suplimentare - este posibilă acumularea unor ore suplimentare din fracţiuni de ore. Orele importate se rotunjesc la întreg în hSALAR.

Exemplu:

• în Excel, persoana este pontată de la 8:00-16:30 timp de 2 zile, deci cu 0,5 ore mai mult zilnic faţă de program. În Total ore suplimentare apare 1 oră.
• în Foaie colectivă de prezenţă, după import, apare la fel, 1 oră suplimentară, însă acolo se poate lucra numai cu ore întregi, deci pentru prima zi în care s-a lucrat suplimentar se vor introduce 9 ore efectiv lucrate

Regula de calcul este, că începând cu 0,5 ore se rotunjeşte în sus în Excel.

e3) În ultima col. Observaţii din Excel operatorul poate să introducă unele observaţii pentru persoana care va prelucra pontajul în hSALAR. Textele introduse apar şi în fişierul log la import, dar şi pe fereastra Observaţii import din Excel din Foie colectivă de prezenţă.

Chiar dacă nu este precizat în Codul muncii, obligaţia de a ţine evidenţa orei de început şi sfârşit a programului de lucru se poate realiza şi cu ajutorul condicii de prezenţă.

În Foaie colectivă de prezenţă, la lista de operaţii posibile apare Listare condică de prezenţă.

La listare, se poate indica perioada şi subunitatea pentru care se lansează.

Este evidenţiat programul de lucru. Salariatul/persoana responsabilă înscrie ora sosirii/plecării şi semnează pentru amândouă. În rubrica Observaţii se poate înscrie motivul absenţei (CO, CM, NP, NN, KK etc.). Din diferenţa orelor de ieşire/intrare se poate stabili şi numărul orelor efectiv lucrate, deci orele suplimentare/compensările se pot nota în Observaţii.

Vezi un fragment de listă...

Condica de prezenţă nu înlocuieşte pontajul, însă ajută la completarea lui. La programe de lucru simple, standard, se poate face o evidenţă clasică în Foaie colectivă de prezenţă care se completează cu Condică de prezenţă ţinută la zi.

Tichetele de masă cuvenite se gestionează în Foaie colectivă de prezenţă.

Operaţii înainte de generarea comenzii:

• completaţi furnizorul tichetelor în constanta TICH-EMITENT, precum şi codul de client în TICH-CODCLI
• specificaţi numărul maxim de tichete acordate în constanta TICH-NRZI
• indicaţi în TICH-VAL valoarea tichetelor pe care le veţi acorda pentru luna respectivă
• înscrieţi zilele de absenţă, pentru care nu se acordă tichete - CM, CO, NN, NV etc.
• parcurgeţi persoanele din evidenţă şi actualizaţi câmpul Nr.zile diurnă/regulariz., unde este cazul.
  Verificaţi Nr.tichete cuvenite, calculate.

Cu F10 se pot lansa operaţiile:

• Comanda TICHETE de masa/card - se va lansa un fişier Excel cu numărul de tichete comandate
• Catalog fisiere tichete - se deschide catalogul cu fiţierul de comandă, care se transmite pe platforma furnizorului
• [Comanda EMITERE card tichete] - machetă pentru emitere de noi carduri, pentru angajaţi noi
• [Preluare SERIE/IBAN card] - Seria/IBAN a angajatilor va fi marcat cu DA, dacă posedă card la furnizorul respectiv, pe baza fişierului Excel cu ultima comandă de tichete şi care conţine coloanele: Nume, Prenume, CNP. Fişierul Excel trebuie să fie în: ..\IMPEX\TME\
• [Comanda REEMITERE card tich.] - pentru emitere carduri expirate/pierdute.

Valoarea totală a tichetelor de masă cuvenite va fi preluată în Statul de salarii după un Calcul/Recalcul. Preluaţi tichetele din luna ÎN CARE se acordă!

Pentru impozitare şi calcul CASS, valoarea preluată a tichetelor este rotunjită la întreg.

Vezi documentaţia detaliată ...

La sfârşitul fiecărei luni, foile colective de prezenţă se listează. Dacă există foi colective de prezenţă întocmite manual, atunci se poate lista numai Recapitulare prezenţă sau Centralizator prezenţă.

Lista Foaie colectivă de prezenţă corespunde formularului utilizat cu aceeaşi denumire. Se poate adapta ca listele să fie pe formaţiuni de lucru etc., după structura organizatorică a angajatorului.

Lista Recapitulare prezenţă este situaţia centralizatoare a orelor, fără defalcarea acestora pe zile calendaristice.

În lista Centralizator prezenţă apar numai totalurile orelor pe categorii de persoane şi în plus este totalizat numărul de ore nelucrate şi fondul de timp calendaristic. Cu ajutorul acestora se poate calcula indicele de utilizare a timpului de lucru, pe baza formulei:

             Tc - Tn
      It  =  -------- * 100    (%)
                Tc
      It - indicele de utilizare a timpului de lucru
      Tc - fondul de timp calendaristic
      Tn - timpul nelucrat

Pentru completarea diferitelor statistici sau situaţii informative, lista mai cuprinde numărul mediu de personal şi numărul efectiv în ultima zi a lunii.

Livrăm şi o soluţie mai complexă pentru a lista prezenţa în format tabelar, cu programul de lucru inclus pentru fiecare persoană din Foaie colectivă de prezenţă. Distribuitorul va alege modelul utilizat în funcţie de:

• sistemul de operare pe care rulează programul
• programul tabelar utilizat
• şablonul de prezenţă indicat în Personal (care poate să conţină 1 interval de ore sau 2 intervale).

Pentru listarea prezenţei în acest format, sub Linux nu este necesară lansarea variantei Windows a programului (care se lansează mai încet), ci operaţiile pot fi lansate direct din Linux.

Variante de lucru:

• se exportă macheta în XLS/XLSX etc. la începutul lunii, se înscriu orele suplimentare, absenţele (CO, CM etc.) şi înainte de calculul salariilor se importă prezenţa. În acest caz evidenţa prezenţei se poate face şi de către o persoană care nu are acces în hSALAR, sau
• orele se editează în hSALAR (este posibil numai dacă şablonul conţine un singur interval), după care datele se pot exporta în Excel pentru a obţine o listă cu programul de lucru evidenţiat pentru fiecare persoană.

Pentru primele 5 variante din tabelul de mai sus:

• din SALDEF se alege MODELPRZ_xx.* corespunzător mediului de lucru şi se redenumeşte MODELPRZ.*.
• reamintim, că modelele ale căror denumire se termină cu caracterul 2 sunt cu 2 rânduri, deci se utilizează când şablonul de prezenţă la cel puţin o persoană este pe 2 intervale
• din Foaie colectivă se utilizează operaţiile:
  • Export macheta prezenta in XLS - se alege luna pentru care se generează. Poate fi aleasă şi o perioadă ulterioară perioadei hSALAR. Generează prezenţa cu extensia XLSM,XLSX,XLS în functie de model si sistemul de operare pentru luna şi secţia indicată. Daca se listează toate sectiile, constanta PREZ-PE-SECTII trebuie setată pe DA. Situaţia va fi generată în ..\DECL-OBL\aaaa\PEXP
  • Import prezenta din XLS - după ce s-au introdus tipurile de absenţe, fişierul finalizat se mută în ..\DECL-OBL\aaaa\PIMP, cu Space se selectează fişierul necesar (va fi marcat cu X pe ecran) şi se importă datele în Foaie colectivă de prezenţă. Verificaţi datele importate în hSALAR!

Pentru ultima variantă din tabelul de mai sus se utilizează:

• [Listare prezenta in XLSX] - aici evidenţa orelor se înscrie direct în hSALAR şi se obţine o listă cu programul din şabloane/persoană.

Vezi un exemplu de prezenţă în Excel...

Detalii în cap.2.4.4.1 din documentaţie.

Salariaţii asimilaţi (SALA-ASIM) şi colaboratorii (COLA-…) pot avea diverse contracte, în care se stabileşte sau nu un anumit program de lucru.
Se poate lucra în 2 moduri:

a) metoda recomandată:

• Personal/Drepturi-reţineri:
  • forma de salariz. - nu se completează!
  • program-ore/zi - trebuie completat
  • norma -ore/zi - trebuie completat
• Foaie colectivă de prezenţă - nu se introduc colaboratorii
• Stat de salarii:
  • se introduc numai în lunile în care realizează venituri.
  • zilele se introduc manual în Ch.II: Colaborator/Zile lucrate.
    Din programul de lucru şi norma înscrisă se calculează şi orele lucrate. Astfel se pot înscrie şi persoane cu program de 1 oră/lună!
    Completarea zilelor este obligatorie pentru cei care datorează şi contribuţii, la ei se urmăreşte şi stagiul.

b) altă metodă:

• în Foaie colectivă de prezenţă zilele lucrate
• în Stat de salarii - diferenţa de venit în Alte drepturi
• dacă se acordă şi concediu de odihnă, se completează Foaie colectivă de prezenţă!

În Indemnizaţii asigurări sociale se lansează operaţia Preluare din prezenţă. Eroarea semnalată de program: „Număr articole cu erori/avertismente în indemnizaţii de asigurări sociale … n“ atenţionează asupra faptului, că există concedii medicale în foaia colectivă de prezenţă şi trebuie introduse datele din certificatele medicale.
Cu operaţia Preluare din prezenţă se creează câte un rând pentru persoanele pontate cu CM. Dacă salariatul are mai multe certificate în luna respectivă, se adaugă câte un rând pentru fiecare, introducându-se datele din certificate.

Situaţii mai deosebite:

• chiar dacă salariatul are 2 concedii medicale într-o lună, cu întrerupere între ele, va fi generat un singur rând. Operatorul va trebui să completeze datele primului certificat pe acest rând generat cu Modificare şi cu Adăugare va crea noi rânduri pentru certificatele următoare.
• situaţia este asemănătoare şi când există 2 certificate „în continuare“ în cursul lunii. Perioada valabilităţii se va defalca în Indemnizaţii.

Cu Modificare certificat medical introduceţi seria şi numărul certificatului pe care l-aţi primit ca document justificativ. În declaraţia D112 se solicită evidenţa beneficiarilor de concedii şi indemnizaţii pe certificate medicale. De aceea, trebuie completate seria şi numărul certificatului medical curent.

Cod indemnizaţie

Introduceţi codul indemnizaţiei. Tastaţi F1 în câmpul Cod indemnizat. şi alegeţi dreptul pentru care se acordă concediul medical.

(* În cazul codului de boală 01 codificarea poate fi făcută în funcţie de situaţie astfel:

• dacă se utilizează codul 01-XXX… atunci programul va calcula procentul aplicabil în funcţie de lungimea episodului de boală
• când se utilizează unul din codurile 01-055… - 01-075…? Dacă se ştie exact, de exemplu în august, că concediul va fi prelungit şi în septembrie şi va dura peste 15 zile în total, se poate alege şi pentru august procentul de 75% şi atunci nu va fi necesară recalcularea indemnizaţiei, depunerea unei declaraţii rectificative etc.

Structura codului este următoarea: xx-nnn-fff-iv-dc, unde:

xx  - codul propriu-zis, conform Certificatului de concediu medical,
      dacă indemnizaţia este acordată pe baza acestuia
nnn - cota indemnizaţie (%)
ff  - fond indemnizaţie
    = PA - P:zilele 1-N   din fond propriu   (A1 ... F1)
           A:zilele N-... din fond asigurare (A2 ... F2)
    = AA - toate zilele   din fond asigurare (A1, A2 ... F1, F2)
i   - dacă I, indemnizaţia intră în baza de calcul impozit
      dacă spaţiu, nu se calculează impozit
v   - varianta calcul medie/zi - poate fi aleasă la tasta <F5> din variantele:
    1 - CI cu stagiu obligatoriu 6 luni din ultimele 12
    2 - CI fără stagiu obligatoriu
    4 - AMBP (venit salarial, fără stagiu obligatoriu)
    C - Concediu medical în continuare
d   - tip fond şi declaraţie
    G - este de tip FNUASS
    O - este de tip FAAMBP
c   - este o cifră şi reprezintă categoria de prestaţie din declaraţie

Numărul de zile plătite de angajator va fi calculat de hSALAR pe baza codului de indemnizaţie introdus.

Exemplu de certificat medical pentru boală obişnuită:

Exemplu de certificat medical pentru boală infectocontagioasă pentru care se impune măsura izolării:

Exemplu de certificat medical pentru carantină:

La implementare, se recomandă ca în Fişe de certificate medicale să se introducă datele certificatelor care prezintă interes pentru luna curentă.

Exemplu cu mai multe certificate pentru cod 13 (afecţiune cardio-vasculară)

Rubrica Certif. initial trebuie completată numai dacă certificatul curent se referă la prelungirea unui alt certificat, deci este „în continuare“. Datele certificatului iniţial se preiau din Fişe certificate medicale. Situaţii posibile dacă s-au acordat mai multe certificate:

• dacă au existat 2 certificate pentru aceeaşi afecţiune, la cel iniţial se trece seria/nr. primului certificat
• dacă au existat 3 sau mai multe certificate, la nr. certificat iniţial se înscrie numărul certificatului precedent.

Un salariat are următoarele certificate medicale în lunile februarie (luna precedentă) şi martie (luna curentă):

                     CM      Perioada      Nr.zile calend.  Nr.zile lucrătoare  
                                                            în funcţie de fond
 ------------------------------------------------------------------------------- 
  CM initial:    CC 55   10.02-24.02     11 zile calend.  5 zile fond prop.lucr.
                                                          4 zile fond asig.lucr.
 --------------------------------------------------------------------------------
  Februarie: cumulat de la CM iniţial    11               9
 --------------------------------------------------------------------------------
  CM continuare: DD 56   01.03-12.03     12 zile calend.  0 zile fond prop.lucr.
                                                          9 zile fond asig.lucr.
 --------------------------------------------------------------------------------
  Martie:    cumulat de la CM iniţial    23

În februarie, cu ocazia înregistrării certificatului medical iniţial s-a calculat:

Total venit in ultimele 6 luni      :    15682
Total zile stagiu in ultimele 6 luni:     126
Media/zi                            :     124.46

Ca urmare, în luna martie toate zilele vor fi luate în calcul ca zile plătite din FNUASS, deoarece cele 5 zile din fonduri proprii s-au consumat deja în februarie.
În plus, media zilnică calculată pentru februarie se va prelua şi pentru martie. Media zilnică se ia în calcul cu 2 zecimale.

Pentru concediul cu cod 09-… Ingr. copil bolnav <7/18 ani se completează obligatoriu şi CNP copil bolnav!

OUG 158/05 Art. 17. — (1) Cuantumul brut lunar al indemnizației pentru incapacitate temporară de muncă cauzată de boli obișnuite sau de accidente în afara muncii se determină raportat la fiecare episod de boală, după cum urmează:

a) prin aplicarea procentului de 55% asupra bazei de calcul … pentru certificatele de concediu medical eliberate pentru o perioadă de până la 7 zile de incapacitate temporară de muncă;

b) prin aplicarea procentului de 65% asupra bazei de calcul … pentru certificatele de concediu medical eliberate pentru o perioadă cuprinsă între 8 și 14 zile de incapacitate temporară de muncă;

c) prin aplicarea procentului de 75% asupra bazei de calcul … pentru certificatele de concediu medical eliberate pentru o perioadă de peste 15 zile de incapacitate temporară de muncă.

Art.XI din Legea 141/25 prevede, că pentru certificatele de concediu medical eliberate în cadrul unui episod de boală pentru care certificatele de concediu medical inițiale au fost eliberate până la 1 august 2025, se aplică dispozițiile legale în vigoare la data eliberării certificatelor de concediu medical inițiale.

Rezultă, că în cazul în care un certificat medical eliberat în iulie este urmat de un alt certificat „în continuare“ pe cod de boală 01 în luna august (sau lunile următoare, dacă se continuă), se va aplica acelasi procent de 75%, indiferent de numărul de zile.

Normele OUG 158/05: Art.30/1 … cuantumul brut lunar al indemnizației pentru incapacitate temporară de muncă cauzată de boli obișnuite sau de accidente în afara muncii se determină raportat la fiecare episod de boală și în funcție de totalul zilelor de concediu medical acordate pentru fiecare episod de boală.

Exemplu din Norme:

Pe parcursul unui episod de boală este acordat un certificat de concediu medical inițial urmat, după caz, de unul sau mai multe certificate de concediu medical în continuare, acestea putând fi acordate în aceeași lună sau, după caz, în două sau mai multe luni.

Pe parcursul unui episod de boală, numărul de zile rezultat din certificatul de concediu medical inițial se adună cu numărul de zile rezultat din certificatul/certificatele de concediu medical acordat/acordate în continuare, iar în funcție de numărul de zile total rezultat se aplică asupra bazei de calcul procentul corespunzător pentru zilele aferente întregului episod de boală.

Observaţii

Din prevederile de mai sus rezultă o serie de complicaţii procedurale, de exemplu:

• Se va putea plăti diferenţa în luna curentă şi se poate evidenţia în D112 din luna curentă? Dacă nu:
  • se vor datora contribuţii suplimentare pe luna precedentă
  • salariatul va primi o diferenţă de indemnizaţie
  • se va depune D112 rectificativă pe luna precedenta
  • situatia ajustată probabil se va depune la Casa de sanatate. Însă certificatul iniţial şi cererea de restituire s-au depus deja la CNAS pentru luna precedentă etc.

În tabelul care este apelat cu tasta F5, îndeplinirea stagiului este verificată. Dacă există perioade asimilate sau dacă asiguratul a adus adeverinţă de la angajatorul precedent, datele aferente se înscriu manual în tabel, tastând Alt + M (sau F10) pe rândul corespunzător lunii de modificat.
Vezi şi imaginea de mai jos.

Operaţia calculează câte un rând de total pentru fiecare salariat (pentru însumarea zilelor şi a drepturilor). Se compară zilele lucrătoare de concediu medical din Foaia colectivă şi din Indemnizaţii.

Erori semnalate:

*** CM initial absent          - seria şi număr CM iniţial nu figurează 
                                 în baza de date
*** Er.perioade CM continuare  - perioadele din CM în continuare nu sunt succesive
*** Suprapunere perioade CM    - perioadele din două CM succesive se suprapun
*** Zile CM in Prezenta dif.   - nu coincide numărul zilelor CM înscrise în Foaie
                                 colectivă cu zilele lucrătoare calculate pe
                                 baza datelor din certificatul medical.
                                 Programul verifică doar egalitatea numărului de
                                 zile şi nu verifică dacă zilele marcate cu CM
                                 sunt în intervalul specificat pe certificat.

Indemnizaţia rezultă din următoarea formulă de calcul:

 Media zilnică * Cotă indemnizaţie * Nr. zile lucrătoare din concediul medical

Media zilnică la rândul ei se calculează astfel:

 Total venit din perioada luată în calcul/Nr. zile de venit din perioadă.

În cele 6 luni de stagiu necesare se include de regulă ultimele luni din cele 12 luni de dinaintea lunii în care se acordă concediul medical, zilele completându-se manual, dacă este cazul. Dacă nu se adună numărul de zile lucrătoare din ultimele 6 luni, se iau zile şi din lunile precedente.

Stabiliţi Total venit stagiu şi Total zile stagiu, calculul indemnizaţiei fiind finalizat de program.

Ca ajutor, fiind poziţionat pe unul dintre aceste câmpuri (Total venit per. F5 sau Total zile stagiu F5) se apelează fereastra de calcul cu tasta F5:

Fereastra pregăteşte un tabel cu datele arhivate ale salariatului din Fişe de evidenţă salarii. Aceste date pot fi modificate/completate cu operaţia Modificare apelată cu F10 sau tastând Alt + M pe rândul corespunzător lunii, totalul fiind recalculat automat. La părăsirea ferestrei sumele Venit Per şi Stag.Per sunt preluate din rândul de TOTAL în câmpurile Total venit per. şi Total zile stagiu.

Fereastra are 2 părţi:

• în partea superioară se afişează marca şi numele salariatului pentru care se calculează indemnizaţia, respectiv se propune varianta de calcul al mediei zilnice după următoarele criterii:

• în partea de detalii se afişează un tabel care conţine 3 tipuri de rânduri:

 rândurile cu Nr=01-12 - date din ultimele 12 luni anterioare riscului
 rândul    cu Nr=00    - date luna curentă
 rândul    TOTAL       - date însumate

Conţinutul tabelului şi comportamentul ferestrei depind de varianta de calcul, astfel:

1 - CI cu stagiu obligatoriu 6 luni

Rândurile „01“…„12“ conţin stagiul realizat şi veniturile aferente din ultimele 12 luni, astfel:

- Luna        - ultimele 12 luni
- ZiLuc 6L    - numărul zilelor lucrătoare din ultimele 6 luni (extrase din Perioade)
- Stag.12L    - zilele de stagiu cotizare şi cele asimilate extrase din 
                Fişe de evidenţă salarii din ultimele 12 luni
- Venit ef.   - veniturile realizate şi cele asimilate extrase din
                Fişe de evidenţă salarii din ultimele 6 luni
                La completarea tabelului, este deja verificat, dacă
                venitul lunar depăşeşte 12 salarii minime ponderat cu numărul
                zilelor de stagiu (12 x SAL-MINIM x Stag_12L / ZiL_12L).
                Tabelul se va completa automat cu suma maxim admisă.
- Stag.ef.    - coloana se completează cu stagiile din lunile 1-12 până când:
                suma stagiilor = suma col. ZiLuc 6L
- St.ult.6L   - se completează automat cu zilele de stagiu din ultimele
                6 luni
- Venit ult.6L- veniturile care pot fi luate în considerare pentru media
                zilnică. Se completează pentru ultimele 6 luni.

Rândul „00“ nu se completează.

Condiţia de stagiu minim obligatoriu este îndeplinită, dacă:

  total ZiLuc 6L <= total Stag ef.

Dacă condiţia de stagiu este îndeplinită, la revenire cu Enter se returnează total Venit Per, total Stag.Per şi Medie/zi, altfel valorile returnate vor fi 0.

Observaţii:

• Coloanele Stag.Per, Venit Per se pot modifica cu F10/Modificare sau cu Alt M.
• Se pot adăuga date la coloanele Venit ef. si Stag. ef., dacă nu sunt completate, adică dacă nu au fost găsite date în Fişe de evidenţă salarii (implementare nouă, salariatul vine de la alt angajator)
• Pentru salariata care a fost în concediu creştere copil, zilele respective constituie stagiu asimilat la calculul indemnizaţiei, deci se introduc zilele şi indemnizaţia primită cu modificare!
• Nu se pot adăuga stagii şi venituri pentru lunile 07-12. Calculul mediei zilnice se face doar din datele lunilor 01-06.
• Plafonul de 12 * SAL-MINIM lună * stagiu / zile lucrătoare este utilizat şi la verificarea venitului introdus manual.

Ce se întâmplă, dacă salariatul nu are stagiul necesar?

În acest caz, dacă pontăm cu CM zilele de concediu medical şi nu plătim indemnizaţie, D112 dă eroare. Recomandăm următorul mod de lucru:

• în pontaj înscriem NV pentru zilele respective
• în Indemnizaţii nu are sens să introducem persoana
• în Stat de salarii/Prezenţă va avea la Zile stagiu CI luna completă
• în Fişe de evidenţă salarii Date CCI/CAM apare la Zile stagiu CCI luna completă
• în D112, lista Asiguraţi (extrase) apare la Asigurat pt.concedii si indemnizatii cifra 1, deci nu-şi pierde calitatea de asigurat.

Certificatul de concediu medical se depune şi în acest caz la Casa de Sănătate.

2 - CI fara stagiu obligatoriu

Rândurile „01“…„12“ se completează la fel ca la varianta 1. Rândul „00“ date din luna curentă este completat doar dacă nu au fost găsite venituri şi stagii în ultimele 6 luni. Dat fiind faptul, că în acest caz media pe zi se calculează după formula:

 (salar bază++)/nr. zile lucrătoare din luna curentă

Coloanele din tabel sunt aceleaşi, ca şi la primul algoritm, însă Stag.ef. nu se completează, nu are relevanţă.

Observaţie:

Dacă în Fişe de evidenţă salarii nu sunt găsite date pentru ultimele 6 luni, se completează rândul 00 cu datele lunii curente. Dacă totuşi angajatul are venituri şi stagii în lunile 01-06 pentru calculul mediei/zi, acestea se pot introduce manual. După completarea manuală a unui rând 01-06, rândul 00 se va şterge automat.

4 - AMBP (venit salarial,fara st.)

Diferenţe faţă de varianta 2:

• apar numai veniturile salariale şi zilele lucrate, nu se includ cele asimilate, nu este necesar stagiu
• sumele nu sunt plafonate.

Observaţie
Pentru accidentele de muncă, normele nu dau exemple de calcul al mediei zilnice. În hSALAR utilizăm, prin asimilare, metoda de la concedii şi indemnizaţii.

C - Concediu medical în continuare

Programul completează numai rândul de total în care preia datele din concediul medical iniţial. Dacă concediul medical iniţial este în luna curentă, va fi găsit în Indemnizaţii, iar dacă este în luna anterioară, atunci va fi găsit în Fişe de certificate medicale. Dacă există cel puţin 3 certificate medicale, medicul poate să înscrie numărul certificatului precedent ca număr iniţial, deci nu trebuie înscris neapărat numărul primului certificat.

Pentru detalii vezi şi Calculul concediilor medicale în continuare

Verificarea şi completarea stagiului şi a bazei de calcul

Dacă afecţiunea este de varianta 1, este obligatoriu să existe stagiul necesar.

Dacă salariatul nu îndeplineşte condiţia de stagiu, el nu poate beneficia de indemnizaţie.
Soluţie recomandată:

• salariatul se pontează cu NN şi certificatul medical nu se introduce în Indemnizatii şi nu se raportează în D112 (nu se validează CM fără indemnizaţie!)

Listaţi tabelul auxiliar apelat cu F5 cu ajutorul combinaţiei Alt L înainte de a ieşi din calculatorul medie/zi, deoarece modificările manuale se păstrează numai până când lucraţi cu salariatul respectiv şi cu un cod de indemnizaţie care presupune aceeaşi variantă de calcul!

Modificări manuale în tabel (tasta F10) pot fi necesare în cazurile:

• în primele luni după implementare, deoarece Fişele de evidenţă salarii nu sunt încărcate cu toate lunile;
• salariatul a lucrat în perioada care intră în baza de calcul la un alt angajator, care ne-a comunicat zilele de stagiu şi venitul bază de calcul CCI;
• salariatul a beneficiat de o perioadă care se consideră stagiu asimilat, la venit înscriindu-se venitul corespunzător (vezi tabelul de mai jos).

După modificare, se porneşte Recalcul.
În cazul în care se doreşte, ca datele din lunile precedente să se păstreze (pentru cazurile de mai sus), le puteţi adăuga manual în Fişe de evidenţă salarii Date CCI/CAM. Astfel, ele vor fi preluate în tabelul de calcul.

Zile şi venituri asimilate

Pentru stagiu şi baza de calcul se iau în considerare si perioadele asimilate, precum şi veniturile asimilate:

Menţionăm, că se înscrie salariul minim valabil pentru fiecare lună.

Concediile medicale „în continuare“

Programul hSALAR consideră un concediu medical fiind „în continuare“ dacă pentru el au fost completate câmpurile seria şi numărul certificatului iniţial.

Indemnizaţia pentru concediile medicale „în continuare“ se calculează cu media pe zi utilizată la concediul medical iniţial. Astfel la tasta F5 programul propune:

   Varianta calcul Medie/zi: C  --> Concediu medical in continuare

şi în tabelul ajutător completează numai rândul de TOTAL cu datele certificatului iniţial.

Certificatul iniţial se caută mai întâi în Indemnizatii asigurari sociale, adică printre certificatele lunii curente şi apoi în Fise de certificate medicale, unde sunt salvate datele ultimului certificat medical din luna precedentă.

Dacă nu este găsit certificatul cu aceeaşi serie şi număr nici în Indemnizatii şi nici în Fise de certificate medicale, datele Total venit per. şi Total zile stagiu trebuie înscrise manual, iar Media/zi este calculată de program.

Certificatele medicale sunt salvate în Fise de certificate medicale la executarea operaţiei Iniţializare perioadă.

Ultimul certificat medical al unui angajat este considerat ultimul certificat medical introdus în Indemnizaţii asigurări sociale.

• Prin certificat de concediu medical iniţial se înţelege orice certificat de concediu medical care nu prelungeşte un concediu medical anterior sau orice certificat de concediu medical care prelungeşte un concediu medical anterior neîntrerupt, dar pentru afecţiuni diferite.
• Prin certificat de concediu medical în continuare se înţelege orice certificat care prelungeşte un concediu medical neîntrerupt, pentru aceeaşi afecţiune.

Exemplu de 3 certificate acordate fără întreruperea concediului, pentru aceeaşi afecţiune:

 - CM iniţial:                 seria XXXXX
 - primul CM în continuare:    seria YYYYY (CM iniţial XXXXX)
 - al doilea CM în continuare: seria ZZZZZ (CM iniţial XXXXX sau YYYYY)

La introducerea CM seria ZZZZZ, poate fi înscris de către medic ca CM iniţial cel cu seria XXXXX sau seria YYYYY.

Concediul pentru două coduri de indemnizaţie diferite poate fi considerat „în continuare“ numai dacă după cod urgenţă (cod 06) urmează un alt cod de boală.

• Dacă certificatul medical iniţial pe cod 01 sau 06 este dintr-o luna anterioară lunii august 2025, şi pentru continuarea din august (sau lunile următoare) se va aplica procentul de 75% la calculul indemnizaţiei
• Dacă în luna următoare se prezintă un certificat de concediu medical pe cod 01, se va aplica codul de indemnizaţie: 01-XXX-PA-I1-G1 Concediu boala obisnuita
• Procentul aplicat va fi în funcţie de lungimea episodului de boală (câmpul Cota %)
• Dacă salariatul prezintă unul sau mai multe certificate „în continuare“, totalul zilelor de concediu medical se modifică şi poate trebuie aplicat un procent diferit şi pentru primul/primele certificate. Această recalculare se va efectua în cadrul operaţiei Calcul total şi verificare.
• Apare noul câmp Total zile CM/episod. Acesta, după operaţia Calcul total şi verificare va arăta numărul total de zile calendaristice cu cod 01 din concediul medical iniţial şi continuările acestuia pe unul sau mai multe certificate
• Pentru episoade de boală de exact 15 zile vom aplica cota de 75%, deoarece intervalul anterior se încheie la 14 zile
• Exemple de înregistrare şi calcul ale concediilor medicale se găsesc în SALA.DEM. În Notiţe sunt descrise certificatele medicale care au fost introduse în Îndemnizaţii de asigurări sociale.
• Chiar dacă nu există prevederi exprese în legislaţie, în cazul în care în concediu medical începe cu codul 06-Urgenţe medico-chirurgicale şi este continuat de un certificat pe codul 01, ele vor fi considerate un singur episod de boală. Astfel, certificatul cu cod 06 va fi calculat cu cota de 100%, iar la următoarele certificate, dacă sunt pe codul 01, se va aduna şi numărul de zile din certificatul pentru urgenţă la calculul lungimii episodului de boală.

CAS reţinut din indemnizaţii

În Indemnizaţii asigurări sociale apare la Vizualizare/Modificare ecranul Calcul CAS, CASS asigurat/CI.

Explicaţii privind datele din acest ecran:

• Data CM initial - hSALAR memorează luna în care s-a acordat CM iniţial. Dacă câmpul este necompletat, înseamnă că este vorba de un concediu medical în continuare.

Algoritmul calc.CAS/CI - poate fi de 2 feluri:

• pe indemnizaţie - 25% din indemnizaţie
• nu se datorează - pentru indemnizaţii accidente, stagiu insuficient

• BAZA CAS/CI : 462 = suma indemnizaţiei brute
• CAS asig./CI : 116 = 25% * 462
• Baza calcul CASS/CI : 462 = suma indemnizaţiei brute

Total venit per. şi Total zile stagiu introduse manual

Pot exista situaţii mai puţin frecvente, când datele de mai sus trebuie introduse manual, în hSALAR nu este/nu poate fi stabilit un algoritm automat de preluare a lor:

• Indemnizaţia de 70% din salariul de bază brut avut la data survenirii accidentului de muncă al persoanei aflate la cursuri de recalificare trebuie stabilită ca medie/zi manual
• Dacă cod indemnizaţie pe certificat este 02, 03, 04 sau 10, dar lipseşte avizul inspectoratului teritorial de muncă/direcţiei de sănătate publică, plata se va face ca pentru o boală obişnuită.
• În cazul concediilor medicale „în continuare“, dacă datele certificatului iniţial nu au fost găsite de program.

Utilizarea calculatorului medie/zi nu este obligatorie. Ori de câte ori consideraţi, introduceţi Total venit per. şi Total zile stagiu calculate manual.

Pentru persoanele revenite din concediu creştere copil, „venitul“ din timpul concediului, care se ia în considerare pentru baza de calcul a indemnizaţiilor tip CI este indemnizaţia lunară. Dacă se doreşte, ca în tabelul de calcul să se obţină informaţii complete, în Fişe de evidenţă salarii, prin Adăugare/Date CCI, completaţi numai perioada, marca, Numele şi prenumele, precum şi câmpul Indemniz.CI fd.as.

Restul câmpurilor rămân libere. Operaţia poate fi efectuată oricând, dar are sens numai dacă se solicită concediu medical în primele 6 luni după reluarea lucrului.

Astfel, la apăsarea F5 o sa apară zilele de stagiu asimilat şi venitul care poate fi luat în considerare.

Calcul total

După definitivarea indemnizaţiilor, lansaţi operaţia Calcul total! Aceasta însumează drepturile calculate pe persoană. Indemnizaţiile vor fi preluate în Stat de salarii cu operaţia Calcul. Dacă nu s-a efectuat Calcul total, în Stat de salarii se va semnala cu avertisment: *** Eroare nr.ore !.

Regularizări indemnizaţii

Dacă consideraţi, că este nevoie să corectaţi anumite indemnizaţii calculate de program, cu modificare/Certificat medical-corecţie se pot introduce diferenţele necesare. Pentru corecţia indemnizaţiilor pe cod 01, dacă se aplică un procent diferit de cel iniţial din cauza lungimii episodului de boală, vezi în cap. precedent.

Există cazuri în care trebuie recalculată cota indemnizaţiilor unor concedii medicale din luna precedentă, deoarece episodul de boală a continuat şi în luna curentă, iar numărul total de zile al concediului medical îndreptăţeşte la recalculul indemnizaţiei plătite pentru luna precedentă. În această situaţie trebuie urmată o procedură mai complicată de regularizare a indemnizaţiei şi a contribuţiilor calculate în luna precedentă, se depune D112 rectificativă, se contabilizează şi se plătesc diferenţele de drepturi şi contribuţii.

Începând cu update-ul hSALAR V7.FB3 se încarcă în Dicţionar codurile de indemnizaţie 01-055…, 01-065…, 01-075…

Dacă în momentul calculării salariilor se cunoaşte lungimea episodului de boală obişnuită început în luna curentă şi care continuă şi în luna următoare, atunci în loc de codul 01-XXX… se pot utiliza şi codurile 01-055… ,01-065… ,01-075… . Astfel nu va mai fi necesară rectificarea ulterioară.

Dacă în momentului calculării salariilor nu se cunoaşte lungimea unui episod de boală cu cod 01 început în luna curentă, atunci se va folosi la toate certificatele medicale legate de acest episod codul 01-XXX… şi programul va calcula cu cota aferentă corespunzătoare. În luna următoare, dacă din totalul zilelor ale episodului de boală rezultă o altă cotă aplicabilă, se va proceda la recalcularea cotelor şi rectificarea D112 conform etapelor descrise mai jos.

Etape de lucru

Presupunem, că la sfârşitul lunii august 2025 salariatul a avut un concediu medical de 3 zile, plătite cu 55%, care a continuat însă cu încă 12 zile în luna septembrie, astfel procentul aplicabil pentru întreg episodul de boală este 75%. Pentru luna august s-a depus deja D112, s-a arhivat baza de date şi s-a trecut la luna septembrie.

Avem 2 baze de date:

• dbf - luna curentă, de exemplu septembrie
• dbf_08.25 - arhivă în consultare, nemodificabilă, de exemplu pe luna august.

După rularea update-ului V7.FB3, trebuie verificat/corectat cu hUTIL/Catalogul fişierelor calea alias-ului arch astfel încât să reflecte structura denumirii bazei de date din luna precedentă. De exemplu SALA_ll.aa. ll reprezintă luna, iar aa reprezintă anul.

Apare noul meniu: Indemnizaţii regularizări care conţine operaţiile de executat:

a) Copiere dbf ptr. rectificare

Intraţi în DBF curent şi executaţi operaţia de copiere.

Aceasta copiază dbf din luna precedentă, dbf_(ll-1).aa în dbf_(ll-1)CM.aa în care se va executa rectificarea indemnizaţiilor şi corectează CM 01-XXX … în 01-055/065/075. Aceasta va fi o bază de date editabilă în care se va executa rectificarea.

b) Rectificare în dbf_(ll-1)CM.aa

În baza de date dbf_(ll-1)CM.aa se execută:

• Indemnizatii asig.soc/Calcul total si verificare
• Stat de salarii/Recalcul
• se depune D112 rectificativă. Se execută:
  • 04 [Setare decl.rectificativa]
  • 05 [Modificari manuale], recomandăm tipul 7 de rectificare.
• se extrage din nou Centralizator obligaţii.

c) Calcul regularizări

Se revine în DBF.

Prin operaţie se execută preluarea datelor referitoare la CAS, CASS, impozit, salariu net, CAM din dbf_(ll-1).aa şi din dbf_(ll-1)CM.aa în Indemnizatii regularizări şi se execută calculul diferenţelor.

d) Gestionarea diferenţelor

Utilizatorul execută conform calculelor:

• Plata diferenţelor la CAS, CASS, impozit, CAM
• Plata diferenţei de salariu net.

Contarea diferenţelor se execută automat, împreună cu contarea Statului de salarii.

e) Preluare date rectificate

Operaţia preia datele rectificate din dbf_(ll-1)CM.aa în baza de date curentă:

• în Fişe de evidenţă salarii şi
• în Fişe de certificate medicale.

Astfel, datele rectificate vor fi incluse în arhivă.

Indemnizaţii de asigurări sociale
Conţine elementele care au stat la baza acordării drepturilor, precum şi drepturile calculate, cu evidenţierea fondurilor din care se acordă. Există şi varianta A4.

Lista certificate medicale CI
Lista conţine datele mai importante din certificatele medicale şi s-a putut depune la casa judeţeană de sănătate ca şi înştiinţare privind apariţia situaţiei de concediu medical.

Fişe de calcul indemnizaţii
Fişele cu elementele de calcul ale indemnizaţiilor se listează pentru fiecare certificat în parte. Recomandăm ataşarea acestora la statul de plată, precum şi listarea unui exemplar pentru salariat, pentru justificarea calculelor efectuate.

Listă indemnizaţii
Este o listă simplă, fără totaluri, cu drepturile acordate. Varianta în Excel conţine multe coloane, cu toate datele analitice.

Centralizator indemnizaţii
Cuprinde totalurile pe persoane şi pe unitate. Cel puţin această listă se ataşează statului de salarii.

Centralizator indemnizaţii/cod
Cuprinde totalurile pe coduri de indemnizaţii. Poate fi utilizat pentru verificarea sau completarea diferitelor situaţii.

Listaţi din meniul Declaraţia 112:

A10/1 Cerere restituire CCI - conţine de fapt 2 formulare:

• cererea de restituire a contribuţiei - Anexa 10 la Ordinul 15/2018 (018.)
• centralizatorul privind certificatele de concediu medical aferente (Anexa 1 la Ordinul 15/2018)
  În cererea de restituire trebuie indicat un cont bancar în care se solicită returnarea indemnizaţiei care depăşeşte suma contribuţiei.
  Setaţi constanta CCI-NRBANCA - Nr.cont banca în Societatea pe contul în care se cere virarea, poate fi contul cu nr. de ordine 1,2,3 sau 4, vezi fişierul Societatea din hUTIL. Dacă se înscrie o cifră diferită de 1,2,3 sau 4, atunci se va tipări spaţiu şi se completează manual.
  Chiar dacă nu există sume de recuperat, recomandăm listarea întregului formular şi anexarea certificatelor de depus la aceasta.
  Dacă numărul de certificate este mic, ambele formulare se listează pe aceeaşi pagină.

Alte formulare privind concediile medicale se regăsesc în Fişe de certificate medicale, prezentate în cap. 2.10.

În fişierul Stat de salarii se definitivează drepturile şi obligaţiile salariale. El se lansează din meniul general Salarii. Majoritatea calculelor se efectuează automat pe baza datelor introduse în Personal, Deduceri personale, Foaie colectivă de prezenţă şi Indemnizaţii asigurări sociale.

Calcul automat avans - lansarea operaţiei permite calculul avansului în mod automat, pe baza unui procent uniform din salariul de bază, specificat în constanta SAL-AVANS din Constante şi funcţii de către utilizator. În cazul în care suma stabilită astfel nu corespunde tuturor cerinţelor, prima opţiune din Modificare permite modificarea manuală a sumei.

Calcul - se efectuează după actualizarea datelor de personal, deduceri personale, prezenţă şi indemnizaţii de asigurări sociale. Calculul se execută de obicei o singură dată, acesta calculează valoarea tuturor câmpurilor cu formule de calcul predefinite, inclusiv a celor modificabile manual. Nu se recomandă lansarea operaţiei de mai multe ori în cursul aceleiaşi luni, deoarece modificările manuale se pot pierde!

Recalcul - recalculează toate câmpurile, cu păstrarea modificărilor manuale. Se execută obligatoriu după corecţii în alte fişiere, din care se preiau date (Personal, Deduceri personale, Foaie de prezenţă, Indemnizaţii asigurări sociale), după modificări în Constante şi funcţii, după corecţii în descrierea câmpurilor. Dacă s-au efectuat modificări în fişierele respective şi acelea au şi ele operaţie de Recalcul, mai întâi se lansează Recalcul în fişierele modificate, după aceea în Stat de salarii. Fără această operaţie, modificările respective nu se preiau!

Deosebirea dintre Calcul şi Recalcul:

• prin Calcul modificările anterioare făcute manual se pierd, dar nu şi valoarea câmpurilor în care se introduc valori numai manual
• prin Recalcul câmpurile modificabile manual nu sunt recalculate, chiar dacă au formule de calcul prevăzute.

Exemple:

Verif. coerenţă între fişiere - verifică, dacă angajaţii din Personal (care nu au plecat) există şi în Deduceri personale, Foaie colectivă de prezenţă şi Stat de salarii. Verifică şi întretinuţii din Deduceri (de ex. să nu fie dubluri). Erorile semnalate pot fi acceptate de utilizator, dacă există situaţii mai deosebite.

Export în Excel/Open Office - datele din fişier se pot exporta pentru prelucrări ulterioare.

Comparare inainte-dupa upgrade - compară Statul de salarii iniţial, salvat de procedura de upgrade cu cel din baza de date upgradată

Comparare Stat de salarii-xls - se poate utiliza pentru compararea datelor din 2 baze de date, de exemplu înainte şi după un upgrade mai complex.

Elementele pentru calculul salariilor se pot studia mai detaliat pornind de la fereastra de meniuri albastru închis şi intrând în Descriere:câmpuri. Aici se regăseşte lista tuturor elementelor care pot să apară în statul de salarii, sau care pot constitui baza de calcul pentru diferite sume.

Cu ajutorul comenzii Vizualizare aceste elemente pot fi studiate, se poate urmări denumirea lor mai lungă, denumirea sub care apar în capul de tabel, listele în care se vor regăsi (sunt marcate cu X) etc.

Comenzile Modificare, Adăugare, Ştergere, Deschis/Inchis sunt interzise utilizatorului, pentru a nu face modificări care ar putea distruge coerenţa bazei de date. Aceste modificări trebuie clarificate în faza de implementare sau ulterior şi trebuie făcute în fiecare caz de către producător sau distribuitorul autorizat!

Datele din Statul de salarii pot fi studiate în diverse combinaţii, pe ferestre dedicate calităţii persoanei angajate.
Dacă selectăm aceste ferestre, se poate vedea imediat avansul şi restul de plată.

Diferenţe baze de calcul - fereastră dedicată contribuţiilor la nivelul salariului minim, dacă venitul realizat de salariat este sub acest nivel. Începând cu 2020 nu se mai utilizează.

CNP, email, extras - se pot face filtrări şi după CNP. Apare „DA“ la persoanele la care adresa de email este completată în Personal (pe ecranul Domiciliul), în acest caz este posibilă şi transmiterea extraselor (fluturaşi).

Caracteristici - pentru fiecare persoană (identificată cu marca) se pot urmări: încadrarea într-o categorie, tipul venitului, contribuţiile calculate. În col. AB sau C se poate urmări, în care capitol al Anexei 1.2 se va regăsi persoana respectivă:

   " "         Nu intra in D112
     A         Salariat si asim, sit.simpla
     B         Salariat si asim, sit.complexa
     C         Alte entităţi (asimilate angajatorului)
     

În coloanele nCAS, nSOM, nCI, dacă apare 1, persoana este luată în calcul pentru numărul persoanelor asigurate în privinţa CAS, şomaj sau concedii şi indemnizaţii.

Contributii la nivel sal.minim - arată numai persoanele cu venit < SALAR-MINIM, informaţia dacă este exceptat sau nu de plata contribuţiei la nivelul salariului minim

Venituri asimilate/avantaje - se poate urmări situaţia tichetelor acordate, a altor avantaje impozabile/neimpozabile înscrise în Stat (ex. indemnizaţii de delegare, cadouri etc.).

Deoarece sunt multe informaţii, există mai multe ecrane de vizualizare/modificare, grupate după conţinut.

Prin Modificare, în Stat de salarii se pot introduce diverse date.

Introducere - pe acest ecran se pot modifica:

• Ordinea - persoanele pot fi aranjate după funcţie etc. pe statul de salarii listat

  • IBAN beneficiar - contul în care se vor vira drepturile persoanei în cauză
  • Nr.doc. - se pot lista state separate pentru diferite puncte de plată, diferite ocazii de plată etc. dacă se indică un nr. doc. specific, de ex. 2105/A, …/B etc. Listarea separată se face prin filtrarea numărului documentului pe ecran.

Modificare manuală avans permite ajustarea avansului calculat automat (procent indicat în constanta SAL-AVANS) pentru persoanele cărora nu le corespunde avansul calculat - au fost bolnavi, sunt în curs de lichidare de la societate, solicită altă sumă etc.

Modificare Prezenţă - la salariaţi obişnuiţi nu există câmpuri modificabile. La salariaţii asimilaţi (ASI-CEN - cenzori, ASI-UNIC asociat unic nesalariat, ASI-MAN - director cu contract de mandat) este necesară indicarea unor zile lucrate, altfel nu vor fi validaţi în D112. Pentru ei de regulă nu se întocmeşte Foaie colectivă de prezenţă, dar este obligatorie evidenţierea unui număr de zile lucrate, în cazul lor fiind modificabil câmpul Zile lucrate.

Opţiunea Ch(enzina) II: Drepturi serveşte la stabilirea drepturilor salariale pe care le are persoana respectivă. O parte din aceste drepturi sunt calculate în mod automat din datele de Personal, din Foaia colectivă de prezenţă şi din Indemnizaţii asigurări sociale, iar altele se înscriu manual:

În exemplul de mai sus, salariatul a primit o primă de 500 lei.

Pe ecranul Drepturi apar câteva câmpuri al căror conţinut trebuie explicat:

• Ore neluc-nepl-vech/CC - ore nelucrate, neplătite, incluse în vechime/stagiu, ore creştere copil
• SALAR BAZĂ+ - este salariul de bază la care se adaugă numai sporurile care se includ în salariul de bază (de exemplu sporul pt. activitatea minieră în subteran, indemnizaţia de zbor, indemnizaţia de conducere, salariul de merit etc.) şi care constituie baza de calcul pentru toate sporurile care se acordă în raport cu acesta.
• Tarif/oră luna crt.+ - tariful orar calculat pe baza Salariului de bază+ şi a numărului de ore lucrătoare din luna curentă;
• Salar bază++ - salariul de bază la care s-au adăugat sporurile cu caracter permanent, de exemplu sporul de vechime;
• Tarif/zi luna crt++ - tariful orar calculat pe baza Salariului de bază++ şi a numărului de ore lucrătoare din luna curentă;
• Tarif/zi mediu ult3l - tariful orar mediu din ultimele 3 luni, utilizat pentru calculul indemnizaţiei de concediu;
• CO indemnizaţie - câmp nemodificabil, este calculată indemnizaţia de concediu minimă cuvenită cf. art. 150 din Codul muncii (nu poate fi mai mică dacât media zilnică a drepturilor salariale din ultimele 3 luni anterioare celei în care este efectuat concediul, multiplicată cu numărul de zile de concediu).
• Salar alte drepturi - aici pot fi înscrise premiile şi alte drepturi salariale.
  Valoarea veniturilor în natură (care se impozitează) etc. se poate introduce aici, pentru a fi cumulate cu celelalte drepturi, dar atunci trebuie introdusă şi în câmpul Reţineri pentru unitate, deoarece reprezintă venituri care au fost deja „decontate“.
  Pentru detalii vezi şi Plata în natură.
  În acest câmp se înscriu şi drepturile lunare ale persoanelor pentru care nu se completează pontaj.
• Val. tichete de masă - se preia suma tichetelor cuvenite din Foaie colectivă pentru calcul reţineri.

• colaboratorul:
  • dacă are o indemnizaţie lunară fixă, aceasta se înscrie în Personal/Drepturi-reţineri/Salar bază act. Astfel, suma se va prelua automat în Stat de salarii.
  • dacă suma este aleatorie, se înscrie ocazional în Salar alte drepturi
  • dacă există o convenţie cu angajatorul pentru reţinerea şi virarea CAS şi CASS, se înscrie suma (salariu minim sau mai mare) în câmpurile B.calcul CAS/CASS colab.
• pentru veniturile din asociere:
  • Personal - nu se înscrie salariul de bază
  • Salar alte drepturi - se înscrie venitul realizat.
• pentru veniturile din arendare:
  • Personal - nu se înscrie salariul de bază
  • Stat de salarii - Salar alte drepturi - venitul lunar brut total

Reţinerile se pot grupa în reţineri obligatorii (contribuţiile sociale, impozit etc.) şi reţineri personale. Reţinerile personale pot fi obligaţii faţă de angajator (chirii, cantină, costul echipamentului de lucru, penalizări etc.) sau obligaţii faţă de terţi (rate, popriri etc.).

Contribuţiile obligatorii şi impozitul se calculează în mod automat din datele salariale, urmând ca operatorul să facă corecturi manuale în situaţii excepţionale.

Câmpuri de regularizare

• în Dif.baza calcul CAS se introduce:
  corecţia bazei de calcul CAS (+/-) în vederea regularizării contribuţiei individuale CAS;
• în Dif.baza calc. CASS se introduce:
  corecţia bazei de calcul (+/-) în vederea regularizării contribuţiei individuale CASS;
• în Dif.baza calc. impozit se introduce:
  corecţia bazei de calcul impozit (+/-)- se introduc veniturile care nu fac parte din salariu, dar se impozitează, ca:
  • unele avantaje în natură,
  • corecţii ale bazei de calcul impozabile, de exemplu în cazul deducerilor acordate greşit.
    Corecţia nu se ia în considerare la calculul deducerii, adică nu influenţează venitul net, ci doar baza de calcul a impozitului.

Menţionăm, că în Stat de salarii, Reţineri/buget apar 3 câmpuri la baza de calcul CAS asigurat, a căror semnificaţie este:

  B.calc.CAS asig/sal. - pt. veniturile salariale
  B.calc.CAS asig/CI   - pt. indemnizaţiile din FNUASS - este indemnizaţia, 
                         indiferent de fond
  B.calc.CAS asigurat  - suma celor 2 câmpuri de mai sus.

La fel apar şi câmpurile pentru calculul CASS.

Deducerile personale se iau în considerare numai până la nivelul la care au putut fi deduse din baza de calcul a impozitului. Dacă aţi efectuat modificări în Deduceri personale, executaţi acolo Calcul total, iar în Stat de salarii Recalcul.

Dacă plata salariilor se face pe card bancar, se poate achiziţiona componenta respectivă la hSALAR (vezi cap.1.1.5). Dacă numai o parte din salarii se achită prin virament în cont bancar, se pot defini câmpuri dedicate.

Impozit pentru venituri din activităţi independente

Modul de calcul al impozitului este descris în Partea I, cap.3.1. Tipul impozitului stipulat prin contract este parametrizat de constantele:

IVG-DPL      Deducere personala lunara
IVG-IM1      1% (asociere cu microîntreprindere cu cota de 1%)
IVG-IM3      3% (asociere cu microîntreprindere cu cota de 3%)
IVG-IMF      Impozit final (proprietate intelectuală, sport, arendă, altele din D100)
IVG-IMP      Impozit pe profit (asociere cu plătitor impozit profit)

Reţinerile pentru unitate sau terţi se introduc de regulă manual.

La unele societăţi pot exista şi cotizaţii de sindicat, contribuţii la pensii private facultative. hSALAR conţine câmpurile dedicate acestor reţineri, numai că ele trebuie activate. Implementarea se va executa la cerere numai de către distribuitori, cum este descris mai jos:

b1) Cotizaţia de sindicat

Cotizaţia de sindicat poate fi reţinută pe stat la unele societăţi şi poate fi dedusă din baza de calcul a impozitului, în limita de maximum 1% din venitul brut realizat, conform art.24 din Legea 62/2011.
hSALAR conţine câmpurile neactivate:

S_M46S Cotizatie sindicat - deductibilă din baza de calcul impozit
S_M89S Cotizatie sindicat - reţinută de la asigurat
T5M46S Cotizatie sindicat - valorile lunare S_M46S

Din punct de vedere impozit şi declaraţie, cotizaţia este implementată, dar mai trebuie implementate:

• ataşarea câmpurilor la ferestre/liste
• calculul sau introducerea manuală a cotizaţiei în câmpul S_M46S
• preluarea câmpului S_M46S în S_M89S
• reţinerea sumei S_M89S de la salariat.

În D112, cotizaţiile de sindicat deduse lunar sunt cuprinse împreună cu ratele de pensii deductibile în Alte deduceri.

Variantă de implementare cotizaţie sindicat

b2) Pensia privată facultativă (Pilonul III)

hSALAR conţine câmpurile:

S_M46V - rată pensie facultativă deductibilă,
S_M89V - rată pensie facultativă de reţinută de la salariat,
T5M46V - rată pensie facultativă deductibilă, se preia în fiecare lună
         din S_M46V

Din punctul de vedere al impozitului mecanismul este implementat, dar mai trebuie implementate:

• ataşarea câmpurilor la ferestre/liste
• introducerea ratei deductibile în S_M46V pe fereastra Retineri/buget
• introducerea ratei de reţinut de la salariat în S_M89V pe fereastra Retineri/angajat
• reţinerea sumei S_M89V de la salariat.

Sunt deductibile cel mult 400 euro anual din baza de calcul impozit, iar

reducerea maximă a impozitului: 400 EUR x 10% = 40 EUR/an
Rata lunară deductibilă:        400 EUR/12 = 33.33 EUR/lună

Introduceţi lunar:

în Rata pensie facultativa = rata lunară conform contractului 
                             sau actului de aderare şi
în Pensie fac. deductibila =
 MIN(rata lunară, 400/12 x curs de schimb EUR în ultima zi a lunii)

În D112 nu există posibilitatea regularizării sumei deductibile anual. Ratele deduse lunar sunt cuprinse împreună cu cotizaţia de sindicat în Alte deduceri.

Variantă de implementare pensie facultativă

Observaţii:

• Această rată de pensie este reţinută de la salariat şi este virată de angajator numai pentru pensiile de tip pilon III, pensie care are la bază un contract între salariat şi firma de asigurare.
• Există şi variante în care rata nu este plătită de către salariat, ci este plătită doar de angajator sau de către amândoi.

Desigur, cele două tipuri de reţineri pot coexista.

Variantă de implementare simultană cotizaţie sindicat şi pensie facultativă

În mod asemănător se pot implementa şi primele de asigurare voluntară de sănătate, precum și serviciile medicale furnizate sub forma de abonament plătite de salariat, deductibile tot la nivelul de 400 euro/an sau abonamentele la facilitîţi sportive până la 100 euro/an.

Angajatorul are de regulă de achitat:

• contribuţia asigurătorie pentru muncă
• pentru grupa I sau II de muncă - CAS angajator.

Aici se mai poate urmări CAS, CASS calculat până la nivelul salariului minim suportat de angajator dacă este cazul,

Persoane cu mai multe contracte la acelaşi angajator

Din păcate, legislaţia nu precizează situaţia în care un salariat are 2 contracte la acelaşi angajator, însă totalul venitului nu ajunge la nivelul salariului minim. Mai jos arătăm o soluţie pentru rezolvare. Datele sunt preluate din Fereastra Contributii la nivel sal.minim. Trebuie marcat numai unul dintre salariaţi că nu este exceptat de plata contribuţiilor la nivelul salariului minim. Al doilea va fi exceptat, pe motivul Nu e cazul, altfel la însumarea celor două contracte se va dublla şi baza de calcul cu salariul minim şi datele nu se vor valida.

Contribuţiile calculate pentru al doilea contract se înscriu în câmpurile din „alt contract“ manual. Astfel, acestea se vor scădea din contribuţia suplimentară datorată de angajator (sunt indicate cu o linie roşie sumele de transcris).

Pentru fiecare salariat, pentru care baza de calcul CAS/CASS < salar minim, în fiecare lună trebuie specificat:

• Exceptat? D/N

Dacă este Exceptat, atunci se indică Motivul. Dacă Motivul este 5, atunci trebuie să fie depusă Declaraţia salariatului P_34 pentru fiecare lună.

Înformaţiile din Exceptat? si Motivul se preiau în luna următoare, dar în fiecare lună trebuie revizuite pe fereastra 18 pe baza situaţiei salariatului (ex. s-a pensionat, dar lucrează, s-a modificat total venituri din mai multe contracte, a depăşit vârsta etc.)

Costul total

Suma acestor obligaţii, plus sumele plătite salariatului reprezintă costul total al salariatului pentru angajator, ceea ce poate fi dezvoltat ulterior în contabilitatea de gestiune. În acest sens, se pot face implementări, în care costul salariaţilor poate fi contabilizat pe centre de cheltuieli. Pe ecranul Obligaţii/angajator apar 2 câmpuri, de exemplu:

  Salariu net  /cost %:     59.93
  Impozit+contr/cost %:     40.07
     (TOTAL          %:    100.00)

În exemplul de mai sus, salariatul primeşte 59.93% din totalul cheltuielilor efectuate de angajator (salariu brut+obligaţii angajator), iar 40.07% din cheltuiala totală se va vărsa la buget.

În cazul în care salariatul primeşte indemnizaţii din fondul de asigurare, cele 2 câmpuri pot arăta valori mai greu de interpretat, de exemplu:

 Salariu net  /cost %:     106.77
 Impozit+contr/cost %:      -6.77
    (TOTAL          %:     100.00)

În acest caz, salariul (de fapt, venitul) net se compune dintr-o sumă primită din fondul de salarii şi o indemnizaţie din fondul de asigurare.
În plus, o serie de obligaţii se reţin din contribuţiile datorate la fondurile de asigurare. Deci, venitul încasat de salariat este în acest caz mai mare faţă de costurile angajatorului.

Pe acest ecran pot fi ajustate:

• corecţia manuală a bazei de calcul CAS - se pot face ajustări ulterioare pentru declaraţii rectificative etc.
  • corecţie sau rotunjire CASS - are sens de exemplu dacă D112 nu se validează din acest motiv sau dacă se rectifică unele date.

==b) Venituri din alte perioade== - dacă se plătesc asemenea venituri, ele se înscriu pe acest ecran, astfel:

• Salar alte drepturi - pe lângă alte drepturi primite pentru luna curentă, se înscrie şi suma plătită pentru perioade anterioare.
• Justificare venit - cu F1 apare fereastra de ajutor de unde trebuie indicat un motiv pentru plata sumei (vezi în tabelul de mai jos)
• Perioada de început/sfârşit - cu F1 apare fereastra de ajutor cu perioadele din hSALAR. Se alege o perioadă, care se poate repeta şi ca perioadă de sfârşit dacă dreptul s-a acordat retroactiv pentru o singură lună.
• Venit brut - se indică aici NUMAI venitul plătit pentru perioada precedentă, poate fi egal sau mai mic cu Salar alte drepturi
• Se calculează automat proporţia acestui Venit brut (pe altă perioadă) în total VENIT BRUT şi se defalcă proporţional şi contribuţiile, deducerile aferente, deoarece ele trebuie raportate distinct.
• Suma încasată - reprezintă numai suma încasată pe perioade anterioare

În Declaraţia 112 se regăsesc informaţiile în listele cu asiguraţi.

Ecranul serveşte pentru introducerea datelor pentru salariaţii detaşaţi în luna curentă. Datele vor fi preluate şi în Declaraţia 112:

• Tip salariat detaşat - tastaţi F1 pentru regăsirea categoriei
• Stat in/din detaşat - tastaţi F1 pentru nomenclatorul statelor
• Indicaţi contribuţiile care se datorează.

Pe acest ecran se pot înscrie:

• ajustări ale indemnizaţiei de concediu de odihnă calculate automat
• zilele şi indemnizaţia aferentă concediului neefectuat.

În cazul salariaţilor care câştigă sub nivelul salariului minim, utilizatorul va fi atenţionat să completeze acest ecran. Salariatul poate fi exceptat de obligaţia ca angajatorul să plătească CAS şi CASS până la nivelul salariului minim din următoarele motive:

• vid - Nu este cazul
• 1 - Elevi, studenţi vârsta < 26 ani,
• 2 - Ucenici vârsta < 18 ani,
• 3 - Persoane cu dizabilităţi sau alte categorii < 8 ore/zi
• 4 - Pensionari cu limită de vârstă,
• 5 - Venit din mai multe CIM, cumulat >= salar minim.

Dacă înscriem, că persoana nu este exceptată, se va calcula CAS şi CASS la nivel salariu minim şi diferenţa care va fi suportată de angajator. Aceasta va apare şi în Centralizator obligaţii şi Contare.

În Declaraţia 112, cap.E3 privind impozitul la locul de muncă de bază există a serie rânduri, cu informaţii despre unele venituri suplimentare faţă de cele din salarii.

Vezi lista veniturilor asimilate şi contribuţiile calculate valabilă în anul 2025.

Logica grupelor din rd.8 este:

• 8.1. Prime, stimulente, alte sporuri - sumele se preiau automat din Stat de salarii, suma Alte drepturi+Prime, stimulente, alte sporuri
• 8.2. Venituri asimilate salariilor IMPOZABILE - aici se însumează tot ce se înscrie pe rd. 8.2.1 la 8.2.6, adică toate sumele care depăşesc plafoanele individuale, pentru care se calculează contribuţii
• 8.3. Avantaje în bani și în natură - tichete, diverse alte sume primite, se calculează cel puţin impozit, la unele şi contribuţii
• 8.4. Venituri neimpozabile, conform art.76 alin.(4) din Codul fiscal - sume care se încadrează în limitele prevăzute de Codul fiscal, nu se calculează contribuţii
• 8.5. Venituri neimpozabile, conform art.76 alin.(4/1) din Codul fiscal - sume care se încadrează individual în limitele prevăzute de Codul fiscal, dar suma acestora se ia în calcul pentru verificarea pragului de 33% din salariul de bază. Pentru sumele care depăşesc pragul se datorează contribuţii.

În cazul drepturilor pentru care se plătesc impozit şi contribuţii, sunt introduse şi articolele din Codul fiscal care au prevederi referitoare la obligaţia respectivă.

Pentru înscrierea acestor informaţii în Stat de salarii s-a creat ecranul: Venituri asimilate/avantaje.

Cum introducem diverse avantaje pe acest ecran? Să luăm un exemplu:

• s-au primit tichete de masă în valoare de 800 lei, care se preiau din Stat
• angajatorul achită chiria pentru salariat, în valoare de 1000 lei. Din aceasta, 810 lei (4050*20%) va fi suma neimpozabilă - se înscrie la cod 8530 şi pentru 190 lei se vor datora impozit şi contribuţii, deci se înscrie la cod 8340.
• salariatul a mai beneficiat de 150 lei indemnizaţie de delegare în cursul lunii, care se încadrează în limita deductibila, deci se înscrie la codul 8430
• angajatorul a mai suportat un abonament la activităţi sportive în valoare sub 100 euro/an, adică 125 lei/lună. Aceasta se înscrie la codul 8560.

Putem observa, că în ultimele rânduri s-au calculat: 33% din salariul de bază, suma care trebuie comparată cu acest plafon (810+125'935 lei). Deci plafonul nu s-a depăşit, nu se datorează obligaţii suplimentare.

În ultimele câmpuri sunt evidenţiate bazele de calcul pentru contribuţiile datorate.

S-au introdus în Dicţionar Veniturile asimilate care pot fi apelate cu F1 pe acest ecran. Utilizatorul poate să adauge şi alte poziţii dacă se urmăreşte logica acestor codificări:

Structura codului este: xxxx-dd-DCSIM=P, cu semnificaţia:

xxxx- un număr de ordine (pe baza numerotării rândurilor din cap.E3 din Ordinul
      165/7/1272/456/23 (18.)
dd  - cod D112 (E3_dd)
D   - intră în calcul plafon sal.bază x 33%
C   - intră în baza CAS
S   - intră în baza CASS
I   - intră în baza impozit
M   - intră în baza CAM
=   - se păstreaza codul şi valoarea la trecerea lunii
P   - venitul este plătit pe statul de salarii

Codurile de mai sus trebuie puse în aceeaşi ordine logică, iar caracterul P se introduce în ultimul câmp al codului.

Aşa cum se observă pe ecranele de mai sus, aici apar şi drepturi calculate în alte fişiere, cum sunt tichetele de masă.

Faţă de acestea, se mai pot adăuga diverse sume sau avantaje plătite de angajator. Chiar dacă în explicaţia poziţiilor am înscris IMPOZABIL sau NEIMPOZABIL, impozitul sau contribuţiile se calculează în funcţie de compoziţia codului introdus de noi.

În partea de jos a ecranului se poate studia, cât din sumele introduse se cuprinde în:

• pragul de 33% (numai avantajele care conţin „D“ în cod
• sumele care depăşesc pragul de 33%, dacă este cazul
• bazele de calcul CAS, CASS, impozit, CAM - numai influenţa avantajelor introduse pe acest ecran.

Alte avantaje care depăşesc limitele

Pentru drepturile care depăşesc limitele, precum şi pragul de 33%, recomandăm înscrierea acestora la codul:

• 8340-44- CSIM Orice alte sume sau avantaje în bani sau în natură, care se însumează în rd. 8.3.

Indemnizaţiile de delegare

Pentru determinarea sumelor neimpozabile/impozabile se poate apela cu F10, lansând Calculator diurnă.

În fişierul xls care apare se completează:

• salariul de bază (diurna nu poate depăşi de 3 ori salariul de bază/zi)
• numărul de zile lucrătoare
• numărul de zile de diurnă
• suma totală încasată.

În cazul diurnei în strănătate se mai introduc şi:

• cursul valutar EUR/USD
• diurna valabilă pentru ţara respectivă.

Vezi şi tabelul cu diurna aplicabilă în diverse ţări ...

Diverse tichete

Se înscriu tichetele de creşă, culturale, voucherele de vacanţă. Pentru acestea se calculează numai impozit.

Tichetele cadou

Normele de completare prevăd numai: rd.8.3.1.2 se completează cu valoarea tichetelor cadou, acordate salariaților potrivit legii.

Credem, că aici trebuie înscrisă numai partea tichetelor cadou care depăşeşte suma de 300 lei sau se acordă cu alte ocazii decât cele enumerate la art.76 (4) a), pentru care se datorează toate obligaţiile. Presupunem, că în acest rând trebuie introduse numai acestea, fiindcă ele se consideră avantaj, în baza art. 76 (3) h) din Codul fiscal.

În Dicţionar avem codul:

• 8312-73- CSIM Tichete cadou potrivit legii IMPOZABIL

Tichetele care se încadrează în suma de 300 lei şi se acordă cu ocaziile şi pentru persoanele prevăzute la art. 76 (4) a) se pot înscrie numai în total rd. 8.4., utilizând codul 8499-69-.

Lista cu venituri asimilate/avantaje

De pe ecranul Venituri asimilate/avantaje se poate apela cu F10 lista acestor avantaje în XLS pentru a avea o vedere de ansamblu.

Abonamente sportive suportate de angajat

Aceste abonamente suportate de angajaţi, se pot scădea din baza de calcul a impozitului, până la limita de 100 EUR/an.

În acest caz, abonamentul nefiind decontat/plătit de angajator, nu se consideră avantaj, ci se reduce baza de calcul a impozitului în Reţineri/buget, Dif.baza calc. impoz. introducând suma cu minus.

În varianta livrată programul este prevăzut cu o serie de liste, care se pot lista fie pentru toţi salariaţii, fie pe secţii sau formaţiuni de lucru, selectate cu ajutorul filtrelor aplicate anterior pe ecran. Listele mai late au şi variante A4 (cu mai puţine coloane), astfel încât să încapă şi pe hârtie A4 (portret).

Listele au un antet care conţine localitatea şi CIF.

• Listă de avans - se listează la acordarea primei chenzine
• Stat plată - drepturi - se listează la a doua chenzină
• Stat plată - reţineri - se listează la a doua chenzină
• Listă de semnături - se listează pentru confirmarea plăţii chenzinei II
• Listă extrase salariaţi - se pot lista extrase cu elementele statului de plată pentru 4 persoane pe o coală A4 şi se ataşează lângă suma primită la chenzina II (fluturaşi)
• Lista extrase sala.asim.
• Lista extrase colaboratori
• Ch.II: Recapitulare si chelt. - principalele elemente ale salariului şi cost total salariat
• Centralizator obligaţii - conţine bazele de calcul şi obligaţiile asiguraţilor şi angajatorului. Este o listă rezultată din însumarea simplă a contribuţiilor calculate pe salariat. Recomandăm folosirea listei cu titlu informativ, deoarece rotunjirea sumelor la nivel de angajator se face în Declaraţia 112.
  Aici sunt însumate bazele de calcul pe fiecare salariat.
  Între calculul pe salariat şi calculul pe total angajator pot exista diferenţe din cauza rotunjirii la leu întreg.
  De aceea, recomandăm să utilizaţi listele din meniul Raportari/Centraliz. obligaţii, unde aceste plafonări şi rotunjiri sunt efectuate şi rezultă şi sumele deductibile sau de plată. În Contare, diferenţele din rotunjire vor fi contate pe obligaţia respectivă, în articole distincte.
  Prezenta listă este recomandată mai mult contabilităţii de gestiune, unde se pot face setări pentru calculul costului cu salariile pe diverse centre de cheltuieli.
  Diferenţele calculate mai sus apar şi în Contabilitate cu articole de genul:
  Dif.D112-Stat 6451 = 4…
• Venituri asimilate/avantaje - lista veniturilor înscrise pe ecranul cu acelaşi titlu. Este în Excel.
• Acordare burse private - situaţia conţine datele centralizate ale beneficiarilor sumelor redirecţionate din impozitul pe venit. Cu ajutorul situaţiei devine mai uşoară virarea sumelor, toate datele regăsindu-se în acelaşi loc.
• Susţinere entităţi nonprofit - la fel ca mai sus.

Fişierul conţine principalele date salariale arhivate în vederea completării unor adeverinţe, calculul mediei zilnice pentru indemnizaţii asigurări sociale etc.

Dacă nu utilizaţi programul din prima lună a anului fiscal, puteţi să introduceţi opţional datele din statele de plată pe lunile expirate, astfel veţi putea obţine date anuale.
La fel, puteţi adăuga rânduri manuale pentru date CAS, CCI pentru a reconstitui stagiul/venitul unei persoane în ultimele 12 luni etc. Se pot adăuga şi scurte observaţii pentru justificarea ulterioară a datelor. Înregistrările manuale vor fi marcate cu M şi pot fi modificate sau şterse. Celelalte date - preluate din stat - nu se pot modifica.

Se pot face corecturi şi după depunerea unor declaraţii rectificative pentru a avea date corecte în arhivă. În acest caz se lansează operaţia:

• Import din Perioada anterioara.

Operaţia importă înregistrările dintr-o perioadă anterioară, dintr-o bază de date arhivă corectată. În prealabil trebuie lansată operaţia de Preluare în fişele acelei baze de date. Verificaţi/listaţi mai înainte înregistrările manuale!

Se pot realiza liste anuale filtrând un an anume, liste lunare pentru toţi salariaţii, liste pentru un singur salariat etc.

Datele din Fereastra/Date impozit se preiau din Statul de salarii, de regulă la Iniţializare perioadă, dar când doriţi să elaboraţi situaţii sau adeverinţe care trebuie să includă şi datele lunii curente, lansaţi operaţia:
Preluare din Stat de salarii !

Lista Date impozit evidenţiază printre altele venitul brut, venitul net, deducerile personale, baza de calcul, impozitul calculat, regularizările, salariul net.

Conţine zilele de stagiu şi zilele asimilate, indemnizaţiile din fonduri proprii şi din FNUASS, plafonul lunar al indemnizaţiei, baza de calcul al contribuţiilor datorate etc. Se pot lista Date CCI.

Datele respective se utilizează pentru calculul mediei zilnice a indemnizaţiilor de asigurări sociale (fereastra lansabilă cu F5 din Indemnizaţii).

Lista Date pentru indemnizaţii asigurări sociale

Lista se utilizează selectând un anumit salariat. Ea conţine bazele de calcul pentru indemnizaţiile de tip CCI şi pentru accidente de muncă. Sunt evidenţiate atât zilele de stagiu, cât şi cele de stagiu asimilat. Lista poate fi utilizată pentru verificarea calculelor la indemnizaţii, însă la calculul efectiv al indemnizaţiilor vă recomandăm să utilizaţi calculul mediei/zi din meniul Indemnizaţii asigurări sociale, unde vor fi direcţionate sume plafonate unde este cazul.

Dacă doriţi, puteţi introduce date din statele de plată manual pe lunile precedente pentru salariaţii, la care baza de calcul este dificil de calculat manual. După aceea, datele vor putea fi valorificate şi în meniul Indemnizaţii asigurări sociale.

Cu Fereastră/Date CAS/Vizualizare se pot vedea datele asiguraţilor, referitoare la baza de calcul contribuţii, zilele lucrate, zilele nelucrate, zilele şi coeficientul de stagiu, indemnizaţiile accidente din diferite fonduri (proprii, din FAAMBP). Pentru CAS sunt evidenţiate distinct bazele de calcul pentru venituri din salarii si din indemnizaţii (CI), deoarece modul de calcul a fost diferit în mai multe perioade. Se poate utiliza lista Date CAS.

Dacă doriţi să efectuaţi verificarea punctelor de pensie comunicate de CJPAS se parcurg următorii paşi:

• în Perioade, se înscrie salariul mediu efectiv pe ţară comunicat de INSSE pentru lunile din anul verificat,
• în Fişe de evidenţă porniţi Recalcul,
• listaţi Fişă stagiu şi puncte pensie pe ecran,
• verificaţi dacă datele comunicate corespund cu cele din evidenţă şi cu care au fost declarate în Declaraţiile CAS.

Pentru detalii vezi Fişe stagiu şi puncte de pensie.

Desigur, verificările respective au sens numai dacă aţi ţinut evidenţa cu hSALAR în anul respectiv, deci aveţi datele arhivate şi dacă modificările privind stagiile şi veniturile din declaraţiile CAS rectificative au fost adăugate şi în Fişe de evidenţă salarii.

Sunt arhivate aici datele referitoare la stagiul de contribuţie la bugetul asigurărilor pentru şomaj, baza de calcul, contribuţia calculată până în 2018. Astfel se poate stabili perioada contributivă a salariaţilor.
Începând cu 2018, contribuţia se defalcă de către organul fiscal din CAM.
Sunt preluate şi orele lucrate/de suspendare din D112.

Datele privind prezenţa se pot urmări pe fereastra dedicată. Lista Centralizator prezenţă conţine informaţii despre fondul de timp calandaristic, timpul efectiv lucrat, timp nelucrat din diferite motive etc. Recomandăm filtrarea unei perioade/unui an înainte de lansare, astfel vom putea obţine aceste informaţii şi însumat, nu numai lunar.

Se vor extrage din Foaie colectivă de prezenţă:

• Număr mediu salariaţi
• Număr efectiv la sfârșitul lunii

Totalul Numărului mediu trebuie împărţit la numărul de luni listate, astfel obţinându-se numărul mediu lunar al perioadei.

Numărul efectiv se ia din ultima zi a perioadei (de ex. 30 iunie).

Cu ajutorul acestor informaţii se vor putea furniza mai uşor informaţii pentru situaţia Date informative din bilanțul semestrial/anual sau diverse statistici.

Este o listă centralizatoare în Excel cu ajutoarele de tip CS, SU sau RT acordate în perioada pandemiei.

Adeverinţa pt. creştere copil se eliberează la solicitarea sau recalcularea indemnizaţiei pentru creşterea copilului până la 2 ani. Ea poate fi listată de aici, sau cel puţin datele pot fi transcrise în formularul primit, dacă se acceptă numai formularul.

Se elaborează astfel:

• se selectează luna naşterii copilului
• se selectează marca salariatului (F1)
• se tastează F10 şi se alege Listare document/editor office, editor intern sau extern
• se alege Adeverinţă pt. creştere copil
• se editează textul unde e cazul
• se salvează şi se listează.

Datele cuprinse în adeverinţă sunt pe 24 luni, începând cu luna naşterii copilului.

Vezi exemplul...

Observaţii:

• Modificările efectuate în editorul intern nu mai sunt disponibile după terminarea operaţiei!
• Dacă doriţi să păstraţi documentul modificat, utilizaţi varianta de operare cu editor extern. În acest caz programul porneşte un editor extern (Notepad) şi inserează aici tipul de document precompletat. De aici puteţi modifica şi lista documentul şi el se poate salva în orice loc şi sub numele ales.
  După ce aţi terminat lucrul cu editorul extern şi l-aţi închis, se revine automat în hSALAR.
  Dacă aţi lucrat cu editorul extern şi aţi salvat documentul, atunci ulterior puteţi revizui şi lista documentul din editorul extern.
  Pentru ca tabelul din Adeverinţă să nu fie decalat, utilizaţi un font fix (neproporţional), de exemplu Courier New.
  Pentru încadrarea documentului pe pagină, modificaţi dimensiunea fontului si setarea paginii. Setări recomandate:
  • Font: Courier New, Regular, 10.
  • Pagina A4: Left:15mm, Right:0mm, Top:15mm, Bottom:15mm, Header:sters

Recomandăm utilizarea variantei Office.

Despre datele listate pe Adeverinţă:

Venitul net care se listează pe adeverinţă conţine după caz:

• salariul net obţinut prin scăderea contribuţiilor şi impozitului din venitul brut, fără a lua în considerare reţinerile pentru angajator sau pentru creditorii salariatului. Venitul net conţine şi valoarea tichetelor de masă
• indemnizaţiile de asigurări sociale nete primite din fondul de salarii sau din fondul asigurărilor sociale
• indemnizaţiile nete primite pentru reducerea timpului de muncă.

Sumele de mai sus se cuprind în adeverinţă, indiferent dacă sunt impozabile sau nu.

Verificaţi datele de pe Adeverinţă şi dacă este necesar, modificaţi formula din tipul de document T551.

Datele introduse aici pot ajunge în 2 declaraţii:

• Declaraţia 205 - cap.3.4.
• Declaraţia 100 - cap.1.1.6

În Categorii de personal, filtrând Categoria VEN- se poate studia codul venitului în D100 (există 2 coloane, la unele venituri diferă codul pentru nerezidenţi), respectiv în D205.

În luna plăţii venitului, introduceţi persoanele şi veniturile realizate în Salarii/Fişe alte venituri. Se pot introduce veniturile ale căror cod începe cu VEN- …:

• Venituri din alte surse (conventii, expertize)
• Venituri din dividende
• Venituri din dobanzi
• Venituri din premii
• Venituri din jocuri de noroc cu impunere finala
• Venituri din lichidarea persoanei juridice
• Venituri din transfer titluri de valoare neimpoz.
• Venituri din transfer titluri de valoare

Completarea câmpurilor

Vezi în descrierea Declaraţiei 205 cap.3.4.

Listare selectivă

Datele introduse se pot lista per total, sau filtrând după: perioadă, CNP/marca, tip venit, numai cele din D100 etc. Ele pot fi exportate şi în Excel.

În meniul principal Salarii apare punctul de meniu Fişe de certificate medicale.
Serveşte pentru:

• arhivarea datelor din certificatele medicale, elaborarea ulterioară a situaţiilor, adeverinţelor etc.
• înscrierea cu Adăugare a certificatelor medicale din lunile precedente pentru:
  • a avea situaţia completă pe ultimele 12 luni, are sens numai pentru lunile de dinaintea implementării programului sau pentru noi angajaţi
  • a înscrie unele rectificări ale datelor din certificatele medicale, are sens numai dacă pentru lunile precedente s-au depus declaraţii rectificative
• înscrierea datelor certificatului iniţial pentru certificatele „în continuare“ din luna curentă. Are sens numai la implementarea programului.
• dacă se doreşte cuprinderea datelor şi din luna curentă, trebuie lansată mai întâi operaţia Preluare din indemnizaţii asig.

Adeverinţe concedii medicale

Plătitorii de indemnizaţii au obligaţia să elibereze adeverinţe din care să rezulte numărul de zile de CM aferent fiecărei afecţiuni în parte, pentru ultimele 12 luni, în vederea acordării certificatelor de concediu medical de către medic. Adeverinţa este prevăzută în Anexa 7 la Ordinul 15/2018.

La listare selectaţi marca, apoi listaţi Adeverinta cu conc. medicale varianta 12/24 sau varianta 12 sau 24 luni după cum se solicită de către casa de sănătate. Perioada se introduce la lansarea listei. Astfel, se poate lista pe ultimele 12 sau 24 luni, indiferent de perioada curentă din hSALAR şi data la care se solicită adeverinţa. Dacă se doreşte şi cuprinderea ultimei perioade, se execută mai înainte operaţia Preluare din Indemnizatii asig. Zilele calendaristice de concediu medical sunt totalizate pe coloane. Se poate lista adeverinţă şi pentru salariaţii care nu figurează în Fişe, deoarece nu au avut concedii medicale.

Exemplu de Adeverinţă CM - anexa 7

Exemplu de Adeverinţă CM - detaliată

Centralizator concedii medicale

Se poate obţine lista pe firmă a persoanelor care au beneficiat de concedii medicale, pe tipuri de afecţiuni, cu număr zile totale.

Intervalul cuprins în listele de mai sus este definit în constanta:

ACM-NRLUNI - Nr.luni in adeverinta concedii medicale

Lista concedii medicale

Conţine lista concediilor cu datele din certificatele medicale din ultimele 12 luni, pe firmă sau pe salariat.