În continuare, vom descrie modul de funcţionare a aplicaţiei hSALAR, în ordinea meniului general.

În acest fişier sunt descrise perioadele (lunile) pentru care se execută calculul salariilor. Cu Adăugare introduceţi perioadele următoare, de exemplu 2014.01 pentru luna ianuarie 2014. Aveţi grijă să înscrieţi toate lunile, în ordine calendaristică!

Zilele lucrătoare sunt marcate automat cu „X“, iar zilele de sâmbătă şi duminică sunt marcate cu „-“. Modificaţi numai dacă în luna respectivă există zile de sărbători legale, atunci în locul semnului „X“ puneţi „-“ pentru ziua respectivă. Conform art.139 din Codul Muncii, aceste zile sunt:

• 1 şi 2 ianuarie;
• prima şi a doua zi de Paşti;
• 1 mai;
• prima şi a doua zi de Rusalii;
• 15 august [Adormirea Maicii Domnului];
• 30 noiembrie [Sf.Andrei]
• 1 decembrie;
• prima şi a doua zi de Crăciun [25 şi 26 decembrie];
• 2 zile pentru fiecare dintre cele 3 sărbători religioase anuale, declarate astfel de cultele religioase legale, altele decât cele creştine, pentru persoanele aparţinând acestora.

Atenţie! Zilele de sărbători religioase (de ex. a doua zi de Paşti) se introduc conform zilelor de sărbători prestabilite din programele de verificare oficiale (conform ritului ortodox), deoarece dacă sărbătoarea pentru alte religii cade în luni diferite, se poate întâmpla, ca în luna în care cade sărbătoarea ortodoxă, vor fi mai multe zile lucrătoare, deci declaraţia 112 nu va fi preluată; iar în luna în care cade sărbătoarea unui alt cult, stagiul de cotizare să fie mai mic cu 1 zi.

Completaţi lunar cu titlu informativ:

• Data chenzina I;
• Data chenzina II.

După închiderea lunii şi salvarea datelor, se poate trece la luna următoare.

La efectuarea iniţializării unei noi perioade apar ferestre de interogare care atenţionează asupra faptului, că trecerea la o nouă perioadă este o operaţie critică, în prealabil baza de date trebuie salvată. Dacă se întâmplă un incident (de ex. o pană de curent) în timpul trecerii la lună nouă, atunci în mod obligatoriu se va restaura baza de date iniţială şi se va reporni Iniţializarea.

Atenţie!
După trecerea la luna următoare, declaraţia 112 a lunii precedente se şterge.
Dacă este necesară elaborarea declaraţiei pentru luna precedentă, operaţia se va efectua din baza de date arhivată.

Introducerea salariului mediu brut (comunicat pe www.insse.ro) în Perioade, cu Modif./Salar mediu brut pentru lunile perioadelor expirate are sens numai când se doreşte verificarea punctelor de pensie comunicate de casa judeţeană de pensii.

Pentru detalii vezi Fişe stagiu şi puncte de pensie.

Fişierul Personal conţine informaţiile legate de datele personale şi de încadrare ale unei persoane la un moment dat. Aici se introduc datele personale, informaţiile legate de angajare, lichidare, salariul de încadrare, programul de lucru sau alte date personale care pot influenţa calculul salariilor.

La intrare în Personal, apare o fereastră de meniuri (de culoare albastru închis), de aici se intră în fişierul de personal propriu-zis.

Primul din şirul meniurilor de comenzi al ecranului de Personal este Fereastra. Această „fereastră“ ajută la „dezvăluirea“ informaţiilor introduse într-un fişier în diferite grupări logice şi o vom întâlni şi la alte ecrane.

Comenzile care urmează pe ecran sunt Vizualizare şi Modificare. Prima permite numai studierea pe diferite ecrane a datelor introduse pentru persoana selectată, iar cea de-a doua permite modificarea datelor. Modificările se pot efectua pe mai multe ecrane, în funcţie de natura modificării.

Posibilităţi de a selecta o persoană:

1. poziţionarea cursorului pe persoana căutată
2. căutarea în zona de filtre - zona de filtre este zona de căsuţe din partea de jos a ecranului de fişier. Cursorul poate fi deplasat dintr-o căsuţă în alta cu apăsarea simultană a tastelor Ctrl → sau Ctrl ← în direcţia dorită. Dacă căutăm o persoană după nume, atunci deplasăm cursorul sub coloana Nume şi introducem secvenţa din numele persoanei căutate. Ca urmare sunt afişate toate persoanele al căror nume conţine secvenţa respectivă.

Comenzile de Vizualizare, respectiv Modificare pot fi utilizate în mai multe variante, în funcţie de calitatea persoanei pe care este poziţionat cursorul. Concediul medical din luna precedentă se urmăreşte numai pentru salariaţi.

Prin Adăugare se pot introduce noi persoane în evidenţă. Există unele câmpuri, a căror completare este obligatorie: marca, nume, prenume, secţia, casa de sănătate, sexul, categorie personal etc. În cazul în care cursorul se află pe un câmp, care poate fi completat cu valori predefinite, la apăsarea tastei F1 apare o fereastră de ajutor de culoare verde în care se regăsesc variantele de completare a câmpului respectiv. Când se selectează fereastră poziţia dorită, cu Enter varianta respectivă va fi înscrisă direct în câmp.

La adăugare persoane putem solicita „ajutor“ la completare categorie de personal, localităţi, sex, dată, stare civilă, cod COR etc.

Unele valori din aceste liste de ajutor - de exemplu funcţia/meseria - pot fi editate de utilizator cu tasta F10.

Completare date

În cele ce urmează ne vom limita la explicitarea modului de completare a unor date care sunt necesare pentru calculul salariilor. Celelalte câmpuri se pot completa opţional. Se pot face modificări pe ecranele:

  Date generale
  Drepturi-retineri
  Plecare
  Programare concediu de odihna
  Domiciliul

Pe ecranul date generale:

• Câmpul Ordinea serveşte pentru stabilirea ordinii în care se doreşte listarea persoanelor respective (poate fi acordată de exemplu după ierarhia ocupată în structura organizatorică). Ordinea poate fi organizată după preferinţă şi poate fi modificată şi ulterior. Persoanele pe acelaşi nivel ierarhic vor avea acelaşi număr de ordine. Persoanele cu acelaşi număr de ordine se vor lista în ordine alfabetică.
• Marca diferenţiază o persoană/un contract de muncă de celelalte în cadrul unităţii, fiind un număr intern, care poate fi dat după logica stabilită de angajator. Marca nu poate fi modificată ulterior, fiind un număr atribuit fiecărei persoane la introducerea în evidenţă. Ea poate să conţină numai cifre, caracterele nu se preiau de D112!
  Dacă o persoană are mai multe contracte succesive în acelaşi an fiscal, (de ex. lichidează şi se reangajează ulterior), atunci este de preferat să se folosească aceeaşi marcă, dacă venitul este de acelaşi fel (tip FF1 sau FF2, după caz).
• Cod numeric personal - programul verifică la introducere corectitudinea codului numeric personal. Dacă codul introdus este eronat, se afişează doar un mesaj de avertizare, pentru că codul poate fi şi un cod fiscal care nu se supune regulilor de formare CNP (de ex. la nerezidenţi).
  În cazul persoanelor cu mai multe contracte la acelaşi angajator, declaraţia 112 permite acelaşi CNP numai dacă persoana are un contract de muncă în capitolul A sau B şi încă un contract în capitolul C al declaraţiei.
• Nume - există unele câmpuri, a căror lungime este mai mare, decât cea care se vede pe ecran. De exemplu, câmpul Nume este de 20 caractere, dar pe ecran nu se văd la un moment dat decât 15 caractere. La introducerea sau modificarea numelui, textul alunecă în căsuţa de 15 caractere în funcţie de poziţia cursorului.
  Dacă Nume/Prenume s-a modificat în cursul anului, se trec ambele nume. În Personal păstraţi în cursul anului şi numele vechi, de ex: dacă Popescu Maria a primit numele Ionescu în urma căsătoriei, atunci veţi înscrie: Popescu (Ionescu) Maria. Această regulă se aplică pentru completarea fişelor fiscale.
• Iniţiala tatălui - se completează obligatoriu, informaţia este necesară pentru evdidenţa impozitului.
• Secţia - la societăţi mai mari, unde personalul este grupat pe secţii, subunităţi etc. se poate organiza evidenţa pe aceste subdiviziuni. Adaptarea listelor, a contabilizării etc. în funcţie de codul de secţie trebuie solicitată de la distribuitor. La societăţi mici codul de secţie nu are relevanţă. La societăţile cu subunităţi care raportează impozitul pe salarii centralizat, în Cataloage/Secţii se completează Cod id. fiscală la secţiile (subunităţile) corespunzătoare, astfel impozitul se va însuma în D112 pe subunităţi.
• Casa de sănătate - se completează pe baza declaraţiei angajatului cu codul casei de sănătate la care este arondat angajatul respectiv.

Este un câmp definitoriu pentru obligaţiile care se vor calcula pentru persoana respectivă. Este important să fie selectată categoria corespunzătoare activităţii salariatului. Descrierea detaliată se regăseşte în Cataloage/Categorii de personal. Pe lângă categoriile livrate, utilizatorul poate defini categorii noi.

Verificaţi obligaţiile de plată cu care s-a livrat aplicaţia şi modificaţi la categoriile la care interpretaţi în mod diferit legislaţia, sau aceasta s-a modificat între timp!

Calitatea este o grupă de care aparţin mai multe categorii de personal. Contarea salariilor şi gruparea listelor se face în funcţie de această caracteristică.
Detalii în Cataloage/Categorii de personal.
Noţiunea folosită în hSALAR necesită câteva explicaţii.
Menţionăm, că referirile la fişe fiscale (FF1 sau FF2) se utilizează în continuare până la clarificarea modului de raportare a impozitului pe anul 2012.

a) SALARIAT

Salariat cu contract de muncă, indiferent de durata acestuia sau de programul de lucru.
La modul general, în Categorii de personal se definesc caracteristicile:

  D112-Tip asig. A/B  : 1
  D112-Tip asig. C    :
  Pensionar ?         :      - poate fi şi D
  Tip venit           : FF1  - dar FF2/AS1 dacă e cumul funcţii
                             - dar FF1/01 dacă e scutit de impozit
  Tip CAS             : IA
  Tip ACC             : A
  Tip somaj           : IA   - dar vid, dacă e pensionar
  Tip CASS            : IA
  Tip CCI             : A
  Tip FGS             : A    - vid, dacă angajatorul e instituţie publică
  Cota CAS            : 3    - dar poate fi şi 1 sau 2
  Indicativ cond.spec.:      - se completează numai pt. cota CAS 1

Pentru fiecare variantă evidenţiată în coloana din dreapta, trebuie definită o categorie aparte de personal (dacă există la angajator), chiar dacă calitatea lor este comună.

b) SALARIAT ASIMILAT

Venituri asimilate salariilor cf. art.55 (2) din Codul fiscal. Pot exista excepţii de la contribuţiile datorate.
Tip venit poate fi:

  FF2/AS2 - drepturi administratori cu contract de administrare
  FF2/AS3 - membrii fondatori ai SC constituite prin subscripţie publică
  FF2/AS4 - reprezentanţi AGA, membrii consiliului de administraţie, cenzori
  FF2/AS5 - reprezentanţi în organisme tripartite
  FF2/AS7 - alte drepturi de natură salarială
     Considerăm, că se includ aici categorii de tipul:
     - administrator cu contract
     - cenzor
     - dependent (reconsiderat de organele fiscale după natura activităţii)
     - director cu contract de mandat
     - asociat unic
     - consilieri locali (COL-CON) etc.

c) COLABORATOR

Persoanele ale căror contribuţii sunt definite ca pentru venituri din activităţi independente (Titlul IX/2, cap.II din Codul fiscal) sunt denumite generic colaboratori în hSALAR.

Colaboratorii se introduc în Personal, chiar şi cei care realizează venituri din expertize, asociere sau agricultură, deoarece datele lor se raportează nominal în D112 !

Impozitul poate fi, în funcţie de contract:

  IMA       Colaborator-impozit anticipat (10%)
  IMF       Colaborator-impozit final     (16%)

Se includ veniturile din:

• convenţii civile
• agenţi, mandatari, comisionari
• drepturi de autor
• expertize
• asocieri
• etc.

Vezi recomandările privind modul de introducere a datelor pentru diverse categorii de colaboratori.

Modul de alegere a categoriei este mai dificil pentru venituri din activităţi independente şi alţi colaboratori, de aceea redăm o situaţie centralizatoare:

(1 Impozit pe venitul microîntreprinderii, se raportează în D112!
(2 Impozit profit, se raportează în D100!
(3 Impozit pe venituri din valorificarea produselor agricole, valabil numai până la 1 februarie 2013!

d) ASIGURAT

Includem numai asociaţii cu contracte de asigurare încheiate individual, dar pentru care contribuţiile se calculează şi se virează de angajator.

• Ante: [data I.angaj. - data primei angajări
• Unit: [data angajare - data angajării la unitatea actuală. Este obligatoriu de completat pentru declaraţia 112.
• contract - nr. înregistrare/data la angajator
• inregistr.ITM - contractele de muncă mai vechi au un număr de înregistrare dat de ITM. Acum, se poate introduce o numerotare a contractelor transmise prin Revisal, sau se repetă număr contract.
• tip contract - trebuie specificată natura contractului de muncă (determinat, nedeterminat).
• tip venit - tipul de venit, care se va completa pentru persoana respectivă. Se preia din Cataloage/Categorii de personal în funcţie de categoria persoanei.

De exemplu pentru:

   - salariaţii obişnuiţi     - FF1 1 - venit la funcţia de bază;
   - cenzori                  - FF2/AS4 - venituri în afara funcţiei de bază;
   - asociat unic             - FF2/AS6;
   - salariaţi cumul funcţii  - FF2/AS1;
   - colaborator - impozit anticipat - IMA
   - colaborator - impozit final     - IMF
   - asigurat (asociat)       - necompletat (nu se reţine impozit)
    (codurile FF1, FF2 provin din vechile tipuri de fişe fiscale).

• pers.cu handic. - dacă se ia în considerare ca persoană cu handicap, la vărsământul pentru persoane cu handicap, înscrieţi „D“.

Pe ecranul drepturi - reţineri:

• Scut. cf.OUG13 de la - se utilizează numai la şomaj tehnic scutit de contribuţii (OUG 13). Se înscrie prima lună de scutire. În anul 2013 nu se aplică facilitatea.
• până la - programul calculează 6 luni de scutire.
  Începând din 2011 nu se mai aplică.
• Scut. cf.OUG6(SRL-D) - se înscrie „D“ numai dacă salariatul aparţine de categoria scutită de CAS angajator la tip societate SRL-Debutant (tineri întreprinzători)
• forma de salarizare - acord, regie sau necompletat. Dacă nu se completează, persoana nu se va introduce nici în Foaia colectivă de prezenţă. Se consideră, că persoana primeşte doar o indemnizaţie (de ex. cenzor, membru AGA, colaborator), care se înscrie în Stat de salarii la Alte drepturi, iar în acest caz în D112 este considerată întreaga lună ca stagiu. Dacă pentru unele categorii validările din D112 solicită totuşi zile lucrate, acestea se pot introduce în Stat de salarii/Modificare prezenţă.
• program - ore/zi - nr.ore/zi program conform contractului de muncă,\\Obs. Program scurt - în unele situaţii angajaţii pot avea un program de numai 2-3 ore pe lună. În aceste cazuri, înscrieţi în Personal numărul de ore lucrate zilnic din programul normal 8 ore şi salar bază 0. Înscrieţi în prezenţă zilele de prezenţă şi NN în restul zilelor. Înscrieţi câştigul în Alte drepturi din Stat de salarii.
• norma - ore/zi - nr.ore/zi pentru normă întreagă (6,7,8 ore/zi).
• coeficient stagiu - reprezintă stagiul aferent programului de lucru.
  Dacă numărul de ore/zi reprezintă o normă întreagă: coef.stagiu=1
  Dacă numărul de ore/zi reprezintă o fracţiune de normă, atunci: coef.stagiu = program ore pe zi/norma ore pe zi. Ex. 4/8=0,5 sau 3/8=0,3750 Stabilirea acestui coeficient are influenţă asupra numărului de zile de stagiu raportat.
• stagiu - calculul stagiului (vechimii) în muncă se face automat pe baza datei primei angajări, la care se poate aplica o corecţie dacă salariatul a avut întreruperi de la prima angajare sau dacă nu a lucrat cu normă întreagă. Nu coincide cu stagiul de cotizare la diferite fonduri de asigurare!
  
  După implementarea programului, corecţiile se fac automat pe baza pontajului (perioadele neincluse în vechime, pontate cu NN) sau a duratei normale de lucru. În cazul în care se acordă spor de vechime, trebuie să apelaţi la asistenţă de specialitate pentru efectuarea setărilor corespunzătoare.
  
  
• salar bază actual - conform contractului de muncă şi a actelor adiţionale ulterioare de modificare. În câmpul precedent este reţinut şi salariul de bază precedent, cu titlu informativ.
  În cazul Asiguratului (asociat cu contract individual de asigurări sociale), reprezintă suma cuprinsă în contractul de asigurare.
• zile CO-drept - număr zile de concediu de odihnă la care are dreptul salariatul. Se poate urmări, câte zile s-au consumat în anul curent, neincluzând luna curentă. Acest lucru se face prin cumularea zilelor de concediu de odihnă trecute în foaia colectivă de prezenţă. În primul an de utilizare a programului, numărul este relevant doar dacă toate pontajele din acel an au fost introduse în program.
  În zile CO-an crt se însumează numărul de zile din lunile precedente.

Pe ecranul Plecare:

• data plecării, eventual motivul plecării, locul de muncă următor.

Observaţie: Data angajării este prima zi de lucru în unitate, iar data plecării este ultima zi calendaristică în care persoana mai are calitatea de angajat (poate fi şi zi nelucrătoare).

Pe ecranul Programare concediu de odihna:

Programarea este o situaţie obligatorie conform Codului muncii. Ea se face până la sfârşitul anului pentru anul următor.
Se pot înscrie 3 perioade manual la fiecare persoană cu numărul de zile aferente.
De exemplu:

    zile CO-drept : 22
    ....
    CO-per.1      : iunie-august
    CO-per.1-zile : 15
    CO-per.2      : decembrie
    CO-per.2-zile :  5
    CO-per.3      : la cerere
    CO-per.3-zile :  2

După înscrierea datelor pentru toţi salariaţii, situaţia se poate lista cu utilitarul de listare apăsând F10 (vezi descrierea utilitarului mai jos).

Pentru completarea listei se poate proceda în 2 moduri:

1. se tipăreşte un formular gol cu datele salariaţilor activi, se consultă fiecare salariat, se înscriu datele de programare şi salariatul semnează.
2. se adună informaţiile şi se completează programarea în hSALAR, după care se tipăreşte lista şi se semnează de salariaţi.
   Se poate proceda şi la completarea primei perioade în hSALAR, restul fiind completat manual.

La completare se folosesc:

Fereastra fişier:       06 Programare concediu de odihnă
Vizualizare/Modificare: 06 Programare concediu de odihnă

Cu componenta Documente de tip office şi vizualizare fotografii se poate realiza şi o listă în Word/OpenOffice. Pentru mai multe informaţii vezi detaliile.

Pe ecranul Domiciliul:

În cazul domiciliului, există un ecran dedicat şi datele se introduc în câmpuri diferite (strada, număr, bloc etc.). Pentru oraşe mai mari, codul poştal al localităţii trebuie completat manual (ultimele 3 caractere).

Persoanele fără domiciliu în România: se introduc cu adresa în localitatea „Fără domiciliu“. Completaţi datele de reşedinţă în România la rubrica „flotant“.

Important! Persoanele care au lucrat în unitate nu se şterg din Personal, chiar dacă au plecat. Recomandăm, ca datele acestora să rămână disponibile cel puţin 12 luni după plecare, fiindcă în cazul în care persoana este reangajată în mai puţin de un an şi intervine un concediu medical, datele sunt necesare pentru calculul drepturilor.
În plus, s-ar putea ca datele să fie necesare pentru completarea unor declaraţii pe perioade expirate.

Operaţiile se lansează din fereastra albastru închis care apare imediat după selectarea meniului Personal.

1. Recalcul este operaţia prin care se recalculează toate valorile câmpurilor care conţin formule. De exemplu, în listele de personal, prin Recalcul se adaugă zilele de concediu de odihnă consumate în luna curentă din Stat de salarii, sau se recalculează stagiul incluzând şi datele lunii curente.
2. Indexare salar de bază - prin această operaţie se pot indexa toate salariile de bază cu acelaşi procent, mai întâi însă trebuie introdus procentul respectiv în Constante şi funcţii la constanta SAL-INDEX.
   Prin operaţie, este indexat salariul de bază precedent (din luna anterioară) cu cota SAL-INDEX.
3. Export în Excel/Open Office - dacă există opţiunea Export în Excel, datele principale se pot exporta pentru prelucrări ulterioare.

Dacă nu dorim ca toate persoanele să figureze în aceeaşi situaţie, trebuie mai întâi ca să selectăm pe ecran persoanele, secţia etc. pentru care dorim să obţinem o anume listă. Pentru început vă recomandăm lansarea listelor pe ecran pentru familiarizare.
Conţinutul listelor poate fi diferit, în funcţie de implementarea aplicaţiei.

Dacă se doreşte listarea numai pentru persoanele active în luna listării, se alege o fereastră diferită de fereastra Toţi (Salariaţi, Colaboratori etc.) şi în coloana „S“ se selectează D (are statut de angajat în luna crt.).

• Lista persoanelor asigurate - lista cu CNP şi calitatea pentru persoanele care contribuie la CASS.
• Lista de personal - data naşterii, domiciliul, actul de identitate, starea civilă, nr. copii;
• Situaţia sănătăţii - CNP, casa de sănătate, data naşterii, domiciliul, stare civilă, nr. copii, stare sănătate, grupa sanguină
• Situaţia militară - dacă există asemenea evidenţă la angajatori;
• Situaţia pregătirii - conţine profesia de bază şi nivelul de studii;
• Situaţia încadrării - date referitoare angajare, tip fişă fiscală, Cod COR, funcţia, forma de salarizare, coeficient stagiu etc.
• Situaţia drepturi-reţineri - stagiul realizat, salar bază, zile CO
• Fişe de salariaţi - fişe individuale cu toate datele persoanei. Se poate introduce şi în dosarul salariatului.
• Adeverinţă - se poate lista o adeverinţă de angajare pentru toţi salariaţii, care preia datele persoanei. Scopul eliberării se înscrie manual, direct pe listă.

Din Personal se pot lista şi o serie de alte documente/formulare personalizate, care pot fi necesare în activitatea de personal-salarizare.
Pentru listare, procedaţi astfel:

1. selectaţi un angajat,
2. apăsaţi tasta F10 Listare document. Dacă alegeţi listare cu editor intern, datele trebuie editate şi listate imediat după editare. Ele pot fi salvate temporar cu CTRL W . La editorul extern se deschide de regulă Notepad şi lista poate fi salvată pentru utilizări ulterioare sau arhivare.
3. la fereastra de interogare răspundeţi DA,
4. alegeţi un tip de document,
5. tipul de document se completează cu datele angajatului şi documentul generat apare pe ecran. Puteţi să editaţi documentul direct pe ecran: corecturi date, număr de înregistrare, inserare/ştergere rânduri etc.

Listare document/editor extern

În Parametri se poate defini cu ce editor extern să se deschidă documentele:

  // notepad.exe
  // wordpad.exe
  // winword.exe - MS Office
  // swriter.exe - Open Office
  EDI_EXT := "wordpad.exe"

Pentru încadrarea corectă în pagină, selectaţi întregul text (Ctrl A) şi modificaţi tipul fontului într-un font fix (Courier new), dimensiunea fontului, eventual şi marginile paginii. Dacă lista este mai lată, modificaţi orientarea paginii în peisaj.

În cazul utilizării unui editor extern, puteţi naviga în paralel în fereastra hSALAR pentru a culege informaţiile necesare pentru completarea documentului.

Documentele care se pot lista cu F10 sunt:

Prezentăm mai jos documentele livrate în varianta de bază. Pentru documentele din fig.2b, documentele sunt prezentate în Partea II, cap.1.1.7.

Adeverinţă angajat

Atestă că persoana respectivă are calitatea de angajat la angajatorul respectiv.

Adeverinţă salariu

Include salar bază++ (sporuri permanente incluse) din Personal şi salariul net din Stat de salarii, dacă venit brut=salar baza++, altfel salariul net (teoretic) trebuie calculat cu Calculator salarii şi înscris cu copy/paste.

În cazul în care salariul net trebuie calculat, utilizaţi varianta Listare document/editor extern, iar după lansarea editorului reveniţi în fereastra hSALAR, alegeţi Calculator salarii, faceţi calculele şi copiaţi datele în adeverinţă.

Pentru completarea formularelor pentru bancă cu salar baza++ şi salar net, utilizaţi tot Calculatorul de salarii.

Declaraţie venituri colaboratori

Funcţionează în variantele cu editor intern, extern şi office.
Este un document conceput de noi pentru declararea situaţiei colaboratorilor.
După cum se observă şi din tabelul de mai sus, calculul contribuţiilor depinde şi de celelalte venituri realizate de colaboratori. De aceea, recomandăm să solicitaţi de la aceste persoane o asemenea declaraţie pe propria răspundere.

La proprietate intelectuală (drept autor), convenţii civile, expertize contează la calculul contribuţiilor dacă realizează şi alte venituri din salarii, pensii etc. Vezi detalii referitoare la excepţii contribuţii în Partea I, cap.3!

După obţinerea declaraţiei, verificaţi categoria înscrisă în Personal şi dacă persoanele respective au fost încadrate corect.

Adeverinţă asigurat CASS

Atestă calitatea de asigurat din punct de vedere al asigurărilor de sănătate.
Se preiau şi datele coasiguraţilor introduşi în Deduceri personale.

PV restituire carnet de muncă

Model recomandat de noi pentru înmânarea carnetelor de muncă primite din custodia ITM.

Programare concedii odihnă (N)

În Personal tastaţi F10, Listare document/editor intern şi selectaţi documentul. După generarea listei tastaţi Ctrl W şi listaţi.

În acest caz, dacă lista depăşeşte 65.000 de caractere, ea nu se poate modifica, apare mesajul: Text prea lung, modificare nereusita !, dar se poate lista forma nemodificată.

Decizie de actualizare COR (N)

Deşi nu este prevăzut în mod expres de legislaţie, recomandăm întocmirea unei decizii a conducerii pentru consemnarea modificării clasificaţiei.
Lista va conţine numai angajaţii activi care au calitatea SALARIAT, enumerându-se vechiul şi noul cod C.O.R., precum şi denumirea ocupaţiei.

Observaţie
La cerere se pot implementa şi alte formulare, începând cu codul P_40 în Tipuri de documente. Păstraţi intervalul P_20-P_39 pentru documente/formulare furnizate de HAMOR Soft.

Numai cei care au calitatea de SALARIAT cu contract de muncă, la locul de muncă de bază, au dreptul să obţină deduceri personale la calculul impozitului pe venit. În această categorie sunt incluşi şi pensionarii care cumulează pensia cu salariul.

Deducerile se actualizează lunar. Se introduc numai persoanele pentru care cel puţin într-o lună din anul fiscal angajatul a beneficiat de deducere. Dacă naşterea unui copil a avut loc pe 28 martie şi dacă salariatul a depus declaraţie în acest sens până la calculul salariilor pe luna martie, are deja dreptul la deducere pentru luna martie. Dacă condiţia de întreţinut încetează pe parcursul lunii, în luna respectivă încă se poate aplica deducerea.

În Deduceri personale se introduc persoanele respective în funcţie de calitatea lor (deducere proprie, soţ/soţie, copil, altă rudă până la gradul II). Vezi şi gruparea rudelor până la gradul IV.

Se completează:

Tip deducere                Câmpul                     Valoarea pentru
                                                    acordare    neacordare
---------------------------------------------------------------------------
- Deducere proprie          Deducere luna crt.?          1            0
- Deducere soţ/soţie,
  copil, altă rudă          Numar întreţinuţi            1            0

- Semnificaţia câmpului: Are drept la deducere ? D/N

Au drept la deducere personală cei care au funcţia de bază în unitate şi au statut de angajat în luna curentă. În prima lună a angajării - dacă angajarea a avut loc în cursul lunii - deducerea se acordă numai de primul angajator, în limita venitului realizat la acesta.

Dacă salariatul se angajează în luna curentă, în deduceri personale apare „?“ la întrebarea „Are drept la deducere ?“. Dacă nu-i acordăm deducerea, atunci în Stat de salarii apare avertismentul: * Deduceri=0, corect ? …

După trecerea la lună nouă, se vor copia automat deducerile din luna precedentă. Datele se vor actualiza numai la salariaţii la care sunt modificări la persoanele întreţinute, dacă apar modificări în veniturile lor, sau la acordarea deducerilor din luna următoare angajării.

Documentul pe baza căruia trebuie operate deducerile este declaraţia salariatului.

După introducerea/modificarea datelor se execută operaţia Calcul total, după care se lansează Recalcul în Stat de salarii.

Observaţii

• Deducerile sunt luate în considerare până la 4 persoane întreţinute inclusiv.
• Dacă o persoană nu mai satisface condiţia de întreţinut, în luna următoare după încetarea condiţiei, îi corectăm deducerea la valoarea zero.
• Persoanele întreţinute pot avea un venit maxim de 250 lei.
• La venit brut lunar de 3.000 lei şi peste al salariatului, deducerile nu se iau în considerare.
• Deducerile personale greşit acordate se corectează începând cu luna în care se observă eroarea. Impozitul calculat în Stat de salarii se va rectifica manual până când va ajunge la valoarea cumulată corectă. La sfârşit de an se pot corecta coeficienţii cu Modificare/Deduceri proprii-an.

Fomular declaraţie salariat

Datele pentru deduceri personale se înscriu din declaraţia pe propria răspundere a salariatului. Se listează faţă/dos, pentru a lista şi instrucţiunile de completare pe verso.

Dacă în cursul anului se completează o nouă declaraţie, pentru că au avut loc modificări în condiţia persoanei respective, putem s-o listăm direct din Deduceri personale. În acest caz trebuie filtrată persoana respectivă, şi atunci declaraţia va fi gata completată pe numele angajatului selectat.

Situaţii în care este indicată solicitarea declaraţiei:

• până la 15 ianuarie cu:
  • datele personale definitive,
  • solicitarea unor deduceri din impozit/baza impozabilă pe anul precedent, în funcţie de facilităţile fiscale aplicabile
  • întreţinuţii pentru anul în curs
• la angajarea unui nou salariat;
• la modificarea unor date personale;
• la modificarea datelor întreţinuţilor.

În acest formular s-a prevăzut şi o coloană pentru coasiguraţii întreţinuţi care pot fi cuprinşi în declaraţia 112.

Salariatul mai poate declara dacă:

• achită lunar cotizaţia sindicală
• achită contribuţii la fondurile de pensii facultative - Pilonul III

Adeverinţă celălalt părinte

Se acordă angajatului cu copii, ca dovadă a deducerilor acordate sau neacordate angajatului. Astfel, celălalt părinte va putea demonstra la locul său de muncă dacă poate beneficia de eventuale deduceri. Se poate lista filtrând marca angajatului.

Declaraţie întreţinut

Formularul pentru declaraţia pe propria răspundere a persoanei aflate în întreţinere se poate lista tot din Deduceri personale şi se solicită de la cei care sunt persoane majore, întreţinute de salariat. Pentru soţi şi părinţi s-a prevăzut şi o rubrică în care pot solicita calitatea de coasigurat.

Venit maximal

Din anul 2005 este dat în suma fixă de 250 lei, care reprezintă venitul maxim admis pentru obţinerea deducerii în cazul întreţinuţilor majori.

Venit efectiv

Venitul efectiv trebuie completat pentru toţi întreţinuţii majori. Dacă nu au venit, se completează cu 0, deci câmpul nu trebuie lăsat vid. Programul nu îl completează în mod automat, deoarece angajatorul trebuie să se convingă din documente, dacă persoanele întreţinute au sau nu au venituri. Pentru aceasta se poate lista Declaraţie întreţinut care se solicită de la ruda majoră întreţinută, care trebuie să fie de acord cu statutul de întreţinut şi să-şi declare venitul, dovedit şi cu documente.

Deducere copil

Dacă un copil minor împlineşte 18 ani în cursul anului fiscal, va trebui completat venitul efectiv. Nu îl mutaţi la Deducere-Alta în cursul anului, un întreţinut trebuie să apară o singură dată. La copiii minori venitul nu trebuie completat.

1)" *** Nu are dreptul la deducere..."
2)" *** Deducere: 1 sau 0"
    (1 - salariatul are drept de deducere în luna respectivă,
     0 - nu are drept de deducere)
3)" *** Număr întreţinuţi: 1 sau 0
    (1 - persoana este întreţinută în luna respectivă,
     0 - nu îndeplineşte condiţiile de a fi întreţinută)
4)" *   Analizaţi dreptul la deducere..."
5)" *** Are dreptul la deducere..."

Deducerile pentru un salariat sunt însumate cu operaţia Calcul total.
Lansaţi această operaţie după efecuarea modificărilor în Deduceri personale. În Stat de salarii se vor prelua coeficienţii din rândurile de total (T).

Înainte de declararea anuală a impozitului trebuie lansată operaţia Totalizare!

În hSALAR există 2 tipuri de mesaje de eroare, care apar pe ultimul rând al ecranului, marcate astfel:

*) avertisment - programul sesizează lipsa unor date sau incoerenţa altora, fără ca acestea să influenţeze în mod esenţial continuarea lucrului. Ecranul se poate părăsi lăsând problema nesoluţionată, urmând ca să se revină asupra ei pe parcurs;
***) eroare - programul atenţionează asupra faptului, că lipsesc date esenţiale pentru corectitudinea calculelor.

Pot să apară 2 situaţii:

• nu se permite părăsirea ecranului până la completarea datei corecte;
• eroarea apare după verificarea coerenţei datelor din mai multe fişiere şi trebuie corectată în fişierul iniţial.

Menţionăm, că deşi programul este prevăzut cu mai multe verificări de acest gen, operatorul trebuie să respecte succesiunea efectuării operaţiilor şi să verifice cel puţin prin sondaj rezultatele obţinute!

La Iniţializare perioadă, se execută şi Calcul total în Deduceri personale.
Poate să apară mesajul: „Nr. articole cu erori/avertismente…“

După terminarea iniţializării, selectaţi fereastra Lista erori/avertismente, analizaţi mesajele şi rezolvaţi erorile/avertismentele.

Coasiguraţii sunt persoanele întreţinute pentru care se solicită calitatea de coasigurat la asigurările sociale de sănătate. Au dreptul numai soţul/soţia sau părinţii asiguratului. Copiii minori se consideră asiguraţi. Calitatea poate fi solicitată pe formularul declaraţie întreţinut.

Dacă este cazul, în Deduceri personale câmpul Coasigurat? trebuie completat astfel:

• „D“- solicită calitatea de coasigurat,
• „N“- implicit - nu este coasigurat.