Din 25 mai 2018 a intrat în vigoare Regulamentul UE privind protecţia datelor cu caracter personal 064.), prescurtat RGDP sau GDPR. Prevederile sale se pot descărca de pe site-ul Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Datelor cu Caracter Personal. Acolo se mai regăsesc şi alte materiale utile:

• un Ghid orientativ
• un Ghid de aplicare a legii etc.

Regulamentul protejează de fapt datele persoanelor fizice, care trebuie colectate numai dacă acestea sunt neapărat necesare şi nu trebuie divulgate persoanelor neautorizate.

În Regulament se prevede printre altele:

Cf. art.9, se interzice prelucrarea de date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenenţa la sindicate şi prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viaţa sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.

Cf. art.5, datele trebuie să fie printre altele:

• adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor“);
• exacte şi, în cazul în care este necesar, actualizate; trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt şterse sau rectificate fără întârziere („exactitate“);
• păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depăşeşte perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele („limitări legate de stocare“);
• prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecţia împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale şi împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate şi confidenţialitate“).

Cf. art. 6., prelucrarea este legală numai dacă şi în măsura în care se aplică cel puţin una dintre următoarele condiţii:

• persoana vizată şi-a dat consimţământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
• prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;
• prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine operatorului;
• prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;
• prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care serveşte unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorităţii publice cu care este învestit operatorul etc.

La art.30 sunt prevăzute evidenţele necesare activităților de prelucrare. Cf. alin. (5), întreprinderile cu mai puţin de 250 angajaţi au mai puţine obligaţii în acest sens, cu excepţia situaţiilor în care se prelucrează date speciale.

Autoritățile publice sau alte organisme care prelucrează date personale pe scară largă au obligaţia de a desemna şi un responsabil cu protecţia datelor, pentru alte entităţi este numai o recomandare.

Vezi extrase cu principalele prevederi din Regulament ...

Recomandări

• inventariaţi, dacă toate datele de Personal înscrise în hSALAR sunt absolut necesare şi dacă ele sunt actualizate în mod corespunzător
• în dosarul personal al salariatului introduceți numai documentele prevăzute de lege
• în privinţa datelor referitoare la salariaţi/colaboratori cereţi consimţământul scris al acestora
• eventual, se pot încheia acte adiţionale la contractele de muncă
• se poate completa Regulamentul Intern, contractul colectiv etc. cu prevederi privind confidențialitatea şi păstrarea adecvată a datelor personale etc.
• verificaţi păstrarea documentelor din dosarele personale, a copiilor de siguranţă şi a arhivelor, dacă acestea permit accesul unor persoane neautorizate etc.

Recomandăm, să păstraţi electronic numai informațiile necesare pentru contractul de muncă, Revisal, eventualele documente necesare locului de muncă. Datele trebuie actualizate cu regularitate.

Dacă lansarea hSALAR nu este prevăzută cu parolă, va fi semnalată cerinţa de a introduce o parolă. Se recomandă şi folosirea parolei speciale pentru operaţii de adaptare, export fişiere.

Document pentru consimțământul personalului

Din Personal, cu F10 se poate lansa un document de tip office (în prezenţa opţiunii Documente de tip Office!):

• Consimţământ GDPR (N)

Conţine consimţământul personalului la prelucrarea datelor, fiind menţionate şi datelor minorilor, pentru care este necesar acordul întreținătorilor. El poate fi listat deodată pentru toate persoanele filtrate. Se listează în 2 exemplare. Formularul poate fi adaptat după necesităţi.

Document de conformare evidenţă angajaţi la GDPR

În Perioade/Notiţe există poziţia GDPR: Măsuri în evidenţa de personal, pe rândul dedicat upgradeului V7.5C, cu F10 /Accesare anexe se poate lansa un document conceput de noi, tip Word (deci editabil) cu recomandări privind conformarea evidenţei angajaţilor la GDPR.

Documentul este structurat pe 2 capitole:

• inventarierea situaţiei
• măsuri luate/propuse.

Angajatorul poate să adapteze acest document ca o măsură în acest domeniu.

Recomandăm să personalizaţi, să dezvoltaţi conținutul pe baza propriei situaţii şi să listaţi acest document, ca un alt pas pentru conformarea la Regulament.

Mesaj de întâmpinare/părăsire

Există posibilitatea de a introduce un mesaj la intrarea sau ieșirea din aplicaţie, utilizabil optional, de exemplu pentru atenţionări în privinţa confidenţialităţii datelor în spiritul GDPR. Scripturile au codul 1_… pentru operaţiile lansate la intrare şi 9_…. pentru cele lansate la ieşire. În baza de date sunt exemple care la livrare sunt închise. În aceste secvenţe se pot implementa şi alte operaţii decât afişări de mesaje. Implementarea lor se va face de Distribuitor/Producător.