Prezentăm mai jos conturile utilizate pentru contabilitatea salariilor ]ncep\nd cu 2018, precum şi contările din hSALAR. Planul de conturi utilizat este cel din Ordinul 1802/2014 075.), cu unele analitice deschise de noi. Conturile de contribuţii utilizate înainte de 2018 pot avea sold, dar nu le-am mai menţionat în lsta de mai jos:

Se poate solicita modificarea contărilor recomandate. Conturile se pot adapta la planul de conturi pentru organizaţiile nonprofit sau necesităţi proprii.

În cele ce urmează vom prezenta seria înregistrărilor contabile care se fac de regulă cu ajutorul programului hSALAR. Evidenţa contribuţiilor de virat şi plata acestora se poate introduce în hMARFA, obţinându-se şi contarea acestora.

Eventualele corecturi sau înregistrări suplimentare se realizează de regulă în hCONT. Totuşi, şi în hSALAR se pot introduce sume şi conturi suplimentare, în funcţie de necesităţi.

Înregistrările din hSALAR se pot importa în hCONT.

- înregistrarea statului de plată:

    641 =   %
           421.1  - pt. angajaţi cu contract de muncă
           421.2  - pt. salariaţi asimilaţi

- reţineri din salarii pentru cei cu contract de muncă:

  421.1 =  %
          425   - avansuri acordate personalului
          427   - reţineri din salarii datorate terţilor (chirii, rate)
         4282   - alte sume care se referă la exerciţiul în curs,
                  decontări avansuri pt. aprovizionare etc.
         4315   - contribuţia la asigurările sociale
         4316   - contributia la asigurările de sănătate
          444.1 - impozit pe venituri de natura salariilor

- tichete de masă acordate salariaţilor:

   6422 = 5328.2

Articolul de mai sus nu este generat în hSALAR. Recomandăm evidenţa stocului de tichete în hMARFA:

• NIRI la intrare, cu 2 rânduri - de regulă tichetele în gestiunea G, serviciul în gestiunea X628

  • BCM pentru tichetele distribuite din stoc.

- reţineri din salarii pentru salariaţi asimilaţi:

   421.2 =  %
           4315 - contribuţia la asigurările sociale
           4316 - contributia la asigurările de sănătate
            444.1 - impozit pe venituri de natura salariilor

Dacă există şi drepturi în natură, vezi şi Plata în natură.

- indemnizaţie de asigurări de sănătate/accidente din fond salarii:

    6458  = 423

- indemnizaţie de asigurări de sănătate/accidente de recuperat de la casa de sănătate:

    4318 = 423

Referitor la reţinerile aferente indemnizaţiilor, vezi cele descrise la pct. 11.2.8.

- contribuţia asiguratorie pentru muncă:

  646 = 436

- contribuţia angajatorului la asigurările sociale (condiţii deosebite, grele):

  6451 = 4311.1

- stat de plată pentru colaboratori:

   621 = 401.3

- reţineri venituri din activităţi independente dacă datorează contribuţii:

  401.3 = %
          444.x - impozit drept autor
         4315 - CAS
         4316 - CASS

- reţineri pentru venituri din activităţi independente care nu datorează contribuţii, precum şi alţi colaboratori (agent, comisionar, mandatar, zilier):

  401.3 = 444.4 - impozit alţii 

- venituri din asociere, activităţi sportive:

  621     =  462.2
  462.2   =  446.22, 446.23, 446.26 sau 446.27
  462.2   =  4316
  

- asociat unic, dacă nu este salariat - datorează impozit, CAS, CASS, CAM. Contarea se face ca la salariaţi asimilaţi, 421.2 cu reţinerile şi contribuţiile aferente, vezi mai sus.

- obligaţiile personale ale altor asociaţi către diverse bugete de asigurări sociale - în cazul în care aceştia au încheiat contracte de asigurare pentru o anumită sumă -(cel puţin salariul minim brut pe ţară), şi când sumele se virează prin contul societăţii:

   461.2 =  4381

Dacă există asemenea situaţii, eventual se pot deschide analitice suplimentare pentru defalcarea pe tipuri de contribuţii. Sumele nu se cuprind în nicio declaraţie, de aceea nu le contabilizăm detaliat, ele se regăsesc pe tipuri în Centralizator obligaţii.

621     =    462.2 - venitul brut
462.2   =    444.4 - impozitul reţinut

Dacă evidenţa plăţilor se ţine în aplicaţia hMARFA, putem recomanda următoarele:

- plata din contul bancar să fie contabilizată pe un cont de decontare general: 581.5 -Încasări/plăţi de clarificat (hMARFA) astfel:

  581.5  =  5121  (alegând ca partener "firma" %UBASFS, 
  unde contul corespondent este setat la 581.5, respectiv 
  %UCAM, cu contul corespondent 436) 

- sumele se vor defalca manual în hCONT pe baza Centralizator obligaţii:

             %    =  581.5  OPT - obligaţii la bugetul de stat
           444.x

            %     =  581.5  OPT - obligaţii la buget asig.soc, fonduri spec.
          4315.x
          4316.x
          4311.x

O altă variantă poate fi „recepţionarea“ datoriilor pe tipuri de contribuţii într-un jurnal distinct, unde pentru fiecare tip de contribuţie se creează o „Firmă“, în care se introduce contul concret în Cont datorie. Astfel, se obţin contări detaliate ale plăţii automat.

- reţinerile din indemnizaţiile de asigurări de sănătate ar trebui contabilizate teoretic astfel:

  423  =  %
          425 - avansul primit
          427 - rate, chirii etc.
          4315 - contribuţia la asigurările sociale
          444.1  - impozitul pe venituri de natura salariilor
                   (dacă indemnizaţia este impozabilă)

În hSALAR, din considerente practice utilizăm o contare puţin diferită la persoanele care obţin indemnizaţii de asigurări sociale.

Problema constă în faptul, că dacă o persoană realizează atât venituri din salarii, cât şi indemnizaţii în aceeaşi lună, impozitul trebuie determinat pe suma veniturilor respective, deducerile personale variind în funcţie de totalul venitului realizat.

Astfel, noi contăm toate reţinerile ca fiind din contul 421.

Vom exemplifica în continuare soluţia dată de noi, cu explicaţiile de rigoare.

Un salariat cu un salariu brut de 2.000 lei/lună, se află în concediu pentru boală obişnuită în luna iulie 2018, cu 22 zile lucrătoare. Media zilnică a bazei de calcul a indemnizaţiei este de exemplu 10000 lei/125 zile = 80 lei/zi, deci indemnizaţia zilnică este 80 * 75% = 60 lei.
Deducere personală: 350 lei (are 1 întreţinut).

Studiem 2 cazuri, în funcţie de durata concediului:

a) salariatul a lucrat 10 zile, după care intră în concediu medical timp de 12 zile calendaristice (12 zile lucrătoare). Din fonduri proprii se plătesc primele 5 zile calendaristice (acum = 5 zile lucrătoare), iar din FNUASS 7 zile lucrătoare.

b) acelaşi salariat este în concediu medical întreaga lună.

Concluzii

• Toate reţinerile s-au efectuat din fondul de salarii realizat de salariat (ct.421.1), deoarece este dificil de stabilit proporţia reţinerilor aferente indemnizaţiei, în lunile în care se obţin atât indemnizaţii, cât şi salariu. Dificultatea o reprezintă mai ales calculul impozitului, luând în considerare şi deducerea personală.
• În cazul a), salariul pt. timpul efectiv lucrat (909 lei) ajunge pentru efectuarea reţinerilor (560 lei).
• În cazul b) a fost în concediu medical toată luna, în hSALAR reţinerile se fac tot din contul 421.1, ca şi în cazul a). El însă nu realizează alte venituri în afara indemnizaţiei de pe ct.423.

De regulă acest mod de contare nu prezintă probleme, deoarece fondul total de salarii pe unitate este mai mare, decât suma indemnizaţiilor (ct. 423). Dacă există însă un număr mic de salariaţi, sau există un bolnav cu salariu foarte mare, soldul contului 421.1 poate să ajungă negativ. În cazul b) soldul este de exemplu -378 lei. Pentru ajustare, recomandăm ca în hCONT să mai introduceţi înregistrarea:

423 = 421.1    378 lei (suma reţinerilor din 421.1 pentru concedii medicale).

Cu ajutorul componentei, obţinem şi contarea:

  635 = 446.10

Suma cuvenită se contabilizează în hCONT astfel:

  445x  = 741x   - suma cuvenită
  512   = 445x   - suma încasată