© HAMOR Soft SRL 19 iunie 2012
Evidență pe centre de cheltuieli/profit sau pe comenzi
Concepte
Centru de cheltuieli
= o parte din structura formală a firmei, o activitate pentru care
cheltuielile pot fi identificate.
Centru de profit
= partea afacerii generatoare de cheltuieli și de venituri, dacă acestea
pot fi identificate pe diverse activități.
Observatie:
daca activitatea unitatii este organizata pe comenzi, atunci majoritatea centrelor pot fi comenzi,
si cateva centre se pot defini si pentru alte activitati.
Buget
= un plan financiar, prin intermediul căruia se prevăd cote-părți din
resursele aferente realizării unui obiectiv de către o subdiviziune
organizatorică.
Bugetele sunt stabilite pe perioade scurte de timp, pe an calendaristic,
cu defalcare pe trimestre, luni, etc.
Scopul urmărit
- studiul activităților desfășurate în detaliu, pentru identificarea acelor
activități care generează profit/pierdere care contribuie la formarea
rezultatului final al societății
- studiul încadrării în bugetele alocate
- studiul posibilității economisirii resurselor.
În soluții mai complexe se poate organiza și urmărirea cheltuielilor pe bugete.
Uneori, activitățile aducătoare de pierdere pot fi desființate, alteori ele sunt
păstrate ca activități complementare pentru funcționarea în bune condiții a
activității principale aducătoare de profit (de exemplu: relația comerț cu bunuri
de folosință îndelungată - service aferent).
Soluțiile oferite constau din defalcarea operațiunilor economice generatoare de
cheltuieli/venituri pe centre de cheltuieli/profit după caz, definite de
utilizator și obținerea unor informații sintetice.
1. Variantă de evidență cu centralizare în hCONTE și prelucrare în Excel
a) Structura generală
În aplicațiile utilizate se introduc centre în fiecare document care generează
înregistrările contabile de cheltuieli sau chiar și venituri. Din aceste informații
se generează înregistrări contabile pe centre, care se importă și se centralizează
în aplicația hCONTE. De aici, informațiile se pot lista sau se pot extrage în
diverse tabele Excel pentru prelucrări ulterioare:
b) Organizare centre
Centrele o să apară în Dicționar în fiecare aplicație și pot fi apelate pentru
completare într-o fereastră de ajutor.
Pentru înțelegerea mai ușoară a modului de organizare, vom lucra cu ajutorul
exemplului care se regăsește și în baza de date demonstrativă.
La o societate care efectuează activitate de comerț en-gros, are un magazin
cu amănuntul, un atelier de producție și prestează servicii, se introduc de exemplu:
În centrul CX poate fi inclusă de exemplu activitatea de administrație (de regulă
neprofitabilă, dar necesară) sau alte activități care nu aparțin de cele pe care
dorim să le urmărim. Se poate lucra și fără a atașa centre la activitățile de
acest fel. Avantajul codificării TUTUROR cheltuielilor și veniturilor pe centre
constă în faptul, că total rezultat pe centre poate fi identic cu soldul contului
121, deci permite o verificare a faptului, dacă au fost cuprinse toate operațiile.
Dacă se urmăresc pe centre numai cheltuielile, totalul general la o codificare
completă trebuie să fie identic cu rulajul curent al contului 6.
În înregistrările contabile generate, centrele pot să apară în coloanele
Centru DB, respectiv Centru CR, în funcție de natura operației (cheltuială/
centru sau venit/centru).
c) Centre în diverse aplicații
Centrele se introduc manual în câmpurile dedicate din documente.
În cele de mai jos prezentăm raționamentul de introducere a centrelor în diverse
aplicații cu unele precizări specifice aplicației.
c1) hMARFA
Centrul se poate atașa la document sau la loturile din document.
Pot exista documente la care se atașează automat, în formulele de
validare/contare.
- Recepții - teoretic are sens numai la recepții cheltuieli
- la recepții stocuri se introduce totuși pentru
contabilizarea diferențelor din rotunjiri
(de regulă ct.6588)
- la documente de transfer între gestiuni,
recepții imobilizări etc. nu are sens să se introducă
- la TVATX are sens doar dacă TVA se contabilizează
pe cheltuieli (de regulă 635)
- modificare NIRI, NIRE
- fereastra Furnizori - centre
- Ieșiri - fereastra Centre - facturi, BCM etc.
- la facturi de avans, avize de expediție, documente
de transfer nu are sens
- Încasări/plăți- are sens numai la plată comision, încasare/plată
dobândă, reevaluare sold valută la sfârșitul lunii
- fereastra Centre
- Contabilitate - Înregistrări valorice - centre DB
Înregistrări valorice - centre CR
Înregistrări cantitativ-valorice - centre DB
Înregistrări cantitativ-valorice - centre CR
Pentru detalii vezi și Implementarea centrelor în hMARFA.
c2) hIMOB
Se poate atașa un centru la fiecare secție sau la fiecare imobilizare sau
obiect de inventar.
Contarea:
- amortizării/uzurii se face pe elemente patrimoniale, deci pentru centrele
asociate,
- valorii rămase la scoatere din funcțiune se poate înregistra pe un centru
dedicat.
Asocierea imobilizărilor existente cu un centru se face la implementarea
soluției. Lunar va trebui completat centrul doar în caz de intrare sau transfer
imobilizare.
- Imobilizări - modificare Altele
- fereastra Contabilitate
- vizualizare - Fișa contabilă/fiscală
- Contabilitate - fereastra Înregistrări pe centre
c3) hSALAR
Se poate asocia un centru la fiecare secție sau la fiecare salariat.
Contarea cheltuielii poate să fie:
- pe salariat și pe întreaga cheltuială salarială sau
- pe salariat și pe elementele salariale (salar pt. timpul efectiv lucrat,
concediu, concedii medicale, tichete etc.)
- Stat de salarii - Introducere
- fereastra CNP
- Contabilitate - fereastra Înregistrări pe centre
c4) Alte aplicații
Sistemul poate fi extins și la alte aplicații HAMOR Soft sau chiar alte
aplicații care formează un subsistem informativ.
c5) hCONT
În hCONT datele se importă din celelalte aplicații. Aici nu apar înregistrările
generate pe centre. Se lucrează în mod obișnuit.
Desigur, și în hCONT se introduc manual înregistrări de venituri și cheltuieli,
de exemplu impozitul pe profit, stornări etc. Dacă se dorește o evidență
completă, este indicat să se introducă un centru corespunzător naturii
operației.
- Articole contabile - se poate introduce manual centrul în explicații,
la acele articole care nu provin din alte programe.
CD:nnnnnnn - centru DB pentru cheltuieli
CC:nnnnnnn - centru CR pentru venituri
d) Extragere date
În hCONTE-componenta culegere date, calcule și rapoarte se preiau și se
centralizează înregistrările din celelalte aplicații.
Se execută Inițializare perioadă: aaaa.ll.
În Centre/Inregist. cost/profit se pot executa operațiile:
- Import din hMARFA, hSALAR, hIMOB, hCONT etc. - datele importate
din diverse programe se pot filtra și regăsi introducând
în prima coloană codul aplicației din care provin acestea. Se pot
însuma astfel datele pentru confruntarea cu totalul rulajului
din aplicațiile din care provin (introduceți un cod de aplicație,
filtrați cont 6 sau 7 după caz, apăsați F4 în col. Valoare).
- Comparare cu hCONT - se pot confrunta sumele importate cu
rulaje/solduri din hCONT pentru corelarea datelor. Se pot
redefini conturile cu care se dorește efectuarea comparației.
- Export în Excel/OpenOffice - datele se pot exporta în Excel.
Acestea sunt în format xml, se deschid cu Excel sau OpenOffice și
recomandăm să le salvați în formatul în care lucrați: xls, xlsx.
Datele se pot studia cu ajutorul ferestrelor:
Centre-conturi
Conturi-centre DB
Conturi-centre CR
Conturi
Centre
Înregistrările de cheltuieli se importă de regulă cu semnul negativ, iar cele
de venituri cu semnul pozitiv
(excepție: articole de stornare, 711=345, 711=348 etc.).
e) Centralizare date, situații care se obțin
Datele importate în hCONTE se centralizează pentru a obține informații sintetice.
În Rapoarte/Situație cost/profit se pot executa operațiile:
- Centralizare pe centre și cont
- Centralizare pe centre
- Export în Excel/OpenOffice
Liste - se pot lista diverse situații:
Situatie centre
Situatie centre/conturi
Centralizator centre
Centralizator conturi
Exemplu de situație centralizată în Excel:
În Excel se pot introduce manual și formule de calcul total/coloane.
Posibilități de verificare
- total rezultat din listă = sold 121, dacă la fiecare cheltuială/venit s-a
introdus un centru,
- total cheltuieli = rulaj ct.6, dacă la fiecare cheltuială s-a introdus un
centru
- total venituri - de regulă la fel ca la cheltuieli, la producție mai există
articole de tipul 711=345, 711=348
2. Variantă de evidență cu centralizare în hCONT
a) Structura generală
b) Organizare în hCONT
În baza de date hCONT se organizează o secțiune H de conturi de gestiune, cu
următoarea structură (lungime maximă cont: 11 caractere):
c) Introducerea în diverse aplicații
c1) hMARFA
La fiecare document de recepție cheltuieli, bon de consum, factură se
atașează un nr.comandă reprezentând codul cheltuielii: Hxxxxxxx.
În tipuri de documente:
- pe lângă conturile 6 se generează o înregistrare H de cheltuieli
- pe lângă conturile 7 se generează o înregistrare H de venituri
- contul H se formează din:
- nr.comanda: conține un cod centru
- cont db/cr: primele 3 caractere
În Încasari/plăți vor fi doar cheltuieli ale căror centru se poate deduce din
document, adică nu trebuie introdus centrul.
c2) hIMOB - la fel ca pct. c2) din varianta 1 de mai sus
c3) hSALAR - la fel ca pct. c3) din varianta 1 de mai sus
c4) Alte aplicații
Sistemul poate fi extins și la alte aplicații HAMOR Soft sau chiar alte
aplicații care formează un subsistem informativ.
c5) hCONT
În hCONT datele se importă din celelalte aplicații. Înregistrările tip H,
corespunzătoare unor venituri/cheltuieli care nu provin din alte aplicații,
se înscriu manual într-un jurnal distinct.
d) Introducere date și situații rezultate
Exemplu de notă contabilă :
-------------------------------------------------------------------------------------------
Tip Cod Tip Data Explicatii Cont Cont Valoare
inregistrare jurnal document document DB CR
-------------------------------------------------------------------------------------------
cheltuieli HC BC 11/04/2011 Sectia X H001.601 HC 100
venituri HV TFAC 11/04/2011 Firma Y HV H001.701 150
-------------------------------------------------------------------------------------------
Rezultă rulajele:
--------------------------
Cont DB CR
--------------------------
H001 50
H001.601 100
H001.701 150
--------------------------
Fiecare notă va respecta regula: în debit cheltuieli, în credit venituri.
Se pot obține situații de tipul:
- balanța sintetică: la nivel centru
- balanța analitică: la nivel centru+felul cheltuielii
- fișă: la nivel centru
- fișă: la nivel centru + tip cheltuială
Situațiile pot fi listate pe diverse perioade (lunar, anual).